Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1

Dieser Artikel ist Teil 1 von 2 der Artikelserie Projektstruktur |

Zwar fällt es mit einer Projektstruktur leichter, ein passendes Team zusammenzustellen. Umgekehrt ist es aber auch sinnvoll, eine Projektstruktur mit einem Team zu erstellen, weil viele Köpfe einfach einen besseren Überblick über alle anstehenden Aufgaben entwickeln. In der Regel ist es so, dass du aufgrund der Aufgabenstellung schon relativ klar hast, wer in deinem Team dabei ist – und mit diesen Leuten erstellst du die Projektstruktur.

Projekte in Teilprojekte und Arbeitspakete herunterbrechen

Ich gehe in der Regel dabei folgendermaßen vor: Ich erarbeite zunächst einen Projektstrukturplan, also die Baumdarstellung. Diese ist sehr visuell und bietet eine gute Diskussionsgrundlage. Ich gehe einfach so vor, dass ich zunächst einmal den Namen des Projektes in das erste Kästchen ganz oben – also sozusagen in den Stamm des Baumes – schreibe. Und von hier aus gehe ich weiter. Ich sammle gemeinsam mit meinem Team die Themen, die im Projekt aufkommen werden, die Aufgaben, die wir bearbeiten müssen.

Ein Beispiel: Soll in einem Projekt ein mechatronisches Produkt entwickelt werden, dann habe ich mit Sicherheit ein Thema, das heißt „System“ – ich muss ja mehrere Bereiche zusammenbringen. Dann habe ich ein Thema „Mechanik“. Ich habe ein Thema „Hardware“, also Elektronik. Ich habe einen Themenbereich, der heißt „Software“. Ich habe auch das Thema „Versuch und Qualifikation“, dann auch „Produktion“, denn wir brauchen Produktionsprozesse, Montageprozesse usw. Weitere Themenbereiche sind „Markteinführung“ und auch „Projektmanagement“. Das ist jeweils die erste Ebene in meinem Projekt, und diese Ebene nennen wir Teilprojekt, Teilprojekte. Das heißt, wir haben ein Teilprojekt „System“, wir haben ein Teilprojekt „Mechanik“ usw. Meistens nummeriere ich die Teilprojekte durch. Das heißt „Projektmanagement“ bekommt die Nummer null – damit steht es ganz oben, auch später, wenn ich eine Tabelle erzeuge –,„System“ hat die Nummer eins, „Mechanik“ die Nummer zwei usw.

Wenn diese erste grobe Projektstruktur steht, dann beginne ich gemeinsam mit meinem Team, die einzelnen Teilprojekte weiter herunterzubrechen. Darüber steht immer die Leitfrage: „Was steckt da an Arbeit drin? Aus welchen Arbeitsschritten setzt sich das zusammen?“ Zum Beispiel für unser Teilprojekt Nummer fünf „Versuch und Qualifikation“ heißt das: Es steckt mit Sicherheit ein Prüfplan darin, das heißt, irgendeiner muss genau planen: „Was wollen wir alles prüfen und untersuchen?“ Dann gibt es das Arbeitspaket Prüflinge, jemand muss sich überlegen: „Wie viele brauche ich und wie müssen die zusammengestellt sein?“ Prüfereinrichtungen könnte die Nummer drei sein, wir brauchen eine Planung, auf welchen Prüfständen das gemacht werden muss, Prüfmittel, wir brauchen Messgeräte, Messwellen usw. Da würde ich schon die einzelnen Prüfungen grob auflisten, wir haben mit Sicherheit einen Dauerlauf usw. Diese Ebene – das ist jetzt die Ebene unter „Versuch und Qualifikation“ – unter den Teilprojekten, die nennt man Arbeitspakete. Das sind nun die Dinge, die ich gut einer Person zuordnen kann.

Stell dich der Komplexität

Gerade bei großen Projekten kommt man mit diesen zwei, drei Ebenen – also Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket – nicht aus, da ist mehr Struktur erforderlich, um die Arbeit vollständig und verständlich darzustellen. Ich verwende dann Kunstwörter wie „Hauptarbeitspaket“, „Teilarbeitspaket“, „Unterarbeitspaket“, einfach um jeder Ebene im Projektstrukturplan, jeder Ebene im Baumdiagramm auch einen Namen zu geben. Grundsätzlich gilt – und das ist mir ganz wichtig – komplexe Projekte werden nicht einfacher, wenn du die Augen zumachst, etwas weglässt und sagst: „Darum kümmern wir uns später.“ Jedes Projekt bringt seine Komplexität mit, und es ist deine Aufgabe, dich dieser Komplexität zu stellen.

Wie man die Projektstruktur gemeinsam im Team konkret erstellt, das verrate ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag.


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Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 2

Dieser Artikel ist Teil 2 von 2 der Artikelserie Projektstruktur |

Als Fortsetzung zu meinem ersten Blogbeitrag zum Thema „Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1“ will ich heute auf das praktische Erstellen der Projektstruktur kommen: Mit welchen Mitteln oder Hilfsmitteln erarbeitet man sich eine Projektstruktur?

Schritt 1: Visuelles Erarbeiten

Am Anfang einer Projekstruktur arbeite ich meist an Pinnwänden mit Moderationskarten oder an Whiteboards oder Ähnlichem. Denn gerade beim ersten Erstellen einer Projektstruktur gibt es noch ganz viele Änderungen: Da müssen Arbeitspakete umbenannt oder einem anderen Teilprojekt zugeordnet werden usw., da ist man an der Pinnwand flexibler. Außerdem ist eine gemeinsame Arbeit an einer Pinnwand, an einem Whiteboard, viel aktivierender. Es gibt für mich nichts Schlimmeres, als wenn fünf Menschen gemeinsam in einem Raum sitzen und auf eine Leinwand starren, während einer mit einer Maus sich abmüht, ein IT-Tool zu bedienen – da passiert einfach nichts in den Köpfen. Ich bin ein Freund von gemeinsamem Arbeiten an der Pinnwand, weil ich gemerkt habe, dass ich dort viel schneller viel bessere Ergebnisse erziele.

An der Pinnwand entsteht also die erste Projektstruktur im Team, und dann gibt es den Punkt, an dem alle nicken. Dann weißt du, dass du eine relativ vollständige Projektstruktur hast. Vorneweg: Du wirst nie 100 Prozent Vollständigkeit erreichen. Aber 90 oder 95 Prozent sind für den Anfang schon einmal gut.

Schritt 2: Digitales Erfassen

An diesem Punkt beginne ich, alles digital zu erfassen. Dafür gibt es zwei brauchbare Instrumente. Zum einen Powerpoint. Da gibt es eine Organigramm-Funktion, die automatisch eine Baumdarstellung erstellt. Zum anderen kann man auch eine Mindmapping-Software verwenden, z. B. XMind (für Mac), es gibt aber auch andere Mindmapper, Mindmanager-Programme. Alle von ihnen können Baumstrukturen darstellen. Die Vorteile der digitalen Erfassung liegen auf der Hand: Ich kann ein Projektverzeichnis anlegen, ich kann die Projektstruktur verschicken, ich kann schnell Änderungen machen, ich kann es auch versionieren.

Wichtig ist mir dabei: Die Projektstruktur ist ein lebendes Dokument. Man darf keine Scheu haben, die Projektstruktur immer wieder anzupassen. Das Ziel der Projektstruktur ist, immer aktuell den Arbeitsumfang deines Projektes wiederzugeben. Und du kennst das: Projekte verändern sich, Projekte leben, und aus dem Grund wird sich auch die Projektstruktur mit verändern.