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PMMB034: Wie Du eine Vorbereitungsphase hinbekommst ohne aufzufallen

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Shownotes

Sehr oft erlebe ich es in meinen Projekten, dass wir als Projektleiter keine ordentlich Projektvorbereitungsphase durchführen “dürfen”. Dennoch halte ich die Projektvorbereitung für einen der wichtigsten Phasen im Projektmanagement. Warum das so ist und was Du tun kannst um diese Schritte nicht wegzulassen zu müssen erkläre ich Dir in dieser Episode.

In dieser Episode erfährst Du

  1. Welche guten Gründe und Argumente es für eine Projektvorbereitungsphase es gibt
  2. Meine Tipps, wie Du eine Projektvorbereitungsphase durchführen kannst ohne eine Projektvorbereitungsphase zu haben
    • Arbeite parallel!
    • Tu es einfach!
    • Nenne es nicht Projektvorbereitung
  3. Welche Schritte Du auf keinen Fall weglassen solltest

Episoden, die ich erwähne

PMMB007 – 5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

PMMB008 – Das Projektumfeld im Griff behalten

PMMB033 – Wie Du die Ausgangslage Deines Projektes analysierst

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PMMB033: Wie Du die Ausgangslage Deines Projektes analysierst

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Shownotes

Gut vorbereitet ist halb gewonnen. Das gilt nicht nur im Sport, sondern auch im Projektmanagement. Aus diesem Grund lege ich besonderen Wert auf die Projektvorbereitungsphase. Hierbei ist mir besonders die Analyse der Ausgangslage wichtig, die ich in der Regel mit einigen Fragen zum Projekt durchführe.

In dieser Episode erfährst Du

  1. Was es mit der Analyse der Ausgangslage auf sich hat und warum sie so wichtig ist
  2. Welche Fragen Du dabei stellen solltest
  3. Wie Du vorgehen kannst um die Ausgangslage zu akzeptieren

Episoden, die ich erwähne

PMMB007 – 5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

PMMB008 – Das Projektumfeld im Griff behalten

 

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PMMB016: Stell Dich der Realität!

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Shownotes

Ich beobachte es immer wieder in meinen Projekten, dass sich Projektleiter, Projektteams oder Auftraggeber verhalten, als gäbe es bestimmte reale Bedingungen nicht. Da werden Best Case-Planungen erstellt und Entscheidungen getroffen ohne die Konsequenzen zu berücksichtigen. In dieser Episode spreche ich darüber, an welchen Stellen wir dazu neigen uns der Realität zu verweigern und was Du tun kannst um dem zu begegnen.

Hierzu habe ich diese Episode wie folgt strukturiert:

  1. Was meine ich genau mit “Stell Dich der Realität”?
  2. An welchen Stellen solltest Du besonders darauf achten?
  3. Was kannst Du tun, damit sich auch andere der Realität stellen?
  4. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

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PMMB007: 5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

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Ein guter Projektstart sorgt dafür, dass gute Rahmenbedingungen für die Projektplanung und den weiteren Projektverlauf existieren. Leider wird die Projektstartphase sehr oft nicht konsequent durchgeführt, was Projekte dann in Schwierigkeiten bringt.

Ich lege beim Projektstart besonderen Wert auf 5 Dinge, die ich Dir in dieser Episode erkläre:

  • Auftragsklärung
  • Teamzusammensetzung
  • Organisatorisches
  • Ausgangslage
  • Risiken

Ich habe die Episode dafür für Dich folgendermaßen strukturiert:

  1. Was ist eigentlich der Projektstart?
  2. 5 Dinge auf die Du achten solltest
  3. Wie kannst Du den Projektstart organisieren?
  4. Was bedeutet das für Dich?
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

Im letzten Beitrag ging es ja um die vier Phasen im Projektmanagement. Und heute möchte ich das noch mal etwas vertiefen, und zwar ganz besonders die erste Phase, die Projektstartphase.

Es gibt so eine Beobachtung dass, wir hatten es beim letzten Mal schon drüber, sehr viele Projekte scheitern, beziehungsweise tun sich im weiteren Verlauf schwer. Und ich glaube, dass eine der Ursachen darin liegt, dass die Projekte eben nicht ordentlich gestartet werden. Und das ist, glaube ich, auch gleichzeitig so ein Grund, warum es Sinn macht sich noch mal intensiver mit dem Projektstart, mit der Projektstartphase zu beschäftigen, weil, Projekte ordentlich zu starten, heißt nämlich deren Erfolgschancen zu erhöhen und gute Grundlagen für die Weiterarbeit zu legen.

Es macht Sinn sich mit dem Projektstart zu befassen

Du siehst, es macht also Sinn, sich zu überlegen, was für einen wirklich guten Projektstart erforderlich ist.

Um was geht es also in dieser Episode? Was wirst du erfahren?

Wir werden noch mal einsteigen mit der Frage: Was ist eigentlich dieser Projektstart? Werden dann noch mal ein bisschen tiefer einsteigen und du wirst dann meine fünf Dinge, meine fünf Tipps kennenlernen, fünf Dinge, auf die ich beim Projektstart besonderen Wert lege und auf die du vielleicht auch achten solltest. Wir werden dann noch mal gemeinsam diskutieren, wie man diesen Projektstart gut organisieren kann und noch mal schauen, was das für dich bedeutet. Und wie gehabt, wir schließen auch diesen Beitrag mit meinen Fragen für dich zum Weiterdenken ab.

Was ist der Projektstart

Also Projektstart. Was ist denn das nun? Du erinnerst dich vielleicht aus dem letzten Beitrag, wir haben festgestellt, dass ein Projekt aus mehreren Phasen besteht, das Projektmanagement aus mehreren Phasen besteht.

Es gibt die Projektstartphase, die Projektplanungsphase, dann gibt es eine Phase der Projektdurchführung und ganz zum Schluss eben auch noch den Projektabschluss.

Ganz oft ist es so, dass Projektplanung und Projektdurchführung ineinander rein verschwimmen, ineinander sich rein verschachteln. Das ist immer dann, wenn der Auftraggeber ganz besonders ungeduldig ist und nicht erwarten kann, dass das Projektteam eine Planung vorlegt, sondern gerne hätte, dass da schon gearbeitet wird. Es ist auch oft so, dass wenn Projekte schon laufen, ohne geplant worden zu sein, dann muss man diese Planung nachholen.

Und der normale Fall, das ist auch, glaube ich, aus meiner Sicht, der einzig akzeptable, ist, dass wenn die Planung eben noch nicht vollständig gemacht wurde, weil sie vielleicht auch noch nicht vollständig gemacht werden konnte, weil man zu Beginn des Projektes noch nicht den vollen Umfang des Projektes überschauen konnte. Auch dann wird die Planung so ein Stück weit nachgeholt und Projektplanung und Projektdurchführung verschachteln sich ineinander, verschwimmen ineinander.

Warum wird die Projektstartphase vernachlässigt

Projektstart, die erste Phase, wird leider sehr oft gar nicht durchgeführt. Es hat, glaube ich, mehrere Gründe. Einer davon ist, der Projektstart wird schlicht und ergreifend vergessen. Wir starten direkt mit der Planung.

Ein weiterer ist, dass sich einfach auch nicht die Zeit dafür genommen wird. Schnell, schnell! Es muss losgehen. Wir haben schon die ersten Termine mit dem Kunden. Wir müssen erste Ergebnisse vorlegen. Und weder der Auftraggeber, noch das Projektteam gibt sich eben die Zeit oder nimmt sich die Zeit, um einen ordentlichen Projektstart durchzuführen.

In vielen Fällen ist es auch gar nicht bekannt, dass es diese Phase überhaupt gibt, was unter anderem einer der Gründe ist, warum ich diesen Beitrag mache und den letzten übrigens auch.

Was ist die Projektstartphase

Also was meine ich jetzt noch mal mit Projektstart? Ich meine die Phase, bevor die eigentliche, konkrete Planung begonnen wird.

Und mit Planung meine ich, ich erstelle eine Projektstruktur, leite einen Terminplan ab, ermittle Ressourcen, mache ein Projektbudget, erstelle eine Kommunikationsstruktur, diese Dinge. Und es geht also um die Phase davor. Und da gibt es tatsächlich eine.

Noch mal zur Wiederholung:

Das Ziel dieser Projektstartphase ist für gute Rahmenbedingungen zu sorgen, Arbeitsfähigkeit herzustellen, für Klarheit zu sorgen.

5 Punkte, auf die bei der Projektstartphase zu achten sind

Auch zu Beginn das Team zusammenzustellen und das Team zu formen und wie soll ich sagen, die ersten Wege zu ebnen, damit wir loslaufen können. Und was passiert nun konkret in dieser Phase? Auf welche Dinge solltest du achten, damit du hier möglichst gut arbeiten kannst? Für mich sind es fünf Punkte, auf die ich besonders achte, auf die ich besonderen Wert lege. Gehen wir sie erstmal durch und dann schlage ich vor, dass wir jeden einzelnen Punkt vielleicht noch mal im Detail erläutern.

  1. Was ist der Auftrag? Um was geht es eigentlich?
  2. Wer soll denn das Projekt bearbeiten?
  3. Wie organisieren wir das Team?
  4. Was wissen wir bereits über die Ausgangslage?
  5. Welche Risiken sehen wir?

Was ist der Auftrag?

Steigen wir ein. Punkt eins, was ist der Auftrag? Um was geht es eigentlich? Ganz oft bekommen wir Projekte mit nur einem sehr diffusen Auftrag zugeteilt. Da fallen dann Sätze wie, „kümmern Sie sich mal um das Projekt, dass wir Punkt, Punkt Punkt, gestern mit dem Kunden besprochen haben.“

Oder, „guten Tag, Herr Soundso. Wir suchen einen Projektleiter für dieses und jenes Projekt. Da haben wir doch an Sie gedacht. Legen Sie doch einfach mal los.“

Du merkst, in vielen Fällen nur ein mündlicher Auftrag und wenn überhaupt, dann nur ein Auftrag. Keine konkrete Zielsetzung und da gibt es einen großen Unterschied. Was es im Detail bedeutet, werden wir noch mal in einem späteren Beitrag behandeln.

Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen Projektauftrag und Zielsetzung. Und ich glaube, unsere erste Aufgabe hier in der Projektstartphase ist mal diesen Auftrag zu klären. Und zwar in der Regel, ich glaube, das bietet sich an, mit dem Auftraggeber mal zu klären, handelt es sich tatsächlich um ein Projekt oder ist es einfach nur eine Aufgabe, die jetzt komischerweise mit dem Begriff Projekt etikettiert wurde und dass wir diese Aufgabe eigentlich gar nicht in Projektform abarbeiten sollten oder dürfen?

Und die Frage auch zu klären, woher kommt der Auftrag? Wer hat den erfunden? Wo kommt die Idee her? Wer möchte das Projekt eigentlich haben? Was steckt dahinter und wer hat Interesse an dem Projekt und wer auch irgendwie nicht?

Da fällt jetzt natürlich relativ schnell der Begriff Stakeholder-Analyse, also Projekt-Umfeldanalyse. Wie das im Detail geht, auch da gibt es noch mal einen Beitrag dazu. Aber so viel schon mal vorne weg, es macht eben Sinn, dieses Auftragsumfeld mal zu durchleuchten. Und wenn wir die Frage nach dem Auftrag stellen, dann ist natürlich auch die Frage, gibt es denn tatsächlich schon eine Zielsetzung, also etwas mehr, als nur diesen einen Auftrag? Das sind so die Fragestellungen, die sich um den ersten Punkt ranken. Was ist denn eigentlich der Auftrag und um was geht es?

Wer soll das Projekt bearbeiten

Direkt daran schließt sich dann auch die Frage an, wer soll denn das Projekt bearbeiten? Also wer soll Teil des Teams sein? Meistens ergeben sich aus der Aufgabenstellung schon bestimmte natürliche Ansprechpartner.

Also ich brauche jemand aus der Produktionsvorbereitung, aus der Arbeitsvorbereitung. Ich brauche jemanden aus dem Quality-Engineering. Ich brauche einen Software-Entwickler, ich brauche einen Hardware-Entwickler, ich brauche einen Konstrukteur, einen technischen Zeichner und so weiter und so fort. Also kannst du dir vorstellen, das kennst du auch in deinen Projekten, aus der Aufgabenstellung ergibt sich zunächst einmal eher so ein natürliches Team.

Und die Frage, die man klären muss, wer sind denn jetzt die Ansprechpartner und mit wem sollte ich denn auch mal sprechen? Hat denn zum Beispiel dieses Projekt eine Historie und gibt es Wissen oder Personen, die ich da auch einbinden könnte, damit das alles ein bisschen flüssiger läuft. Und wer hat auch Wissen zum Vorhaben? Wer kann uns denn da weiterhelfen?

Natürlich, meistens ändert und erweitert sich das Team in der Planungsphase dann noch mal, wenn die Arbeitspakete konkreter werden und wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass wir eine umfangreiche Simulation benötigen, dann kommen natürlich Personen ins Team, die wir in dieser ersten Abschätzung noch nicht so auf dem Schirm hatten. Aber grundsätzlich macht es schon Sinn, sich diese Frage nach dem initialen Team einmal zu stellen.

Ganz wichtig ist mir da an der Stelle auch unterschiedliche Sichtweisen, unterschiedliche Blickwinkel und auch unterschiedliche Wissensstände ins Team hereinzuholen, weil ich die Erfahrung gemacht habe, dass dann einfach das Nachdenken, das gemeinsame Arbeiten in der Gruppe deutlich einfacher und deutlich besser vonstattengeht. Also zweite Frage, wer sollte das Projekt eigentlich bearbeiten.

Wie organisieren wir das Team

Kommen wir zum Punkt drei. Wie organisieren wir das Team? Das ist jetzt eher so ein organisatorisches Thema, also zunächst einmal festzulegen, wann und wo treffen wir uns? Wie soll auch die Planungsphase vonstattengehen? Wo legen wir unsere Dokumente ab? Hat dieses Vorhaben oder dieses Projekt schon eine Nummer? Und welche Rollen gibt es denn eigentlich im Projekt? Wer ist Projektleiter? Welche anderen Rollen gibt es? Gibt es so etwas, wie eine Projektassistenz oder ein Projektbüro, das wir sehr oft mal haben bei größeren Projekten?

Alle diese Rollen sind mal zu klären. Und ich glaube es macht auch Sinn, hier schon die ersten, speziellen Spielregeln im Projekt festzulegen, falls es die denn gibt. Also Punkt drei, Frage nach der Organisation des Teams. An der Stelle einfach mal durchleuchten, welche organisatorischen Themen sind denn für das Projekt relevant?

Wie ist die Ausgangslage

Punkt vier, wie ist die Ausgangslage? Und das ist jetzt, glaube ich, so ein wesentlicher Punkt, der ganz oft in Projekten nicht gemacht wird, nicht sauber gemacht wird und nicht strukturiert gemacht wird und vor allem auch das Ergebnis nicht dokumentiert wird.

Aus meiner Sicht ein Punkt, der extrem stark unterschätzt wird. Nun ist die Frage nach dem, was wir denn heute schon über dieses Projekt wissen, also wie kam es zu diesem Projekt? Gibt es schon Ideen zur Vorgehensweise? Gibt es bestimmte Vorgaben? Also gibt es schon einen Terminrahmen? Gibt es einen Kostenrahmen? Gibt es einen speziellen Rahmen an Personal und Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen? Und auch so Dinge, woran müssen wir denn denken? Alles Fragen, die dazu führen, dass wir ein deutlich besseres Wissen über die Ausgangslage haben.

Welche Risiken sehen wir

Kommen wir auch schon zum fünften Punkt. Das ist die Frage nach den Risiken. Welche Risiken sehen wir? Und du merkst, ich bin ein Freund einer ganz frühen Risikoanalyse im Projekt. Das hat mehrere Gründe. Erstens, es bremst am Anfang auch schon einmal ein klein wenig die Euphorie, also die positiven Dinge, den Nutzen, die Chancen, die sehen wir oft von alleine. Da muss uns keiner drauf aufmerksam machen.

Die Dinge, die schiefgehen können, die blenden wir gerade in der frühen Phase sehr oft aus. Wenn ich eine strukturierte Risikoanalyse mache, bekomme ich doch ein sehr gutes Gefühl über die wahre Situation im Projekt und ich kann daraus, aus meiner Sicht, auch ganz gut eine Projektstrategie ableiten. Also wie wollen wir vorgehen? Was sind Schwerpunkte im Projekt? Und ich kann auch davon ausgehend, schon die ersten Arbeitspakete ableiten, die wir dann später natürlich in der Projektstruktur brauchen.

Wichtiger Hinweis: bitte mache die Risikoanalyse im Team.

Ich habe es vorhin schon gesagt, als wir diskutiert haben, wer denn Teil des Projektes sein sollte, unterschiedliche Blickwinkel, unterschiedliches Wissen, unterschiedliche Fachbereiche sind hier extrem bereichernd.

Und schaue, dass du die Risikoanalyse methodisch unterstützt machst. Also nicht nur ein reines Brainstorming, das hinterher eine große Sammlung an möglichen Risiken hinterlässt, weil sehr oft hilft uns das nicht wirklich weiter. Schau, dass du eine ordentliche Bewertung hinbekommst und bitte, bitte, vergiss die Maßnahme nicht. Also entsprechende Risiken oder Risiken mit einer entsprechenden Höhe, sollten immer mit einer Maßnahme belegt sein. Wie du eine einfache Risikoanalyse machen kannst, hast du in einem der letzten Beiträge hier auch schon erfahren. #00:13:17-2#

Das waren sie auch schon, die fünf Punkte.

Wie kannst Du den Projektstart gut organisieren

Ich habe es eingangs gesagt, sehr oft findet leider, leider die Projektstartphase nicht wirklich statt. Und das hat auch damit zu tun, dass es den Teams sehr oft unklar ist, wie man denn so etwas organisiert.

Und da kommen wir auch jetzt schon zum dritten Punkt, wie kann man denn den Projektstart gut organisieren?

Grundsätzlich glaube ich, ist diese Phase, der Projektstart eine Phase, die unterschiedlich lang dauern kann. Viele der eben genannten Punkte kann man, glaube ich, in einem Workshop, und da spreche ich jetzt von einem Workshop von maximal einem Tag, gemeinsam durchsprechen.

Das ist nicht gut geeignet für die Auftragsklärung. Die geschieht oft besser und auch effizienter vorab in Einzelgesprächen mit dem Auftraggeber oder mit den Auftraggebern, mit den einzelnen Fachbereichen.

Aber gerade das Thema Ausgangslage, Risiken, wie organisieren wir uns im Projekt, all das sind Dinge, die du sehr gut in einem Workshop erarbeiten kannst. Deswegen an der Stelle meine Empfehlung, schaue, dass du so eine Art Projektstart-Workshop organisieren kannst.

Fokussiere dich auf die Zielsetzung, die du schon mitbringst, die du mit der Auftragsklärung, die du idealerweise vorab schon geklärt hast mit deinem Auftraggeber, sodass dort möglichst wenig Fragen noch offen sind und fokussiere dich dort im Start-Workshop auf die Ausgangslage, auf die Risiken und auf die Organisation im Team. Und ich glaube, dann sind die wesentlichen Punkte auch schon abgedeckt. Meistens ist es tatsächlich so, dass Startphase dann auch etwas mit der Planungsphase verschwimmt.

Was bedeutet das für Dich

Was bedeutet das jetzt für dich? Fassen wir es noch mal zusammen. Der Projektstart wird viel zu oft vernachlässigt oder gar nicht gemacht, überhaupt nicht berücksichtigt. Damit dein Projekt aber gut in Gang kommt, macht es Sinn, hier einen echten Fokus drauf zu haben, weil der Projektstart die Grundlage für die weitere Planung legt.

Und wenn die Grundlage gut ist, ist auch eine gute Chance, dass deine weitere Planung solide ist. Ein guter Projektstart schafft Klarheit. Und du solltest dir für deine Projekte überlegen, welche Punkte denn für dich wichtig sind. Meine fünf Punkte, meine fünf Dinge, die ich bei jedem Projektstart berücksichtige, habe ich dir ja eben erläutert.

Meine Fragen für Dich zum Nach- und Weiterdenken

Auch in dieser Episode möchte ich mich wieder mit ein paar Fragen für dich zum Weiterdenken von dir verabschieden. Ich hätte ganz gerne, dass du einmal darüber nachdenkst,

  • Wie hast Du denn in der Vergangenheit den Projektstart, die Projektstartphase in deinen Projekten organisiert
  • Was war dir dabei wichtig und was war dir weniger wichtig?
  • Für dein nächstes Projekt, worauf möchtest du denn da gerne achten?

Lass mich gerne wissen, was das Ergebnis deiner Überlegungen ist.

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