Mit dem Projektnewsletter alle auf dem Laufenden halten

Zusammenfassung:

Der Projektnewsletter ist ein Instrument, mit dem du unkompliziert im Unternehmen über dein Projekt informieren kannst und gleichzeitig die Hoheit über den Flurfunk bekommst. Das ist gerade bei größeren, politisch aufgeladenen Projekten nützlich.

Wichtig ist dabei, dass Du den Newsletter regelmäßig versendest um Planbarkeit zu erzeugen.

Die Empfänger kannst Du sehr gut aus Deiner Stakeholderanalyse ableiten. Das können dann die folgenden Personenkreise sein:

  • Auftraggeber
  • Bereichsleiter/ Abteilungsleiter
  • ggf. Kunden
  • ggf. Lieferanten

Wichtig: Der Projektnewsletter ersetzt NICHT das Projektreporting oder den Projektstatusbericht.

Inhaltlich kannst Du Dich an Deiner Projektstruktur orientieren. 3-4 Sätze pro Teilprojekt reichen oftmals schon aus. Was ist in den letzten Wochen passiert? Was machen wir als nächstes?

Versuche eine gute Geschichte zu erzählen. So bleiben Deine Informationen im Gedächtnis.

Den Beitrag lieber als Podcast hören?

Hier geht es zur Episode:

Wie Du mit dem Projektnewsletter alle auf dem Laufenden hältst

Nachdem ich im letzten Beitrag vielleicht ein wenig philosophisch wurde, du erinnerst dich, es ging darum, was eigentlich gutes Projektmanagement ausmacht, möchte ich mich dieses mal wieder etwas Handfesterem zuwenden.

Es geht um den Projektnewsletter. Noch nie gehört? Keine Angst, ich möchte dir jetzt nicht meinen Newsletter aufschwatzen. Den kannst du dir ganz alleine auf dieser Seite abonnieren und bekommst dann regelmäßig Impulse zum Projektmanagement, wenn du möchtest. Dazu brauche ich keinen extra Beitrag.

Ein Newsletter für Dein Projekt

Es geht hier vielmehr um einen Newsletter für dein Projekt. Ein Instrument, mit dem du alle auf dem Laufenden halten kannst.

Und so wirst du in diesem Beitrag erfahren

  • Was ist der Projekt-Newsletter
  • Warum und wann du ihn gut einsetzen kannst.
  • Für wen ist er gedacht ist
  • Was da so drinstehen könnte

Regelmäßige Informationen zum Projekt

Was ist denn nun dieser ominöse Newsletter. Ich vermute mal, du hast vielleicht schon eine kleine Idee, was dahinter stecken könnte.

Der Projekt-Newsletter ist eine regelmäßige Information zu deinem Projekt. In der Regel ist es eine E-Mail. Ich verschicke die manchmal einmal pro Woche, manchmal alle zwei oder auch alle vier Wochen.

Mit dieser E-Mail informiere ich über den aktuellen Stand des Projektes. Seine Fortschritte, seine Rückschläge und was gerade wichtig ist und woran gearbeitet wird. Also einfach eine Information zum Projekt.

Der Projektnewsletter ist kein Reporting

Der Projekt-Newsletter kann dabei auf keinen Fall das regelmäßige Projektreporting, das du zum Beispiel eines Projektstatusberichtes machst, ersetzen.

Der Projektstatusbericht ist ja oft sehr formal aufgebaut. Da gibt es zum Beispiel eine Meilensteintrendanalyse, die die Meilensteintermine wiedergibt. Wie du sowas aufbaust, habe ich dir schon mal erklärt. Zusätzlich enthält der Projektstatusbericht  vielleicht auch eine Tabelle mit Top 5 Risiken oder eine Bewertung mit Rot, Gelb, Grün Ampel.

Im Projektnewsletter gibt es mehr Freiheitsgrade

Du siehst, im Projektstatusbericht ist alles klar standardisiert und vorgegeben und oft werden die Daten, die darin eingegeben werden dann im nächsten Schritt im Multiprojektmanagement verwendet und weiter konsolidiert. Da hast du relativ wenig Freiheitsgrade.

Anders ist das im Projektnewsletter, den du ja selbst gestalten kannst. Hier kannst du die Inhalte festlegen, die dir wichtig sind. Was ist dir wichtig? Worauf möchtest du hinweisen? Welches Thema möchtest du ein wenig vertieft darstellen? Im Projektnewsletter hast du hier quasi freie Hand.

Wie kannst Du den Projektnewsletter einsetzen?

Wann setze ich denn diesen Newsletter ein und welchen Nutzen verspreche ich mir davon?

Nun, ich habe den Projekt-Newsletter für mich entdeckt und entwickelt, als ich für ein großes Projekt eine Stakeholder-Analyse gemeinsam mit meinem Team durchgeführt habe. Wie man sowas macht, habe ich dir in der Episode 8 im Podcast erläutert.

Überlege, wen Du informieren möchtest

Und vielleicht erinnerst du dich noch. Es geht darum zunächst mal  zu schauen, wer denn irgendwie vom Projekt betroffen ist, um dann zu schauen, ob derjenige eher positiv dem Projekt gegenüber steht oder nicht und welchen Einfluss er ausüben kann. Und im letzten Schritt legst du dann fest, wie du damit umgehen möchtest.

Bei der Stakeholder-Analyse war das Ergebnis, dass wir eine wirklich große Anzahl von Personen hatten, die dem Projekt ein klein wenig kritisch gegenüber standen, weil sie, und das war unsere Analyse, sehr wenig über das Projekt wussten.

Es war ihnen nicht klar, welchen Nutzen das Projekt für sie haben könnte und warum sie das Projekt unterstützen sollten. Wir wollten das erklären und so um deren Unterstützung werben. Und es handelte sich hauptsächlich dabei um Abteilungsleiter, die eben Personen und Wissen zur Verfügung stellen sollten.

Gut für die Information von Stakeholdern geeignet

Wir haben dann ein wenig hin und her überlegt und dann eben den Newsletter entwickelt. Und es gab fortan regelmäßig eine Information zum Projekt eben an diesen Personenkreis.

Wir haben zunächst Projekt vorgestellt, was erreicht werden soll? Warum das Projekt gemacht wird und was passieren müsste, damit das Projekt auch wirklich ein Erfolg ist?

Positive Reaktionen auf den Projektnewsletter

Und das war nun sehr spannend: wir hatten eine sehr gute Resonanz auf den Newsletter. Es gab extrem viel positive Rückmeldungen, die Empfänger des Newsletters hatten verstanden, um was es ging und fanden es gut auf dem Laufenden gehalten zu werden.

Den Flurfunk beherrschen

Und es gibt noch einen weiteren großen Nutzen. Wir wurden sozusagen Herr über den Flurfunk.

Du kennst das: Manche Projekte, vor allem die, die eher größer sind, heizen oft die Gerüchteküche im Unternehmen an.

Da werden Ergebnisse nicht ganz korrekt interpretiert, eigene Meinung hinzu gepackt und die stille Post tut dann ihr Übriges.

Und mit dem Projektnewsletter hatten wir das im Griff. Wir waren nämlich diejenigen, die Informationen aus erster Hand, also direkt aus dem Projekt heraus geliefert haben und damit waren wir natürlich auch diejenigen, die die Hoheit über die Inhalte hatte und festlegen konnten, was, wann kommuniziert wird.

Der Projektnewsletter hat einen großen Nutzen vor allem bei größeren Projekten

Und du siehst, der Newsletter hat einen großen Nutzen, vor allem bei größeren Projekten, die vielleicht auch noch ein wenig politisch aufgeladen sind. Und ganz ehrlich, wir hätten vermutlich keinen anderen Weg gefunden, diese Menge an betroffenen Personen so regelmäßig zu informieren.

Regelmäßigkeit ist wichtig

Wichtig ist mir an dieser Stelle noch, der Newsletter sollte regelmäßig verschickt werden. Es sollte also planbar für die Empfänger sein. Es muss verlässliche Informationen geben.

Ich mache es oft so, dass ich den Newsletter dann einfach am Freitagnachmittag versende. Nun, da habe ich dann meistens etwas Ruhe zu schreiben und die Empfänger oft auch etwas Ruhe das zu lesen.

Meistens ist das dann die Arbeit neben meiner letzten Tasse Kaffee. Ich verwende den Newsletter, um Marketing für mein Projekt zu machen. Und bei manchen Projekten ist das eben dringend angeraten.

Wer sollte den Projektnewsletter erhalten?

Wer kann denn nun Empfänger des Newsletters sein? Ich sehe da mehrere Möglichkeiten und meistens schaue ich auf meine Stakeholderanalyse, um die Personen zusammenzustellen, an die ich den Newsletter versende.

Das kann zum Beispiel mein Auftraggeber sein und die Mitglieder des Lenkungskreises. Dann sind es oft die Abteilungsleiter, aus deren Bereich ich Mitarbeiter im Projekt habe und manchmal habe ich auch Kunden auf der Empfängerliste. Das hängt sehr stark vom Projekt ab.

Am Besten ist es, du schaust deine Stakeholderanalyse an und überlegst, bei wem die Maßnahme ist, regelmäßig zu informieren. Und das ist dann schon mal ein guter Start für den Empfängerkreis deines Newsletters.

Was sollte ein Projektnewsletter enthalten?

Lass uns doch noch mal gemeinsam überlegen, welche Inhalte solch ein Projektnewsletter haben kann?

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, mich an meine Projektstruktur zu halten. Dort haben wir ja eine Struktur entwickelt, in der wir im Projekt sozusagen denken. Teilprojekte bilden da meist den Rahmen und oft haben wir pro Teilprojekt ja auch einen Verantwortlichen.

Das heißt, ich schreibe meistens so drei bis vier Sätze pro Teilprojekt. Was wurde erledigt, was lief gut, was lief nicht so gut? Und so weiter.

Und manchmal nehme ich mir auch spezielle Themen im Projekt heraus und vertiefe sie ein wenig. Ich nutze den Newsletter, um eine Geschichte zu erzählen und daran richten sich dann eben auch die Inhalte aus. Mit Geschichte meine ich jetzt die Geschichte des Projektes. Also keine trockenen Fakten und Zahlen, sondern eher die Entwicklung des Projektes. Mit einem Blick nach hinten und mit einem Blick nach vorne.

Erzähle eine gute Geschichte

Falls du etwas genauer wissen möchtest, wie ich das mache, dann schaue doch einfach mal in den Shownotes der Podcast-Episode nach. Ich habe dir dort ein, zwei Bücher zum Storytelling zusammengestellt, das ist nämlich die Methode, die ich da verwende. Und diese Story, die Geschichte, die zieht sich dann eben über die einzelnen Newsletter hinweg.

Ich weiß, dass der Newsletter etwas ist, was du vielleicht noch nicht gekannt hast. Und probiere es doch einfach mal aus. Vielleicht kommst du ja ähnlich gut damit zurecht, wie ich das bin.

Meine Fragen zum Nach- und Weiterdenken

Wie immer habe ich auch dieses Mal meine Fragen für dich zum Nach- und Weiterdenken:

  1. Wie informierst du denn heute in deinem Projekt deine Stakeholder?
  2. Und welche Rückmeldungen bekommst du denn dazu?
  3. Wenn du ein Abteilungsleiter deines Unternehmens wärest, welche Information hättest du denn dann gerne über dein Projekt?

Ich hoffe, du konntest auch dieses Mal ein paar Ideen und neues Wissen mitnehmen.

Ich freue mich auf Deine Gedanken und Antworten dazu.