Tools für die Terminplanung

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Ein gutes Tool für die Terminplanung ist im Projektmanagement wichtig. Aus meiner Sicht kommt man hier ohne eine gutes Programm nicht aus. Ich werde oft gefragt: „Können wir das nicht einfach in Excel machen?“ Excel hat auch Zeilen und da kann man Balken machen, indem man einzelne Zellen farblich markiert. Das sieht dann auf den ersten Blick aus wie ein Balkenplan.

Excel ist aber kein wirklich geeignetes Tool, um einen Terminplan zu erstellen, geschweige denn, um später Projekte damit zu verfolgen. Dazu fehlt Excel ein wesentliches Feature, das ein Terminplanungs-Tool zur Verfügung stellt: das automatische Verknüpfen von Vorgängen. Das ist notwendig, um die Vorgänge logisch zu verbinden. In einem Terminplanungs-Tool löst man das über eine echte Verknüpfung. Wenn sich da ein Vorgang verschiebt, dann verschieben sich die nachfolgenden Vorgänge ebenfalls. Und das kann ein Instrument wie Excel nicht leisten.

Empfehlenswerte Tools

Der Standard am Markt ist Microsoft Project. Dieses Tool kann alles, was du brauchst – das ist der Vorteil. Es ist aber teuer und hat außerdem den Nachteil, dass es noch viel mehr kann, als du je wirklich brauchen wirst.

Es gibt eine kostenlose Open-Source-Alternative, die ich empfehle und auch selbst verwende. Diese nennt sich ProjectLibre. Auch dieses Tool kann das, was du brauchst, vor allem, wenn du damit beginnst, einen guten Terminplan zu machen. Project Libre ist an der einen oder anderen Stelle nicht ganz so benutzerfreundlich, wie es die Software von Microsoft wäre, aber es liefert alles, was du benötigst.

Im Netz gibt es selbstredend noch weitere, kostenlose Tools, die Ähnliches können. Ich persönlich habe mit Project Libre gute Erfahrungen gemacht habe und kann das empfehlen.


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Aufwand und Akzeptanz der Terminplanung

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Rund um das Thema Terminpläne im Projektmanagement kommen auch immer Fragen auf bezogen auf den Aufwand und die Akzeptanz im Team. Die Teilnehmer in meinen Seminaren sind oft der Meinung, dass es extrem aufwändig sei, einen Terminplan zu erstellen. Und sie zweifeln daran, dass sich dieser Aufwand auszahlt. Außerdem berichten sie mir, dass es schwierig sei, das Team vom Sinn und Nutzen eines detaillierten Terminplans zu überzeugen.

Aufwand reduzieren

Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie man den Aufwand reduzieren kann. Ich schaue mir bei den Arbeitspaketen genau an, welche sich sehr ähnlich sind bzw. bei welchen ähnliche Dinge getan werden. Für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse oder Prozessabläufe, die ich als Vorlage in meinem Terminplan immer wiederverwende.

Ein Beispiel: Wenn wir für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen müssen, die wir in einer Anlage verknüpfen, dann haben wir für jede dieser Maschinen das Arbeitspaket „Lastenheft“. Bricht man dieses auf einen Mini-Prozess herunter, lautet der: Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte hinein. Ich kann dann mit meinem Team effizient bewerten, wie lange sie jeweils dauern.

Ich reduziere meinen Aufwand also, indem ich mir kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder einsetze. Das mache ich zum einen innerhalb eines Projekts, aber auch projektübergreifend. So habe ich mir in den vergangenen Jahren eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen erstellt, die ich in meinen Terminplänen immer wieder verwende.

Akzeptanz schaffen

Viele sehen auch als Problem, dass manche Team-Mitglieder den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu erstellen. Da muss ich ganz klar sagen: Das sehe als Verantwortung und Pflicht des Projektleiters an! Den Terminplan in die Software zu übertragen, ihn zu führen und zu überwachen, ist ganz klar die Aufgabe des Projektleiters. Entsprechend reduziert sich der Aufwand für das Team, und das steigert die Akzeptanz.

Ich habe aber auch oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt: „Ich habe einen Terminplan gemacht, an dem saß ich drei Wochen dran. Der ist gut, der ist detailliert – aber mein Team akzeptiert ihn nicht.“ Das ist in der Tat ein großes Problem. Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan immer vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als die Art und Weise, wie das Team die Arbeitspakete abarbeitet, dann ist er nicht zielführend.

Mein Tipp wäre hier, den Terminplan gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. Setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete! Ähnlich habe ich das auch schon bei der Projektstruktur empfohlen. Das steigert die Akzeptanz. Um den Aufwand zu reduzieren, spricht nichts dagegen, Mini-Prozesse vorzudefinieren und andere Dinge vorzubereiten, sodass man sie im Team nur noch modifizieren muss. Aber es ist wichtig, mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, die Dauer abzuschätzen. Nur so kommst du dazu, dass dein Team von „unserem Terminplan“ spricht – und nicht von deinem Terminplan.


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Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Der Terminplan ist im Projektmanagement ein elementares Werkzeug, um Projekte gut steuern zu können. Was ein Terminplan ist und wie man einen Terminplan erstellt, habe ich in dieser Serie ja bereits erläutert.

In meinen Workshops taucht immer wieder die Frage auf, wie detailliert ein Terminplan sein sollte. Ich hatte ausgeführt, dass wir alle Arbeitspakete auf Vorgänge und Aktivitäten runterbrechen, um zu einem sinnvollen Terminplan zu kommen – und das ist mit Aufwand verbunden.

Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Aufwand: Wenn ich ein Projekt plane, das auf ein oder eineinhalb Jahr angelegt ist, dann habe ich in der Regel zwischen 300 und 500 Vorgänge in meinem Terminplan stehen. Das ist in etwa die Detailtiefe, mit der ich arbeite. Teilnehmer in meinen Seminaren, die ich nach ihrer Detailtiefe befrage, antworten oft: „So detailliert wie nötig und so grob wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht ganz falsch, aber es bringt einen in der Praxis nicht weiter.

Ich habe für mich ein paar Faustregeln zusammengestellt, die eine gute Orientierung in dieser Frage geben:

Je näher, desto detaillierter

Vorgänge, die am Ende des Projektes stehen – also von heute aus in fernerer Zukunft liegen –, die plane ich eher grob. Vorgänge dagegen, die in den nächsten Monaten direkt anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase dran sind, die plane ich detaillierter. Mit dem Fortschritt innerhalb des Projekts werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Plane ergebnisorientiert

Wichtig ist mir, dass im Terminplan Vorgänge und nicht Arbeitspakete stehen! Ich plane auf der Vorgangsebene. Das gibt schon eine erste Detaillierung vor. Arbeitspakete in einer Terminplanung reichen meiner Erfahrung nach nicht aus. Ein Vorgang ist immer dann gut formuliert, wenn er ein Ergebnis beschreibt: Ein Dokument, eine Abnahme, eine Planung ist erstellt, irgendetwas ist freigegeben. Das meine ich mit ergebnisorientierter Planung.

Maximal 20 Tage lang

Meine Vorgänge dauern in der Regel nicht länger als 20 Tage. Ich habe meine Projekte gern an der kurzen Leine. Sonst ist mir das Risiko zu groß, dass in dieser Zeit etwas schief geht.

Je komplexer, desto detaillierter

Grundsätzlich ist die Detaillierung auch stark davon abhängig, wie komplex das Vorhaben ist. Je komplexer ein Projekt oder ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten. Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projektteam noch nie gemacht haben, die plane ich detaillierter. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich gröber.


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5 Schritte zum Terminplan

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Vom Sinn und Nutzen eines ausführlichen Terminplans habe ich im letzten Artikel der Serie geschrieen. Hier geht es nun ganz konkret darum, wie man im Projektmanagement einen sinnvollen Terminplan erstellt. Ich gehe dabei immer in diesen fünf Schritten vor:

1. Erstelle eine Projektstruktur

Wie genau man eine Projektstruktur erstellt, erfährst du ausführlich in diesen Artikeln. Um das Wichtigste zusammenzufassen: Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alle Aktivitäten und alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Die Projektstruktur ist die Ausgangslage für alle weiteren Planungsschritte und deshalb auch die Basis für die Terminplanung.

2. Übertrage die Projektstruktur

Die Projektstruktur übertrage ich nun in ein Terminplanungs-Tool. So kann ich sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, im Terminplan enthalten ist. Die Projektstruktur hat eine Baumdarstellung, während der Terminplan in Zeilen abgebildet ist. Jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet.

Meiner Meinung nach kommst du ohne Tool an dieser Stelle nur begrenzt weiter. Über Tools werde ich bald einen eigenen Blogbeitrag posten.

3. Brich die Arbeitspakete in Vorgänge herunter

Ein Arbeitspaket ist in der Regel objektorientiert gestaltet und nichts, was du tun kannst. Arbeitspakete sind zum Beispiel: eine Leistungslinie, die Fertigungsplanung usw. Dagegen organisiere ich in einem Terminplan Tätigkeiten, Aktivitäten. Also muss ich das Arbeitspaket auf diese runterbrechen. Ich muss mir überlegen, welche Dinge muss ich tun, welche Schritte muss ich nacheinander abarbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen.

Ich gehe nun Schritt für Schritt alle meine Arbeitspakete durch und definiere die entsprechenden Aktivitäten oder Vorgänge. Ob du das gut machst, erkennst du daran, dass du bei den Aktivitäten ein Verb benutzt: ein Lastenheft prüfen, eine Fertigungsplanung erstellen usw.

4. Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander

Wir haben identifiziert, was wir alles tun wollen. Jetzt müssen wir überlegen, wie diese Dinge zusammenhängen. Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material der Prototyp sein soll. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung für das Teil habe.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich bestimmte Abläufe ergeben. Diese logischen Verknüpfungen gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein.

5. Überlege dir, wie lange die Vorgänge dauern, und setze einen Start-Termin

Nun gehst du alle Vorgänge deines Projektes durch und schätzt ein, wie lange jeder einzelne Vorgang dauert. Und so ergibt sich – aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen – Stück für Stück dein Terminplan.

Ganz zum Schluss setzt du dann noch einen Start-Termin. Dann wirst du sehen, wie sich, ausgehend vom Start-Termin, aufgrund der logischen Verknüpfungen und Dauern, jedem einzelnen Vorgang ein Datum zusortiert.

Jetzt kannst du durchs Unternehmen gehen und sagen: „Ich brauche im Herbst einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April einen Konstrukteur.“ Und du kannst zuordnen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource benötigst.

Das sind die 5 Schritte, die ich gehe um einen Terminplan zu erstellen


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Terminplanung im Projektmanagement

Dieser Artikel ist Teil 1 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Gerade in technischen Projekten ist es das A und O, Termine einzuhalten – aus meiner Sicht ist das sogar wichtiger, als den Kostenrahmen einzuhalten. In der Praxis sehe ich aber viele Terminpläne, die nicht wirklich dazu geeignet sind, ein Projekt zu steuern und eine vernünftige Aussage über den Fertigstellungstermin zu machen. Grund genug, hier in meinem Blog das Thema Terminplan und Terminplanung anzugehen.

Was genau muss ein Terminplan im Projektmanagement leisten?

Ein guter Terminplan bildet ab, wie im Projekt vorgegangen werden soll: Welchen Lösungsweg hat das Projektteam gewählt, um den Projektauftrag zu erfüllen? Er muss die Frage beantworten, wann das Projekt beendet ist und welches Ergebnis stehen muss. Und er muss eine Aussage darüber leisten, wie lange die einzelnen Schritte dauern.

Wie sieht ein Terminplan aus?

Die bekannteste Form ist das Balken-Diagramm oder Gantt-Diagramm. Die letzte Bezeichnung ist abgeleitet von Henry Laurence Gantt, der diese Art der Darstellung um das Jahr 1900 entwickelt hat. In so einem Balkenplan wird jeder Vorgang, jede Tätigkeit, die im Projekt zu erledigen ist, mit einem farbigen Balken dargestellt.

Die Länge des Balkens gibt dabei die Dauer an, d. h. je länger ein Balken ist, desto länger dauert der Vorgang. Also ein Tag ist zum Beispiel einen Zentimeter lang. Fünf Tage sind fünf Zentimeter lang. Diese Balken sind miteinander verknüpft: Sie folgen aufeinander, so wie eben bestimmte Tätigkeiten im Projekt aufeinander folgen.

Das Gantt-Diagramm liefert eine visuelle Sicht auf den Ablauf des Projektes: Man kann sofort sehen, welche Zeit bestimmte Vorgänge in Anspruch nehmen.

Warum brauchst Du einen Terminplan?

Es gibt drei gute Gründe, warum jedem Projekt ein Terminplan zugrundeliegen sollte:

  1. Ein Terminplan liefert eine qualifizierte Aussage über das Projektende.
    Dein Auftraggeber, dein Kunde, dein Projektteam: Sie alle wollen wissen, in welchen Schritten ein Projekt zeitlich verläuft und wann es abgeschlossen ist.
  1. Der Terminplan erlaubt dir, dein Projekt zu steuern.
    Jeder von uns weiß, dass kein Projekt so abläuft, wie es im ersten Plan festgehalten wurde. Änderung ist der Normalzustand im Projekt. Dinge passieren. Sachen, die man vorgehabt habt, klappen nicht aufs erste Mal. Entwicklungsergebnisse sind nicht so, wie man sie haben möchte. Der Lieferant kommt später als geplant – usw. usw. Aber um mit dieser ständigen Änderung im Projekt umzugehen, brauche ich als Projektleiter eine Planung. Sonst kann ich nicht einordnen, ob das Risiko, das da eingetreten ist, überhaupt ein Problem darstellt und wie groß es ist. Und was ich als Gegenmaßnahme einleiten kann. Ohne einen Terminplan ist es aus meiner Sicht nahezu unmöglich, adäquat zu agieren.
  1. Ein Terminplan ermöglicht Transparenz für Entscheidungen.
    Ohne eine Terminplanung ist nicht wirklich klar, wann ich einen Entwickler, einen Konstrukteur, einen Fertigungsplaner brauche. Um eine Ressourcen-Freigabe zu entscheiden, brauche ich die Information, wann ich wen für wie lange benötige. Das sind Fragen, auf die ein guter Terminplan eine Antwort hat.

Wie man einen Terminplan in fünf Schritten erstellt, erfährst du in meinem nächsten Teil der Serie.


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Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 2

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Als Fortsetzung zu meinem ersten Blogbeitrag zum Thema „Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1“ will ich heute auf das praktische Erstellen der Projektstruktur kommen: Mit welchen Mitteln oder Hilfsmitteln erarbeitet man sich eine Projektstruktur?

Schritt 1: Visuelles Erarbeiten

Am Anfang einer Projekstruktur arbeite ich meist an Pinnwänden mit Moderationskarten oder an Whiteboards oder Ähnlichem. Denn gerade beim ersten Erstellen einer Projektstruktur gibt es noch ganz viele Änderungen: Da müssen Arbeitspakete umbenannt oder einem anderen Teilprojekt zugeordnet werden usw., da ist man an der Pinnwand flexibler. Außerdem ist eine gemeinsame Arbeit an einer Pinnwand, an einem Whiteboard, viel aktivierender. Es gibt für mich nichts Schlimmeres, als wenn fünf Menschen gemeinsam in einem Raum sitzen und auf eine Leinwand starren, während einer mit einer Maus sich abmüht, ein IT-Tool zu bedienen – da passiert einfach nichts in den Köpfen. Ich bin ein Freund von gemeinsamem Arbeiten an der Pinnwand, weil ich gemerkt habe, dass ich dort viel schneller viel bessere Ergebnisse erziele.

An der Pinnwand entsteht also die erste Projektstruktur im Team, und dann gibt es den Punkt, an dem alle nicken. Dann weißt du, dass du eine relativ vollständige Projektstruktur hast. Vorneweg: Du wirst nie 100 Prozent Vollständigkeit erreichen. Aber 90 oder 95 Prozent sind für den Anfang schon einmal gut.

Schritt 2: Digitales Erfassen

An diesem Punkt beginne ich, alles digital zu erfassen. Dafür gibt es zwei brauchbare Instrumente. Zum einen Powerpoint. Da gibt es eine Organigramm-Funktion, die automatisch eine Baumdarstellung erstellt. Zum anderen kann man auch eine Mindmapping-Software verwenden, z. B. XMind (für Mac), es gibt aber auch andere Mindmapper, Mindmanager-Programme. Alle von ihnen können Baumstrukturen darstellen. Die Vorteile der digitalen Erfassung liegen auf der Hand: Ich kann ein Projektverzeichnis anlegen, ich kann die Projektstruktur verschicken, ich kann schnell Änderungen machen, ich kann es auch versionieren.

Wichtig ist mir dabei: Die Projektstruktur ist ein lebendes Dokument. Man darf keine Scheu haben, die Projektstruktur immer wieder anzupassen. Das Ziel der Projektstruktur ist, immer aktuell den Arbeitsumfang deines Projektes wiederzugeben. Und du kennst das: Projekte verändern sich, Projekte leben, und aus dem Grund wird sich auch die Projektstruktur mit verändern.

Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Zwar fällt es mit einer Projektstruktur leichter, ein passendes Team zusammenzustellen. Umgekehrt ist es aber auch sinnvoll, eine Projektstruktur mit einem Team zu erstellen, weil viele Köpfe einfach einen besseren Überblick über alle anstehenden Aufgaben entwickeln. In der Regel ist es so, dass du aufgrund der Aufgabenstellung schon relativ klar hast, wer in deinem Team dabei ist – und mit diesen Leuten erstellst du die Projektstruktur.

Projekte in Teilprojekte und Arbeitspakete herunterbrechen

Ich gehe in der Regel dabei folgendermaßen vor: Ich erarbeite zunächst einen Projektstrukturplan, also die Baumdarstellung. Diese ist sehr visuell und bietet eine gute Diskussionsgrundlage. Ich gehe einfach so vor, dass ich zunächst einmal den Namen des Projektes in das erste Kästchen ganz oben – also sozusagen in den Stamm des Baumes – schreibe. Und von hier aus gehe ich weiter. Ich sammle gemeinsam mit meinem Team die Themen, die im Projekt aufkommen werden, die Aufgaben, die wir bearbeiten müssen.

Ein Beispiel: Soll in einem Projekt ein mechatronisches Produkt entwickelt werden, dann habe ich mit Sicherheit ein Thema, das heißt „System“ – ich muss ja mehrere Bereiche zusammenbringen. Dann habe ich ein Thema „Mechanik“. Ich habe ein Thema „Hardware“, also Elektronik. Ich habe einen Themenbereich, der heißt „Software“. Ich habe auch das Thema „Versuch und Qualifikation“, dann auch „Produktion“, denn wir brauchen Produktionsprozesse, Montageprozesse usw. Weitere Themenbereiche sind „Markteinführung“ und auch „Projektmanagement“. Das ist jeweils die erste Ebene in meinem Projekt, und diese Ebene nennen wir Teilprojekt, Teilprojekte. Das heißt, wir haben ein Teilprojekt „System“, wir haben ein Teilprojekt „Mechanik“ usw. Meistens nummeriere ich die Teilprojekte durch. Das heißt „Projektmanagement“ bekommt die Nummer null – damit steht es ganz oben, auch später, wenn ich eine Tabelle erzeuge –,„System“ hat die Nummer eins, „Mechanik“ die Nummer zwei usw.

Wenn diese erste grobe Projektstruktur steht, dann beginne ich gemeinsam mit meinem Team, die einzelnen Teilprojekte weiter herunterzubrechen. Darüber steht immer die Leitfrage: „Was steckt da an Arbeit drin? Aus welchen Arbeitsschritten setzt sich das zusammen?“ Zum Beispiel für unser Teilprojekt Nummer fünf „Versuch und Qualifikation“ heißt das: Es steckt mit Sicherheit ein Prüfplan darin, das heißt, irgendeiner muss genau planen: „Was wollen wir alles prüfen und untersuchen?“ Dann gibt es das Arbeitspaket Prüflinge, jemand muss sich überlegen: „Wie viele brauche ich und wie müssen die zusammengestellt sein?“ Prüfereinrichtungen könnte die Nummer drei sein, wir brauchen eine Planung, auf welchen Prüfständen das gemacht werden muss, Prüfmittel, wir brauchen Messgeräte, Messwellen usw. Da würde ich schon die einzelnen Prüfungen grob auflisten, wir haben mit Sicherheit einen Dauerlauf usw. Diese Ebene – das ist jetzt die Ebene unter „Versuch und Qualifikation“ – unter den Teilprojekten, die nennt man Arbeitspakete. Das sind nun die Dinge, die ich gut einer Person zuordnen kann.

Stell dich der Komplexität

Gerade bei großen Projekten kommt man mit diesen zwei, drei Ebenen – also Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket – nicht aus, da ist mehr Struktur erforderlich, um die Arbeit vollständig und verständlich darzustellen. Ich verwende dann Kunstwörter wie „Hauptarbeitspaket“, „Teilarbeitspaket“, „Unterarbeitspaket“, einfach um jeder Ebene im Projektstrukturplan, jeder Ebene im Baumdiagramm auch einen Namen zu geben. Grundsätzlich gilt – und das ist mir ganz wichtig – komplexe Projekte werden nicht einfacher, wenn du die Augen zumachst, etwas weglässt und sagst: „Darum kümmern wir uns später.“ Jedes Projekt bringt seine Komplexität mit, und es ist deine Aufgabe, dich dieser Komplexität zu stellen.

Wie man die Projektstruktur gemeinsam im Team konkret erstellt, das verrate ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag.


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Warum man eine Projektstruktur braucht

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Es gibt für mich drei gute Gründe, warum ich in meinen Projekten immer eine Projektstruktur erstelle. Erstens: Vollständigkeit. Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasst habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder nur ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant? Das passiert dann, wenn Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen – oder manchmal auch bewusst ignoriert – werden.

Erst vor Kurzem habe ich ein Projekt in einer kritischen Phase übernommen. Und was habe ich dort festgestellt? In der Planung war die komplette Qualifikation nicht in der Projektstruktur (die gab es zu dem Zeitpunkt noch gar nicht), aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt. Dabei ist offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist. Selbstredend bedeutet das einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage und Kosten …

Projektstruktur bedeutet Transparenz und Planung

Zweitens: Transparenz. Wenn ich alle Arbeitspakete definiert habe, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen. Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es deutlich leichter, in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass an allem gearbeitet wird und ich regelmäßig eine Rückmeldung bekomme.

Drittens: Planungsgrundlage. Die Projektstruktur ist für mich der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte. Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, kann ich diese terminieren, die Projektkosten und das Projektbudget ableiten und das Team zusammenstellen. Ich habe mir einer Projektstruktur eine deutlich bessere Grundlage, ein Projekt so zu planen, das es stabil und richtig ist, also der Realität entspricht.

In der Praxis unterschätzt

Meiner Erfahrung nach wird in der Praxis zu wenig Zeit in eine gute Projektstruktur investiert. Ganz viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben. Wenn ich frage: „Was ist als nächstes zu tun?“, dann bekomme ich meistens die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus hat keiner einen Überblick. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann.


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Der Projektstrukturplan: Übersicht über die Arbeit

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Um eine Projektstruktur sinnvoll abzubilden, erstellt man einen Projektstrukturplan. Die Abkürzung dafür ist PSP. Falls dein Unternehmen SAP im Einsatz hat, kennst du das sicher, dann hast du für deine Projekte ein sogenanntes PSP-Element anzulegen. PSP-Element steht dabei für Projektstrukturplan-Element.

Einem Organigramm ähnlich

Von der Art der Darstellung ähnelt der Projektstrukturplan einem Organigramm, beide sehen aus wie ein umgedrehter Baum. Der Stamm ist oben, das ist im Organigramm meistens das Unternehmen, und darunter sind dann die Abteilungen und so weiter abgebildet. Aber Achtung: Das Organigramm stellt dar, wie eine Organisation funktioniert. Also: Wer ist wessen Chef? Welche Abteilungen besitzen wir? Wie ist bei uns die disziplinarische Weisungsbefugnis organisiert? Und in den Kästchen im Organigramm stehen in der Regel Abteilungsbezeichnungen und Personen.

Der wesentliche Unterschied

Im Projektstrukturplan dagegen steht in den Kästchen: Arbeit! Es stehen keine Personen oder Abteilungen drin, sondern: Arbeit! Das ist der wesentliche Unterschied, auch wenn die Darstellungsformen sich ähneln. Später mögen Abteilungen und Personen in der Darstellung hinzukommen, nämlich dann, wenn man die Aufgaben verteilt. Aber wichtig ist, dass zunächst die Arbeit, die Aufgaben möglichst präzise definiert und abgebildet werden.

Neben der Baumdarstellung gibt es noch eine andere Möglichkeit, eine Projektstruktur abzubilden: die strukturierte Tabelle, also eine tabellarische Darstellung. Hier wird der Projektstrukturplan in eine eingerückte, strukturierte Tabellenform gebracht. Diese Darstellungsform bietet sich an, wenn im nächsten Schritt Terminpläne und Kosten abgeleitet werden.

Unabhängig davon, welche Darstellungsweise man wählt: Der Projektstrukturplan erfasst die Arbeit in einem Projekt. Er bildet jede noch so kleine Aufgabe ab und strukturiert damit das gesamte Vorhaben.

Warum du eine Projektstruktur brauchst erfährst Du im nächsten Teil der Serie zur Projektstrukturierung.


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Projektstruktur: Die Mutter aller Instrumente

Dieser Artikel ist Teil 1 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Die Projektstruktur ist eines der wichtigsten und wirkungsvollsten Instrumente im Projektmanagement. In meinen Seminaren werde ich immer wieder gefragt: „Was ist denn dein wichtigstes Instrument im Projektmanagement? Wenn du alles andere weglassen müsstest, was würdest du behalten?“ Meine Antwort ist in der Regel: “Die Projektstruktur.” Ich erstelle für jedes Projekt, und sei es noch so klein, eine ordentliche Struktur. Sie ist die erste und wichtigste Planungsgrundlage – die Mutter aller Instrumente.

In der Praxis selten eingesetzt

Ich beobachte oft, dass die Bezeichnung in den Unternehmen sehr willkürlich benutzt wird. Gelegentlich verwendet man den Begriff für die Zusammensetzung des Teams, ähnlich wie bei einem Organigramm. Manchmal wird auch eine Multiprojektliste so genannt, also die Übersicht über die laufenden oder anstehenden Projekte. Ich habe in den vergangenen Jahren einiges dazu gesehen und wirklich das Wenigste davon hat etwas mit der tatsächlichen Struktur eines Projektes zu tun. 

Was eine Projektstruktur wirklich ist

Eine Projektstruktur stellt alle Aufgaben, alle Arbeiten, die in einem Projekt anfallen, vollständig dar. Die Betonung liegt auf vollständig. Sie ist die Grundlage aller folgenden Aufgaben. Was hier nicht abgebildet ist, wird später sehr wahrscheinlich vergessen – wenn der Terminplan erstellt wird, Verantwortliche für Arbeitspakete gesucht und Kosten abgeleitet werden.

Die Projektstruktur ist für mich immer die Ausgangslage, das allererste, was zu tun ist, wenn ich ein Projekt aufplane. Auf dieser Basis und von hier aus folgen die weiteren Schritte. Wenn ich alle Arbeitspakete und Aufgaben vollständig erfasst habe, kann ich beginnen, diese zu terminieren und den Terminplan abzuleiten, dann die Projektkosten und das Projektbudget zu ermitteln. Wenn ich weiß, welche Aufgaben genau anstehen, kann ich passgenau das Projektteam zusammenstellen. Denn dann weiß ich ganz genau, für welche Aufgabe ich jemanden brauche und wie lange und mit welchem Aufwand. Mit einer guten Projektstruktur habe ich eine deutlich bessere Grundlage für eine stabile und realitätsnahe Projektplanung.

Dargestellt wird eine Projektstruktur im sogenannten Projektstrukturplan. Mehr dazu erfährst du in meinem nächsten Blogbeitrag.


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