5 Schritte zum Terminplan

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Vom Sinn und Nutzen eines ausführlichen Terminplans habe ich im letzten Artikel der Serie geschrieen. Hier geht es nun ganz konkret darum, wie man im Projektmanagement einen sinnvollen Terminplan erstellt. Ich gehe dabei immer in diesen fünf Schritten vor:

1. Erstelle eine Projektstruktur

Wie genau man eine Projektstruktur erstellt, erfährst du ausführlich in diesen Artikeln. Um das Wichtigste zusammenzufassen: Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alle Aktivitäten und alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Die Projektstruktur ist die Ausgangslage für alle weiteren Planungsschritte und deshalb auch die Basis für die Terminplanung.

2. Übertrage die Projektstruktur

Die Projektstruktur übertrage ich nun in ein Terminplanungs-Tool. So kann ich sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, im Terminplan enthalten ist. Die Projektstruktur hat eine Baumdarstellung, während der Terminplan in Zeilen abgebildet ist. Jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet.

Meiner Meinung nach kommst du ohne Tool an dieser Stelle nur begrenzt weiter. Über Tools werde ich bald einen eigenen Blogbeitrag posten.

3. Brich die Arbeitspakete in Vorgänge herunter

Ein Arbeitspaket ist in der Regel objektorientiert gestaltet und nichts, was du tun kannst. Arbeitspakete sind zum Beispiel: eine Leistungslinie, die Fertigungsplanung usw. Dagegen organisiere ich in einem Terminplan Tätigkeiten, Aktivitäten. Also muss ich das Arbeitspaket auf diese runterbrechen. Ich muss mir überlegen, welche Dinge muss ich tun, welche Schritte muss ich nacheinander abarbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen.

Ich gehe nun Schritt für Schritt alle meine Arbeitspakete durch und definiere die entsprechenden Aktivitäten oder Vorgänge. Ob du das gut machst, erkennst du daran, dass du bei den Aktivitäten ein Verb benutzt: ein Lastenheft prüfen, eine Fertigungsplanung erstellen usw.

4. Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander

Wir haben identifiziert, was wir alles tun wollen. Jetzt müssen wir überlegen, wie diese Dinge zusammenhängen. Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material der Prototyp sein soll. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung für das Teil habe.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich bestimmte Abläufe ergeben. Diese logischen Verknüpfungen gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein.

5. Überlege dir, wie lange die Vorgänge dauern, und setze einen Start-Termin

Nun gehst du alle Vorgänge deines Projektes durch und schätzt ein, wie lange jeder einzelne Vorgang dauert. Und so ergibt sich – aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen – Stück für Stück dein Terminplan.

Ganz zum Schluss setzt du dann noch einen Start-Termin. Dann wirst du sehen, wie sich, ausgehend vom Start-Termin, aufgrund der logischen Verknüpfungen und Dauern, jedem einzelnen Vorgang ein Datum zusortiert.

Jetzt kannst du durchs Unternehmen gehen und sagen: „Ich brauche im Herbst einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April einen Konstrukteur.“ Und du kannst zuordnen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource benötigst.

Das sind die 5 Schritte, die ich gehe um einen Terminplan zu erstellen


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