PMMB060: Wie bildet man Projektleiter aus?

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Projektleiter wird man oft ziemlich schnell. Mit der Ausbildung von Projektleitern hapert es aber leider in den Unternehmen nicht selten. Dabei ist Projektmanagement eine eigene Profession, die man lernen sollte, bevor man die Arbeit aufnimmt.

Ich habe mir überlegt, wie man eigentlich Projektleiter ausbildet und in dieser Episode teile ich meine Gedanken mit Dir.

So erfährst Du in dieser Episode

  • Warum sollte man Projektleiter ausbilden?
  • Welche Fähigkeiten sollte ein Projektleiter haben?
  • Wie kann man vorgehen um Projektleiter auszubilden?
  • Welche Rahmenbedingungen unterstützen die Ausbildung?

Links zu Themen, die ich in der Episode erwähne

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Einladung zum GRATIS-Videokurs für erfolgreiches Projektmanagement

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Diese Woche findet mein 3-teiliger GRATIS Videokurs für erfolgreiches Projektmanagement statt.

Ich werde immer wieder gefragt, ob ich nicht mein Wissen aus mehr als 15 Jahre Projektmanagement komprimiert zur Verfügung stellen kann. Ich habe mich entschieden dieses Wissen als 3-teiligen Videokurs aufzubereiten, zu dem ich Dich herzlich einlade!

Du wirst in diesem Videokurs lernen:

  • Warum aus meiner Sicht so viele Projekte scheitern
  • Was Du machen kannst um sofort dein Projektmanagement zu verbessern
  • Was Du tun kannst um ein erfolgreicher Projektleiter zu sein

Melde dich hier zum Videokurs an, damit ich Dich informieren kann, wenn die Videos online sind: www.projektmanagement-maschinenbau.de/videokurs

Ich freue mich sehr, wenn Du dabei bist!

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PMMB059: Warum Du eine Kommunikationsstruktur haben solltest

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Kommunikation im Projekt kann man auf dem Reisbrett entwerfen! Wie das geht? Ganz einfach: mit der Kommunikationsstruktur.

Die Kommunikationsstruktur stellt übersichtlich dar, welche Regelsitzungen in Deinem Projekt stattfinden, was wo diskutiert wird und wie Information in Deinem Projekt fließt.

Du wirst in dieser Episode erfahren

  • Was ist eine Kommunikationsstruktur?
  • Wie kannst Du vorgehen um eine Kommunikationsstruktur zu erstellen?
  • Worauf solltest Du beim Erstellen achten?

Hinweise aus der Episode

PMMB024: Das Geheimnis der Projektsteuerung

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PMMB058: Wie Du mit dem Projektnewsletter alle auf dem Laufenden hältst

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Wie hält man eigentlich in seinem Projekt die Stakeholder auf dem Laufenden? Wie informiere ich eine große Anzahl von Personen in meinen Projekten? Ich habe eine Antwort darauf: Mit dem Projektnewsletter!

Ich habe sehr gute Erfahrungen gemacht, meine Stakeholder im Projekt regelmäßig zu informieren. Wie ich das angehe, erkläre ich Dir in dieser Episode.

Du wirst in dieser Episode erfahren

  • Was ist der Projektnewsletter?
  • Was ist der Nutzen des Projektnewsletters?
  • Wann kann der Projektnewsletter gut eingesetzt werden?
  • Was kann Inhalt im Projektnewsletter sein?

Hinweise aus der Episode

Episode 008 – Das Projektumfeld im Griff behalten

Episode 053 – So erstellst Du eine Meilensteintrendanalyse und behältst den Überblick

Storytelling: Mit Geschichten überzeugen (Affiliate-Link zu Amazon)

Storytelling – Die Zukunft von PR und Marketing (Affiliate-Link zu Amazon)

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PMMB057: Worauf kommt es beim Projektmanagement eigentlich an?

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Was ist eigentlich gutes Projektmanagement? Worauf kommt es beim Projektmanagement an? Diese Fragen begegnen mir immer wieder in Diskussion mit Unternehmen und Projektleitern, die ich in Ihrer Entwicklung begleite.

 

Ich habe mir in dieser Episode ein paar Gedanken gemacht was wichtig ist und was Du tun kannst um noch besseres Projektmanagement zu machen.

Du wirst in dieser Episode erfahren

  • Was ist der Kern von Projektmanagement
  • Was macht gutes Projektmanagement aus
  • Meine 3 Tipps für Dich zum Weiterentwickeln

3-teiliger GRATIS-Videokurs

Melde Dich einfach an zum 3-teiligen GRATIS-Videokurs

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PMMB056: 5 Wege Dein Projekt zu beschleunigen

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Projekte sind eigentlich immer zu langsam, oder?! Schließlich wollen wir mit Projekten bestimmte Ziele erreichen und die hätten wir sehr gerne schnell.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es einige Wege gibt, wie Du Dein Projekt beschleunigen kannst. Diese Wege möchte ich Dir in dieser Episode mit auf den Weg geben.

Du wirst in dieser Episode erfahren

  • Was Projekte langsam macht
  • Welches meine 5 Wege sind um Projekte zu beschleunigen
  • Worauf die dabei achten solltest

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PMMB055: Experteninterview mit Maik Pfingsten – Das V-Modell als Vorgehensmodell in der Entwicklung – Teil 2

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In technischen Projekten hat sich das V-Modell als Vorgehensmodell in der Entwicklung etabliert und bewährt. Um hierüber mehr zu erfahren habe ich Maik Pfingsten als Interviewpartner eingeladen. Maik ist Systemingenieur aus Leidenschaft und besitzt einen großen Erfahrungsschatz im Projektmanagement und zu Vorgehensmodell, gerade im Automobilbereich.

Das Interview ist in zwei Teile aufgeteilt. Dies ist der zweite Teil unseres Gespräches.

Im Interview erfährst Du

  • Was ist das V-Modell und warum gibt es das überhaupt?
  • Wie hängen das V-Modell und die Release-Planung bzw. die Musterplanung zusammen?
  • Was haben das V-Modell und die Prozessreife miteinander zu tun?
  • Maiks Tipps zur Umsetzung in Projekten

Informationen zur Episode

Maik Pfingsten: Website | Podcast bei itunes | Facebook  | Xing

Musterrroadmap: PMMB022 – Wie ich mit der Musterroadmap meine Entwicklungsschritte plane

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PMMB054: Experteninterview mit Maik Pfingsten – Das V-Modell als Vorgehensmodell in der Entwicklung – Teil 1

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In technischen Projekten hat sich das V-Modell als Vorgehensmodell in der Entwicklung etabliert und bewährt. Um hierüber mehr zu erfahren habe ich Maik Pfingsten als Interviewpartner eingeladen. Maik ist Systemingenieur aus Leidenschaft und besitzt einen großen Erfahrungsschatz im Projektmanagement und zu Vorgehensmodell, gerade im Automobilbereich.

Das Interview ist in zwei Teile aufgeteilt. Dies ist der erste Teil unseres Gespräches.

Im Interview erfährst Du

  • Was ist das V-Modell und warum gibt es das überhaupt?
  • Wie hängen das V-Modell und die Release-Planung bzw. die Musterplanung zusammen?
  • Was haben das V-Modell und die Prozessreife miteinander zu tun?
  • Maiks Tipps zur Umsetzung in Projekten

Informationen zur Episode

Maik Pfingsten: Website | Podcast bei itunes | Facebook  | Xing

Musterrroadmap: PMMB022 – Wie ich mit der Musterroadmap meine Entwicklungsschritte plane

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PMMB053: So erstellst Du eine Meilensteintrendanalyse und behältst den Überblick

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Auch diese Episode dreht sich wieder um den Themenkomplex Projektreporting. Dieses Mal beschäftige ich mich mit der Meilensteintrendanalyse (MTA). Eine Meilensteintrendanalyse zu erstellen ist nicht schwer, wenn man mal verstanden hat, wie sie funktioniert. Und sie liefert einen großen Nutzen, gerade im Projektstatusbericht.

In dieser Episode erfährst Du

  • Was ein Meilenstein ist
  • Was eine Meilensteintrendanalyse ist
  • Welchen Nutzen eine Meilensteintrendanalyse hat
  • Wie Du eine Meilensteintrendanalyse für Dein Projekt erstellen kannst

Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse

Im Beispiel gehe ich davon aus, dass wir ein Projekt mit 4 Meilensteinen (M1 bis M4) haben und ein Mal pro Monat berichten.

Erster Berichtszeitpunkt

Wir dürfen am 01.07.2017 zum ersten Mal berichten und ermitteln aus unserem Terminplan die folgenden Meilensteintermine.

M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018

Damit ergibt sich dann das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - erster Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 1. Berichtszeitpunkt

Zweiter Berichtszeitpunkt

Am 01.08.2017 dürfen wir zum zweiten Mal berichten. Im Projekt verläuft alles nach Plan und die Meilensteintermine bleiben bestehen.

M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Zweiter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 2. Berichtszeitpunkt

Dritter Berichtszeitpunkt

Am 01.09.2017 findet der dritte Bericht statt. Leider sind wir nicht wie geplant vorangekommen, so dass sich bei den Meilensteinen die folgende Situation ergibt:

M1: verzögert sich auf den 15.12.2017
M2: verzögert sich auf den 20.03.2018
M3: bleibt am 02.05.2018
M4: kann schon früher erledigt werden, nämlich am 15.05.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Dritter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 3. Berichtszeitpunkt

Vierter Berichtszeitpunkt

Am 01.10.2017 dürfen wir erneut berichten und wieder hat es im Projekt Veränderungen gegeben, die wie folgt aussehen:

M1: kann nun doch schon am  20.11.2017 erledigt werden
M2: bleibt am 20.03.2018
M3: verzögert sich auf den 30.05.2018
M4: verzögert sich ebenfalls auf den 10.06.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Vierter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 4. Berichtszeitpunkt

So erstellst Du eine Meilensteintrendanalyse und behältst den Überblick

Dieser Beitrag beschäftigt sich noch mal mit dem ganzen Themenkomplex Projektreporting. Beim letzten Mal habe ich dir ja meine Gedanken zum RYG-Status mitgegeben und dieses Mal soll es um etwas gehen, was ganze viele schon kennen oder zumindest einmal gehört haben, aber leider nicht so oft in ihren Projekten verwenden.

Die Meilensteintrendanalyse wird leider nicht sehr oft verwendet

Ich kann, ehrlich gesagt, nur vermuten, warum das so ist, denn eigentlich handelt es sich um ein sehr einfaches Instrument, zumindest dann, wenn man es einmal verstanden hat. Und zum anderen ist es irre nützlich. Es geht um die Meilensteintrendanalyse.

Und du wirst in diesem Beitrag erfahren, noch mal was ein Meilenstein ist und warum wir den brauchen? Was eine Meilensteintrendanalyse denn so genau ist? Welchen Nutzen sie hat? Und wie du für deine Projekte eine Meilensteintrendanalyse aufbauen kannst. Ich werde dir da eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben.

Was ist denn ein Meilenstein noch mal

Schauen wir uns doch noch mal an, was ein Meilenstein ist, bevor wir jetzt noch mal einsteigen in die Meilensteintrendanalyse. Ich glaube, es macht Sinn hier noch mal kurz über Meilensteine zu sprechen. Einfach damit auch klar ist, worüber wir überhaupt reden und womit wir es zu tun haben. Den Begriff Meilenstein, den kennst du mit Sicherheit und ich habe ihn auch schön öfter hier im Podcast verwendet.

Deshalb an dieser Stelle noch mal ganz kurz zusammengefasst:

Ein Meilenstein ist ein ganz besonders wichtiger Punkt im Projekt und in der Regel muss zu diesem Punkt ein bestimmtes, hoffentlich messbares, Ergebnis vorliegen.

Und der Meilenstein stellt damit so eine Art großen, wichtigen Checkpunkt im Projekt dar, an dem auch der Projektfortschritt überprüft werden kann und damit wird ein Meilenstein natürlich zu einem Schlüssel, um besser zu verstehen, ob ein Projekt, wie geplant, voranschreitet oder eben nicht.

Wie entstehen Meilensteine im Projekt?

Wie kommst du nun zu den Meilensteinen in deinem Projekt? Zum einen kannst du die Meilensteine direkt aus deinem Entwicklungsprozess oder beziehungsweise auch Produkt-Entstehungsprozess ableiten. Der Entwicklungsprozess beinhaltet ja mehrere Phasen und jede Phase wird durch ein Gate, so nennt man das da, oder eben auch durch einen Meilenstein getrennt. Und hinzu kommen dann manchmal noch weitere Meilensteine, die sich aus dem speziellen Verlauf deines Projektes herausgeben.

Es können dann zum Beispiel bestimmte Liefertermine von Mustern an Kunden sein oder ähnliche Dinge. In der Regel hast du dann irgendetwas zwischen fünf und acht Meilensteine für so ein Projekt. Ich würde vermeiden mehr als zehn Meilensteine für ein Projekt zu haben, weil dann einfach so ein Stück weit die Übersichtlichkeit leidet. Und das ist auch gleich einer der wesentlichen Nutzen der Meilensteine und auch der Meilensteintrendanalyse. Aber dazu vielleicht gleich noch mal ein bisschen mehr.

Was ist eine Meilensteintrendanalyse?

So, da wir jetzt nun besser verstanden haben, was ein Meilenstein ist und wie wir diese Meilensteine für unser Projekt bekommen können, wie wir da herankommen, möchte ich dir jetzt gern erklären, was eine Meilensteintrendanalyse ist. Den Begriff hast du bestimmt auch schon gehört und wahrscheinlich hast du auch schon mal eine gesehen. Also was ist denn nun eine Meilenstein-Trendanalyse oder kurz MTA?

Die MTA ist eine grafische Darstellung deiner Meilensteine im Projekt in einem Diagramm. Und zwar nicht nur deine Meilensteintermine zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern, und das ist das Besondere der Meilenstein-Trendanalyse, du kannst darin sehen, wie sich deine Meilensteintermine im Verlaufe deines Projektes verändern.

Diagramm mit zwei Achsen

Eine Meilensteintrendanalyse, die besteht eben aus einem Diagramm mit zwei Achsen.

Auf der Y-Achse, also der vertikalen, senkrechten Achse werden die Meilenstein-Termine eingetragen. Die Achse geht von unten nach oben. Unten stehen also die frühen Termine, oben die späteren. Das Ganze ist also ein Zeitstrahl von unten nach oben. Man nennt diese Achse übrigens Meilenstein-Termin-Achse.

Und dann gibt es noch die X-Achse, also die waagerechte, horizontale Achse und dort findest du die Berichtszeitpunkte. Auch diese Achse ist ein Zeitstrahl, der geht allerdings von links nach rechts. Links findest du eben die früheren Berichtstermine und weiter rechts die späteren. Und diese Achse nennt man Berichts-Achse.

Meilensteine sind Linien im Diagramm

Jeder Meilenstein ist nun eine Linie in diesem Diagramm. Hast du also zum Beispiel fünf Meilensteine, die dargestellt werden, hast du fünf Linien, fünf Trends in deiner Meilensteintrendanalyse. Ich habe dir in den Shownotes ein Bild und auch ein Beispiel eingefügt, auf dem du eine Meilenstein-Trendanalyse sehen kannst. Da werden dann auch gleich die Meilenstein-Terminachse und die Berichts-Achse klarer für dich. Schau hier einfach einmal hinein. Wie du zu diesen Linien kommst und wie man so einen Kurvenverlauf interpretiert, das erkläre ich dir jetzt gleich.

Also die Meilenstein-Trendanalyse ist also ein Instrument, das sehr gerne dann auch im Projekt-Statusbericht verwendet wird, weil ich damit eben eine gute und auch eine schnelle Aussage zur Terminsituation meiner Projekte bekomme. Jetzt denkst du vielleicht, das ist aber mächtig kompliziert, warum würde ich denn meine Meilensteine so darstellen wollen?

Eine Meilensteintrendanalyse hat einen ganz besonders hohen Nutzen

Es gibt einen ganz einfachen Grund, warum die Meilenstein-Trendanalyse so beliebt ist. Sie hat einen extrem hohen Nutzen. Und, by the way, so kompliziert ist es gar nicht, wie es sich jetzt vielleicht auf den ersten Blick anhört.

Okay, was ist denn nun also dieser Nutzen einer MTA? Ich habe es eben schon erwähnt, die Meilenstein-Trendanalyse ist sehr oft ein Element des Projektstatusberichtes. Sie hat den Vorteil, dass ich, als Betrachter dieses Berichtes, zum einen sofort einen Überblick über alle Meilensteine bekomme. Also welche Meilensteine sind geplant und wie sind die denn aktuell terminiert? Und zum anderen bekomme ich durch den Kurvenverlauf, jeder Meilenstein hat eine Kurve, eine Information, wie sich die Meilenstein-Termine im Laufe des Projektes entwickelt haben. Sind sie nach vorne gerutscht, also früher als ursprünglich geplant? Oder erwarten wir eine Verzögerung? Das heißt, die Meilenstein-Termine sind nach hinten gerutscht.

Sofort sichtbar: wie haben sich die Meilensteintermine entwickelt

Das kann ich dann grafisch aufbereitet in der Meilenstein-Trendanalyse sehen. Und das ist nämlich relativ einfach abzulesen. Das ist ganz einfach:

  • Waagerechte Linien, waagerechte Trends bedeuten, dass der Meilenstein-Termin, wie geplant, eingehalten wird.
  • Fallende Linien bedeuten ein früheres Erreichen des Meilenstein-Termins, also früher als vorher geplant.
  • Steigende Linien bedeuten demnach eben ein verzögertes, geplantes Erreichen des Meilenstein-Termins.

Und dann kommt noch hinzu, dass der Aufwand für einen Projektleiter, aus meiner Sicht, sehr gering ist diese Information auch zur Verfügung zu stellen. Ich erkläre dir gleich noch mal detaillierter in der Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht.

Also der Nutzen noch mal zusammengefasst: Ganz einfach, Transparenz und Übersicht. Einfache Analyse des Projektzustandes, was Termine angeht und auch aus meiner Sicht eine einfache Bedienung und Erfassung der Daten.

Wie erstellt man eine Meilensteintrendanalyse

Okay. Wie kannst du nun vorgehen, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu erstellen? Wie schon angekündigt, habe ich dir so eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit fünf Schritten zusammengestellt.

Erstelle das MTA-Diagramm

Der erste Schritt ist, erstelle dir ein Meilensteintrendanalyse-Diagramm. Also du brauchst ein Diagramm, in das du dann in den weiteren Schritten deine Meilenstein-Termine eintragen kannst. Hierzu darfst du dir einfach ein Diagramm aufbauen, wie ich es eben beschrieben habe. Schau einfach auch mal in den Shownotes nach, dann verstehst du schon, wie es gemeint ist. Und du kannst das Diagramm zum einen auf ein Flipchart malen, das ist der einfachste Weg, oder es auch in Excel oder zum Beispiel Power Point aufbauen.

Definiere Deine Meilensteine

Der zweite Schritt ist, definiere deine Meilensteine für dein Projekt. Du brauchst jetzt natürlich Meilenstein, die du im Rahmen der Meilenstein-Trendanalyse zum einen darstellen und zum anderen aber auch verfolgen möchtest. Wie eben schon beschrieben, sind das in der Regel die Gates aus deinem Produktentstehungsprozess oder eben halt die Meilensteine, die diese einzelnen Phasen trennen. Und manchmal kommen noch weitere für dich wichtige, für dein Projekt wichtige, kritische Projekte hinzu.

Noch mal die Empfehlung, bitte versuche weniger als zehn Meilensteine in der Meilenstein-Trendanalyse abzubilden. Es wird sonst tatsächlich so ein bisschen unübersichtlich.

Definiere Deine Berichtszeitpunkte

Der dritte Schritt ist, definiere deine Berichtszeitpunkte. Du darfst nun festlegen, wie oft du berichten möchtest, also in welchen zeitlichen Intervallen du deine Meilensteintermine in der MTA aktualisieren möchtest. Üblicherweise geschieht es immer zum Lenkungskreis eines Projektes, weil da möchte ich ja berichten und da sollten meine Daten natürlich einigermaßen aktuell sein. Meistens findet der eben einmal pro Monat statt und falls nicht, dann hat es sich dennoch bewährt einmal pro Monat die Meilenstein-Termine und damit auch die Meilenstein-Trendanalyse zu aktualisieren. So bekommst du einmal im Monat ein neues Ergebnis.

Meilensteintermine eintragen

Und jetzt kommen wir auch schon zum vierten Schritt. Trage jetzt zu jedem Berichtszeitpunkt, also einmal im Monat, deine Meilenstein-Termine ein. Das geht nun einfach so, dass du beim ersten Berichtszeitpunkt, also in der Regel zum ersten Lenkungskreis, das ist ganz links auf deiner Berichtsachse, die geplanten Termine deiner Meilensteine auf der Meilenstein-Terminachse, das ist die senkrechte Achse, aufträgst. Und da der Zeitstrahl ja von unten nach oben geht, ist der früheste, also der nächste Meilenstein ganz unten, der danach folgende darüber und so weiter und so fort. Und beim ersten Bericht hast du nichts anderes, als ein paar Punkte, die übereinander stehen eben ganz links auf der Achse.

Am nächsten Berichtszeitpunkt, also zum nächsten Lenkungskreis, gehst du eben genauso vor. Du gehst allerdings auf der X-Achse, also auf der Berichtsachse eine Einheit, einen Monat vielleicht nach rechts. Die bereits eingetragenen Termine aus dem letzten Berichtszeitpunkt, die bleiben natürlich bestehen. Die überschreibst du nicht, da radierst du auch nichts aus, die lässt du einfach, wo sie sind. Und jetzt kommen neue Punkte hinzu, die du eben quasi beim Auftragen deiner jetzt geplanten Meilensteintermine bekommst. Und jetzt kannst du die einzelnen, zusammengehörenden Punkte zu einer Linie verbinden, sodass sich ein Graph ergibt.

Und dieses Vorgehen wiederholst du zu jedem Berichtszeitpunkt. Das heißt, jede Linie pro Meilenstein wächst, wenn man so will, von links nach rechts. Und du erinnerst dich, waagerechte Linien bedeuten, dass der Meilenstein-Termin, wie geplant, eingehalten wird, fallende Linien bedeuten ein früheres Erreichen des Meilenstein-Termins und steigende Linien bedeuten demnach eben auch ein verzögertes Erreichen des Meilenstein-Termins.

Maßnahmen überlegen

Und jetzt sind wir schon beim fünften Schritt angekommen. Du musst dir nämlich Maßnahmen überlegen für das Ergebnis. Im letzten Schritt geht es eben darum zu überlegen, wie du mit diesem Verlauf der Kurven umgehen möchtest. Waagerechte Kurven, also gleich bleibende Meilenstein-Termine und fallende Linien, also Termine, die früher als geplant fertig werden, haben natürlich in der Regel keine besonderen Maßnahmen zur Folge. Verschieben sich allerdings Termine nach hinten, so darfst du dir überlegen, welche Maßnahmen du einleiten kannst. Und hier hilft dir natürlich ein Blick in dein Terminplan, denn hier sind ja alle Aktivitäten für dein Projekt dargestellt und abgebildet. Und natürlich auch alle Meilensteine. Und so kannst du nun schnell erkennen, welche Maßnahmen dazu führen können, die Termine wieder nach vorne zu holen.

Diese fünf Schritte versetzen dich ganz einfach in die Lage einen Überblick über deine Meilensteine und deren zeitliche Veränderung im Verlaufe des Projektes zu bekommen. Ich habe dir, um es dir vielleicht leichter zu machen, in der Online-Bibliothek noch eine Excel-Vorlage für eine Meilenstein-Trendanalyse hinterlegt. Also einfach auf bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de gehen, registrieren, falls noch nicht geschehen, einloggen, Vorlage herunter laden und einfach in deinem Projekt verwenden.

So das waren nun also die Schritte, die du gehen kannst, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu bekommen. Und wie gehabt, habe ich auch in dieses Beitrages wieder ein paar Fragen für dich zum Nach- und Weiterdenken:

  • Wie berichtest du denn heute deine Termin-Situation im Projekt?
  • Was funktioniert dabei richtig gut und was funktioniert weniger gut?
  • Welches sind denn für dich die Hauptvorteile der Meilenstein-Trendanalyse?

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PMMB052: Warum RYG nicht gleich RYG ist

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Mit dieser Episode tauchen wir weiter in das Projektreporting, den Projektstatusbericht ein. Die meisten Projektstatusberichte verwenden einen RYG-Status. Oft führt dieser Status zu langen Diskussionen um die Bewertung von Projekten. Was dahinter steckt und warum RYG nicht gleich RYG ist erkläre ich in dieser Episode.

In dieser Episode erfährst Du

  • Was der RYG-Status ist
  • Welches die große Falle ist, die sich viele Unternehmen damit aufstellen
  • Wie Du damit umgehen kannst

Warum RYG nicht gleich RYG ist

Vielleicht bist du ein wenig über den etwas sperrigen Titel der heutigen Episode gestolpert. Ich habe sie genannt Warum RYG nicht gleich RYG ist.

Oh, du merkst, das ist auch für mich ein Zungenbrecher. Die letzten Episoden haben sich ja sehr stark mit Projekt-Reporting und Projektstatusberichten beschäftigt. Und in dieser Episode möchte ich da noch einmal ein bisschen tiefer eintauchen, und es soll nun auch heute um den berühmten RYG-Status gehen, den wir beim letzten Mal ja einmal schon so kurz andiskutiert haben.

Du wirst in dieser Episode erfahren,

  • was der RYG Status ist
  • welche große Falle sich aus meiner Sicht dabei verbirgt,
  • Tipps, wie du damit besser umgehen kannst

Was ist denn der RYG-Status?

Dann starten wir doch einmal damit, kurz noch einmal nachzuschauen, was der RYG-Status eigentlich ist.

Das ist ein Begriff aus dem Projektmanagement, der sich eben eingebürgert hat:

  • R steht für red, rot, gleich roter Projektstatus
  • Y steht für yellow, gelb, also gelber Projektstatus
  • G steht für green, grün, oder, ja, alles in Ordnung, grüner Stand

Kurz zusammengefasst: Rot ist kritisch, Grün ist alles okay, und bei Gelb ist es irgendwo so dazwischen. Und der RYG-Status wird eben verwendet, um sehr komprimierend und auch visuell durch diese Ampelfunktion – also rot stehen, grün gehen – den Projektstatus zu erfassen.

RYG-Status für verschiedene Bereiche im Projektstatusbericht

Und oft wird der Status in den Berichten für verschiedene Bereiche abgefragt, da werden dann Termine, Kosten und Ressourcen separat bewertet, und dann wird auch ganz oft konsolidiert, um quasi einen RYG-Status für das gesamte Projekt abzuleiten. Und so ist dann das Projekt eben rot, gelb oder grün, was auch immer jetzt genau dahinterstecken sollte.

Du siehst schon einmal so auf den ersten Blick: Der RYG-Status ist ein gutes Hilfsmittel, um den Stand eines Projektes komprimiert und visuell wiederzugeben. Aber gleichzeitig stellst du dir damit natürlich sehr oft auch eine Falle, die zu immerwährenden Diskussionen führt. Und ich kann mir sehr gut vorstellen, dass du schon die eine oder andere Erfahrung damit gesammelt hast.

Stell Dir keine Falle mit dem RYG-Status

Damit du besser verstehst, was ich meine, möchte ich dir ein, ja, kleines Erlebnis erzählen, das noch gar nicht so wahnsinnig lange her ist. Ich wurde von einem Unternehmen als Projektleiter engagiert, um einige kritische – für das Unternehmen kritische – Projekte umzusetzen.

Und die Projekte waren, wie das sehr oft der Fall ist, irgendwo so in der Mitte der Umsetzung. Mittelmäßig gut geplant, ich würde einmal sagen eher wenig. Der Status war nicht so wirklich transparent. Aber das Team war gut und wenn man so ein bisschen sich reingewühlt hat, dann schienen auch die Projektziele realistisch zu sein und gut erreichbar zu sein.

Ich habe nun also begonnen, das Projekt zu strukturieren, Terminpläne zu erstellen, und so weiter und so fort, kannst du dir alles vorstellen. Und dabei sind natürlich – völlig normal – jede Menge offene Punkte und Aufgaben transparent geworden, die vorher noch nicht so sichtbar waren, die der eine oder andere zwar schon wusste, aber im Projektteam noch gar nicht diskutiert wurden, weil halt eben unklar oder nicht sichtbar.

Ganz ehrlich: Nichts Ungewöhnliches, wenn man ein Projekt hat, das in solch einer Situation übernommen wird. Na da gilt es halt, aufzuräumen, zu schauen: Wie ist es möglich, die nicht bearbeiteten oder auch nicht abgeschlossenen Arbeitspakete nachzuziehen? Was wird noch gemacht? Wo kann man vielleicht auch einmal ein halbes Auge zudrücken? Wie wollen wir damit umgehen?

Und all das habe ich mit meinem Team besprochen, die Arbeitspakte dann in eine Projektstruktur übernommen und im Terminplan eingeplant. Manche Arbeitspakete waren damit eigentlich zu spät, also zu spät im Vergleich zu dem, wie wir es nach einer guten ingenieurmäßigen Vorgehensweise tun würden – aber manchmal ist „besser spät als nie“ eben angesagt.

Gleichzeitig hat dieses Unternehmen begonnen, einen Projektstatusbericht, ein Projektberichtswesen aufzubauen. Da gab es natürlich diese Statusberichte, in denen für einzelne Bereiche auch ein RYG-Status abgegeben werden sollte, in diesem Fall war das für Termine, Kosten und Qualität.

Alles wurde so ziemlich schnell aus dem Boden gestampft und dann sollten natürlich die Projektleiter das Ganze auch anwenden – natürlich auch ich.

Die Tücken bei der Anwendung

Es gab da einen kleinen Haken: Eine genaue Beschreibung für diesen RYG-Status, die gab es nicht wirklich ausführlich, sondern es wurde nur eine kurze Legende im Projektstatusbericht gemacht.

Ich bin dann nun also zu meinem ersten Lenkungskreis gegangen und habe anhand des Projektstatusberichts über mein Projekt berichtet. Präsentation hatte ich nicht dabei, war auch nicht vorgesehen, war nicht gewünscht.

Dabei ist nun Folgendes geschehen: Ich habe über die offenen Arbeitspakte gesprochen und erzählt, dass wir da nun einiges nachholen müssen, und dass eben diese Arbeitspakete hier oder dort im Terminplan eingeplant sind. Und dann habe ich den Status auf Gelb gesetzt.

Was wollte ich damit sagen? Wir haben Probleme, sprich Arbeitspakete, die eigentlich schon hätten erledigt sein sollen, aber wir haben eine Lösung, sprich, naja, wir haben sie besprochen und wir haben sie eingeplant. Aber ich bin mir noch nicht so ganz sicher, ob das alles funktionieren wird. Aber wir haben es eingeplant und so müsste es eigentlich funktionieren und wir sind guten Mutes. Eine Garantie gibt es allerdings nicht.

Was versteht man genau unter einem bestimmten Status?

Im Folgenden gab es nun eine Diskussion mit jemandem aus dem Lenkungskreis, der der festen Meinung war, mein Projektstatus dürfe nicht gelb sein, sondern rot, schließlich hätten wir ja Probleme, also Arbeitspakete, die nicht erledigt seien und das müsste ja tiefrot sein.

Wir haben dann in diesem Lenkungskreis wirklich lange diskutiert und sind am Ende auch nicht zu einem Ergebnis gekommen: Rot oder gelb? Es war weiterhin unklar.

Es gibt zwei Sichtweisen

Was war hier passiert? Warum sind wir zu keinem klaren Ergebnis gekommen? Müsste man nicht denken, dass ein Projektstatus eindeutig ableitbar sein müsste? Was ist er denn eigentlich wert, wenn unklar ist, ob es gelb oder rot ist?

Naja, die Ursache der Diskussion ist, dass es zwei ganz grundsätzliche unterschiedliche Sichtweisen auf den RYG-Status gibt – und das ist auch gleichzeitig die Falle, in die viele Unternehmen hineintappen, oder noch besser gesagt sich selbst aufstellen, um dann im Anschluss Unmengen an Zeit in Diskussionen rund um den Projektstatus zu stecken.

Auf das heute oder auf das Projektende beziehen?

Welche Sichtweisen sind das? Naja, die erste Sichtweise ist ein Status, der projiziert ist auf das Heute. Wie sieht der Status zum heutigen Zeitpunkt aus?

Die zweite Sichtweise ist ein Status, der auf das Projektende projiziert. Also wie wird es – Zukunft – zum Projektende aussehen? Und nun erkennst du: Das sind zwei völlig unterschiedliche Sichtweisen.

Status auf das heute bezogen

Gehen wir sie noch einmal ein bisschen detaillierter an. Der Status, der auf heute projiziert, stellt Fragen wie: Wie stehen wir heute? Haben wir heute ein Problem? Und wie ist der Lösungsstand dieses Problems?

Und das führt dann dazu, dass ein Problem, das ich heute kenne – das ist mir bewusst – aber noch nicht gelöst habe –weil natürlich noch Arbeit drinsteckt – zu einem roten Status führt. Weil, es ist eben noch nicht gelöst, es ist da. Und dieser Status wird eben, das musst du dir folgendermaßen vorstellen, mit zunehmender Lösung des Projektes erst gelb und dann grün, also dann, wenn das Problem dann irgendwann gelöst ist.

Und solange das Problem noch nicht vollständig gelöst ist – was in meinem Fall zum Beispiel diese verspäteten Arbeitspakte waren, die eben noch nicht bearbeitet waren – ist der Status eben rot, weil es ist ein existierendes Problem. Diese Sichtweise hat das Mitglied des Lenkungskreises innegehabt, das mit mir diesen Status diskutiert hat.

Status auf das Projektende bezogen

Die zweite Sichtweise, also der Status auf das Projektende projiziert, ist hingegen eine ganz andere. Dort gehe ich davon aus: Ja, wir haben ein Problem. Ich kenne es. Wir haben eine Lösung diskutiert, festgelegt, und eingeplant. Damit ist es gelb, weil wir ja einen Plan dafür haben. Wir haben eine Maßnahme. Wir haben einen Weg gefunden, wie wir damit umgehen wollen.

Ja, es ist noch nicht gelöst, wird es aber in der Zukunft sein. Und wir haben die Lösung eingeplant, also wir haben die Bearbeitung dieses Problems eingeplant.

Hätten wir keine Idee, wie wir das Problem lösen sollen, dann wäre der Status rot. Also ist keine Lösung sichtbar. So wie es sich aber jetzt darstellt, ist er gelb. Weil wir haben natürlich ein Problem, haben aber eine Lösung, und wir sind guten Mutes, dass wir sie bis zum Projektende bearbeitet haben.

RYG-Status führt zu vielen Diskussionen in Unternehmen

Diese Diskussion, diese zwei Sichtweisen, die ich eben so versucht habe, zu skizzieren, die erlebe ich leider sehr oft in Unternehmen. Und sie führt eben auch sehr oft zu langwierigen Diskussionen, die alles andere als produktiv sind.

Meine Tipps zum Umgang damit

So, welche Tipps habe ich denn für dich, damit umzugehen?

Erklären

Naja, das erste ist: Erkläre. Also, wenn du feststellst, dass es immer wieder zu Diskussionen rund um den red-yellow-green Status kommt – versuche zu erklären, dass es eben diese zwei Sichtweisen gibt. Ich weiß, das ist manchmal sehr abstrakt, und viele Kollegen werden hier nicht mitdiskutieren wollen. „Wir müssen schließlich ein Problem lösen und nicht über einen Status diskutieren.“

Das mag sein. Aber ohne Transparenz, dass es hier Unterschiede gibt, wirst du vermutlich nicht weiterkommen und immer wieder Stunde um Stunde in dieser Diskussion versenken. An der Stelle heißt: Erkennen ist eben die Voraussetzung für Handeln.

Klarheit herbeiführen

Und das ist gleichzeitig mein zweiter Tipp: Führe Klarheit herbei. Also in dem Moment, in dem alle verstanden haben, dass es diese zwei Sichtweisen gibt, schau bitte, dass du eine Klärung herbeiführst. Wie wollen wir in unserem Unternehmen den RYG-Status sehen? Auf das Heute projiziert oder auf das Projektende?

Und wenn du diese Klarheit hast, dann schreibe eine möglichst gute und genaue Definition des RYG-Status. Was verbirgt sich hinter R? Was verbirgt sich hinter Y? Und was verbirgt sich hinter G?

Gemeinsames Verständnis schaffen

Der dritte Tipp ist: Erzähle allen davon. Die Diskussionen werden nur verebben, wenn alle dasselbe Verständnis haben. Und aus diesem Grund darfst du die Definition an alle Beteiligten weitergeben und gegebenenfalls auch, ja, unterrichten, schulen, den Leuten quasi in Schulungen mitgeben. Und hier meine ich nicht nur die Projektleiter und das Projektteam, sondern ich meine auch ganz explizit Lenkungskreismitglieder, also die Führungskräfte. Wir dürfen alle die gleiche Sicht auf die Dinge haben.

Lebe mit dem Ergebnis

Und dann gibt es noch so einen letzten Tipp, und der mag vielleicht ein bisschen hart und schwierig sein, der heißt: Lebe damit.

Warum ist der hart und schwierig? Ich denke, jeder von uns hat ein intuitives Verständnis für den RYG-Status. Die einen projizieren das ganz intuitiv auf das Heute und die anderen ganz intuitiv auf das Projektende. Das ist so fast so ein bisschen wie Rechts- und Linkshänder. Es ist eben so.

Und das bedeutet, dass sich einige Kollegen in deinem Unternehmen – sehr abhängig davon, welche Entscheidung du denn triffst – umgewöhnen dürfen. Und das hat keiner gerne. Du darfst also darauf achten, dass diejenigen, die intuitiv eine andere Sicht haben als das, was du da irgendwann beschrieben hast, damit leben und sich mit der einmal gefundenen Definition abfinden.

Das waren also meine Gedanken zum RYG-Status und meine Überlegungen, warum RYG eben nicht RYG ist.

Meine Fragen zum Nach- und Weiterdenken

Wie immer noch meine Fragen zum Nach- und Weiterdenken:

  • Wann hattest du denn das letzte Mal eine Diskussion zum RYG Status?
  • Was war denn der Grund dafür?
  • Wie ist denn der RYG-Status in deinem Unternehmen definiert – wenn überhaupt?

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