Episoden

PMMB035: Risikomanagement ist Projektmanagement für Erwachsene

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Shownotes

In einem Gespräch mit einem Kollegen fiel neulich der Satz “Risikomanagement ist Projektmanagement für Erwachsene”. Der Satz hat mich eine ganze Weile nicht mehr los gelassen, weil ich glaube, dass da sehr viel Wahrheit drin steckt. Risikomanagement ist eine Haltung, die dazu führen kann, dass Deine Projekte erfolgreicher werden.

In dieser Episode erfährst Du

  1. Warum Risikomanagement Projektmanagement für Erwachsene ist
  2. Was das für Deine Haltung bedeutet
  3. Wie Du das in Deinen Projekten umsetzen kannst

Episoden, die ich erwähne

PMMB004 – Die Sache mit den Risiken

Vorlage zur Risikoanalyse in der Online-Bibliothek (kommt bald)

Buch Bärentango von Tom de Marco (Amazon Affiliate-Link)

 

Dein Feedback

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PMMB034: Wie Du eine Vorbereitungsphase hinbekommst ohne aufzufallen

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Shownotes

Sehr oft erlebe ich es in meinen Projekten, dass wir als Projektleiter keine ordentlich Projektvorbereitungsphase durchführen “dürfen”. Dennoch halte ich die Projektvorbereitung für einen der wichtigsten Phasen im Projektmanagement. Warum das so ist und was Du tun kannst um diese Schritte nicht wegzulassen zu müssen erkläre ich Dir in dieser Episode.

In dieser Episode erfährst Du

  1. Welche guten Gründe und Argumente es für eine Projektvorbereitungsphase es gibt
  2. Meine Tipps, wie Du eine Projektvorbereitungsphase durchführen kannst ohne eine Projektvorbereitungsphase zu haben
    • Arbeite parallel!
    • Tu es einfach!
    • Nenne es nicht Projektvorbereitung
  3. Welche Schritte Du auf keinen Fall weglassen solltest

Episoden, die ich erwähne

PMMB007 – 5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

PMMB008 – Das Projektumfeld im Griff behalten

PMMB033 – Wie Du die Ausgangslage Deines Projektes analysierst

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PMMB028: Was mache ich als Projektleiter eigentlich die ganze Zeit?

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Shownotes

Bestimmte Dinge erledigen wir als Projektleiter immer wieder. In dieser Episode erfährst Du, welche Aktivitäten ich täglich, wöchentlich, monatlich und ein Mal pro Quartal erledige.

Dazu habe ich natürlich auch eine Checkliste, die Du Dir in der Online-Binliothek herunterladen kannst: bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de

In dieser Episode lernst Du

  1. Warum ich eine Liste mit regelmäßigen Aktivitäten habe
  2. Was mache ich
    • täglich
    • wöchentlich
    • monatlich
    • pro Quartal

Episode, die ich im Podcast erwähne:

PMMB027: Experteninterview mit Ivan Blatter – So kannst Du Deine Zeit besser organisieren

PMMB002: In 5 Schritten zum Terminplan

PMMB001: Projektstruktur – Die Mutter aller Instrumente

PMB022: Wie ich mit der Musterroadmap meine Entwicklungsschritte plane

PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

PMMB004: Die Sache mit den Risiken

PMMB008: Das Projektumfeld im Griff behalten

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PMMB021: 8 Punkte an denen Du eine gute Projektplanung erkennst

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Shownotes

Eine gute Projektplanung sollte vollständig, durchgängig und schlüssig sein. Wie Du schnell überprüfen kannst, ob eine Projektplanung gut und geeignet ist, erfährst Du in dieser Episode.

So habe ich die Episode für Dich aufgebaut:

  1. Was macht eine gute Projektplanung eigentlich aus?
  2. Meine 8-Punkte-Checkliste mit der ich mir Projektplanungen anschaue
  3. Wie kannst Du mir der Checkliste umgehen?
  4. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Links zu Episoden, die sich mit den Themen in der Episode beschäftigen:

Online-Bibliothek zum Projektmanagement im Maschinenbau

PMMB020: Schätzmethoden – So gehst du vor um Termine, Kosten und Ressourcen zu schätzen

PMMB019: Wie plant man eigentlich ein Projekt? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

PMMB013: Wie sprichst Du eigentlich mit mir? Was Du über Projektkommunikation wissen solltest

PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

PMMB004: Die Sache mit den Risiken

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PMMB019: Wie plant man eigentlich ein Projekt? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Shownotes

Projektplanung ist ein wesentlicher Bestandteil von Projektmanagement. In dieser Episode erkläre ich Dir was dabei wichtig ist und wie Du Schritt für Schritt vorgehen kannst um eine vollständige und schlüssige Projektplanung zu erstellen, die von Deinem Auftraggeber freigegeben werden kann.

Hierzu habe ich diese Episode wie folgt strukturiert:

  1. Wann findet die Projektplanung statt?
  2. Was gehört alles zur Projektplanung dazu?
  3. Wie kannst Du Schritt für Schritt vorgehen?
    1. Erstelle eine Projektstruktur
    2. Erstelle einen Terminplan
    3. Erstelle eine Ressourcenplanung
    4. Erstelle eine Kostenplanung
    5. Erstelle eine Risikoanalyse
    6. Erstelle eine Kommunikationsstruktur
  4. Meine Tipps und Tricks für Dich!
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Weitere Episoden, auf die ich in dieser Episode verweise:

Episode PMMB006: Phasen im Projektmanagement

Episode PMMB001: Die Mutter aller Instrumente – Die Projektstruktur

Episode PMMB002: In 5 Schritte zum Terminplan

Episode PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

Episode PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

Episode PMMB004: Die Sache mit den Risiken

Episode PMMB013: Wie sprichst Du eigentlich mit mir? Was Du über Projektkommunikation wissen solltest

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PMMB007: 5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

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Ein guter Projektstart sorgt dafür, dass gute Rahmenbedingungen für die Projektplanung und den weiteren Projektverlauf existieren. Leider wird die Projektstartphase sehr oft nicht konsequent durchgeführt, was Projekte dann in Schwierigkeiten bringt.

Ich lege beim Projektstart besonderen Wert auf 5 Dinge, die ich Dir in dieser Episode erkläre:

  • Auftragsklärung
  • Teamzusammensetzung
  • Organisatorisches
  • Ausgangslage
  • Risiken

Ich habe die Episode dafür für Dich folgendermaßen strukturiert:

  1. Was ist eigentlich der Projektstart?
  2. 5 Dinge auf die Du achten solltest
  3. Wie kannst Du den Projektstart organisieren?
  4. Was bedeutet das für Dich?
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

5 Dinge auf die Du beim Projektstart achten solltest

Im letzten Beitrag ging es ja um die vier Phasen im Projektmanagement. Und heute möchte ich das noch mal etwas vertiefen, und zwar ganz besonders die erste Phase, die Projektstartphase.

Es gibt so eine Beobachtung dass, wir hatten es beim letzten Mal schon drüber, sehr viele Projekte scheitern, beziehungsweise tun sich im weiteren Verlauf schwer. Und ich glaube, dass eine der Ursachen darin liegt, dass die Projekte eben nicht ordentlich gestartet werden. Und das ist, glaube ich, auch gleichzeitig so ein Grund, warum es Sinn macht sich noch mal intensiver mit dem Projektstart, mit der Projektstartphase zu beschäftigen, weil, Projekte ordentlich zu starten, heißt nämlich deren Erfolgschancen zu erhöhen und gute Grundlagen für die Weiterarbeit zu legen.

Es macht Sinn sich mit dem Projektstart zu befassen

Du siehst, es macht also Sinn, sich zu überlegen, was für einen wirklich guten Projektstart erforderlich ist.

Um was geht es also in dieser Episode? Was wirst du erfahren?

Wir werden noch mal einsteigen mit der Frage: Was ist eigentlich dieser Projektstart? Werden dann noch mal ein bisschen tiefer einsteigen und du wirst dann meine fünf Dinge, meine fünf Tipps kennenlernen, fünf Dinge, auf die ich beim Projektstart besonderen Wert lege und auf die du vielleicht auch achten solltest. Wir werden dann noch mal gemeinsam diskutieren, wie man diesen Projektstart gut organisieren kann und noch mal schauen, was das für dich bedeutet. Und wie gehabt, wir schließen auch diesen Beitrag mit meinen Fragen für dich zum Weiterdenken ab.

Was ist der Projektstart

Also Projektstart. Was ist denn das nun? Du erinnerst dich vielleicht aus dem letzten Beitrag, wir haben festgestellt, dass ein Projekt aus mehreren Phasen besteht, das Projektmanagement aus mehreren Phasen besteht.

Es gibt die Projektstartphase, die Projektplanungsphase, dann gibt es eine Phase der Projektdurchführung und ganz zum Schluss eben auch noch den Projektabschluss.

Ganz oft ist es so, dass Projektplanung und Projektdurchführung ineinander rein verschwimmen, ineinander sich rein verschachteln. Das ist immer dann, wenn der Auftraggeber ganz besonders ungeduldig ist und nicht erwarten kann, dass das Projektteam eine Planung vorlegt, sondern gerne hätte, dass da schon gearbeitet wird. Es ist auch oft so, dass wenn Projekte schon laufen, ohne geplant worden zu sein, dann muss man diese Planung nachholen.

Und der normale Fall, das ist auch, glaube ich, aus meiner Sicht, der einzig akzeptable, ist, dass wenn die Planung eben noch nicht vollständig gemacht wurde, weil sie vielleicht auch noch nicht vollständig gemacht werden konnte, weil man zu Beginn des Projektes noch nicht den vollen Umfang des Projektes überschauen konnte. Auch dann wird die Planung so ein Stück weit nachgeholt und Projektplanung und Projektdurchführung verschachteln sich ineinander, verschwimmen ineinander.

Warum wird die Projektstartphase vernachlässigt

Projektstart, die erste Phase, wird leider sehr oft gar nicht durchgeführt. Es hat, glaube ich, mehrere Gründe. Einer davon ist, der Projektstart wird schlicht und ergreifend vergessen. Wir starten direkt mit der Planung.

Ein weiterer ist, dass sich einfach auch nicht die Zeit dafür genommen wird. Schnell, schnell! Es muss losgehen. Wir haben schon die ersten Termine mit dem Kunden. Wir müssen erste Ergebnisse vorlegen. Und weder der Auftraggeber, noch das Projektteam gibt sich eben die Zeit oder nimmt sich die Zeit, um einen ordentlichen Projektstart durchzuführen.

In vielen Fällen ist es auch gar nicht bekannt, dass es diese Phase überhaupt gibt, was unter anderem einer der Gründe ist, warum ich diesen Beitrag mache und den letzten übrigens auch.

Was ist die Projektstartphase

Also was meine ich jetzt noch mal mit Projektstart? Ich meine die Phase, bevor die eigentliche, konkrete Planung begonnen wird.

Und mit Planung meine ich, ich erstelle eine Projektstruktur, leite einen Terminplan ab, ermittle Ressourcen, mache ein Projektbudget, erstelle eine Kommunikationsstruktur, diese Dinge. Und es geht also um die Phase davor. Und da gibt es tatsächlich eine.

Noch mal zur Wiederholung:

Das Ziel dieser Projektstartphase ist für gute Rahmenbedingungen zu sorgen, Arbeitsfähigkeit herzustellen, für Klarheit zu sorgen.

5 Punkte, auf die bei der Projektstartphase zu achten sind

Auch zu Beginn das Team zusammenzustellen und das Team zu formen und wie soll ich sagen, die ersten Wege zu ebnen, damit wir loslaufen können. Und was passiert nun konkret in dieser Phase? Auf welche Dinge solltest du achten, damit du hier möglichst gut arbeiten kannst? Für mich sind es fünf Punkte, auf die ich besonders achte, auf die ich besonderen Wert lege. Gehen wir sie erstmal durch und dann schlage ich vor, dass wir jeden einzelnen Punkt vielleicht noch mal im Detail erläutern.

  1. Was ist der Auftrag? Um was geht es eigentlich?
  2. Wer soll denn das Projekt bearbeiten?
  3. Wie organisieren wir das Team?
  4. Was wissen wir bereits über die Ausgangslage?
  5. Welche Risiken sehen wir?

Was ist der Auftrag?

Steigen wir ein. Punkt eins, was ist der Auftrag? Um was geht es eigentlich? Ganz oft bekommen wir Projekte mit nur einem sehr diffusen Auftrag zugeteilt. Da fallen dann Sätze wie, „kümmern Sie sich mal um das Projekt, dass wir Punkt, Punkt Punkt, gestern mit dem Kunden besprochen haben.“

Oder, „guten Tag, Herr Soundso. Wir suchen einen Projektleiter für dieses und jenes Projekt. Da haben wir doch an Sie gedacht. Legen Sie doch einfach mal los.“

Du merkst, in vielen Fällen nur ein mündlicher Auftrag und wenn überhaupt, dann nur ein Auftrag. Keine konkrete Zielsetzung und da gibt es einen großen Unterschied. Was es im Detail bedeutet, werden wir noch mal in einem späteren Beitrag behandeln.

Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen Projektauftrag und Zielsetzung. Und ich glaube, unsere erste Aufgabe hier in der Projektstartphase ist mal diesen Auftrag zu klären. Und zwar in der Regel, ich glaube, das bietet sich an, mit dem Auftraggeber mal zu klären, handelt es sich tatsächlich um ein Projekt oder ist es einfach nur eine Aufgabe, die jetzt komischerweise mit dem Begriff Projekt etikettiert wurde und dass wir diese Aufgabe eigentlich gar nicht in Projektform abarbeiten sollten oder dürfen?

Und die Frage auch zu klären, woher kommt der Auftrag? Wer hat den erfunden? Wo kommt die Idee her? Wer möchte das Projekt eigentlich haben? Was steckt dahinter und wer hat Interesse an dem Projekt und wer auch irgendwie nicht?

Da fällt jetzt natürlich relativ schnell der Begriff Stakeholder-Analyse, also Projekt-Umfeldanalyse. Wie das im Detail geht, auch da gibt es noch mal einen Beitrag dazu. Aber so viel schon mal vorne weg, es macht eben Sinn, dieses Auftragsumfeld mal zu durchleuchten. Und wenn wir die Frage nach dem Auftrag stellen, dann ist natürlich auch die Frage, gibt es denn tatsächlich schon eine Zielsetzung, also etwas mehr, als nur diesen einen Auftrag? Das sind so die Fragestellungen, die sich um den ersten Punkt ranken. Was ist denn eigentlich der Auftrag und um was geht es?

Wer soll das Projekt bearbeiten

Direkt daran schließt sich dann auch die Frage an, wer soll denn das Projekt bearbeiten? Also wer soll Teil des Teams sein? Meistens ergeben sich aus der Aufgabenstellung schon bestimmte natürliche Ansprechpartner.

Also ich brauche jemand aus der Produktionsvorbereitung, aus der Arbeitsvorbereitung. Ich brauche jemanden aus dem Quality-Engineering. Ich brauche einen Software-Entwickler, ich brauche einen Hardware-Entwickler, ich brauche einen Konstrukteur, einen technischen Zeichner und so weiter und so fort. Also kannst du dir vorstellen, das kennst du auch in deinen Projekten, aus der Aufgabenstellung ergibt sich zunächst einmal eher so ein natürliches Team.

Und die Frage, die man klären muss, wer sind denn jetzt die Ansprechpartner und mit wem sollte ich denn auch mal sprechen? Hat denn zum Beispiel dieses Projekt eine Historie und gibt es Wissen oder Personen, die ich da auch einbinden könnte, damit das alles ein bisschen flüssiger läuft. Und wer hat auch Wissen zum Vorhaben? Wer kann uns denn da weiterhelfen?

Natürlich, meistens ändert und erweitert sich das Team in der Planungsphase dann noch mal, wenn die Arbeitspakete konkreter werden und wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass wir eine umfangreiche Simulation benötigen, dann kommen natürlich Personen ins Team, die wir in dieser ersten Abschätzung noch nicht so auf dem Schirm hatten. Aber grundsätzlich macht es schon Sinn, sich diese Frage nach dem initialen Team einmal zu stellen.

Ganz wichtig ist mir da an der Stelle auch unterschiedliche Sichtweisen, unterschiedliche Blickwinkel und auch unterschiedliche Wissensstände ins Team hereinzuholen, weil ich die Erfahrung gemacht habe, dass dann einfach das Nachdenken, das gemeinsame Arbeiten in der Gruppe deutlich einfacher und deutlich besser vonstattengeht. Also zweite Frage, wer sollte das Projekt eigentlich bearbeiten.

Wie organisieren wir das Team

Kommen wir zum Punkt drei. Wie organisieren wir das Team? Das ist jetzt eher so ein organisatorisches Thema, also zunächst einmal festzulegen, wann und wo treffen wir uns? Wie soll auch die Planungsphase vonstattengehen? Wo legen wir unsere Dokumente ab? Hat dieses Vorhaben oder dieses Projekt schon eine Nummer? Und welche Rollen gibt es denn eigentlich im Projekt? Wer ist Projektleiter? Welche anderen Rollen gibt es? Gibt es so etwas, wie eine Projektassistenz oder ein Projektbüro, das wir sehr oft mal haben bei größeren Projekten?

Alle diese Rollen sind mal zu klären. Und ich glaube es macht auch Sinn, hier schon die ersten, speziellen Spielregeln im Projekt festzulegen, falls es die denn gibt. Also Punkt drei, Frage nach der Organisation des Teams. An der Stelle einfach mal durchleuchten, welche organisatorischen Themen sind denn für das Projekt relevant?

Wie ist die Ausgangslage

Punkt vier, wie ist die Ausgangslage? Und das ist jetzt, glaube ich, so ein wesentlicher Punkt, der ganz oft in Projekten nicht gemacht wird, nicht sauber gemacht wird und nicht strukturiert gemacht wird und vor allem auch das Ergebnis nicht dokumentiert wird.

Aus meiner Sicht ein Punkt, der extrem stark unterschätzt wird. Nun ist die Frage nach dem, was wir denn heute schon über dieses Projekt wissen, also wie kam es zu diesem Projekt? Gibt es schon Ideen zur Vorgehensweise? Gibt es bestimmte Vorgaben? Also gibt es schon einen Terminrahmen? Gibt es einen Kostenrahmen? Gibt es einen speziellen Rahmen an Personal und Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen? Und auch so Dinge, woran müssen wir denn denken? Alles Fragen, die dazu führen, dass wir ein deutlich besseres Wissen über die Ausgangslage haben.

Welche Risiken sehen wir

Kommen wir auch schon zum fünften Punkt. Das ist die Frage nach den Risiken. Welche Risiken sehen wir? Und du merkst, ich bin ein Freund einer ganz frühen Risikoanalyse im Projekt. Das hat mehrere Gründe. Erstens, es bremst am Anfang auch schon einmal ein klein wenig die Euphorie, also die positiven Dinge, den Nutzen, die Chancen, die sehen wir oft von alleine. Da muss uns keiner drauf aufmerksam machen.

Die Dinge, die schiefgehen können, die blenden wir gerade in der frühen Phase sehr oft aus. Wenn ich eine strukturierte Risikoanalyse mache, bekomme ich doch ein sehr gutes Gefühl über die wahre Situation im Projekt und ich kann daraus, aus meiner Sicht, auch ganz gut eine Projektstrategie ableiten. Also wie wollen wir vorgehen? Was sind Schwerpunkte im Projekt? Und ich kann auch davon ausgehend, schon die ersten Arbeitspakete ableiten, die wir dann später natürlich in der Projektstruktur brauchen.

Wichtiger Hinweis: bitte mache die Risikoanalyse im Team.

Ich habe es vorhin schon gesagt, als wir diskutiert haben, wer denn Teil des Projektes sein sollte, unterschiedliche Blickwinkel, unterschiedliches Wissen, unterschiedliche Fachbereiche sind hier extrem bereichernd.

Und schaue, dass du die Risikoanalyse methodisch unterstützt machst. Also nicht nur ein reines Brainstorming, das hinterher eine große Sammlung an möglichen Risiken hinterlässt, weil sehr oft hilft uns das nicht wirklich weiter. Schau, dass du eine ordentliche Bewertung hinbekommst und bitte, bitte, vergiss die Maßnahme nicht. Also entsprechende Risiken oder Risiken mit einer entsprechenden Höhe, sollten immer mit einer Maßnahme belegt sein. Wie du eine einfache Risikoanalyse machen kannst, hast du in einem der letzten Beiträge hier auch schon erfahren. #00:13:17-2#

Das waren sie auch schon, die fünf Punkte.

Wie kannst Du den Projektstart gut organisieren

Ich habe es eingangs gesagt, sehr oft findet leider, leider die Projektstartphase nicht wirklich statt. Und das hat auch damit zu tun, dass es den Teams sehr oft unklar ist, wie man denn so etwas organisiert.

Und da kommen wir auch jetzt schon zum dritten Punkt, wie kann man denn den Projektstart gut organisieren?

Grundsätzlich glaube ich, ist diese Phase, der Projektstart eine Phase, die unterschiedlich lang dauern kann. Viele der eben genannten Punkte kann man, glaube ich, in einem Workshop, und da spreche ich jetzt von einem Workshop von maximal einem Tag, gemeinsam durchsprechen.

Das ist nicht gut geeignet für die Auftragsklärung. Die geschieht oft besser und auch effizienter vorab in Einzelgesprächen mit dem Auftraggeber oder mit den Auftraggebern, mit den einzelnen Fachbereichen.

Aber gerade das Thema Ausgangslage, Risiken, wie organisieren wir uns im Projekt, all das sind Dinge, die du sehr gut in einem Workshop erarbeiten kannst. Deswegen an der Stelle meine Empfehlung, schaue, dass du so eine Art Projektstart-Workshop organisieren kannst.

Fokussiere dich auf die Zielsetzung, die du schon mitbringst, die du mit der Auftragsklärung, die du idealerweise vorab schon geklärt hast mit deinem Auftraggeber, sodass dort möglichst wenig Fragen noch offen sind und fokussiere dich dort im Start-Workshop auf die Ausgangslage, auf die Risiken und auf die Organisation im Team. Und ich glaube, dann sind die wesentlichen Punkte auch schon abgedeckt. Meistens ist es tatsächlich so, dass Startphase dann auch etwas mit der Planungsphase verschwimmt.

Was bedeutet das für Dich

Was bedeutet das jetzt für dich? Fassen wir es noch mal zusammen. Der Projektstart wird viel zu oft vernachlässigt oder gar nicht gemacht, überhaupt nicht berücksichtigt. Damit dein Projekt aber gut in Gang kommt, macht es Sinn, hier einen echten Fokus drauf zu haben, weil der Projektstart die Grundlage für die weitere Planung legt.

Und wenn die Grundlage gut ist, ist auch eine gute Chance, dass deine weitere Planung solide ist. Ein guter Projektstart schafft Klarheit. Und du solltest dir für deine Projekte überlegen, welche Punkte denn für dich wichtig sind. Meine fünf Punkte, meine fünf Dinge, die ich bei jedem Projektstart berücksichtige, habe ich dir ja eben erläutert.

Meine Fragen für Dich zum Nach- und Weiterdenken

Auch in dieser Episode möchte ich mich wieder mit ein paar Fragen für dich zum Weiterdenken von dir verabschieden. Ich hätte ganz gerne, dass du einmal darüber nachdenkst,

  • Wie hast Du denn in der Vergangenheit den Projektstart, die Projektstartphase in deinen Projekten organisiert
  • Was war dir dabei wichtig und was war dir weniger wichtig?
  • Für dein nächstes Projekt, worauf möchtest du denn da gerne achten?

Lass mich gerne wissen, was das Ergebnis deiner Überlegungen ist.

Dein Feedback

Du hast Fragen, Kommentare oder Anregungen zu dieser Episode oder zum Podcast? Dann schreibe mir einfach eine E-Mail an: joerg.walter@projektmanagement-maschinenbau.de

PMMB004: Die Sache mit den Risiken

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Risikomanagement in Projekten kommt oft zu kurz. Risiken werden in Projekten sehr oft als etwas diffuses, gefährliches wahrgenommen. Dabei sind Risiken eine völlig normale Eigenschaft von Projekten, denen wir uns stellen dürfen. Risikomanagement im Projekt hilft uns, mit den Unwegbarkeiten in technischen Projekten umzugehen und erlaubt uns vorausschauend zu handeln.

In dieser Episode erkläre ich Dir, was Risiken genau sind und wie Du sie im Projekt findest.

Hierzu spreche ich in dieser Episode über die folgenden Themen:

  1. Was ist eigentlich ein Risiko?
  2. Warum dürfen wir uns gerne in Projekten mit Risiken auseinander setzen?
  3. Wie kann ich im Projekt mit Risiken umgehen?
  4. Meine Tipps und Tricks zum Risikomanagement
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Die Sache mit den Risiken

In dieser Episode wollen wir uns mit etwas beschäftigen, dass es in jedem Projekt gibt, und das uns meistens mächtig Ärger machen kann: In dieser Episode wird es um Risiken gehen.

Risikomanagement in Projekten kommt leider oft zu kurz. Risiken sind ja etwas Diffuses, etwas, das uns meistens unerwartet von der Seite trifft, das uns unsere Ziele nicht erreichen lässt. Das sind  Dinge, wie wir Risiken wahrnehmen. Und aus diesem Grund macht es glaube ich Sinn, dass wir uns in dieser Episode einmal eingehend mit Risiken beschäftigen. Ich bin nämlich der Meinung, dass man vor Risiken keine wirkliche Angst haben muss, WENN man ordentlich damit umgeht. Und genau darum soll es in der heutigen Episode auch gehen.

Keine Angst vor Risiken

Also, worüber werden wir sprechen? Wir werden einsteigen mit der Frage „Was ist eigentlich ein Risiko?“ Wir werden uns so ein bisschen einer Definition nähern und wir werden in einem zweiten Schritt einmal die Frage beantworten „Warum sollten wir uns denn im Projekt eigentlich mit Risiken auseinandersetzen?“ Wäre doch viel einfacher, wenn wir die links liegen lassen könnten. Ich werde dir dann einen Prozess, einen kleinen Verfahren zeigen, wie du in deinem Projekt effizient mit Risiken umgehen kannst. Und ich werde dir dann noch so ein paar Tipps und Tricks aus meinem Schatzkästchen zeigen. Und zum Abschluss wie gehabt: Meine Fragen für dich zum Weiterdenken.

Was ist eigentlich ein Risiko?

Gut, dann stellen wir uns einmal den Risiken mit der ersten Frage: Was ist denn eigentlich ein Risiko?

Fangen wir einmal an eher mit einer Beschreibung, was denn so ein Risiko ist. Risiko ist ja erst einmal wieder so ein Allerweltsbegriff, den jeder verwendet, aber wenn wir da einmal genau nachfragen, versteht eigentlich jeder etwas anderes darunter. Und ich muss gestehen: Ich habe im Vorfeld beim Recherchieren für diese Episode keine wirklich schöne, griffige Definition gefunden, die ich dir nun vortragen kann und dann ist alles klar. Deswegen glaube ich, macht es Sinn, dass wir uns einmal so ein wenig über eine Beschreibung diesem Risikobegriff nähern.

Ein Risiko ist ein Ereignis

Also: Risiko ist zunächst einmal ein Ereignis. Also nicht Diffuses, sondern ein Risiko ist ein Ereignis, irgendetwas, das passiert, irgendetwas, das stattfindet.

Dieses Ereignis hat eine Wahrscheinlichkeit. Es ist also so, dass nicht sicher ist, dass das eintritt. Es kann also auch ausbleiben. Und manchmal kann man diese Wahrscheinlichkeit ziemlich genau beziffern über eine Statistik und manchmal über andere Messungen. Und manchmal ist das sehr, sehr schwer.

Und dieses Ereignis hat eine Auswirkung, hat eine Folge auf unser Projekt. Das kann eine positive Auswirkung sein, wir sagen dann meistens Chance dazu, das kann aber auch eine negative Auswirkung sein. Und das ist das klassische Verständnis eines Risikos.

Also noch einmal, ganz wichtig: Ein Risiko ist nichts Diffuses, sondern ein Risiko ist ein Ereignis, das mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit eintritt, und das eine Auswirkung – also eine Folge – auf unser Projekt hat.

Warum sollten wir uns mit Risikomanagement in Projekten beschäftigen?

Warum müssen wir uns denn nun mit diesen Risiken beschäftigen? Das riecht doch schon wieder mächtig nach Aufwand. Naja, sammeln wir doch einfach einmal so ein bisschen die Gründe.

Also: Risiken – und ich meine jetzt hier die negativen Folgen – können unseren Projekterfolg gefährden. Und zwar ordentlich. Unsere Projekte werden teurer, unsere Projekte dauern länger, die Maschine, die Komponente, die wir da gerade entwickeln, wird nicht den vollen Funktionsumfang haben, wird nicht die volle Leistungsfähigkeit haben. Also alles Dinge, die wir eigentlich ganz gerne in unserem Projekt vermeiden wollen, oder? Wir möchten also gern vorbereitet sein, wenn diese Risiken eintreten. Wir möchten damit umgehen können. Oder am liebsten würden sie ganz gerne komplett ausschalten können.

Projekte sind grundsätzlich risikobehaftet

Vielleicht noch einmal die Frage: Warum haben wir denn eigentlich Risiken im Projekt und können wir die einmal alle komplett ausschalten? Aus meiner Sicht ist es so, dass Projekte ganz grundsätzlich risikobehaftet sind. Das ist also sozusagen im Erbgut eines Projektes verhaftet. Wir machen ja Projekte, weil wir die damit verbundene Chance ergreifen wollen. Und eine Chance war ja ein positives Risiken, oder?

Und das kennst du auch: Chance verknüpft sich in der Regel auch mit einem Risiko. Also man kriegt keine Rendite, ohne ein bestimmtes Risiko einzugehen. Das heißt also, Projekte sind grundsätzlich – Ausnahmen bestätigen die Regel, aber grundsätzlich – mit Unsicherheiten, mit Risiken behaftet. Wenn nämlich das Ergebnis eines Projektes von Anfang an klar wäre, von Anfang an feststehen würde, dann würden wir in der Regel kein Projekt machen, sondern wir hätten so etwas wie einen Prozess. Meine Definition da dazu kannst du dir noch einmal in der Episode Projekt oder kein Projekt? nachhören.

Das heißt also, dass es eine ureigene Eigenschaft von Projekten ist, dass sie mit Risiko daherkommen. Und denen sollten wir uns aus meiner Sicht frühzeitig widmen, wir sollen ihnen begegnen, damit wir nicht kalt von ihnen erwischt werden.

Wie sieht Risikomanagement im Projekt aus?

Dann kommen wir schon zur nächsten Frage: Wie gehen wir denn mit Risiken in Projekten um? Also, es gibt so eine grundsätzliche Vorbedingung, das ist das erste: Nimm dich den Risiken an. Also akzeptiere, dass es Risiken gibt, und entschließe dich mit deinem Projektteam aktiv, mit ihnen umzugehen, ihnen zu begegnen. Fachjargon würde das wieder heißen:

Betreibe Risikomanagement!

Ja, und wie das geht, stelle ich dir jetzt gleich vor. Ich würde so eine kleine, schlanke, aus meiner Sicht sehr effiziente Vorgehensweise erläutern, die es dir erlaubt, relativ schnell einen Überblick über deine Risiken im Projekt zu bekommen und, die es dir auch ermöglicht, dich ihnen anzunehmen.

Eine einfache Vorgehensweise um Risikomanagement zu betreiben

Aus meiner Sicht ein schlanker Prozess, der mit wenig Aufwand zu bewerkstelligen ist. Es geht dabei eher um eine qualitative Bewertung, das heißt, ja, seien wir einmal ehrlich, am Ende geht es darum, die Risiken mit deinem Bauchgefühl, mit deiner Erfahrung und auch mit gesundem Menschenverstand und Nachdenken zu bewerten. Es gibt natürlich noch andere, wesentlich detailliertere – und damit auch meistens aufwändigere – Verfahren, aber ich glaube, dass wir in unseren Projekten auf schlanke und einfache Möglichkeiten zurückgreifen sollten, um mit Risiken umzugehen.

Das Verfahren, das ich dir vorstellen möchte, hat im Prinzip drei Schritte:

  • Risiken sammeln
  • Risiken bewerten
  • Maßnahmen festlegen

Also nichts Kompliziertes, wahrscheinlich für dich auch nichts wirklich Überraschendes. Gehen wir es aber trotzdem einmal durch.

Risiken sammeln

Der erste Schritt ist: Setz dich mit deinem Team zusammen und überlege: Welche Dinge könnten denn passieren, die in deinem Projekt eine negative Auswirkung haben. Das heißt, der erste Schritt ist tatsächlich, naja, sammeln, Brainstorming machen. Setzt euch zusammen, überlegt gemeinsam, werft in die Runde Dinge, die da passieren können.

Und unterscheidet bitte Ursache und Folge. Und habt bitte ein besonderes Auge auf die Formulierung. Ich mache es noch einmal konkret: Wenn ich mit meinen Teams einen Risiko-Workshop mache und, ja, die Leute, die da teilnehmen, die Workshop-Teilnehmer, die Risiko-Workshop-Teilnehmer sind nicht so erfahren im Risikoformulieren, dann ist in der Regel eines der ersten Risiken, das da genannt wird, KOSTEN. Jetzt habe ich aber vorhin gesagt: Ein Risiko ist ein Ereignis, das eintritt. Jetzt sind Kosten kein Ereignis, das eintritt. Das heißt, du musst drauf achten bei der Formulierung von Risiken, dass du über Ereignisse redest, Dinge, die in deinem Projekt passieren können, die in dem Fall eine negative Auswirkung haben. Das heißt: Versuche, diese Ereignisse in kleinen, ja, Stichworten, noch besser in Halbsätzen, zu formulieren. Das wird die später die Möglichkeit verbessern, die Risiken auch zu bewerten.

Unterscheide Ursache und Wirkung

Wenn ich Risiken sammle, differenziere ich auch sehr oft in Ursache – also „Was passiert da eigentlich? Was ist das, was da eintritt? Was ist dieses Ereignis?“ – und Folge und Auswirkung. Wenn dir jemand nämlich sagt, Kosten seien ein Risiko, dann ist das nämlich eine Auswirkung, eine Folge, die er meint.

Hintergrund könnte sein „Wir haben noch nie mit diesem und jenem Lieferanten zusammengearbeitet. Wir wissen nicht, wie genau seine Vorkalkulationen sind, und wir könnten ein Kostenrisiko haben, wenn nämlich das Ereignis eintritt, dass der Lieferant mit seiner Kalkulation danebenliegt.“ Klamüsern wir das einmal auseinander: Das Risiko ist, dass die Kalkulation des Lieferanten falsch ist und die Folge ist, dass unsere Herstellkosten steigen. Ne? Also wichtig bei der Formulierung: Wirkliche Ereignisse formulieren. Formuliere in kurzen Halbsätzen, um es klarer zu machen. Und trenne zwischen Ursache und Wirkung.

Verschiedene Quelle für Risiken

Um so einen kleinen Überblick zu bekommen, dass du auch nichts vergisst im Projekt, hilft es, so im Kopf zu behalten, dass es verschiedene Risikoquellen gibt, also verschiedene Risikoarten.

  • wirtschaftliche Risiken
  • technische Risiken
  • rechtliche Risiken
  • organisatorische Risiken
  • Risiken, die sich aus der Umwelt ergeben
  • Planungsrisiken
  • vertragliche Risiken
  • etc.

Also, wenn du Risiken mit deinem Team sammelst: Behalte diese Risikoquellen im Hintergrund und stelle einfach sicher, dass ihr im Laufe der Diskussion alle Arten, alle Quellen Stück für Stück abklappert. Die Liste hilft dir einfach, die Gedanken im Team, die Diskussionen im Team zu strukturieren und auch zu steuern. Es gibt Risiken, die sind sozusagen immer da. Meistens – so als Beispiel – personelle Risiken. Dass die Mitarbeiter, die da eingeplant sind, vielleicht krank werden. Das ist so ein grundsätzliches Risiko, das wir in den allerallermeisten Projekten haben. Andere Risiken sind hochgradig projektspezifisch. Und da muss man dann meistens schon einmal ein bisschen nachdenken.

Gut, das war der erste Schritt, Risiken sammeln, und du hast nun eine lange Liste an Ereignissen, die passieren können, die deinem Projekt in irgendeiner Form mit ihrer Folge oder ihrer Auswirkung scheitern können. Da ist nun die Frage: Welches davon sind denn die großen Risiken und welches sind eher so die, ja, die kleinen, zu vernachlässigenden Risiken? Also kommen wir zum Schritt zwei, Risiken bewerten.

Risiken bewerten

Wenn ich dich nun Frage „Naja, welches ist denn das große Risiko? Welches ist eher ein kleines Risiko?“, wird es dir schwer fallen, mir hier aus der Hüfte zu sagen, wie das einzuschätzen ist. Aus diesem Grund hat es sich bewährt, die Bewertung der Risiken in zwei Kategorien zu machen.

Eintrittswahrscheinlichkeit bewerten

Das heißt, wir beginnen nun zuerst, die ganze Liste durchzugehen, und jedes einzelne Risiko, jedes Ereignis mit jeder seiner Folge und jeder seiner Auswirkung zu bewerten hinsichtlich seiner Eintrittswahrscheinlichkeit. Das heißt, wir ordnen jedem Risiko eine Eintrittswahrscheinlichkeit mit einer Skala von eins bis zehn zu.

Zehn würde in dem Fall heißen „mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit“, also tritt immer ein. Und eins würde heißen „Naja, eigentlich nicht. Da müsste es schon wirklich, wirklich mit dem Teufel zugehen.“ Eins ist die kleinste Eintrittswahrscheinlichkeit, zehn ist die größte.

Achtung, wichtig an dieser Stelle: Wir reden hier nicht von einer prozentualen Eintrittswahrscheinlichkeit. Fünf heißt nicht „In fünf von zehn Fällen.“, sondern fünf ist lediglich eine höhere Eintrittswahrscheinlichkeit als vier und eine geringere als sechs. Also es geht eher um das Verhältnis zueinander.

Auswirkung bewerten

Wenn wir die Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet haben, gehen wir die gleichen Risiken im zweiten Schritt noch einmal Stück für Stück durch und bewerten sie hinsichtlich ihrer Auswirkung, hinsichtlich ihrer Bedeutung. Wie schwerwiegend wäre es denn, wenn dieses Ereignis eintritt? Und da hilft es jetzt, dass wir uns beim Sammeln schon einmal über die Folge und die Auswirkung Gedanken gemacht haben. Das heißt auch hier bewerten wir die Risiken wieder auf einer Skala von eins bis zehn.

Eins ist wieder das Geringste, die geringste Auswirkung. Das würde ich eher so beschreiben mit „Naja, wenn es passiert, passiert es halt. Wird uns nicht wirklich aufhalten.“ Eine zehn würde ich einem Risiko zuordnen, das, ja, mein Projekt maßgeblich verändert bis hin zum kompletten Projektstopp. Wir würden dann oftmals so Show-Stopper nennen.

Und ich durchdenke jetzt jedes Risiko hinsichtlich so zwei, drei Faktoren. Also wie groß ist die Bedeutung, wie groß ist die Auswirkung hinsichtlich der Zeit? Hinsichtlich der Kosten? Oder auch hinsichtlich der Funktionalität, die ich da abliefern soll, also hinsichtlich der Projektinhalte? Also, alle Risiken noch einmal durchgehen und hinsichtlich der Bedeutung hier ihre Auswirkung bewerten.

Größe des Risikos finden

Wenn ich das gemacht habe, kannst du dir vorstellen, was jetzt passiert – jetzt multiplizieren wir für jedes Risiko die Zahlen durch. Das heißt, für jedes Risiko nehmen wir die Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit, multiplizieren sie mit der Bewertung der Bedeutung und bekommen somit eine Risikobewertung raus. Das ist eine Zahl, die wird zwischen eins und 100 liegen. Und du bekommst nun ein relativ gutes Gefühl dafür, was die großen, schwerwiegenden Risiken in deinem Projekt sind – das werden nämlich die mit den großen Zahlen sein – und die eher zu vernachlässigbaren Risiken, die zwar Ereignisse darstellen, die in deinem Projekt passieren können, die aber nicht wirklich wahrscheinlich sind, und wenn sie passieren, naja, uns auch nicht wirklich aus der Bahn werfen werden.

Maßnahmen finden

Der dritte Schritt ist nun, sich Gedanken zu machen „Welche Maßnahmen können wir denn einleiten, um diesen Risiken zu begegnen?“ Wir machen das in der Regel nicht für alle Risiken, sondern ich gehe meistens so vor, dass ich, ja, mich so um zehn, 15, in kleineren Projekten vielleicht auch einmal um 20 Prozent der Risiken kümmere. Das heißt, ich schaue mir an „Wie ist die Risikobewertung?“ und nehme so die Top 10, 15, 20 Prozent von oben nach unten. Das heißt, ich nehme die größte Bewertung, dann die nächstkleinere und so weiter und so fort.

Meistens gehe ich auch noch so vor, dass ich Risiken mit einer Auswirkung von neun oder zehn auch noch mit in den Pool der Risiken rein nehme, für die ich eine Maßnahme festlege – auch, wenn die Eintrittswahrscheinlichkeit sehr gering ist. Der Hintergrund ist eigentlich der, dass ich, ja, sicherstellen möchte, dass ich mein Projekt liefern kann, auch wenn da Risiken drin sind, die sehr wahrscheinlich nicht eintreten, die aber mein Projekt ganz grundsätzlich gefährden können. Dann möchte ich denen eigentlich begegnen.

Eintritt verhindern und Auswirkung verringern

Ja, und ich durchleuchte nun jedes dieser Risiken und überlege mir „Welche Maßnahme kann ich denn einleiten?“ Und da gibt es zwei Leitfragen aus meiner Sicht. Die erste ist „Wie kann ich die Auswirkung reduzieren, wenn das Risiko dennoch eintritt?“ Also das Ereignis tritt ein, die Folge tritt ein – und was kann ich nun tun, damit mich die Folge nicht so doll trifft?

Manchmal lassen sich nämlich das Eintreten von Risiken nicht wirklich verhindern. Ich hatte vorhin vom Wetter gesprochen, das ist zum Beispiel so eines. Den Umbau einer Produktionshalle, der kann maßgeblich beeinträchtigt werden, wenn draußen schlechtes Wetter ist, wenn der Frost länger anhält, wenn Transportwege nicht zur Verfügung stehen. Du wirst das Wetter nicht beeinflussen können. Es wird die Temperatur haben, die es hat. Aber du kannst dir vorher schon etwas überlegen, eine Maßnahme überlegen, wie du damit umgehen möchtest, wenn dieses Risiko eintritt.

Also, die erste Leitfrage ist „Wie kann ich die Auswirkung reduzieren, wenn das Risiko dennoch eintritt?“ und die zweite Leitfrage ist „Naja, was kann ich denn tun, um das Risiko komplett zu verhindern?“ Das heißt, du bekommst nun in deiner Risikoliste für die top zehn, 15, 20 Projekte eine Liste an Maßnahmen, die du einleiten kannst, die du einleiten darfst in deinem Projekt, um die Risiken zu reduzieren.

Aus Maßnahmen werden Arbeitspakete

Und diese Maßnahmen überführe ich in der Regel in die Projektstruktur oder ordne sie bereits bestehenden Arbeitspaketen als Tätigkeit zu, und ich übertrage sie auch im Terminplan. So wird das Ganze rundum durchgängig und jetzt verstehst du vielleicht auch ein bisschen besser, warum ich in den vergangenen Episoden immer betont habe, dass es so wichtig ist, eine Projektstruktur und einen Terminplan zu  haben.

Risiken sammeln und bewerten und Maßnahmen festlegen

Also, wiederholen wir noch einmal die Vorgehensweise. Grundvoraussetzung ist deine Entscheidung, dich den Risiken anzunehmen, dich den Risiken zu stellen. Wenn du das gemacht hast, gehst du vor, dass du die Risiken sammelst. Du bewertest die Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer Auswirkung. Du ermittelst daraus die Risikohöhe und leitest dann für die Top 10, 15, 20 Prozent deiner Risiken Maßnahmen ab und überträgst die dann im letzten Schritt in deine Planungsunterlagen.

Geringer Aufwand bei hohem Nutzen

Aus meiner Sicht ist das eine Vorgehensweise, in der Aufwand und Nutzen in einem extrem guten Verhältnis stehen, weil du nicht nur das Risiko, das Gesamtrisiko in deinem Projekt reduzierst, weil du dich dem annimmst, sondern auch zusätzlich noch ganz, ganz viel über dein Projekt lernen wirst.

Meine Tipps und Tricks

Ja, kommen wir einmal zu meinem Tipps und Tricks, Dinge, die ich immer versuche, zu beachten, wenn ich mich mit Risiken und Risikomanagement beschäftige.

Reihenfolge einhalten

Also erstens, aus meiner Sicht ganz wichtig: Halte die Reihenfolge ein, die wir eben diskutiert haben. Also mach diese drei Schritte tatsächlich nacheinander. Sammle erst, bewerte dann zunächst die Eintrittswahrscheinlichkeit, bewerte dann erst die Auswirkung, und sammle erst ganz zum Schluss Maßnahmen. Und schau, dass du beim Bewerten der Auswirkung zum Beispiel die Eintrittswahrscheinlichkeit – das, was du vorher bewertet hast – unsichtbar machst. Wir fangen nämlich sonst an, uns tatsächlich auszutricksen.

Unterschiedliche Meinungen berücksichtigen

Du wirst immer wieder die Situation haben, dass du bei der Bewertung der Risiken – also Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung – unterschiedliche Meinungen im Team hast. Du kommst irgendwann in die Situation und sagst „So, Lieferverzug einer Maschine, die irgendwie Kernbestandteil unserer Anlage ist. Der Lieferant liefert einfach später, als er zugesagt hat.“ Und ein Teilnehmer wird sagen „Eintrittswahrscheinlichkeit drei.“ und der nächste wird sagen „Eintrittswahrscheinlichkeit sieben.“ Wie gehst du damit um?

Also, erste Grundregel: Wir bilden KEINEN Mittelwert. Wir diskutieren das aus. Das heißt, ich frage immer „Was steckt dahinter? Wie kommst du auf eine Eintrittswahrscheinlichkeit von drei? Was ist dein Bild dahinter? Wie kommst du auf eine Eintrittswahrscheinlichkeit von sieben? Wie kommt ihr zu diesen unterschiedlichen Bewertungen?“ Und ich bringe die Workshop-Teilnehmer in diesem Fall dazu, ihre Motive, ihre Gedanken offenzulegen. Und sehr oft ist es so, dass wir dann in die Situation kommen, dass einer von beiden nickt und sagt „Hm, ja, aus diesem Blickwinkel habe ich es noch gar nicht betrachtet.“

Und wir kommen in aller Regel zu einer gemeinsamen Entscheidung, zu einer gemeinsamen Bewertung. Also achte darauf, dass du die Gedanken der Teilnehmer offenlegen lässt, vor allem dann, wenn du zu einer unterschiedlichen Bewertung kommst.

Benutze ein Tool

Mach es effizient und arbeite mit einem Tool, am einfachsten ist hier ein Excel Tool. Das erlaubt gemeinsames Arbeiten, du kannst später filtern, du kannst – wie ich es eben schon beschrieben habe – einzelne Spalten ausblenden, das heißt, du kannst die Folge, die Auswirkung bewerten und kannst die Spalte Eintrittswahrscheinlichkeit ausblenden und so weiter und so fort. Ich bin wirklich kein Freund von Workshops, bei denen alle hinter ihren Tischen sitzen und wie die Guppys auf einen Monitor oder auf eine Projektionsfläche schauen, weil ich glaube, dass es fast nichts gibt, was weniger die Gedanken, weniger die Kreativität anregt, also solche Situationen.

Beim Risikomanagement mache ich in der Regel eine Ausnahme, weil es einfach Sinn macht, die Menge an Risiken hier über ein Excel Tool oder ein Online Tool oder irgendetwas Computergestütztes zu erfassen.

Arbeite im Team

Ich habe es eben schon vorausgesetzt in dem, was ich gesagt habe, aber ich möchte es noch einmal erwähnen, das ist glaube ich ein wichtiger Tipp: Mach die Risikosammlung und die Risikobewertung im Team. Sammle gemeinsam, bewerte gemeinsam, lege gemeinsam Maßnahmen fest. Das steigert das Bewusstsein im Projekt, du wirst merken, dass deine Teammitglieder ganz viel Zusätzliches über das Projekt lernen, das sie immer wieder verwenden können, und die Qualität wird einfach steigen.

Starte so früh wie möglich

Und dann ist noch die Frage nach dem Zeitpunkt. Wann macht man denn so Risikobewertung? Wann nimmt man sich den Risiken an? Und ich versuche, es – wenn es geht – tatsächlich noch VOR dem Projektstart zu machen. Also vor dem Moment, in dem wir loslegen mit arbeiten. Du kommst dann nämlich in die Möglichkeit und in die Situation, dass du deine Vorgehensweise so strukturieren kannst, dass du den Risiken am besten begegnen kannst, dass du am besten mit ihnen umgehen kannst.

Und ja, ich glaube, es macht Sinn, gleich am Anfang des Projektes sich bewusst zu sein, was da schiefgehen kann, bevor man da mit einem Projekt dann drauf stößt. Plan einfach ein, regelmäßig während der Projektlaufzeit die Risiken noch einmal anzuschauen und zu bewerten – denn Risiken verändern sich. Es kommen neue hinzu, es fallen alte weg. Wahrscheinlichkeiten und Auswirkung verändern sich. Also alles völlig normale Dinge. Versuche also regelmäßig, ich nenne es Risiko Reviews einzubauen, lade Leute ein und gehe gemeinsam mit deinem Team einfach deine Risikoliste durch.

Große Projekte haben lange Risikolisten

Ich werde immer wieder gefragt „Jörg, wie viele Punkte stehen denn auf einer Liste? Sind das zehn? Sind das 20?“ Ja, ich habe ganz oft in größeren, komplexeren Projekten durchaus Risikolisten mit mehr als 100 Punkten drauf, also mit mehr als 100 Ereignissen, die passieren können. Und da habe ich dann meistens noch das Gefühl „Oh, wir haben noch nicht alles erwischt.“

Es erscheint jetzt relativ viel, ist aber aus meiner Sicht durch die Bewertung und die damit verbundene Priorisierung gut handlebar. Ja, du musst dich erst einmal dieser Menge stellen, dieser vielen Ereignisse. Sobald du sie aber bewertet hast, wird aus dieser großen Menge eine kleinere Anzahl an Risiken, eine kleinere Anzahl an Maßnahmen, die du dann auch gut handlen kannst. Also habe keine Angst vor langen Listen. Gerade komplexe Projekte haben eben viele Risiken. Und ich bin der Meinung, dass man sich denen auch stellen sollte.

Risikomanagement ersetzt keine FMEA

Vielleicht noch einmal etwas ganz wichtiges zum Abschluss der Tipps und Tricks: Das, was ich eben beschrieben habe – also dieses Risikomanagement im Projekt – ersetzt auf keinen Fall eine Design-FMEA oder eine Prozess-FMEA. Es geht hier natürlich um ganz, ganz andere Risiken. Es geht hier um Risiken, die im Projekt entstehen und die das Projekt aufhalten können. Es geht NICHT um technische, konstruktive, produktionsbedingte Risiken. Also bitte nicht verwechseln. Auf gar keinen Fall!

JA, du hast also nun gehört, warum es aus meiner Sicht Sinn macht, sich über Risiken im Projekt Gedanken zu machen. Und ich glaube, ich habe dir einen relativ effizienten Weg einmal aufgezeigt, wie du einfaches Risikomanagement im Projekt betreiben kannst. Und auch dieses Mal möchte ich mich von dir mit ein paar Fragen zum Weiterdenken verabschieden.

  • Wie gehst DU eigentlich mit Risiken in deinem Projekt um?
  • Und wie hat es in der Vergangenheit geklappt?
  • An welchen Stellen war das gut oder an welchen Stellen denkst du, dass du da noch etwas verbessern und verändern möchtest?

Ich bin sehr gespannt auf deine Überlegungen hierzu.

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