Ressourcenmanagement: So ermittelst Du den Aufwand Deines Projektes

Ich habe hier im Blog ja immer mal wieder über  Stakeholdermanagement geschrieben. Es ging dabei um Personen, die sich im Umfeld eines Projektes befinden. Und ich habe Dir erklärt, welchen Einfluss diese Personen auf ein Projekt haben können und wie wir als Projektleiter damit umgehen können.

Ressourcenmanagement –  Aufwandsplanung im Projekt

Auch in diesem Beitrag geht es wieder um Menschen, dieses Mal allerdings um die, die im Projekt mitarbeiten oder mitarbeiten sollen. Es geht also um Ressourcenmanagement. Ich mag diesen Begriff zwar nicht so wirklich; warum, werde ich gleich nochmal erklären.

Er ist aber nun mal die gängige Bezeichnung im Projektmanagement und deswegen schlage ich vor, dass wir ihn jetzt auch hier im Beitrag tatsächlich verwenden. In diesem Beitrag geht es um das Ressourcenmanagement im Projekt, das heisst wir werden uns sehr stark auf das Thema Ressourcenplanung fokussieren.

In einem separaten Beitrag werden wir uns dann um das Ressourcenmanagement im Unternehmen kümmern. Das spiegelt sozusagen die Innen- und die Außensicht eines Projektes wider.

Was ist eine Ressource?

Was ist denn nun eigentlich eine Ressource und was ist Ressourcenmanagement? Wenn ich reinschaue in Wikipedia, dann sagt Wikipedia folgendes:

Ressourcen sind ein Mittel, um eine Handlung zu tätigen oder einen Vorgang ablaufen zu lassen

Wikipedia spricht auch von Betriebsmittel, Personen und Rohstoffe. Ressourcen oder Ressources kommt aus dem Englischen und heißt: Quelle, Hilfsmittel oder Einsatzmittel.

Jetzt erkennst Du auch, warum ich den Begriff nicht so wirklich mag. Er suggeriert eben, dass Menschen oder Personen, dass man sie so behandeln könne, wie Betriebsmittel. Und wir alle wissen aber, dass das tatsächlich nicht so ist.

Der Begriff ist aber quasi ein Standard im Projektmanagement und deswegen schlage ich vor, dass wir ihn hier auch im Beitrag weiterhin verwenden.

Wichtig ist mir aber, immer im Kopf zu behalten, dass es einen Unterschied gibt, ob ich einen Menschen einplane oder eben eine Maschine.

Beim Ressourcenmanagement geht es meistens um Menschen

Also: Ressourcen sind Menschen, Personen, die ich benötige, um ein Projekt durchzuführen, um ein Projekt umzusetzen. Es sind aber auf der anderen Seite auch Betriebsmittel, die dafür erforderlich sind. Ich denke da jetzt zum Beispiel an Prüfstände, Messräume, Messequipment, Prototypen oder Muster. Auch das sind alles Dinge, die ich durchaus unter den Begriff Ressourcen packen würde.

Meistens stehen aber beim Ressourcenmanagement und bei der Ressourcenplanung die Menschen im Vordergrund, einfach aus dem bereits eben genannten Grund: weil ich Menschen nicht so einplanen kann, wie Prüfstände und weil sich dort einfach auch die größten Verschiebungen und wahrscheinlich auch Probleme aus diesem Umstand ergeben.

Was ist Ressourcenmanagement?

Was ist dann Ressourcenmanagement? Na ja, beim Ressourcenmanagement geht es darum, die erforderlichen Personen die ich brauche um ein Projekt durchzuführen, zunächst mal zu identifizieren. Und dann herauszufinden, in welchem Maße diese Personen benötigt werden. Also wann ich sie brauche und mit wie vielen Stunden ihrer Arbeitszeit.

Und ganz zum Schluss geht es darum, die Menschen auch möglichst effizient einzusetzen, also sie die richtigen Dinge auch machen zu lassen.

Der Nutzen von Ressourcenmanagement liegt auf der Hand

Warum ist das aus meiner Sicht wichtig, in Ressourcenmanagement oder eine Ressourcenplanung im Projekt zu haben? Ich glaube, die Antwort darauf liegt auf der Hand: Um Projekte umzusetzen, Projektziele zu erreichen und damit Nutzen zu generieren, brauchen wir Menschen, die die Arbeit dafür erledigen. Und je früher ich weiß, wenn ich dafür benötige, wie lange und in welchem Umfang, umso besser und vorausschauender kann ich damit umgehen.

Ressourcenmanagement liefert einen Blick in die Zukunft

Denn auch das kennst Du: Nichts bremst ein Projekt mehr, als wenn man eine bestimmte Aufgabe, ein Arbeitspaket ansteht und die Person, die das umsetzen kann und vielleicht ist das ja auch genau noch ein Experte, es gibt genau eine Person im Unternehmen, die ist gerade mit etwas anderem beschäftigt.

Meine Erfahrung zeigt, meist haben wir dann langwierige Diskussionen, wer denn nun die Person kriegt in seinem Projekt und das hilft wirklich keinem der beteiligten Projekte wirklich weiter. Mit einem guten Ressourcenmanagement habe ich also einen klaren Blick in die Zukunft und ich kann relativ früh Entscheidungen treffen und dafür sorgen, dass auch keine Wartezeiten in den Projekten entstehen.

Kosten abschätzbar machen

Ein weiterer Nutzen ist aus meiner Sicht, dass ich aus dem Ressourcenbedarf auch die damit später verbundenen Kosten abschätzen kann. Denn wenn ich weiß, wie viele Personen ich brauche und mit welchen Stunden ich die brauche, kann ich auch abschätzen, welche Projektkosten ich habe. Und ob die Höhe der Projektkosten sinnvoll sind und ob dadurch das Projekt wirtschaftlich und rentabel ist oder vielleicht auch nicht.

Ressourcenmanagement als Königsdisiplin

Nochmal eine Bemerkung an dieser Stelle, bevor wir uns tiefer damit beschäftigen, wie man eine vernünftige Ressourcenplanung erstellt:

Ressourcenmanagement die Königsdisziplin im Projektmanagement

Vor allem gutes Ressourcenmanagement ist die Königsdisziplin im Projektmanagement. Und ich glaube, der Grund dafür ist einfach; für ein gutes Ressourcenmanagement müssen relativ viele Dinge zusammenpassen.

Es reicht nicht aus, wenn ein einzelnes Projekt die Ressourcen plant und ermittelt. Damit Ressourcenmanagement gut funktioniert, müssen alle oder sagen wir mal, zumindest die meisten Projekte das machen. Und zwar idealerweise in einer ähnlichen Art und Weise.

Und die Organisation, also die Abteilungen oder die Bereiche in denen die Personen angesiedelt sind, die in einem Projekt mitarbeiten, müssen sich überlegen, wie viel Kapazität habe ich denn tatsächlich für Projekte zur Verfügung?

Ressourcenmanagement funktioniert nur unternehmensweit

Du siehst, aus einem einzelnen Projekt heraus, ist Ressourcenmanagement aus meiner Sicht nicht wirklich sinnvoll und zielführend.

Bei anderen Projektinstrumenten im Projektmanagement ist das ein bisschen anders. Eine Projektstruktur oder ein Terminplan, die kann ein einzelnes Projekt für sich machen. Das funktioniert und ist anwendbar, auch wenn die anderen das nicht tun.

Beim Ressourcenmanagement dürfen gerne alle mitmachen, damit das Sinn macht. Ressourcenmanagement muss also sozusagen „von oben“ aus der Organisation heraus kommen.

Aus diesem Grund habe ich das Thema auch in zwei Beiträge gepackt. In diesem Beitrag geht es darum, was im Projekt geschehen kann, die Ressourcenplanung und der Umgang mit den Ressourcen. Im nächsten Beitrag geht es dann um das Ressourcenmanagement im Unternehmen.

Der Weg zur Ressourcenplanung

Wie komme ich denn nun zu einer vernünftigen Ressourcenplanung? Ich möchte Dir meine vier Schritte vorstellen, die ich in der Regel gehe, um eine gute, ordentliche Ressourcenplanung für ein Projekt zu bekommen.

Schritt 1: Erstelle eine Projektstruktur

Beginnen wir mit dem ersten Schritt und den kennst Du schon, aus vorhergehenden Beiträgen: Erstelle eine Projektstruktur!

Ich habe es, glaube ich, schon ein paarmal geschrieben hier auf der Seite: die Projektstruktur ist die Mutter aller Instrumente, der Ausgangspunkt für nahezu alle weiteren Aktivitäten, die in der Projektplanung anfallen.

Nochmal zur Wiederholung: Die Projektstruktur ist die möglichst vollständige Darstellung aller Arbeitspakete und Aktivitäten im Projekt. Die ganze Arbeit und zwar immer der heutige Stand der zu erledigen ist, um das Projekt umzusetzen, soll bitte hier dargestellt sein. Und gleichzeitig ist das Ganze in Teilprojekte, manchmal in Hauptarbeitspakete strukturiert und gibt damit auch schon so einen kleinen organisatorischen Rahmen für das Projekt vor. Wie Du zu einer Projektstruktur kommst, habe ich Dir in diesem Beitrag schon erklärt.

Und weil mir das Thema so wichtig ist, habe ich dazu auch ein kleines Lernvideo erstellt. Das Lernvideo findest Du im Starterpaket in der Online-Bibliothek.

Schritt 2: Erstelle einen Terminplan

Der nächste Schritt lautet: Erstelle einen Terminplan. Und der Grund dafür ist auch klar, denn wenn ich wissen möchte, wann ich eine bestimmte Ressource – und jetzt meine ich natürlich Personen oder auch Betriebsmittel – im Projekt brauche, muss ich mir überlegen, wann denn das im Projektverlauf der Fall ist. Also wann welches Arbeitspaket begonnen und beendet wird.

Und wie mache ich das? Natürlich mit einem Terminplanes. Auch dazu habe ich schon einen Beitrag geschrieben. Ich habe Dir hier meine fünf Schritte erläutert, die ich in der Regel gehe, um eine vernünftige und auch einen möglichst vollständigen Terminplan zu bekommen.

Schritt 3: Ermittle Deine Ressourcenbedarfe

Wenn Du nun eine Projektstruktur und einen Terminplan erstellt hast, kommen wir zum Schritt 3: Ermittle die erforderlichen Ressourcenbedarfe. Das passiert nun einfach basierende auf den Arbeitspaketen des Terminplanes. Wie jetzt das genau geht?

Ich mache das immer so, dass ich gemeinsam mit meinem Team den Terminplan durchgehe. Und zwar Monat für Monat. Das heißt, ich schaue mir an, pro Monat, im zeitlichen Ablauf des Projektes, welche Arbeitspakete und welche Aktivitäten haben wir denn da gemeinsam eingeplant? Und dann überlege ich mir, welche Aufwände von den einzelnen Personen die in diesen Arbeitspaketen mitarbeiten sollen, da entstehen.

Also wie viele Stunden sitzen die einzelnen Personen an den jeweiligen Arbeitspaketen, um sie vollständig abzuarbeiten? Und das schreibe ich auf. Und so ergibt sich quasi, wenn ich das gemacht habe, für mein ganzes Projekt, eine große Tabelle. Horizontal sind die einzelnen Monate aufgetragen, das sind sozusagen die Spalten und vertikal in den Zeilen, findest du die einzelnen Personen im Projekt.

Ob man da nun Personen oder vielleicht etwas anderes einträgt, darauf gehe ich vielleicht dann auch nochmal im Teil 2 zum Ressourcenmanagement genauer ein.

Und in jede Schnittstelle zwischen Spalte und Zeile, trage ich jetzt eben den Bedarf an Stunden, pro Person und pro Monat ein.

Faustregeln für die Ressourcenplanung

Ich mache Planung auf Monatsbasis, d.h. den Ressourcenbedarf pro Person, pro Monat. Ich mache keine Planung auf Vorgangsebene und schaue dann, wann der Vorgang beginnt und wann er endet und dann mittle ich das da irgendwie raus. Denn am Ende ist das nämlich aus meiner Sicht zu viel Aufwand und zu wenig Nutzen. Das heißt, ich schaue mir immer an, wie viele Stunden pro Monat brauche ich denn?

Ich plane Aufwände immer in Stunden. Und mein kleinstes Quantel, also die kleinste geplante Einheit, sind dabei in der Regel 5 Stunden. Das entspricht ungefähr einem Tag Arbeit. Ja, ja, ich weiß. Du denkst jetzt, wenn du einen 40 Stunden Vertrag hast, müssten noch 8 Stunden herausspringen. Warum das nicht so ist, erkläre ich Dir im zweiten Beitrag. Ich versuche dabei kleinere Aufwände, also Dinge von denen ich denke, das ist doch weniger als 5 Stunden, zusammenzufassen. Notfalls runde ich auf, immer auf 5 Stunden. Ich glaube einfach, dass ja der Nutzen einer sehr detaillierten Planung, auf Stunden oder vielleicht Halbstunden-Basis, eher gering ist. Denn, ob etwas eine oder vier Stunden benötigt, ist im Sinne des Ressourcenmanagements nämlich fast egal. Weil sich diese Aufwände über das Gesamtprojekt hin und über den Monat ausgleichen.

Methoden zur Aufwandsabschätzung

Wie schätze ich denn nun ab? Es gibt es mehrere Möglichkeiten, Aufwände im Projekt zu schätzen.

Die erste und vielleicht würdest du jetzt sagen, ist ein bisschen platt; ich schätze einfach. Das heißt, ich setzte mich hin, überlege mit meinem Team gemeinsam, wie viele Stunden sind denn da drin? Und die Zahl schreibe ich auf.

Es gibt noch weitere Möglichkeiten eine Abschätzung zu machen, zum Beispiel die 75-Prozent-Methode, es gibt so etwas, das nennt sich Schätzpoker und noch einige andere mehr. Da möchte ich hier gar nicht im Detail drauf eingehen. Hierzu sind aber auch schon einzelne weitere Beiträge geplant. Da gibt es also in Zukunft noch ein bisschen Informationen dazu.

Schritt 4: Ressourcen freigeben lassen

Wenn ich nun die Ressourcenbedarfe ermittelt habe, dann ist der letzte Schritt: Lass Dir Deine Ressourcen freigeben.

Und hier gibt es eigentlich eine einfache Regel – Du hörst schon, ich sage eigentlich, weil diese Regel hat natürlich auch einige Ausnahmen in der Praxis:

Kein Projektstart ohne Freigabe.

Weil nämlich die gesamte Planung von Terminen, Kosten und Aufwänden, sehr eng zusammenhängt. Das ist ja auch logisch. Wenn Du zur Einhaltung eines bestimmten Termins im Projekt, bestimmte Menschen zu einer einem bestimmten Zeitpunkt benötigest dann hängt das eben zusammen. Und wenn Du die nicht bekommst, dann kannst Du im Projekt auch den Termin nicht einhalten.

Aus diesem Grund solltest Du immer darauf achten, dass Du eine Ressourcenplanung auch genehmigt bekommst, also die Zusage erhalten, dass die Menschen und Personen die Du eingeplant hast, auch im erforderlichen Maß und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen; und nicht mit anderen Dingen beschäftigt sind.

Und wer erteilt dir die Freigabe? Das hängt jetzt sehr stark ab, wie Dein Unternehmen organisiert ist. Manchmal gibt es so etwas wie ein Projektbüro, das alle Ressourcenbedarfe sammelt, bewertet und am Ende für eine Freigabe sorgt. Manchmal musst Du aber auch zu einzelnen Teammitgliedern und Abteilungsleiter gehen, um eine Freigabe zu bekommen. Du siehst, es ist also sehr, sehr unterschiedlich.

Was benötigt wird, um wirklich eine Freigabe zu erteilen, also einem Projekt die Ressourcen auch zuzugestehen, darum wird es hauptsächlich im nächsten Beitrag gehen.

Wenn sich die Planung ändert

Jetzt kennen wir natürlich folgendes: wir machen eine Planung und dann beginnen wir loszulaufen im Projekt. Wir haben freigegebene Ressourcen und jetzt ändert sich etwas. Und das ist, glaube ich, auch der Normalzustand; Projekte verändern sich, Dinge funktionieren nicht so, wie wir es uns mal vorgenommen haben, müssen wiederholt werden oder dauern einfach länger. Personen werden krank, stehen nicht zur Verfügung, weil sie in anderen, wichtigeren Projekten gebunden sind und und und und.

Die Frage ist also, wie gehen wir mit diesen Änderungen um? Was bedeutet denn das für unsere Ressourcenplanung?

Ganz einfach: ich muss die Ressourcenplanung, also meine Bedarfe, regelmäßig anpassen. Bei Projekten, wie ich sie in der Regel hier vor Augen habe, also Projekte mit einer Laufzeit 1-2 Jahren, macht es aus meiner Sicht Sinn, wenn man die Ressourcenplanung circa alle 3 Monate aktualisiert.

Also zumindest mal zur Hand nimmt und überlegt: Passt die Planung die ich mir da überlegt habe, gemeinsam mit meinem Team, passt die noch zum Projekt? Das heißt, alle drei Monate durchlaufe ich den Prozess, den ich oben beschrieben habe und schaue mir an, was hat sich verändert? Welche Arbeitspakete sind hinzugekommen, welche sind entfallen, wie stehen wir im zeitlichen Ablauf und welcher Ressourcenbedarf ergibt sich denn daraus?

Und da wir uns schon bei der ersten Erstellung relativ viele Gedanken gemacht haben, ist so eine Überarbeitung in der Regel auch nicht mehr so aufwändig und dauert auch nicht mehr so lange. Natürlich brauche ich zum Schluss, auch nach einer Überarbeitung, immer wieder eine Freigabe der Planung.

Ressourcenplanung ist nicht kompliziert

Du siehst also, dass beim Ressourcenmanagement eigentlich die reine Planung gar nicht so furchtbar kompliziert ist, wenn man weiß, worauf man achtet. Und dass der Trick beim Ressourcenmanagement eigentlich eher darin liegt, das im Unternehmen ordentlich zu verankern.