PMMB002: In 5 Schritten zum Terminplan

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In dieser Episode erkläre ich Dir meine 5 Schritte, die ich gehe um einen vollständigen und guten Termin aufzubauen.

Kein Projekt kommt ohne einen Terminplan aus. Dabei sollte ein guter Terminplan die folgende Anforderungen erfüllen:

  • eine Aussage zum Fertigstellungsdatum liefern
  • die Vorgehensweise des Projektteams zur Lösungsfindung abbilden
  • das Projekt steuerbar machen.

Wie Du einen Terminplan aufbaust, erfährst Du in dieser Episode, die ich wie folgt gegliedert habe:

  • Was ist überhaupt ein Terminplan?
  • Warum brauchst Du einen Terminplan?
  • Meine 5 Schritte zum Terminplan
  • Meine Tipps und Tricks beim Erstellen eines Terminplans
  • Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

 Themen, die ich in der Episode erwähne:

Beispiel Gantt-Diagramm/ Terminplan

Beispiel Gantt-Diagramm/ Terminplan (erstellt mit ProjectLibre)

  •  ProjectLibre, die Open Source-Software, die ich gelegentlich verwende, wenn ich ein kostenloses Terminplanungs-Tool benötige, findest du unter projectlibre.de oder projectlibre.org
  • Microsoft Project ist die Profi-Alterantive vom Marktführer, die du auf der Produktseite von Microsoft findest

In 5 Schritten zum Terminplan

Über die Projektstruktur hatten wir ja schon in der letzten Episode gesprochen. Ich hatte gesagt, die Projektstruktur ist etwas, dass ich immer in meinen Projekten habe. Jedem meiner Projekte erstelle ich eine Projektstruktur und mit dem Terminplan ist es eigentlich so ähnlich. Ich habe ihn nicht immer in der gleichen Detaillierung. Ich habe ihn nicht immer in der gleichen Pracht, aber ich denke, dass gerade in technischen Projekten, aus meiner Sicht, kein so ein Projekt abzuwickeln ist, ohne dass wir einen Terminplan vorliegen haben.

Termine sollen eingehalten werden

Wenn ich mit meinen Kunden über Projektmanagement spreche, dann fällt mir immer wieder auf, dass gerade in so technischen Projekten, Termine einzuhalten das A und O ist. Und ich würde fast sogar sagen, dass es wichtiger ist, als den Kostenrahmen einzuhalten. Und gleichzeitig ist dann aber das, was ich, wenn ich mal in die Projekte reinschaue, was mir gezeigt wird, als Terminplan, was ich dort zu sehen bekomme, eigentlich aus meiner Sicht nicht wirklich dazu geeignet, um A das Projekt zu steuern und B eine vernünftige Aussage über den Fertigstellungstermin zu machen. Und gerade das sind die Dinge, die aus meiner Sicht am Wesentlichsten sind für einen Terminplan. Grund genug also, dass wir uns hier im Podcast mal mit dem Thema Terminplan und Terminplanung auseinandersetzen.

In dieser Episode bearbeite ich die folgenden Themen:

  • Was ist überhaupt ein Terminplan?
  • Warum brauchst Du einen Terminplan?
  • Meine 5 Schritte zum Terminplan
  • Meine Tipps und Tricks beim Erstellen eines Terminplans
  • Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Ich werde also mein kleines Schatzkästchen aufmachen. Dinge, die ich mir immer zu Rate ziehe, wenn ich Terminpläne erstelle.

Was ein Terminplan leisten muss

Was ist nun ein Terminplan? Ich habe leider keine schöne Definition für dich, die ich dir jetzt vorlesen könnte und dann ist für uns alles klar und dann können wir eigentlich hier auch schon aufhören. Aber ich denke, wir fangen mal vielleicht damit an zu diskutieren, was denn so ein Terminplan leisten muss.

  • Er muss aus meiner Sicht darstellen, wie im Projekt vorgegangen werden soll. Also welcher Lösungsweg das Projektteam gewählt hat, um den Projektauftrag zu erfüllen.
  • Er muss eine Aussage darauf geben oder auf die Frage geben, wann denn das Projekt beendet ist und was da abgeliefert wird.
  • Und er muss, glaube ich, eine Aussage leisten, wie lange die einzelnen Schritte dauern.
  • Und vielleicht auch noch, wenn er gut gemacht ist, wer denn die einzelnen Schritte im Projekt jeweils erledigt.
  • Und er muss es mir ermöglichen, als Projektleiter, dass ich in der Lage bin das Projekt zu verfolgen.
    Ich möchte also wissen, wo wir stehen. Ich möchte wissen, ob wir unsere Ziele erreichen und wenn ja, wann? Und ich möchte auch immer sofort sehen, wann wir denn eigentlich fertig sind.

Anforderungen an einen Terminplan

  • Und dafür muss ein Terminplan so ein paar Eigenschaften haben.
  • Er muss, aus meiner Sicht, vollständig sein. Das Thema Vollständigkeit haben wir ja schon mal diskutiert in der letzten Episode, als wir über die Projektstruktur gesprochen haben. Er muss also alles abdecken, was wir im Projekt erledigen wollen.
  • Er muss realistisch sein. Ich glaube, das ist selbstredend.
  • Er muss also Dauern oder eine Projektdauer abbilden, die wirklich zu erreichen ist. In ganz vielen Projekten ist das leider nicht der Fall.
  • Und er muss abgestimmt sein. Das heißt, er muss, aus meiner Sicht, von allen Team-Mitgliedern auch getragen werden.

Also eine Menge Anforderungen an so einen Terminplan.

Gantt-Diagramm oder Balkenplan

Wie sieht denn nun so ein Terminplan aus? Die Form, die du in der Regel kennst und die auch in der Regel da gewählt ist, das ist ein Balken-Diagramm oder ein Gantt-Diagramm. Der Begriff Gantt kommt vom Herrn Gantt, der diese Art der Darstellung so um 1900 irgendwann erfunden beziehungsweise entwickelt hat.

Und in so einem Balkenplan wird eben jeder Vorgang, jede Tätigkeit, die im Projekt zu erledigen ist, mit einem farbigen Balken dargestellt. Das heißt, alles, was zu tun ist, ist ein farbiger Balken, ein Strich, wenn man so will. Die Länge des Balkens gibt dabei die Dauer wieder, also je länger ein Balken ist, desto länger der Vorgang, ist dabei linear. Also ein Tag ist zum Beispiel ein Zentimeter lang. Fünf Tage sind fünf Zentimeter lang.

Diese Balken sind miteinander verknüpft. Das heißt, sie folgen aufeinander, so wie eben bestimmte Tätigkeiten im Projekt aufeinander auch folgen. Also eigentlich ganz einfach, und das Gantt-Diagramm liefert eben eine super visuelle Sicht des Ablaufes des Projektes, und man kann sofort sehen, wie lang bestimmte Dinge dauern, wie sie zusammenhängen und naja, wenn man von ganz links nach ganz rechts geht, dann hat man eben auch die Projektdauer.

Netzplan und Terminplan

Es gibt noch eine zweite Darstellungsform. Den Netzplan. Ist aber, aus meiner Sicht, bei weitem nicht so gut geeignet das Projekt darzustellen. Er ist nicht so visuell und ist auch nicht wirklich dazu geeignet ein Projekt zu verfolgen. Darfst du gerne mal googeln. Ich glaube, du musst dich aber nicht weiter mit einem Netzplan beschäftigen.

Also aus solch einem Plan wird dann ein Terminplan, wenn ich noch ein Datum hinschreibe. Das heißt, ich ordne jetzt jedem Vorgang ein Datum zu, wann denn an diesem Vorgang begonnen wird zu arbeiten. Ich habe vorhin schon gesagt, jeder dieser Balken hat eine Länge, das heißt, der hat auch eine Dauer und damit ergibt sich quasi auch das Datum, wann dieser Vorgang beendet werden soll. Wenn ich das habe, also alle Vorgänge dargestellt mit Balken, ich habe eine Dauer und die sind mit einander verknüpft und ich habe jedem noch ein Datum zugeordnet, dann habe ich einen Terminplan. Ich werde dir ein kleines Bild in den Shownotes verlinken, damit du so einen optischen Eindruck bekommst, wie denn so ein Terminplan ausschaut.

Warum brauchen wir einen Terminplan?

Ja. Warum brauchst du denn nun so einen Terminplan? Warum ist es aus meiner Sicht notwendig, so einen Terminplan zu haben?

Ich habe es in der Einleitung schon ein bisschen angerissen. Aus meiner Sicht gibt es drei gute, drei große Gründe, warum wir in unseren Projekten einen Terminplan haben sollten.

1. Information zur Gesamtdauer und zum Projektende

Für den Auftraggeber ist besonders eine Aussage zum Projektende wichtig. Dein Auftraggeber, dein Kunde, dein Projektteam, wer auch immer, möchte eine Aussage darüber haben, wann sind wir denn fertig. Ohne eine solide Aussage zu machen, wann wir das Ergebnis unseres Projektes, eine Maschine, einen Antrieb, eine Steuerung, eine Software, was auch immer, wirklich liefern wollen, ist heute kein Projekt mehr zu verkaufen, weder nach innen, noch an einen externen Kunden.

2. Steuerung des Projektes

Der Terminplan erlaubt dir dein Projekt zu steuern. Wichtig, und ich glaube, das ist uns allen klar, aber man muss es tatsächlich noch mal sagen, kein Projekt läuft so ab, wie es beim ersten Plan aufgeschrieben wurde. Das ist völliger Humbug zu glauben, wir machen einen Plan und das Projekt wird exakt so ablaufen. Änderung ist der Normalzustand im Projekt. Dinge passieren. Sachen, die man vorgehabt, klappen nicht aufs erste Mal. Entwicklungsergebnisse sind nicht so, wie man das haben möchte. Der Lieferant kommt später als geplant. Das, was geliefert wird, ist nicht in diesem Zustand, wie man das vorgesehen hatte und so weiter und so fort. Ich denke, daraus machen wir mal irgendwann eine extra Episode hier im Podcast.

Aber um mit dieser ständigen Änderung im Projekt umzugehen, um dann Handwerkszeug zu haben, brauche ich als Projektleiter oder als Projektteam, erstmal eine Planung, um zu erkennen, ob das, was da passiert, ob dieses Risiko, das da eingetreten ist, ob das überhaupt ein Problem darstellt und wie groß das Problem ist. Und was ich denn vielleicht als Gegenmaßnahme einleiten kann.

Ohne einen Terminplan vor mir liegen zu haben, ist es, aus meiner Sicht, nahezu unmöglich hier agieren zu können. Ganz verrückt, in den allermeisten Unternehmen habe ich leider keine wirklich guten Terminpläne gefunden, und dennoch wird mit diesen äußeren Umständen, die irgendwie auf das Projekt einwirken, umgegangen. Naja, das Ergebnis: die Qualität des Ergebnisses haben viele von euch wahrscheinlich schon am eigenen Leib erfahren. Also wir brauchen, aus meiner Sicht, ganz zwingend einen Terminplan, um in der Lage zu sein, das Projekt auch wirklich zu steuern.

3. Transparenz für Entscheidungen

Ohne eine Terminplanung ist zum Beispiel nicht wirklich klar, wann ich einen Entwickler, einen Konstrukteur, einen Fertigungsplaner wirklich brauche. Um zu so etwas zu kommen, wie einer Ressourcen-Freigabe, einer Zusage einer Mitarbeit von Mitarbeitern einer anderen Abteilung, brauche ich die Information, naja, wann brauche ich denn den Menschen und für wie lange? Und was soll der in meinem Projekt denn überhaupt tun?

Das sind alles Fragen, auf die mein Terminplan eine Antwort liefern kann. Ohne so eine Planung kann ich keine vernünftige Diskussion führen, und ich bekomme dann auch keine wirklich guten Entscheidungen hinterher. Du siehst also, es gibt wirklich gute Gründe, die dafürsprechen, einen Terminplan in deinem Projekt aufzusetzen, und ja nicht nur das Projekt selbst wird profitieren, sondern auch dein Unternehmen beziehungsweise deine Abteilung, also das um dich herum wird von der Terminplanung, von einer guten Terminplanung profitieren.

5 Schritte zur Erstellung eines Terminplanes

Dann kommen wir doch mal zu meinen fünf Schritten, die ich in der Regel gehe, um zu einem Terminplan zu kommen. Ich werde sie dir zunächst mal alle nennen. Es sind eigentlich sechs. Der letzte ist so ein bisschen angehängt. Dann werden wir, glaube ich, Schritt für Schritt noch mal drauf eingehen. Also meine fünf Schritte sind:

  1. Erstelle dir eine Projektstruktur.
  2. Übertrage diese Projektstruktur von der Baumdarstellung in eine tabellarische Darstellung und verwende dazu ein Terminplanungstool.
  3. Brich die Arbeitspakete, die du hast in Vorgänge, in Tätigkeiten, in Aktivitäten runter.
  4. Bring dann diese Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander.
  5. Überlege dir, wie lange dauern die Vorgänge
  6. Setze einen Starttermin

Relativ einfach, wenn ich sie dir so runter erzähle und wenn du so überlegst, naja, der erzählt mir doch etwas, was ich eigentlich schon weiß. Ja. Das mag sein. Ich dekonstruiere da so einen Planungsprozess in seine Einzelteile. Ich glaube, es hilft aber zu verstehen, was wir da eigentlich tun, um hinterher einen besseren Terminplan zu kommen. Okay. Gehen wir es mal durch

1. Erstellen einer Projektstruktur

Wie wir das machen, warum wir das machen, haben wir, glaube ich, in der letzten Episode schon diskutiert. Noch mal, um es vielleicht in Erinnerung zu holen. Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alles abbilden, alle Aktivitäten, alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Ich glaube, das ist so die Hauptanforderung, die ich in einer Projektstruktur habe. Und ich habe in der letzten Episode schon gesagt, für mich ist die Projektstruktur die Ausgangslage für ganz viele weitere Planungsschritte, eben auch für eine Terminplanung. Mir fällt es extrem schwer eine Terminplanung und einen Terminplan auszuarbeiten, ohne eine Projektstruktur zu haben, die ich dann quasi übernehmen kann.

2. Projektstruktur in tabellarische Darstellung überführen

Warum übertragen wir erstmal die Projektstruktur? Ich möchte sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, was in der Projektstruktur enthalten ist, auch im Terminplan enthalten ist. Und jetzt hat die Projektstruktur diese Baumdarstellung, die du ja schon kennst, und ein Terminplan, wir haben vorhin das Gantt-Diagramm besprochen, ist eher so eine zeilenorientierte Darstellung. Also jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet, um noch ein besseres Bild zu gucken, schau bitte einfach in die Shownotes, wirst du das sehen, ich muss also, um Vollständigkeit zu gewährleisten, das Ganze erstmal übertragen.

Also alle Arbeitspakete, alle Teilprojekte in dein Terminplanungs-Tool übertragen. Und ich verwende einfach immer die gleiche Struktur. Dann finde ich mich auch wieder zurecht. Ohne Tool kommst du an dieser Stelle nur sehr, sehr, sehr schwierig weiter. Selbstverständlich ist es möglich, einen Terminplan mit einem Blatt Papier herzustellen. Und sind wir mal ganz ehrlich, die Amerikaner sind auf den Mond geflogen und haben die ganze Planung an großen Magnetwänden, an Magnet-Tafeln gemacht. Das geht natürlich. Ist aber nicht mehr etwas, womit wir heute wirklich arbeiten wollen.

Das heißt, du kommst nicht um ein Terminplanungstool rum. Also das klassische Tool, das klassische Instrument wäre Microsoft Project, vor dem ganz, ganz viele zurückschrecken. Auch etwas, wo ich in Zukunft noch eine Episode machen werde. Microsoft Project kann alles, was du brauchst. Es kann aber noch viel, viel, viel, viel mehr und selbst ich nutze ungefähr nur 20 bis 30 Prozent dessen, was Project kann. Den Rest lasse ich so ein bisschen außen vor.

Es gibt noch freie Software, zum Beispiel Project Libre, die ich dir empfehlen kann. Die ich auch schon bei Kunden verwendet habe. Kann genau das gleiche, wie MS Project, ist ein bisschen leichter zu bedienen. Also ohne Tool kommst du an dieser Stelle nicht weiter. Das heißt, du brauchst Software-Unterstützung. Vor allem später, wenn wir dann das Projekt auch verfolgen wollen. Und der Schritt zwei ist eben die Projektstruktur in dein Terminplanungs-Tool zu übertragen.

3. Arbeitspakete in Vorgänge herunter brechen

Ein Arbeitspaket ist, wenn es in der Regel objektorientiert gestaltet ist, ist nichts, was du tun kannst. Ein Arbeitspaket wäre zum Beispiel eine Leistungsplatine. Der Begriff Leistungslinie wäre ein Arbeitspaket. Oder Fertigungsplanung. Das wäre zum Beispiel ein Arbeitspaket, das man üblicherweise in einer Projektstruktur finden würde. Damit kann ich aber nichts tun. Und in einem Terminplan organisiere ich Tätigkeiten, Aktivitäten.

Also muss ich das Arbeitspaket runterbrechen. Ich muss mir also überlegen, welche Dinge muss ich denn tun, welche Schritte muss ich denn nacheinander abarbeiten, bearbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen. Das heißt, ich muss nun Schritt für Schritt durch alle meine Arbeitspakete durchgehen und muss mir überlegen, was sind denn die Aktivitäten, nennt man das, die Vorgänge, so der Begriff kommt aus MS Project, was sind denn diese Dinge, die ich da tun muss, um dieses Arbeitspaket zu erledigen. Und du erkennst immer dann, dass du das gut gemacht hast, wenn du in deinen Aktivitäten ein Verb drin hast. Also Lastenheft prüfen, Fertigungsplanung erstellen. Da hast du ein Verb drin, jetzt bist du auf der Tätigkeitsebene.

4. Vorgänge in logische Beziehungen zueinander bringen

Wir haben zunächst mal identifiziert, was wir denn alles tun wollen. Und jetzt müssen wir uns überlegen, wie hängen die Dinge denn zusammen? Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material soll der Prototyp sein. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung habe für das Teil, das dort gegossen werden soll.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich eben bestimmte Abläufe ergeben. Und du musst nun dein Projekt einmal durchdenken, jedes Arbeitspaket durchdenken und musst dir überlegen, welche logischen Verknüpfungen gibt es da. In welcher Beziehung stehen die denn zueinander.

Und die gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein. In MS Project gibt es dafür zum Beispiel eine Spalte, in der du eine Zahl eingeben kannst und diese Zahl entspricht der Zeilennummer eines anderen Vorgangs. Diese Spalte ist benannt mit Vorgänge und damit ordnen sich also diese Vorgänge in einer logischen Beziehung zueinander. Wenn du nun das hast, dann hast du so ein Geflecht an Vorgängen, die sich aus den Arbeitspaketen ableiten und du musst dir nun so zum Schluss noch die Frage stellen, naja, wie lange dauert denn das? Wie lange dauert mein Projekt? Und das lässt sich eben ableiten aus der Antwort auf die Frage, wie lange dauert denn jeder einzelne Vorgang?

5. Dauer der Vorgänge festlegen

Das heißt, im letzten Schritt gehst du nun durch dein Projekt durch, schaust dir alle Vorgänge, alle Aktivitäten an und überlegst dir, wie lange denn jeder einzelne dauert. Und so ergibt sich aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen eben Stück für Stück dein Terminplan. Du bist nun in der Lage, genau dies, was wir vorhin so als Anforderungen für einen Terminplan diskutiert haben, nämlich er muss den Lösungsweg darstellen, er muss sagen, wann sind wir denn zu Ende. Das wird dann genau geliefert, wenn du diese Schritte durchgegangen bist.

6. Starttermin festlegen

Und ganz zum Schluss, das ist so das Anhängsel, setzt du noch einen Start-Termin. Also das Ganze beginnt irgendwann. Du wirst beginnen zu arbeiten zu einem speziellen Datum. Das heißt, du musst nun deinem Terminplan noch mitgeben, an diesem, jenem Tag beginnen wir mit der ersten Aktivität und du wirst dann sehen, aufgrund der logischen Verknüpfungen, aufgrund des Start-Termins und aufgrund der Dauern, wird jedem einzelnen Vorgang nun ein Datum zusortiert. Und jetzt kannst du zum Beispiel auch durchs Unternehmen gehen und sagen, ich brauche im Herbst nächsten Jahres brauche ich einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April dieses Jahrs einen Konstrukteur und so weiter und so fort. Und du kannst sagen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource brauchst.

Also gehen wir die fünf Schritte noch mal durch:

  1. Erstelle eine Projektstruktur. Aus meiner Sicht, ich habe sie die Mutter aller Instrumente genannt und ich glaube, damit wird das schon so ein bisschen klarer, einer der wesentlichen Ausgangspunkte für die nächsten Planungsschritte.
  2. Bring diese Projektstruktur in ein Terminplanungs-Tool. Überführe es von der Baumdarstellung in eine Tabelle.
  3. Komm auf die Vorgangsebene. Das heißt, geh durch deine Arbeitspakete durch und überlege dir, was sind die Vorgänge, die dahinterstecken. Was sind die Aktivitäten, die jeweils dahinterstecken.
  4. Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander. Sorge dafür, dass die Abläufe klar werden
  5. Schau dir dann an, wie lange diese Vorgänge dauern.
  6. Startdatum setzen

Dann hast du, aus meiner Sicht, einen Terminplan, der vollständig ist, der wahrscheinlich sehr realistisch ist und der eben genutzt werden kann, um A das Projekt weiter zu verfolgen und B weitere Dinge im Projektmanagement zu tun.

Tipps und Tricks zum Terminplan erstellen

Viele, viele Fragen kommen in der Regel in diesem Moment auf. Probleme, die sich auf tun beim Erstellen eines Terminplans. Und ich möchte dir so ein bisschen meine Tipps und Tricks an die Hand geben, wie ich denn mit diesen Fragen, mit diesen Problemen normalerweise umgehe.

Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

Die erste Frage ist normalerweise, die Frage nach der Detaillierung. Ich habe ja gesagt, wir wollen die Arbeitspakete runterbrechen in Vorgänge, in Aktivitäten und du kannst dir natürlich vorstellen, das ist ein bisschen Aufwand. Das ist Arbeit. Und ich habe, um dir vielleicht mal so ein Gefühl dafür zu geben, wenn ich ein Projekt vor mir habe, das noch so ein Jahr geht, eineinhalb Jahre geht, dann habe ich in der Regel irgendwas zwischen 300, 400, manchmal auch 500 Vorgänge da drinstehen. So ungefähr die Menge an Vorgängen, die ich in solchen Terminplänen habe. Und das ist schon ein gutes Stück detailliert.

So, wenn ich jetzt mit meinen Projektleitern oder auch mal mit Teilnehmern im Seminar über Detaillierung spreche, dann bekomme ich ganz oft die Antwort, wenn ich sage, „ja, wie detailliert sollen wir das denn nun machen?“, die Antwort, „naja so detailliert, wie nötig und so grob, wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht falsch, aber es bringt uns auch nicht weiter.

Deswegen habe ich für mich so ein paar Faustregeln zusammengestellt, die mir auch helfen, da so ein bisschen mir Orientierung zu geben:

In der Zukunft gröber planen

Vorgänge, die eher am Ende des Projektes sind, also von heute aus gesehen in fernerer Zukunft, die plane ich in der Regel gröber. Und Vorgänge, die jetzt direkt anstehen, die die nächsten Monate anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase sind, die plane ich in der Regel etwas detaillierter. Und wenn ich dann voranschreite im Projekt, werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Wichtig ist mir, wir haben im Terminplan Vorgänge, nicht Arbeitspakete. Wir planen auf Vorgangsebene. Und das gibt ja schon mal so eine erste Detaillierung vor. Ich glaube nicht, dass Arbeitspakete in einer Terminplanung, als letzte Planungsdetaillierung wirklich ausreichen. Und vielleicht so als Hinweis: Ein Vorgang ist immer dann, glaube ich, ganz gut formuliert, wenn er so ein Ergebnis liefert. Also ein Dokument ist erstellt. Eine Abnahme ist erstellt. Eine Planung ist erstellt. Irgendetwas ist freigegeben. Wir nennen das ergebnisorientierte Planung.

Nicht zu lange Vorgänge planen

Noch ein Tipp an der Stelle.

Meine Vorgänge sind in der Regel nicht länger, als 20 Tage.

Ich bin so ein kleiner Control-Freak, und ich habe meine Projekte ganz gern, man würde sagen, vielleicht eher an der kürzeren Leine, und meine Vorgänge haben meistens, es gibt so ein paar Ausnahmen, die die Regel bestätigen, keine Dauer, die länger als zwanzig Tage ist, weil mir das Risiko, dass in dieser Zeit etwas schiefgeht und ich bekomme es nicht mit, zu groß ist. Grundsätzlich gilt auch, die Detaillierung ist stark abhängig von der Komplexität des Vorhabens auch von der Komplexität der Arbeitspakete. Auch, wie groß du deine Arbeitspakete geschnürt hast, je komplexer ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten darunter.

Unbekannte Arbeitspakete detaillierter planen

Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projekt-Team noch nie gemacht haben, die plane ich in der Regel detaillierter. Das heißt, wir besprechen das durchaus viel detaillierter durch, wie wir hier vorgehen wollen. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich in der Regel gröber.

Und da schließt sich gleich noch so ein weiterer Tipp an. Das sollte so detailliert sein, dass wir in der Lage sind, Dauern von Vorgängen gut abzuschätzen. Da kommt auch so ein Stück weit meine 20-Tage-Regel her, weil ich festgestellt habe, dass sich der Schätzfehler in großen Vorgängen deutlich größer ist, als wenn wir eben kleinteiliger sind. Und auch ganz ehrlich, es hat auch was mit Vertrauen zu tun. Wenn ich mit Teams zusammenarbeite, mit denen ich in der Vergangenheit gute Erfahrungen gemacht habe, denen ich vertraue, da habe ich in der Regel eine Planung, die nicht so detailliert ist, wie mit Teams, die ich noch nicht kenne.

Planen ist doch zu viel Aufand

Eine weitere Frage, die beim Erstellen von Terminplänen immer hochkommt, ist die Frage nach dem Aufwand. Ganz oft diskutiere ich mit meinen Teilnehmern im Seminar genau diesen Punkt und dann kommt dann die Frage, „Jörg, ist das nicht furchtbar aufwändig, so einen Terminplan zu erstellen. Da fließt doch viel Arbeit rein.“ Ich so, „ja, selbstverständlich.“ Es ist mehr Aufwand einen Terminplan zu erstellen, wie ihn nicht zu erstellen. Ich glaube, das ist offensichtlich.

Wir haben vorhin aber schon diskutiert, welcher Nutzen da dagegen steht, und ich denke, dass es eben Sinn macht darüber nachzudenken, wie man den Aufwand und den Nutzen, der damit einhergeht in ein vernünftiges Verhältnis zu bringen. Und da möchte ich dir so einen kleinen Tipp geben.

In kleinen Prozessketten denken

Ich arbeite, wenn ich einen Terminplan erstelle, immer mit so einer kleinen Methode, um den Aufwand ein bisschen zu reduzieren. Ich schaue mir Arbeitspakete an, die sehr, sehr ähnlich sind und bei denen ähnliche Dinge gemacht werden müssen. Und für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse, kleine Prozessabläufe und verwende die sozusagen als Template, als Vorlage in meinem Terminplan und die tauchen dann immer wieder auf. Also zum Beispiel: Stellen wir uns also mal vor, wir müssen für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen, die wir dann in einer Anlage verknüpfen. Und für jedes dieser Maschinen haben wir ein Arbeitspaket, das heißt Lastenheft. Weil selbstverständlich müssen wir ein Lastenheft schreiben, um diese Maschine dann bei einem Zulieferer beschaffen zu können.

Und ich gehe nun her mit meinem Team und diskutiere zunächst mal dieses Template, diesen Mini-Prozess, der vielleicht so aussehen könnte, um mal bei diesem Beispiel Arbeitspaket Lastenheft zu sein, der wäre dann Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Das heißt, das Ergebnis dieser vier Schritte ist, ich habe ein freigegebenes Lastenheft. Und wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan, also diese vier Vorgänge, in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte rein und ich kann sie dann mit meinem Team effizient eben bewerten, wie lange sie dauern.

Das heißt, ich versuche meinen Aufwand zu reduzieren, indem ich mir Templates, kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder verwende. Das mache ich zum einen jeweils im Projekt, also im gleichen Projekt, aber natürlich auch projektübergreifend. Das heißt, bei mir hat sich natürlich in den vergangenen Jahren so eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen, an Templates angesammelt, die ich immer wieder verwende in meinen Terminplänen, um hier mit möglichst geringem Aufwand ein Gefühl für die Terminplanung zu kriegen oder eine Grundlage für die Terminplanung zu überlegen.

Ein anderes Thema, das beim Aufwand immer hochkommt, ist, dass meine Team-Mitglieder so ein bisschen, wie soll ich sagen, den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu machen. Und da muss ich auch ganz klar sagen, ich sehe es als meine Verantwortung, auch als meine Pflicht als Projektleiter den Terminplan zu führen, und ich tue das auch sozusagen als Dienstleister für mein Projekt-Team, und das reduziert natürlich den Aufwand für mein Team, jetzt die Vorgänge selbst in irgendeinem Terminplanungs-Tool einzutragen.

Ich tue das für die. Warum? A ist es meine Aufgabe. B ich bin viel effizienter darin. Es ist mein tägliches Brot mit einem Tool, wie Microsoft Project zu arbeiten. Ich bin dort einfach viel schneller und deswegen reduzieren wir da einfach auch so ein bisschen den Aufwand fürs Team.

Ohne Tool geht es nicht

Tool ist ein wichtiges Stichwort. Ich habe vorhin gesagt, ohne Tool geht es aus meiner Sicht nicht. Und das ist etwas, an einer Stelle, an der dann viele leider schlucken und sagen, „können wir es denn nicht in Excel zum Beispiel machen?“ Excel hat ja auch Zeilen und da kann man wunderbar Balken machen, indem man eben einzelne Zellen dann farblich markiert und das sieht dann auf den ersten Blick durchaus aus, wie ein Balkenplan. Da gebe ich Recht.

Dennoch, also das jetzt einfach mal so als Aussage:

Microsoft Excel ist kein geeignetes Tool, um einen Terminplan zu erstellen.

Und es ist schon gar nicht geeignet, um später Projekte damit zu verfolgen, weil nämlich Excel ein wesentliches Feature nicht zur Verfügung stellt, dass ein Terminplanungs-Tool zur Verfügung stellt und das ist die automatische Verknüpfung von Vorgängen. Das ist das, was ich vorhin gesagt habe. Das war unser Schritt vier, bring die Vorgänge in eine logische Verknüpfung. Und zwar mache ich das in so einem Tool tatsächlich über eine echte Verknüpfung. Das heißt, da werden Software-intern einzelne Vorgänge miteinander verknüpft und wenn sich der Vorgänger-Vorgang verschiebt, dann verschieben sich die nachfolgenden Vorgänge ebenfalls. Und das kann eben ein Instrument oder ein reines Mal-Tool, wenn ich das Excel dann als Mal-Tool verwende, nicht leisten. Das heißt, ich brauche aus meiner Sicht tatsächlich etwas, dass genau hier an der Stelle unterstützt.

Ein spezielles Tool zur Terminplanung ist wichtig

Der Standard am Markt ist Microsoft Project. Hat aus meiner Sicht extremen Vorteil. Ist eben der Standard. Er kann alles. Microsoft Project kann alles, was du brauchst. Ist aber irre teuer und hat den Nachteil, dass es noch viel mehr kann, als du wirklich brauchst und ist am Anfang, glaube ich, mit den ganzen Funktionen, die den Bediener schlicht weg überfordert.

Es gibt eine kostenlose Open-Source-Alternative, die ich sehr oft empfehle, die ich auch selbst verwende. Das nennt sich Project Libre. Hat aus meiner Sicht den tollen Charme, es kann exakt das, was du brauchst, vor allem, wenn du damit beginnst. Wenn du beginnst dich ernsthaft hinzusetzen und einen guten Terminplan zu machen. Project Libre liefert dir alles, was es können muss. Es ist kostenlos. Es überfährt dich nicht. Es ist an der einen oder anderen Stelle vielleicht nicht ganz so benutzerfreundlich, wie es jetzt dann eine Software von Microsoft wäre, aber es liefert exakt das, was du brauchst.

Es gibt noch weitere Tools selbstverständlich, die ähnliches liefern. Es ist einfach so, dass ich in der Vergangenheit mit Project Libre ziemlich gute Erfahrungen gemacht habe und es an der Stelle, glaube ich, auch empfehlen kann. Ich denke, wir machen vielleicht mal irgendwann eine Episode, wo wir uns um diese ganze Tool-Landschaft kümmern.

Für Akzeptanz der Terminplanung sorgen

Ein weiteres Thema, das man sich anschauen sollte, wenn man Terminpläne macht, ist das Thema der Akzeptanz. Ich habe ganz oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt, „also ich habe jetzt hier einen Terminplan gemacht. Da saß ich auch drei Wochen dran. Der ist gut. Der ist detailliert, aber der wird nicht von meinem Team akzeptiert. Meine Team-Mitglieder sagen, „keine Ahnung, was du da gemacht hast, wir arbeiten so, wie wir arbeiten.“ Und das ist ein großes Problem.

Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Und wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als das, wie das Team arbeitet, wie die Arbeitspakete abgearbeitet werden, dann ist er nicht wirklich wertvoll. Also was kannst du tun, um hier für Akzeptanz zu sorgen?

Erarbeite den Terminplan gemeinsam mit deinem Team. Also setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete. Das ist der ähnliche Tipp, wie wir ihn schon bei der Projektstruktur hatten, arbeitet hier gemeinsam. Arbeite vor. Das reduziert den Aufwand. Ich habe dir vorhin von Mini-Prozessen und Templates erzählt. Arbeite vor, bereite Dinge vor und modifiziere sie dann nur noch im Team. Auch das ist ein gemeinsames Erarbeiten, reduziert aber den Aufwand. Schätze gemeinsam mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, auch die Dauer ab. Es ist nicht zielführend, wenn du deine Abschätzung dort reinpackst. Es muss die gemeinsame Abschätzung sein, auch derer, die da später beteiligt sind. Also ganz zusammengefasst: du musst zu einer Situation kommen, in der das Team von unserem Terminplan spricht und nicht von deinem Terminplan. Das ist so ein kleiner Unterschied im Wording, in der Diskussion, anhand derer du erkennen kannst, wie gut du hier an dem ganzen Thema Akzeptanz gearbeitet hast.

Du hast nun gehört, warum ich glaube, dass es notwendig ist einen Terminplan für ein Projekt zu erstellen. Und ich habe dir auch meine fünf, fünfeinhalb Schritte genannt, wie ich dabei vorgehe. Und auch diese Episode möchte ich wieder mit meinen Fragen für dich zum Weiterdenken abschließen.

Meine Fragen zum Nach- und Weiterdenken

  1. Hast du denn für dein Projekt einen Terminplan, der meinen Anforderungen genügen würde?
  2. Und worin siehst du denn den größten Nutzen eines Terminplans, gerade in deinem Projekt?
  3. Wie gehst du denn vor, wenn du einen Terminplan für dein Projekt erstellst und warum machst du das genau so?

Dein Feedback

Du hast Fragen, Kommentare oder Anregungen zu dieser Episode oder zum Podcast? Dann schreibe mir einfach eine E-Mail an: joerg.walter@projektmanagement-maschinenbau.de

3 Kommentare
  1. Robert Sieber says:

    Hallo Jörg,

    höre ich dieser Folge zu, habe ich den Eindruck, dass Du über komplizierte Projekte sprichst – also Projekte, die vorhersehbar und damit planbar sind. Was ist wenn das Projekt nicht nur bekannt Bausteine zusammensetzt, sondern etwas ganz Neues erschafft? Wenn der Weg zum Ziel unklar / unbekannt ist, wenn vielleicht sogar das Ziel unklar ist und nicht besser definiert werden kann. Also wenn es wirklich komplex wird.

    Da frage ich mich, wie soll ein halbwegs realistischer Zeitplan entstehen? Im agilen Projekt schaffe ich mir in der Regel eine Konstante: Dauer, Aufwand oder Inhalt. Und die anderen zwei sind dann variabel. Also wenn ich das Ziel festlege, aber nicht genau den Weg kenne, dann sind Dauer und Aufwand variabel. Zurre ich den Aufwand fest, dann ist unterliegt das Ergebnis eine Schwankung.

    Damit kam ich beim Hören nicht klar.

    Robert

    Antworten
    • Jörg Walter says:

      Hallo Robert,
      zunächst mal vielen Dank für Deinen Kommentar. Ich versuche mal meine Gedanken zu diesem Thema auszubreiten.

      Ich glaube, dass grundsätzlich bei Projekten der Weg zum Ziel unklar ist (sonst hätten wir nämlich kein Projekt). Bei “leichteren” Projekten ist dieser Weg dann eher einfach zu finden bzw. manchmal sogar offensichtlich (das geht soweit, dass man in der Lage ist den Weg zum Ziel als Produktentstehungsprozess festzuschreiben). Bei anderen Projekten ist der Weg nicht so leicht zu erkennen. Ich darf in diesen Fällen dann gerne mit meinem Projektteam den Weg gemeinsam erarbeiten (ich nenne das dann Projektplanung).

      Ist das Ziel eines Projektes unklar, haben wir aus meiner Sicht zunächst ein ganz anderes, viel grundlegenderes Problem. Warum sollte ich ein Projekt machen, dessen Ziel nicht klar ist? Sehr oft sind wir nur nicht in der Lage das Ziel vollständig zu beschreiben. In diesen Fällen zerteile ich das Projekt in mehrere Phasen und arbeite mit den existierenden Ziel-Teilen. Daraus ergibt sich dann weitere Zielklarheit (oftmals ist das dann ein Vorprojekt). Ich gebe Dir recht: solche Projekte haben in der Regel eine größeren Änderungsgrad in der Vorgehensweise (und damit in der Planung).

      Im Maschinenbau ist es so, dass wir bei Dauer, Kosten und Inhalt leider nicht nur eine Konstante haben, sondern meistens zwei (nämlich Dauer und Inhalt oder Kosten und Inhalt). Das ergibt sich dann jeweils aus der Branchensituation oder der speziellen Aufgabenstellung. Daraus ergeben sich dann natürlich spezielle Problemfelder mit denen sich ein Projektleiter im Maschinenbau auseinandersetzen darf.

      Ich hoffe, meine Gedanken helfen Dir ein wenig weiter.

      Jörg

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  2. Robert says:

    Hallo Jörg,

    danke für Deine Gedanken! Mein Blick ist vor allem durch Softwareentwicklung geprägt. Da habe ich aus meiner Sicht weniger Konstante – vieles ist einfach neu und wurde noch nicht vom Projektteam getan. Bei den Phasen eines unzureichend definierbaren Zieles bin ich bei Dir.

    Robert

    Antworten

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