Der Projektstrukturplan: Den Überblick im Projekt behalten

Der Projektstrukturplan ist eines der wichtigsten und wirkungsvollsten Instrumente im Projektmanagement.

In meinen Seminaren werde ich immer wieder gefragt: „Was ist denn dein wichtigstes Instrument im Projektmanagement? Wenn du alles andere weglassen müsstest, was würdest du behalten?“ Meine Antwort ist in der Regel: Der Projektstrukturplan!

Ich erstelle für jedes Projekt, und sei es noch so klein, eine ordentliche Struktur. Sie ist die erste und wichtigste Planungsgrundlage, sozusagen die Mutter aller Instrumente.

In der Praxis leider selten eingesetzt

Ich beobachte oft, dass die Bezeichnung Projektstrukturplan oder auch Projektstruktur in den Unternehmen sehr willkürlich benutzt wird.

Gelegentlich verwendet man den Begriff für die Zusammensetzung des Teams, ähnlich wie bei einem Organigramm. Manchmal wird auch eine Multiprojektliste so genannt, also die Übersicht über die laufenden oder anstehenden Projekte.

Ich habe in den vergangenen Jahren einiges dazu gesehen und wirklich das Wenigste davon hat etwas mit der tatsächlichen Struktur eines Projektes zu tun. 

Was ist nun ein Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan stellt alle Aufgaben, alle Arbeiten, die in einem Projekt anfallen, vollständig dar. Die Betonung liegt auf vollständig. Sie ist die Grundlage aller folgenden Aufgaben. Was hier nicht abgebildet ist, wird später sehr wahrscheinlich vergessen, z.B. wenn der Terminplan erstellt wird, Verantwortliche für Arbeitspakete gesucht und Kosten abgeleitet werden.

Die Projektstruktur ist für mich immer die Ausgangslage der weiteren Planungsarbeit, das allererste, was zu tun ist, wenn ich ein Projekt aufplane. Ausgehend von dieser Basis folgen dann die weiteren Schritte.

Wenn ich alle Arbeitspakete und Aufgaben vollständig erfasst habe, kann ich beginnen, diese zu terminieren und den Terminplan abzuleiten, dann die Projektkosten und das Projektbudget zu ermitteln. Wenn ich weiß, welche Aufgaben genau anstehen, kann ich passgenau das Projektteam zusammenstellen. Denn dann weiß ich ganz genau, für welche Aufgabe ich jemanden brauche und wie lange und mit welchem Aufwand.

Mit einer guten Projektstruktur habe ich eine deutlich bessere Grundlage für eine stabile und realitätsnahe Projektplanung.

Der Projektstrukturplan ähnelt sehr einem Organigramm

Von der Art der Darstellung ähnelt der Projektstrukturplan einem Organigramm, beide sehen aus wie ein umgedrehter Baum. Der Stamm ist oben, das ist im Organigramm meistens das Unternehmen, und darunter sind dann die Abteilungen und so weiter abgebildet.

Aber Achtung: Das Organigramm stellt dar, wie eine Organisation funktioniert. Also: Wer ist wessen Chef? Welche Abteilungen besitzen wir? Wie ist bei uns die disziplinarische Weisungsbefugnis organisiert? Und in den Kästchen im Organigramm stehen in der Regel Abteilungsbezeichnungen und Personen.

Im Projektstrukturplan steht Arbeit

Im Projektstrukturplan dagegen steht etwas anderes in den Kästchen: Arbeit! Es stehen keine Personen oder Abteilungen drin, sondern eben Arbeit!

Das ist der wesentliche Unterschied, auch wenn die Darstellungsformen sich ähneln. Später mögen Abteilungen und Personen in der Darstellung hinzukommen, nämlich dann, wenn man die Aufgaben verteilt. Aber wichtig ist, dass zunächst die Arbeit, die Aufgaben möglichst präzise definiert und abgebildet werden.

Neben der Baumdarstellung gibt es noch eine andere Möglichkeit, eine Projektstruktur abzubilden: die strukturierte Tabelle, also eine tabellarische Darstellung. Hier wird der Projektstrukturplan in eine eingerückte, strukturierte Tabellenform gebracht. Diese Darstellungsform bietet sich an, wenn im nächsten Schritt Terminpläne und Kosten abgeleitet werden.

Unabhängig davon, welche Darstellungsweise man wählt: Der Projektstrukturplan erfasst die Arbeit in einem Projekt. Er bildet jede noch so kleine Aufgabe ab und strukturiert damit das gesamte Vorhaben.

Teilprojekte und Arbeitspakete

Die erste Ebene eines Projektstrukturplanes sind dann die sogenannten Teilprojekte. Unterhalb der Teilprojekte finden sich die Arbeitspakete wieder.

In manchen Projekten reichen diese zwei Ebenen nicht aus, da das Projekt größer und komplizierter ist. Man kann dann weitere Ebenen der Strukturierung einführen (z.B. Haupt-Arbeitspakete, Unterarbeitespakete, etc.). Ziel ist es dabei immer eine möglichst gute Struktur für das Projekt zu finden.

Es gibt vier Strukturierungs-Möglichkeiten

Es gibt grundsätzlich 4 grundsätzliche Möglichkeiten bzw. Arten einen Projektstrukturplan zu strukturieren:

  • Phasen-/ ablauforientiert:
    Die Teilprojekte ergeben sich aus den Phasen des Projektes. Darunter sind dann jeweils die Arbeitspakete der jeweiligen Projektphase einsortiert. Diese Strukturierungsart wird oft verwendet, wenn das Projekt noch nicht so gut überblickt wird.
  • Objektorientiert:
    Die Teilprojekte sind dabei physische Objekte  (z.B. bei einem Fahrzeugzeugprojekt: Fahrwerk, Antrieb, Interieur, Sicherheitssysteme, etc.). Diese Strukturierungs-Art wird sehr oft in Bauprojekten verwendet (da sind die Objekte dann die Gewerke)
  • Funktionsorientiert:
    Die Teilprojekte ergeben sich aus den am Projekt beteiligten Funktionsbereichen (z.B. Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, etc.). Diese Art der Strukturierung verwende ich oft in  Produktentwicklungsprojekten.
  • Gemischtorientiert:
    Die gemischtorientierte Form der Projektstrukturierung kombiniert die oben genannten Strukturierungsformen miteinander.

3 gute Gründe für einen Projektstrukturplan

Es gibt für mich drei gute Gründe, warum ich in meinen Projekten immer eine Projektstruktur erstelle.

Vollständigkeit

Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasst habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder nur ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant? Das passiert dann, wenn Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen – oder manchmal auch bewusst ignoriert – werden.

Erst vor Kurzem habe ich ein Projekt in einer kritischen Phase übernommen. Und was habe ich dort festgestellt? In der Planung war die komplette Qualifikation des zu entwickelnden Produktes nicht im Projektstrukturplan (die gab es zu dem Zeitpunkt noch gar nicht), aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt. Dabei ist offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist. Selbstredend bedeutet das einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage und Kosten.

Transparenz

Wenn ich alle Arbeitspakete definiert habe, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen. Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es deutlich leichter, in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass an allem gearbeitet wird und ich regelmäßig eine Rückmeldung bekomme.

Planungsgrundlage

Die Projektstruktur ist für mich der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte. Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, kann ich diese terminieren, die Projektkosten und das Projektbudget ableiten und das Team zusammenstellen. Ich habe mir einer Projektstruktur eine deutlich bessere Grundlage, ein Projekt so zu planen, das es stabil und richtig ist, also der Realität entspricht.

Der Nutzen wird in der Praxis oft unterschätzt

Meiner Erfahrung nach wird in der Praxis zu wenig Zeit in eine gute Projektstruktur investiert. Viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben.

Wenn ich frage: „Was ist als nächstes zu tun?“, dann bekomme ich meistens die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus hat keiner einen Überblick. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann.

Mit einem Projektstrukturplan als Planungsgrundlage würde das nicht passieren

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