Warum man eine Projektstruktur braucht

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Es gibt für mich drei gute Gründe, warum ich in meinen Projekten immer eine Projektstruktur erstelle. Erstens: Vollständigkeit. Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasst habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder nur ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant? Das passiert dann, wenn Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen – oder manchmal auch bewusst ignoriert – werden.

Erst vor Kurzem habe ich ein Projekt in einer kritischen Phase übernommen. Und was habe ich dort festgestellt? In der Planung war die komplette Qualifikation nicht in der Projektstruktur (die gab es zu dem Zeitpunkt noch gar nicht), aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt. Dabei ist offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist. Selbstredend bedeutet das einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage und Kosten …

Projektstruktur bedeutet Transparenz und Planung

Zweitens: Transparenz. Wenn ich alle Arbeitspakete definiert habe, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen. Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es deutlich leichter, in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass an allem gearbeitet wird und ich regelmäßig eine Rückmeldung bekomme.

Drittens: Planungsgrundlage. Die Projektstruktur ist für mich der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte. Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, kann ich diese terminieren, die Projektkosten und das Projektbudget ableiten und das Team zusammenstellen. Ich habe mir einer Projektstruktur eine deutlich bessere Grundlage, ein Projekt so zu planen, das es stabil und richtig ist, also der Realität entspricht.

In der Praxis unterschätzt

Meiner Erfahrung nach wird in der Praxis zu wenig Zeit in eine gute Projektstruktur investiert. Ganz viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben. Wenn ich frage: „Was ist als nächstes zu tun?“, dann bekomme ich meistens die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus hat keiner einen Überblick. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann.


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