Aufwand und Akzeptanz der Terminplanung

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Rund um das Thema Terminpläne im Projektmanagement kommen auch immer Fragen auf bezogen auf den Aufwand und die Akzeptanz im Team. Die Teilnehmer in meinen Seminaren sind oft der Meinung, dass es extrem aufwändig sei, einen Terminplan zu erstellen. Und sie zweifeln daran, dass sich dieser Aufwand auszahlt. Außerdem berichten sie mir, dass es schwierig sei, das Team vom Sinn und Nutzen eines detaillierten Terminplans zu überzeugen.

Aufwand reduzieren

Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie man den Aufwand reduzieren kann. Ich schaue mir bei den Arbeitspaketen genau an, welche sich sehr ähnlich sind bzw. bei welchen ähnliche Dinge getan werden. Für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse oder Prozessabläufe, die ich als Vorlage in meinem Terminplan immer wiederverwende.

Ein Beispiel: Wenn wir für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen müssen, die wir in einer Anlage verknüpfen, dann haben wir für jede dieser Maschinen das Arbeitspaket „Lastenheft“. Bricht man dieses auf einen Mini-Prozess herunter, lautet der: Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte hinein. Ich kann dann mit meinem Team effizient bewerten, wie lange sie jeweils dauern.

Ich reduziere meinen Aufwand also, indem ich mir kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder einsetze. Das mache ich zum einen innerhalb eines Projekts, aber auch projektübergreifend. So habe ich mir in den vergangenen Jahren eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen erstellt, die ich in meinen Terminplänen immer wieder verwende.

Akzeptanz schaffen

Viele sehen auch als Problem, dass manche Team-Mitglieder den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu erstellen. Da muss ich ganz klar sagen: Das sehe als Verantwortung und Pflicht des Projektleiters an! Den Terminplan in die Software zu übertragen, ihn zu führen und zu überwachen, ist ganz klar die Aufgabe des Projektleiters. Entsprechend reduziert sich der Aufwand für das Team, und das steigert die Akzeptanz.

Ich habe aber auch oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt: „Ich habe einen Terminplan gemacht, an dem saß ich drei Wochen dran. Der ist gut, der ist detailliert – aber mein Team akzeptiert ihn nicht.“ Das ist in der Tat ein großes Problem. Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan immer vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als die Art und Weise, wie das Team die Arbeitspakete abarbeitet, dann ist er nicht zielführend.

Mein Tipp wäre hier, den Terminplan gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. Setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete! Ähnlich habe ich das auch schon bei der Projektstruktur empfohlen. Das steigert die Akzeptanz. Um den Aufwand zu reduzieren, spricht nichts dagegen, Mini-Prozesse vorzudefinieren und andere Dinge vorzubereiten, sodass man sie im Team nur noch modifizieren muss. Aber es ist wichtig, mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, die Dauer abzuschätzen. Nur so kommst du dazu, dass dein Team von „unserem Terminplan“ spricht – und nicht von deinem Terminplan.


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