Projektleiterausbildung: So wirds gemacht

Zusammenfassung:

Die Projektleiterausbildung kommt in vielen Unternehmen leider oft zu kurz. Wer Projektmanagement als Profession versteht, darf sich Gedanken machen, was ein Projektleiter alles können sollte und wie er das lernen kann.

Die Fähigkeiten eines Projektleiters habe ich im eBook Die Projektmanagement-Pyramide zusammengestellt:

  • Basisfähigkeiten
  • Zusammenarbeitsfähigkeiten
  • Reflexionsfähigkeiten

Bei der Projektleiterausbildung hat sich bei mir ein 4-stufiges System bewährt:

  1. Grundlagen schaffen
  2. Für Vertiefung sorgen
  3. Zusammenarbeit ermöglichen
  4. Mit sich selbst beschäftigen

Dabei haben sich ein paar Rahmenbedingungen als besonders nützlich erwiesen:

  • Der Projektleiter muss Projektleiter sein wollen
  • Zeit geben
  • Fehler machen dürfen
  • Für Begleitung sorgen

Wenn Sie diese Dinge in der Projektleiterausbildung berücksichtigen, haben Sie gute Chancen richtig gute Projektleiter zu bekommen.

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Projektleiterausbildung: So wirds gemacht

Wenn du ein fleißiger Hörer meines Podcasts bist, dann hast du in den letzten Wochen vielleicht ein wenig verfolgt, womit ich mich denn gerade so beschäftige. Ich habe zum einen einen dreiteiligen Videokurs erarbeitet, den ich nun für einige Zeit ins Netz gestellt hatte und zum anderen habe ich die Projektmanagement-Plattform entwickelt. Eine Online-Plattform, in der ich Raum und Gelegenheit gebe, gutes Projektmanagement zu lernen. Du kannst dir natürlich vorstellen, dass hier sehr viele Überlegungen und Vorbereitungen notwendig waren.

Was braucht ein Projektleiter um ein guter Projektleiter zu werden?

Ich bin dabei immer wieder bei den folgenden Fragen hängen geblieben. Was braucht eigentlich ein Projektleiter um ein guter Projektleiter zu werden? Wie geht man da am besten vor, wann ist Unterstützung notwendig und wann eher nicht und was muss ein Projektleiter eigentlich alles können und welche Fähigkeiten und Eigenschaften sollte er denn haben? Und kann man das überhaupt erlernen?

Kurz gesagt, die Frage, die da über allem schwebt lautet: Wie bildet man eigentlich Projektleiter aus? Ich habe für mich hier einige Antworten gefunden, die ich auch in die Entwicklung der Projektmanagement-Plattform einfließen habe lassen und ich möchte diesen Beitrag dazu nutzen, meine Gedanken und Antworten mit dir zu teilen.

Warum sollte man Projektleiter ausbilden?

Dann beginnen wir doch mal gleich mit der Frage, warum wir eigentlich Projektleiter ausbilden sollten. Ich mache hier in vielen Unternehmen eine ganz spannende Beobachtung. Und zwar immer dann, wenn ich schaue, wer Projektleiter ist und wie der jeweilige Werdegang denn so war. Und sehr oft ist es eben so, dass wir gerade so in technisch geprägten Unternehmen wirklich gute Entwickler haben. Personen mit einem breiten technischen Verständnis, die auch noch gut kommunizieren können, also wirklich fähige und vielseitig begabte Menschen.

Und das sind dann eben auch oft Mitarbeiter, die das Unternehmen gerne weiterentwickeln möchte. Und nur kommt eben leider keine Team- oder Abteilungsleiterposition in Frage aus den unterschiedlichsten Gründen.

Aus guten Entwicklern werden mittelmäßige Projektleiter

Und was wird also gemacht? Na ja, sie werden sozusagen zum Projektleiter befördert. Ich gehe davon aus, dass dir das entweder schon am eigenen Leib widerfahren ist oder dass du das eine oder andere Beispiel kennst. Und wenn wir uns nur mal anschauen, was da genau passiert ist, dann sieht es doch so aus: Jemand, der gute Arbeit geleistet hat, für die er lange Zeit ausgebildet wurde, zum Beispiel an einer Hochschule oder war mehrere Jahre in der Ausbildung, soll nun quasi über Nacht eine neue Arbeitsstelle, eine neue Arbeit antreten, für die er nie ausgebildet wurde. Ziemlich verrückt, wenn man es sich so überlegt, oder? Man fragt sich dann, warum ist das so? Warum merkt das denn keiner?

Projektmanagement ist eine Profession

Ich habe eine relativ einfache Antwort darauf. In den Unternehmen ist aus meiner Sicht eine wichtige, für mich wichtige, Erkenntnis noch nicht wirklich angekommen:

Projektmanagement ist eine eigene Profession.

So ähnlich wie Elektrotechnik, System-Engineering oder das Programmieren von Embedded Systems.

Projektmanagement hat einen eigenen Wissensschatz, benötigt eigene Fähigkeiten und so weiter. Und Projektmanagement muss erlernt werden. Ähnlich wie ich eine Programmiersprache erlerne, um dann eigene Programme entwickeln zu können und zunächst einfache und vielleicht später auch ein bisschen komplexere. Und genauso verhält es sich eben mit Projektmanagement auch. Du siehst, es reicht also nicht aus jemanden zum Projektleiter zu machen. Sondern das ist viel mehr erst der Anfang, der wichtige Teil der folgt noch. Nämlich die spezifische Ausbildung. Das ist nämlich genauso wichtig wie zum Beispiel die Ausbildung beim Ingenieur und dort scheint es ja selbstverständlich zu sein.

Was sollte ein Projektleiter können?

Schauen wir uns doch mal an, was denn so zu dieser Projektleiterausbildung gehört. Was sollte ein Projektleiter denn so können?

Ich hatte mir vor einiger Zeit dazu schon mal Gedanken gemacht, welche Fähigkeiten ein Projektleiter denn so haben sollte. Und das Ganze darfst du auch gerne noch mal in meinem kleinen E-Book Die Projektmanagement-Pyramide nachlesen. Ich unterscheide dabei drei Ebenen von Fähigkeiten, die ein Projektleiter aus meiner Sicht haben sollte.

Basisfähigkeiten

Zum einen, das ist so die unterste Ebene, sind das die Basisfähigkeiten und dazu gehört für mich Wissen rund um Projektmanagementmethoden und -instrumente. Zum Beispiel: Zielmanagement – wie erstellt man eine Zielsetzung für das Projekt? Terminmanagement – wie erstellt man einen Terminplan? Wie verfolgt man ein Projekt effizient und so weiter und so fort. Also die Basics, das Einmaleins des Projektmanagements.

Dazu kommen dann noch so Fähigkeiten wie Projektmanagementtools und -software zu beherrschen. Ein Projektleiter sollte aus meiner Sicht gut und effizient MS Project oder eine vergleichbare Software verwenden können. Das gehört zum Handwerkszeug. Dazu gehört aus meiner Sicht auch die Fähigkeit, schnell mal ein eigenes Tool, das gerade benötigt wird, selbst zu entwickeln und “aus dem Vollen” zu schnitzen. Hier hilft es, wenn du dich gut mit Excel auskennst.

Und natürlich gehören auch Fachwissen und Branchenwissen zum jeweiligen Spezialgebiet dazu. Projekte in der Luftfahrttechnik ticken eben nun mal anders als Projekte in denen Software für Webanwendungen entwickelt werden. Das sind andere Projekte.

Ein Projektleiter muss nicht der Experte im jeweiligen Fachgebiet sein. Das ist überhaupt nicht notwendig. Aber er sollte sich schon ganz gut auskennen.

Zusammenarbeitsfähigkeiten

Neben den Basisfähigkeiten gibt es die zweite Ebene, die ich gerne Zusammenarbeitsfähigkeiten nenne. Fähigkeiten, die dabei unterstützen, dass Teams gut zusammenarbeiten können.

Führung ist da so ein Thema. Aber auch das Wissen rund um Kommunikation und Teammanagement. Ein Projektleiter sollte moderieren und präsentieren können. Beides kann man lernen. Und abschließend sollte er sich irgendwie mit Organisationen auskennen, weil es ja doch so ist, dass wir oft unsere Projekte auch in bestehenden Organisationen umsetzen sollen.

Reflexionsfähigkeiten

Die dritte Ebene in der Projektmanagement-Pyramide nenne ich Reflexionsfähigkeiten. Hier geht es sehr stark um die Person des Projektleiters selbst.

Wer und wie bin ich eigentlich? Und was ist mein Rollenverständnis? Und wie passt es zum Rollenverständnis der anderen im Team? Wie führe und organisiere ich mich selbst? All das sind Fragen, mit denen sich ein Projektleiter immer wieder auseinandersetzen darf aus meiner Sicht.

Ein Projektmanagementseminar reicht nicht aus!

Anhand der drei Ebenen wird klar, dass es wirklich sinnvoll ist sich Gedanken zu machen, wie man denn Projektleiter ausbilden kann. Und dass es eben nicht damit getan ist, sie auf ein Projektmanagement Seminar zu schicken und dann zu erwarten, dass sie am nächsten Tag voll einsatzfähig sind.

Wie kann man also vorgehen, um Projektleiter auszubilden?

4-stufiges System für die Projektleiterausbildung

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es ganz gut funktioniert mit so einem Art, ja, wie soll ich sagen, vierstufigen System. Also das ist etwas, das ich auch immer mal wieder in Unternehmen anwende beziehungsweise auch einführe. Und dieses System orientiert sich eben sehr stark an der natürlichen Entwicklung von Projektleitung und ist daran eben auch sehr stark angelehnt.

1. Stufe: Grundlagen schaffen

Die erste Stufe legt die Grundlagen. In der Regel starte ich, wenn ich das so mache, mit einem Projektmanagement Basis-Seminar. Da werden so die grundlegenden Kenntnisse zum Projektmanagement vermittelt. Da geht es um die Basisinstrumente im Projektmanagement. Zielsetzung, Projektstruktur, Terminplanung, Grundlagen der Projektsteuerung, Projektkommunikation, horizontale und vertikale Kommunikation, eben das Einmaleins. Viele der Dinge kennst du schon.

Und hinzu kommen dann auch noch erste grundlegende Kommunikationsmodelle, um Wissen für Projektkommunikation aufzubauen. Und ich beginne hier in der ersten Phase auch oft schon damit, mich mit der Rolle des Projektleiters auseinanderzusetzen, weil ich die Erfahrung gemacht habe, dass ein klares Rollenverständnis, das der Projektleiter dann hat, hilft eben, das eben Gelernte dann auch umzusetzen.

Am Ende des Basisseminars sind die Projektleiter dann in der Lage, Projekte strukturiert anzugehen und umzusetzen. Und das sollten sie dann bitte auch tun. Das ist nämlich wichtig, nicht nur, wie soll ich sagen, in der Theorie zu verharren, sondern möglichst schnell ins Tun zu kommen, denn nur so kann man Erfahrungen sammeln und so wird aus Wissen Fähigkeiten, indem man nämlich beginnt Dinge nicht nur zu kennen, sondern auch zu können.

Projektleiter sollten in dieser Phase ihre ersten Projekte selbstständig umsetzen. Und gegebenenfalls auch in größeren Projekten mal als Teilprojektleiter eingesetzt werden. Das hängt sehr stark dann davon ab, wie die Unternehmen gestrickt sind, welche Art der Projekte es da gerade gibt und wie groß die auch sind.

Hierbei kann man durch Coaching und Mentoring unterstützen, um das Lernen noch so ein Stück weit zu beschleunigen.

2. Stufe: Für Vertiefung sorgen

In der zweiten Stufe der Ausbildung geht es dann um Vertiefung und zwar um Vertiefung des Wissens und der Erfahrung. Beim Vertiefen des Wissens stehen dann Themen an, die zum einen zu den Basisfähigkeiten gehören. Das wären dann so Dinge wie Risikomanagement, Vertiefung zu Projektmanagement-Software, Vertiefung Projektsteuerung, Reporting, Planungstechniken und so weiter.

Eben einfach noch mal ein tieferer und auch ein breiterer Einstieg in die Dinge, die wir im Projektmanagementbasisseminar zwar mal angeritzt haben, auch mal dargestellt haben. Aber wie das ganz konkret geht und welche Hürden es da zu nehmen geht und wie man das vielleicht auch noch elegant und effizient macht, das kann man sehr stark in solchen Vertiefungsthemen dann angehen.

Da gehören aber für mich aber auch Dinge dazu, die zu den Zusammenarbeitsfähigkeiten zählen. Also zum Beispiel, Teammanagement, Führung beziehungsweise eben Führung für Projektleiter, also Führen ohne Macht, weil wir ja in der Regel nicht der disziplinarische Vorgesetzte unserer Teammitglieder sind. Oder es geht eben auch um so Themen wie Kommunikation, hier eben Projektkommunikation.

Und ich beginne in dieser Stufe auch schon damit mit Projektleitern das Thema Rollenverständnis tiefer zu erarbeiten, sozusagen als Grundlage für weitere Dinge, die wir dann im Bereich Reflexionsfähigkeiten adressieren werden.

Die Vertiefung dieser Themen läuft in der Regel parallel zu den laufenden Projekten des Projektleiters. Das heißt, er sammelt weiterhin permanent Erfahrung, verbessert seine Fähigkeiten und kann sich dann sehr spezifisch um einzelne Vertiefungsthemen kümmern und sich dafür entscheiden, hier ein bisschen mehr zu lernen.

3. Stufe: Zusammenarbeit ermöglichen

In der dritten Stufe, stehen dann mehr die Zusammenarbeitsfähigkeiten des Projektleiters im Fokus. Hier werden dann Fähigkeiten ausgebildet wie Präsentation, Moderation, Visualisierung, Konfliktlösung oder eben auch Organisationslehre.

Zusätzlich meistens dann noch Dinge wie Selbstführung und Selbstorganisation und auch so das Thema Zeitmanagement, das sich mit diesen beiden Dingen sehr eng verbindet, gehört damit dazu.

Die Stufe drei und vier kann man sehr gut in Form von Seminaren und Einzelcoachings durchführen, zumal viele der Themen durch Diskussion und Austausch der Teilnehmer einen wirklichen Mehrwert erhalten, weil man voneinander lernen kann.

4. Stufe: Mit sich selbst beschäftigen

In der vierten Stufe werden die Themen, die hier aus meiner Sicht zur Ausbildung gehören, dann schon sehr viel personenbezogener. Es geht dabei oft sehr stark um Dinge wie Werte und Glaubenssätze: Was ist mir wichtig, wie möchte ich sein? Es geht um Authentizität, aber auch um soziale Kompetenzen.

Hier gibt es verschiedene Formate, die ich in der Ausbildung einsetze; das kann vom Workshop über Supervision bis hin zu Einzelcoachings reichen. Und es ist oftmals sehr personenabhängig, was denn da an Format in Frage kommt.

Der natürlichen Entwicklung nachempfunden

Diese vier Stufen oder Phasen sind natürlich nicht in Stein gemeißelt, das kannst du dir vorstellen. Und ich habe einige Projektleiter kennengelernt, die ganz andere Wege gegangen sind und dennoch sehr erfolgreich sind. Dennoch bilden diese vier Phasen, ich sage mal, eine natürliche Entwicklung von Projektleitern ab, bei der zunächst die Grundlagen gelegt werden, diese dann irgendwann beherrscht werden und dann natürlich wächst die Lust und die Neugierde auf Neues und sich dann immer wieder tiefer mit Themen auseinanderzusetzen um zu lernen.

Und das ist, glaube ich, ein ganz natürliches Verhalten, dass eben durch diese vier Phasen, die ich da angelehnt habe, sehr gut unterstützt wird.

Was hilft in der Projektleiterausbildung?

Das bringt mich jetzt auch gleich zu meinem letzten Punkt: Unterstützung. Welche Rahmenbedingungen sind denn nun hilfreich bei der Ausbildung von Projektleitern?

Ich habe einfach mal einige zusammengetragen, die mir besonders wichtig sind:

1. Der Projektleiter muss Projektleiter sein wollen

Ich halte das für essenziell. Ich lerne leider immer mal wieder Projektleiter kennen, die sehr unglücklich sind mit ihrem Job. Gar nicht so sehr, weil er stressig ist oder weil sie nicht erfolgreich sind oder weil sie sich schwertun. Überhaupt nicht. Die würden aber viel lieber etwas anderes machen, zum Beispiel würden sie viel lieber als Entwickler arbeiten, wurden aber irgendwann einfach als Projektleiter benannt, oftmals als Belohnung und kamen dann nie mehr raus. Und gefragt wurden sie schon gar nicht. Also bitte, bitte, bitte darauf achten, dass der Projektleiter auch Projektleiter sein möchte.

2. Zeit

Entwicklung und vor allem persönliche Entwicklung braucht Zeit. Die vier Stufen, wie ich sie eben so beschrieben habe, ziehen sich in der Regel über mehrere Jahre hin. Meistens ist es schon so, dass ein Projektleiter ein bis zwei Jahre braucht, um zum ersten Mal ein etwas größeres Projekt ganz alleine zu übernehmen. Und auch die Verantwortung dafür zu übernehmen. Und diese Zeit sollte man dem Projektleiter bitte auch gönnen. Zeit zum Ausprobieren, auch mal Fehler zu machen, daraus zu lernen und dann eben auch ein Stück weit besser zu werden. Zu schnell zu hohe Erwartungen zu haben ist aus meiner Sicht extrem kontraproduktiv. Und noch mal, ein Projektleiter auf ein Projektmanagement-Seminar zu schicken und dann zu erwarten, dass auf einmal am nächsten Tag alles besser wird, ich glaube, das ist eine Erwartung, die nicht funktionieren kann.

3. Fehler machen dürfen

Du merkst es, dieser Punkt hängt jetzt sehr stark mit dem eben Genanntem, mit der Zeit zusammen. Ich habe in meinem Leben als Projektleiter eine Menge Fehler gemacht und mache sie noch bis heute. Und ich glaube, wer etwas anderes behauptet, hat einfach keine Ahnung. Aus manchen Fehlern habe ich gelernt, aus anderen eher weniger und habe sie dann ab und zu auch noch mal gemacht. Manchmal auch noch mal, bis ich dann irgendwann mal verstanden habe, was da eigentlich passiert ist und dann irgendwann daraus gelernt habe. Und? Ist das nun schlimm? Ich glaube nicht. Sogar ganz im Gegenteil. Jeder Fehler bringt uns weiter, jedoch nur dann, wenn wir aus diesem Fehler eine Lehre ziehen. Und dazu müssen wir aber Fehler machen dürfen, weil nur dann sind wir tatsächlich auch in der Lage irgendwann eine Lehre draus zu ziehen.

4. Für Begleitung sorgen

Ich nenne das gerne Coaching oder Mentoring. Es unterstützt ungemein, wenn ein Projektleiter während seiner Ausbildung und Entwicklung einen Mentor zur Seite hat. Jemand Erfahrenes, der in der Lage ist, immer mal wieder eine kleine Hilfestellung zu geben, mal eine entscheidende Frage zu stellen oder einfach auch nur mal da ist, wenn man Dampf ablassen muss. Ein Mentor, das kann jemand aus dem eigenen Unternehmen sein, also ein erfahrener Projektleiter zum Beispiel oder auch ein Externer, der Erfahrung bei der Ausbildungsentwicklung von Projektleitern hat. Das sind aus meiner Sicht die vier wichtigsten Rahmenbedingungen. Bitte nicht falsch verstehen. Es kann natürlich auch ohne diese Rahmenbedingungen sehr, sehr gut funktionieren. Mit ihnen geht es aber in der Regel deutlich schneller und leichter.

Fragen zum Nach- und Weiterdenken:

  • In welcher Stufe der Entwicklung oder Ausbildung siehst du dich denn heute gerade.
  • Was wäre für dich, ganz persönlich, der nächste hilfreiche Schritt um weiter zu kommen.
  • Was kannst du jetzt ganz konkret machen um diesen Schritt dann auch zu gehen.

Ich bin sehr gespannt auf deine Gedanken da dazu.