Projektstruktur: Die Mutter aller Instrumente

Dieser Artikel ist Teil 1 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Die Projektstruktur ist eines der wichtigsten und wirkungsvollsten Instrumente im Projektmanagement. In meinen Seminaren werde ich immer wieder gefragt: „Was ist denn dein wichtigstes Instrument im Projektmanagement? Wenn du alles andere weglassen müsstest, was würdest du behalten?“ Meine Antwort ist in der Regel: “Die Projektstruktur.” Ich erstelle für jedes Projekt, und sei es noch so klein, eine ordentliche Struktur. Sie ist die erste und wichtigste Planungsgrundlage – die Mutter aller Instrumente.

In der Praxis selten eingesetzt

Ich beobachte oft, dass die Bezeichnung in den Unternehmen sehr willkürlich benutzt wird. Gelegentlich verwendet man den Begriff für die Zusammensetzung des Teams, ähnlich wie bei einem Organigramm. Manchmal wird auch eine Multiprojektliste so genannt, also die Übersicht über die laufenden oder anstehenden Projekte. Ich habe in den vergangenen Jahren einiges dazu gesehen und wirklich das Wenigste davon hat etwas mit der tatsächlichen Struktur eines Projektes zu tun. 

Was eine Projektstruktur wirklich ist

Eine Projektstruktur stellt alle Aufgaben, alle Arbeiten, die in einem Projekt anfallen, vollständig dar. Die Betonung liegt auf vollständig. Sie ist die Grundlage aller folgenden Aufgaben. Was hier nicht abgebildet ist, wird später sehr wahrscheinlich vergessen – wenn der Terminplan erstellt wird, Verantwortliche für Arbeitspakete gesucht und Kosten abgeleitet werden.

Die Projektstruktur ist für mich immer die Ausgangslage, das allererste, was zu tun ist, wenn ich ein Projekt aufplane. Auf dieser Basis und von hier aus folgen die weiteren Schritte. Wenn ich alle Arbeitspakete und Aufgaben vollständig erfasst habe, kann ich beginnen, diese zu terminieren und den Terminplan abzuleiten, dann die Projektkosten und das Projektbudget zu ermitteln. Wenn ich weiß, welche Aufgaben genau anstehen, kann ich passgenau das Projektteam zusammenstellen. Denn dann weiß ich ganz genau, für welche Aufgabe ich jemanden brauche und wie lange und mit welchem Aufwand. Mit einer guten Projektstruktur habe ich eine deutlich bessere Grundlage für eine stabile und realitätsnahe Projektplanung.

Dargestellt wird eine Projektstruktur im sogenannten Projektstrukturplan. Mehr dazu erfährst du in meinem nächsten Blogbeitrag.


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Der Projektstrukturplan: Übersicht über die Arbeit

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Um eine Projektstruktur sinnvoll abzubilden, erstellt man einen Projektstrukturplan. Die Abkürzung dafür ist PSP. Falls dein Unternehmen SAP im Einsatz hat, kennst du das sicher, dann hast du für deine Projekte ein sogenanntes PSP-Element anzulegen. PSP-Element steht dabei für Projektstrukturplan-Element.

Einem Organigramm ähnlich

Von der Art der Darstellung ähnelt der Projektstrukturplan einem Organigramm, beide sehen aus wie ein umgedrehter Baum. Der Stamm ist oben, das ist im Organigramm meistens das Unternehmen, und darunter sind dann die Abteilungen und so weiter abgebildet. Aber Achtung: Das Organigramm stellt dar, wie eine Organisation funktioniert. Also: Wer ist wessen Chef? Welche Abteilungen besitzen wir? Wie ist bei uns die disziplinarische Weisungsbefugnis organisiert? Und in den Kästchen im Organigramm stehen in der Regel Abteilungsbezeichnungen und Personen.

Der wesentliche Unterschied

Im Projektstrukturplan dagegen steht in den Kästchen: Arbeit! Es stehen keine Personen oder Abteilungen drin, sondern: Arbeit! Das ist der wesentliche Unterschied, auch wenn die Darstellungsformen sich ähneln. Später mögen Abteilungen und Personen in der Darstellung hinzukommen, nämlich dann, wenn man die Aufgaben verteilt. Aber wichtig ist, dass zunächst die Arbeit, die Aufgaben möglichst präzise definiert und abgebildet werden.

Neben der Baumdarstellung gibt es noch eine andere Möglichkeit, eine Projektstruktur abzubilden: die strukturierte Tabelle, also eine tabellarische Darstellung. Hier wird der Projektstrukturplan in eine eingerückte, strukturierte Tabellenform gebracht. Diese Darstellungsform bietet sich an, wenn im nächsten Schritt Terminpläne und Kosten abgeleitet werden.

Unabhängig davon, welche Darstellungsweise man wählt: Der Projektstrukturplan erfasst die Arbeit in einem Projekt. Er bildet jede noch so kleine Aufgabe ab und strukturiert damit das gesamte Vorhaben.

Warum du eine Projektstruktur brauchst erfährst Du im nächsten Teil der Serie zur Projektstrukturierung.


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Warum man eine Projektstruktur braucht

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Es gibt für mich drei gute Gründe, warum ich in meinen Projekten immer eine Projektstruktur erstelle. Erstens: Vollständigkeit. Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasst habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder nur ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant? Das passiert dann, wenn Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen – oder manchmal auch bewusst ignoriert – werden.

Erst vor Kurzem habe ich ein Projekt in einer kritischen Phase übernommen. Und was habe ich dort festgestellt? In der Planung war die komplette Qualifikation nicht in der Projektstruktur (die gab es zu dem Zeitpunkt noch gar nicht), aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt. Dabei ist offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist. Selbstredend bedeutet das einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage und Kosten …

Projektstruktur bedeutet Transparenz und Planung

Zweitens: Transparenz. Wenn ich alle Arbeitspakete definiert habe, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen. Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es deutlich leichter, in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass an allem gearbeitet wird und ich regelmäßig eine Rückmeldung bekomme.

Drittens: Planungsgrundlage. Die Projektstruktur ist für mich der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte. Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, kann ich diese terminieren, die Projektkosten und das Projektbudget ableiten und das Team zusammenstellen. Ich habe mir einer Projektstruktur eine deutlich bessere Grundlage, ein Projekt so zu planen, das es stabil und richtig ist, also der Realität entspricht.

In der Praxis unterschätzt

Meiner Erfahrung nach wird in der Praxis zu wenig Zeit in eine gute Projektstruktur investiert. Ganz viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben. Wenn ich frage: „Was ist als nächstes zu tun?“, dann bekomme ich meistens die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus hat keiner einen Überblick. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann.


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Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Zwar fällt es mit einer Projektstruktur leichter, ein passendes Team zusammenzustellen. Umgekehrt ist es aber auch sinnvoll, eine Projektstruktur mit einem Team zu erstellen, weil viele Köpfe einfach einen besseren Überblick über alle anstehenden Aufgaben entwickeln. In der Regel ist es so, dass du aufgrund der Aufgabenstellung schon relativ klar hast, wer in deinem Team dabei ist – und mit diesen Leuten erstellst du die Projektstruktur.

Projekte in Teilprojekte und Arbeitspakete herunterbrechen

Ich gehe in der Regel dabei folgendermaßen vor: Ich erarbeite zunächst einen Projektstrukturplan, also die Baumdarstellung. Diese ist sehr visuell und bietet eine gute Diskussionsgrundlage. Ich gehe einfach so vor, dass ich zunächst einmal den Namen des Projektes in das erste Kästchen ganz oben – also sozusagen in den Stamm des Baumes – schreibe. Und von hier aus gehe ich weiter. Ich sammle gemeinsam mit meinem Team die Themen, die im Projekt aufkommen werden, die Aufgaben, die wir bearbeiten müssen.

Ein Beispiel: Soll in einem Projekt ein mechatronisches Produkt entwickelt werden, dann habe ich mit Sicherheit ein Thema, das heißt „System“ – ich muss ja mehrere Bereiche zusammenbringen. Dann habe ich ein Thema „Mechanik“. Ich habe ein Thema „Hardware“, also Elektronik. Ich habe einen Themenbereich, der heißt „Software“. Ich habe auch das Thema „Versuch und Qualifikation“, dann auch „Produktion“, denn wir brauchen Produktionsprozesse, Montageprozesse usw. Weitere Themenbereiche sind „Markteinführung“ und auch „Projektmanagement“. Das ist jeweils die erste Ebene in meinem Projekt, und diese Ebene nennen wir Teilprojekt, Teilprojekte. Das heißt, wir haben ein Teilprojekt „System“, wir haben ein Teilprojekt „Mechanik“ usw. Meistens nummeriere ich die Teilprojekte durch. Das heißt „Projektmanagement“ bekommt die Nummer null – damit steht es ganz oben, auch später, wenn ich eine Tabelle erzeuge –,„System“ hat die Nummer eins, „Mechanik“ die Nummer zwei usw.

Wenn diese erste grobe Projektstruktur steht, dann beginne ich gemeinsam mit meinem Team, die einzelnen Teilprojekte weiter herunterzubrechen. Darüber steht immer die Leitfrage: „Was steckt da an Arbeit drin? Aus welchen Arbeitsschritten setzt sich das zusammen?“ Zum Beispiel für unser Teilprojekt Nummer fünf „Versuch und Qualifikation“ heißt das: Es steckt mit Sicherheit ein Prüfplan darin, das heißt, irgendeiner muss genau planen: „Was wollen wir alles prüfen und untersuchen?“ Dann gibt es das Arbeitspaket Prüflinge, jemand muss sich überlegen: „Wie viele brauche ich und wie müssen die zusammengestellt sein?“ Prüfereinrichtungen könnte die Nummer drei sein, wir brauchen eine Planung, auf welchen Prüfständen das gemacht werden muss, Prüfmittel, wir brauchen Messgeräte, Messwellen usw. Da würde ich schon die einzelnen Prüfungen grob auflisten, wir haben mit Sicherheit einen Dauerlauf usw. Diese Ebene – das ist jetzt die Ebene unter „Versuch und Qualifikation“ – unter den Teilprojekten, die nennt man Arbeitspakete. Das sind nun die Dinge, die ich gut einer Person zuordnen kann.

Stell dich der Komplexität

Gerade bei großen Projekten kommt man mit diesen zwei, drei Ebenen – also Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket – nicht aus, da ist mehr Struktur erforderlich, um die Arbeit vollständig und verständlich darzustellen. Ich verwende dann Kunstwörter wie „Hauptarbeitspaket“, „Teilarbeitspaket“, „Unterarbeitspaket“, einfach um jeder Ebene im Projektstrukturplan, jeder Ebene im Baumdiagramm auch einen Namen zu geben. Grundsätzlich gilt – und das ist mir ganz wichtig – komplexe Projekte werden nicht einfacher, wenn du die Augen zumachst, etwas weglässt und sagst: „Darum kümmern wir uns später.“ Jedes Projekt bringt seine Komplexität mit, und es ist deine Aufgabe, dich dieser Komplexität zu stellen.

Wie man die Projektstruktur gemeinsam im Team konkret erstellt, das verrate ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag.


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Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 2

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Als Fortsetzung zu meinem ersten Blogbeitrag zum Thema „Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1“ will ich heute auf das praktische Erstellen der Projektstruktur kommen: Mit welchen Mitteln oder Hilfsmitteln erarbeitet man sich eine Projektstruktur?

Schritt 1: Visuelles Erarbeiten

Am Anfang einer Projekstruktur arbeite ich meist an Pinnwänden mit Moderationskarten oder an Whiteboards oder Ähnlichem. Denn gerade beim ersten Erstellen einer Projektstruktur gibt es noch ganz viele Änderungen: Da müssen Arbeitspakete umbenannt oder einem anderen Teilprojekt zugeordnet werden usw., da ist man an der Pinnwand flexibler. Außerdem ist eine gemeinsame Arbeit an einer Pinnwand, an einem Whiteboard, viel aktivierender. Es gibt für mich nichts Schlimmeres, als wenn fünf Menschen gemeinsam in einem Raum sitzen und auf eine Leinwand starren, während einer mit einer Maus sich abmüht, ein IT-Tool zu bedienen – da passiert einfach nichts in den Köpfen. Ich bin ein Freund von gemeinsamem Arbeiten an der Pinnwand, weil ich gemerkt habe, dass ich dort viel schneller viel bessere Ergebnisse erziele.

An der Pinnwand entsteht also die erste Projektstruktur im Team, und dann gibt es den Punkt, an dem alle nicken. Dann weißt du, dass du eine relativ vollständige Projektstruktur hast. Vorneweg: Du wirst nie 100 Prozent Vollständigkeit erreichen. Aber 90 oder 95 Prozent sind für den Anfang schon einmal gut.

Schritt 2: Digitales Erfassen

An diesem Punkt beginne ich, alles digital zu erfassen. Dafür gibt es zwei brauchbare Instrumente. Zum einen Powerpoint. Da gibt es eine Organigramm-Funktion, die automatisch eine Baumdarstellung erstellt. Zum anderen kann man auch eine Mindmapping-Software verwenden, z. B. XMind (für Mac), es gibt aber auch andere Mindmapper, Mindmanager-Programme. Alle von ihnen können Baumstrukturen darstellen. Die Vorteile der digitalen Erfassung liegen auf der Hand: Ich kann ein Projektverzeichnis anlegen, ich kann die Projektstruktur verschicken, ich kann schnell Änderungen machen, ich kann es auch versionieren.

Wichtig ist mir dabei: Die Projektstruktur ist ein lebendes Dokument. Man darf keine Scheu haben, die Projektstruktur immer wieder anzupassen. Das Ziel der Projektstruktur ist, immer aktuell den Arbeitsumfang deines Projektes wiederzugeben. Und du kennst das: Projekte verändern sich, Projekte leben, und aus dem Grund wird sich auch die Projektstruktur mit verändern.