Der Projektstrukturplan: Den Überblick im Projekt behalten

Der Projektstrukturplan ist eines der wichtigsten und wirkungsvollsten Instrumente im Projektmanagement.

In meinen Seminaren werde ich immer wieder gefragt: „Was ist denn dein wichtigstes Instrument im Projektmanagement? Wenn du alles andere weglassen müsstest, was würdest du behalten?“ Meine Antwort ist in der Regel: Der Projektstrukturplan!

Ich erstelle für jedes Projekt, und sei es noch so klein, eine ordentliche Struktur. Sie ist die erste und wichtigste Planungsgrundlage, sozusagen die Mutter aller Instrumente.

In der Praxis leider selten eingesetzt

Ich beobachte oft, dass die Bezeichnung Projektstrukturplan oder auch Projektstruktur in den Unternehmen sehr willkürlich benutzt wird.

Gelegentlich verwendet man den Begriff für die Zusammensetzung des Teams, ähnlich wie bei einem Organigramm. Manchmal wird auch eine Multiprojektliste so genannt, also die Übersicht über die laufenden oder anstehenden Projekte.

Ich habe in den vergangenen Jahren einiges dazu gesehen und wirklich das Wenigste davon hat etwas mit der tatsächlichen Struktur eines Projektes zu tun. 

Was ist nun ein Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan stellt alle Aufgaben, alle Arbeiten, die in einem Projekt anfallen, vollständig dar. Die Betonung liegt auf vollständig. Sie ist die Grundlage aller folgenden Aufgaben. Was hier nicht abgebildet ist, wird später sehr wahrscheinlich vergessen, z.B. wenn der Terminplan erstellt wird, Verantwortliche für Arbeitspakete gesucht und Kosten abgeleitet werden.

Die Projektstruktur ist für mich immer die Ausgangslage der weiteren Planungsarbeit, das allererste, was zu tun ist, wenn ich ein Projekt aufplane. Ausgehend von dieser Basis folgen dann die weiteren Schritte.

Wenn ich alle Arbeitspakete und Aufgaben vollständig erfasst habe, kann ich beginnen, diese zu terminieren und den Terminplan abzuleiten, dann die Projektkosten und das Projektbudget zu ermitteln. Wenn ich weiß, welche Aufgaben genau anstehen, kann ich passgenau das Projektteam zusammenstellen. Denn dann weiß ich ganz genau, für welche Aufgabe ich jemanden brauche und wie lange und mit welchem Aufwand.

Mit einer guten Projektstruktur habe ich eine deutlich bessere Grundlage für eine stabile und realitätsnahe Projektplanung.

Der Projektstrukturplan ähnelt sehr einem Organigramm

Von der Art der Darstellung ähnelt der Projektstrukturplan einem Organigramm, beide sehen aus wie ein umgedrehter Baum. Der Stamm ist oben, das ist im Organigramm meistens das Unternehmen, und darunter sind dann die Abteilungen und so weiter abgebildet.

Aber Achtung: Das Organigramm stellt dar, wie eine Organisation funktioniert. Also: Wer ist wessen Chef? Welche Abteilungen besitzen wir? Wie ist bei uns die disziplinarische Weisungsbefugnis organisiert? Und in den Kästchen im Organigramm stehen in der Regel Abteilungsbezeichnungen und Personen.

Im Projektstrukturplan steht Arbeit

Im Projektstrukturplan dagegen steht etwas anderes in den Kästchen: Arbeit! Es stehen keine Personen oder Abteilungen drin, sondern eben Arbeit!

Das ist der wesentliche Unterschied, auch wenn die Darstellungsformen sich ähneln. Später mögen Abteilungen und Personen in der Darstellung hinzukommen, nämlich dann, wenn man die Aufgaben verteilt. Aber wichtig ist, dass zunächst die Arbeit, die Aufgaben möglichst präzise definiert und abgebildet werden.

Neben der Baumdarstellung gibt es noch eine andere Möglichkeit, eine Projektstruktur abzubilden: die strukturierte Tabelle, also eine tabellarische Darstellung. Hier wird der Projektstrukturplan in eine eingerückte, strukturierte Tabellenform gebracht. Diese Darstellungsform bietet sich an, wenn im nächsten Schritt Terminpläne und Kosten abgeleitet werden.

Unabhängig davon, welche Darstellungsweise man wählt: Der Projektstrukturplan erfasst die Arbeit in einem Projekt. Er bildet jede noch so kleine Aufgabe ab und strukturiert damit das gesamte Vorhaben.

Teilprojekte und Arbeitspakete

Die erste Ebene eines Projektstrukturplanes sind dann die sogenannten Teilprojekte. Unterhalb der Teilprojekte finden sich die Arbeitspakete wieder.

In manchen Projekten reichen diese zwei Ebenen nicht aus, da das Projekt größer und komplizierter ist. Man kann dann weitere Ebenen der Strukturierung einführen (z.B. Haupt-Arbeitspakete, Unterarbeitespakete, etc.). Ziel ist es dabei immer eine möglichst gute Struktur für das Projekt zu finden.

Es gibt vier Strukturierungs-Möglichkeiten

Es gibt grundsätzlich 4 grundsätzliche Möglichkeiten bzw. Arten einen Projektstrukturplan zu strukturieren:

  • Phasen-/ ablauforientiert:
    Die Teilprojekte ergeben sich aus den Phasen des Projektes. Darunter sind dann jeweils die Arbeitspakete der jeweiligen Projektphase einsortiert. Diese Strukturierungsart wird oft verwendet, wenn das Projekt noch nicht so gut überblickt wird.
  • Objektorientiert:
    Die Teilprojekte sind dabei physische Objekte  (z.B. bei einem Fahrzeugzeugprojekt: Fahrwerk, Antrieb, Interieur, Sicherheitssysteme, etc.). Diese Strukturierungs-Art wird sehr oft in Bauprojekten verwendet (da sind die Objekte dann die Gewerke)
  • Funktionsorientiert:
    Die Teilprojekte ergeben sich aus den am Projekt beteiligten Funktionsbereichen (z.B. Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, etc.). Diese Art der Strukturierung verwende ich oft in  Produktentwicklungsprojekten.
  • Gemischtorientiert:
    Die gemischtorientierte Form der Projektstrukturierung kombiniert die oben genannten Strukturierungsformen miteinander.

3 gute Gründe für einen Projektstrukturplan

Es gibt für mich drei gute Gründe, warum ich in meinen Projekten immer eine Projektstruktur erstelle.

Vollständigkeit

Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasst habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder nur ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant? Das passiert dann, wenn Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen – oder manchmal auch bewusst ignoriert – werden.

Erst vor Kurzem habe ich ein Projekt in einer kritischen Phase übernommen. Und was habe ich dort festgestellt? In der Planung war die komplette Qualifikation des zu entwickelnden Produktes nicht im Projektstrukturplan (die gab es zu dem Zeitpunkt noch gar nicht), aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt. Dabei ist offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist. Selbstredend bedeutet das einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage und Kosten.

Transparenz

Wenn ich alle Arbeitspakete definiert habe, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen. Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es deutlich leichter, in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass an allem gearbeitet wird und ich regelmäßig eine Rückmeldung bekomme.

Planungsgrundlage

Die Projektstruktur ist für mich der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte. Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, kann ich diese terminieren, die Projektkosten und das Projektbudget ableiten und das Team zusammenstellen. Ich habe mir einer Projektstruktur eine deutlich bessere Grundlage, ein Projekt so zu planen, das es stabil und richtig ist, also der Realität entspricht.

Der Nutzen wird in der Praxis oft unterschätzt

Meiner Erfahrung nach wird in der Praxis zu wenig Zeit in eine gute Projektstruktur investiert. Viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben.

Wenn ich frage: „Was ist als nächstes zu tun?“, dann bekomme ich meistens die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus hat keiner einen Überblick. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann.

Mit einem Projektstrukturplan als Planungsgrundlage würde das nicht passieren

Tools für die Terminplanung

Ein gutes Tool für die Terminplanung ist im Projektmanagement wichtig. Aus meiner Sicht kommt man hier ohne eine gutes Programm nicht aus. Ich werde oft gefragt: „Können wir das nicht einfach in Excel machen?“ Excel hat auch Zeilen und da kann man Balken machen, indem man einzelne Zellen farblich markiert. Das sieht dann auf den ersten Blick aus wie ein Balkenplan.

Excel ist aber kein wirklich geeignetes Tool, um einen Terminplan zu erstellen, geschweige denn, um später Projekte damit zu verfolgen. Dazu fehlt Excel ein wesentliches Feature, das ein Terminplanungs-Tool zur Verfügung stellt: das automatische Verknüpfen von Vorgängen. Das ist notwendig, um die Vorgänge logisch zu verbinden. In einem Terminplanungs-Tool löst man das über eine echte Verknüpfung. Wenn sich da ein Vorgang verschiebt, dann verschieben sich die nachfolgenden Vorgänge ebenfalls. Und das kann ein Instrument wie Excel nicht leisten.

Empfehlenswerte Tools

Der Standard am Markt ist Microsoft Project. Dieses Tool kann alles, was du brauchst – das ist der Vorteil. Es ist aber teuer und hat außerdem den Nachteil, dass es noch viel mehr kann, als du je wirklich brauchen wirst.

Es gibt eine kostenlose Open-Source-Alternative, die ich empfehle und auch selbst verwende. Diese nennt sich ProjectLibre. Auch dieses Tool kann das, was du brauchst, vor allem, wenn du damit beginnst, einen guten Terminplan zu machen. Project Libre ist an der einen oder anderen Stelle nicht ganz so benutzerfreundlich, wie es die Software von Microsoft wäre, aber es liefert alles, was du benötigst.

Im Netz gibt es selbstredend noch weitere, kostenlose Tools, die Ähnliches können. Ich persönlich habe mit Project Libre gute Erfahrungen gemacht habe und kann das empfehlen.


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Aufwand und Akzeptanz der Terminplanung

Rund um das Thema Terminpläne im Projektmanagement kommen auch immer Fragen auf bezogen auf den Aufwand und die Akzeptanz im Team. Die Teilnehmer in meinen Seminaren sind oft der Meinung, dass es extrem aufwändig sei, einen Terminplan zu erstellen. Und sie zweifeln daran, dass sich dieser Aufwand auszahlt. Außerdem berichten sie mir, dass es schwierig sei, das Team vom Sinn und Nutzen eines detaillierten Terminplans zu überzeugen.

Aufwand reduzieren

Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie man den Aufwand reduzieren kann. Ich schaue mir bei den Arbeitspaketen genau an, welche sich sehr ähnlich sind bzw. bei welchen ähnliche Dinge getan werden. Für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse oder Prozessabläufe, die ich als Vorlage in meinem Terminplan immer wiederverwende.

Ein Beispiel: Wenn wir für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen müssen, die wir in einer Anlage verknüpfen, dann haben wir für jede dieser Maschinen das Arbeitspaket „Lastenheft“. Bricht man dieses auf einen Mini-Prozess herunter, lautet der: Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte hinein. Ich kann dann mit meinem Team effizient bewerten, wie lange sie jeweils dauern.

Ich reduziere meinen Aufwand also, indem ich mir kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder einsetze. Das mache ich zum einen innerhalb eines Projekts, aber auch projektübergreifend. So habe ich mir in den vergangenen Jahren eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen erstellt, die ich in meinen Terminplänen immer wieder verwende.

Akzeptanz schaffen

Viele sehen auch als Problem, dass manche Team-Mitglieder den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu erstellen. Da muss ich ganz klar sagen: Das sehe als Verantwortung und Pflicht des Projektleiters an! Den Terminplan in die Software zu übertragen, ihn zu führen und zu überwachen, ist ganz klar die Aufgabe des Projektleiters. Entsprechend reduziert sich der Aufwand für das Team, und das steigert die Akzeptanz.

Ich habe aber auch oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt: „Ich habe einen Terminplan gemacht, an dem saß ich drei Wochen dran. Der ist gut, der ist detailliert – aber mein Team akzeptiert ihn nicht.“ Das ist in der Tat ein großes Problem. Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan immer vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als die Art und Weise, wie das Team die Arbeitspakete abarbeitet, dann ist er nicht zielführend.

Mein Tipp wäre hier, den Terminplan gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. Setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete! Ähnlich habe ich das auch schon bei der Projektstruktur empfohlen. Das steigert die Akzeptanz. Um den Aufwand zu reduzieren, spricht nichts dagegen, Mini-Prozesse vorzudefinieren und andere Dinge vorzubereiten, sodass man sie im Team nur noch modifizieren muss. Aber es ist wichtig, mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, die Dauer abzuschätzen. Nur so kommst du dazu, dass dein Team von „unserem Terminplan“ spricht – und nicht von deinem Terminplan.


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Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

Der Terminplan ist im Projektmanagement ein elementares Werkzeug, um Projekte gut steuern zu können. Was ein Terminplan ist und wie man einen Terminplan erstellt, habe ich in dieser Serie ja bereits erläutert.

In meinen Workshops taucht immer wieder die Frage auf, wie detailliert ein Terminplan sein sollte. Ich hatte ausgeführt, dass wir alle Arbeitspakete auf Vorgänge und Aktivitäten runterbrechen, um zu einem sinnvollen Terminplan zu kommen – und das ist mit Aufwand verbunden.

Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Aufwand: Wenn ich ein Projekt plane, das auf ein oder eineinhalb Jahr angelegt ist, dann habe ich in der Regel zwischen 300 und 500 Vorgänge in meinem Terminplan stehen. Das ist in etwa die Detailtiefe, mit der ich arbeite. Teilnehmer in meinen Seminaren, die ich nach ihrer Detailtiefe befrage, antworten oft: „So detailliert wie nötig und so grob wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht ganz falsch, aber es bringt einen in der Praxis nicht weiter.

Ich habe für mich ein paar Faustregeln zusammengestellt, die eine gute Orientierung in dieser Frage geben:

Je näher, desto detaillierter

Vorgänge, die am Ende des Projektes stehen – also von heute aus in fernerer Zukunft liegen –, die plane ich eher grob. Vorgänge dagegen, die in den nächsten Monaten direkt anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase dran sind, die plane ich detaillierter. Mit dem Fortschritt innerhalb des Projekts werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Plane ergebnisorientiert

Wichtig ist mir, dass im Terminplan Vorgänge und nicht Arbeitspakete stehen! Ich plane auf der Vorgangsebene. Das gibt schon eine erste Detaillierung vor. Arbeitspakete in einer Terminplanung reichen meiner Erfahrung nach nicht aus. Ein Vorgang ist immer dann gut formuliert, wenn er ein Ergebnis beschreibt: Ein Dokument, eine Abnahme, eine Planung ist erstellt, irgendetwas ist freigegeben. Das meine ich mit ergebnisorientierter Planung.

Maximal 20 Tage lang

Meine Vorgänge dauern in der Regel nicht länger als 20 Tage. Ich habe meine Projekte gern an der kurzen Leine. Sonst ist mir das Risiko zu groß, dass in dieser Zeit etwas schief geht.

Je komplexer, desto detaillierter

Grundsätzlich ist die Detaillierung auch stark davon abhängig, wie komplex das Vorhaben ist. Je komplexer ein Projekt oder ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten. Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projektteam noch nie gemacht haben, die plane ich detaillierter. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich gröber.


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5 Schritte zum Terminplan

Vom Sinn und Nutzen eines ausführlichen Terminplans habe ich im letzten Artikel der Serie geschrieen. Hier geht es nun ganz konkret darum, wie man im Projektmanagement einen sinnvollen Terminplan erstellt. Ich gehe dabei immer in diesen fünf Schritten vor:

1. Erstelle eine Projektstruktur

Wie genau man eine Projektstruktur erstellt, erfährst du ausführlich in diesen Artikeln. Um das Wichtigste zusammenzufassen: Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alle Aktivitäten und alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Die Projektstruktur ist die Ausgangslage für alle weiteren Planungsschritte und deshalb auch die Basis für die Terminplanung.

2. Übertrage die Projektstruktur

Die Projektstruktur übertrage ich nun in ein Terminplanungs-Tool. So kann ich sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, im Terminplan enthalten ist. Die Projektstruktur hat eine Baumdarstellung, während der Terminplan in Zeilen abgebildet ist. Jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet.

Meiner Meinung nach kommst du ohne Tool an dieser Stelle nur begrenzt weiter. Über Tools werde ich bald einen eigenen Blogbeitrag posten.

3. Brich die Arbeitspakete in Vorgänge herunter

Ein Arbeitspaket ist in der Regel objektorientiert gestaltet und nichts, was du tun kannst. Arbeitspakete sind zum Beispiel: eine Leistungslinie, die Fertigungsplanung usw. Dagegen organisiere ich in einem Terminplan Tätigkeiten, Aktivitäten. Also muss ich das Arbeitspaket auf diese runterbrechen. Ich muss mir überlegen, welche Dinge muss ich tun, welche Schritte muss ich nacheinander abarbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen.

Ich gehe nun Schritt für Schritt alle meine Arbeitspakete durch und definiere die entsprechenden Aktivitäten oder Vorgänge. Ob du das gut machst, erkennst du daran, dass du bei den Aktivitäten ein Verb benutzt: ein Lastenheft prüfen, eine Fertigungsplanung erstellen usw.

4. Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander

Wir haben identifiziert, was wir alles tun wollen. Jetzt müssen wir überlegen, wie diese Dinge zusammenhängen. Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material der Prototyp sein soll. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung für das Teil habe.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich bestimmte Abläufe ergeben. Diese logischen Verknüpfungen gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein.

5. Überlege dir, wie lange die Vorgänge dauern, und setze einen Start-Termin

Nun gehst du alle Vorgänge deines Projektes durch und schätzt ein, wie lange jeder einzelne Vorgang dauert. Und so ergibt sich – aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen – Stück für Stück dein Terminplan.

Ganz zum Schluss setzt du dann noch einen Start-Termin. Dann wirst du sehen, wie sich, ausgehend vom Start-Termin, aufgrund der logischen Verknüpfungen und Dauern, jedem einzelnen Vorgang ein Datum zusortiert.

Jetzt kannst du durchs Unternehmen gehen und sagen: „Ich brauche im Herbst einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April einen Konstrukteur.“ Und du kannst zuordnen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource benötigst.

Das sind die 5 Schritte, die ich gehe um einen Terminplan zu erstellen


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