Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Der Terminplan ist im Projektmanagement ein elementares Werkzeug, um Projekte gut steuern zu können. Was ein Terminplan ist und wie man einen Terminplan erstellt, habe ich in dieser Serie ja bereits erläutert.

In meinen Workshops taucht immer wieder die Frage auf, wie detailliert ein Terminplan sein sollte. Ich hatte ausgeführt, dass wir alle Arbeitspakete auf Vorgänge und Aktivitäten runterbrechen, um zu einem sinnvollen Terminplan zu kommen – und das ist mit Aufwand verbunden.

Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Aufwand: Wenn ich ein Projekt plane, das auf ein oder eineinhalb Jahr angelegt ist, dann habe ich in der Regel zwischen 300 und 500 Vorgänge in meinem Terminplan stehen. Das ist in etwa die Detailtiefe, mit der ich arbeite. Teilnehmer in meinen Seminaren, die ich nach ihrer Detailtiefe befrage, antworten oft: „So detailliert wie nötig und so grob wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht ganz falsch, aber es bringt einen in der Praxis nicht weiter.

Ich habe für mich ein paar Faustregeln zusammengestellt, die eine gute Orientierung in dieser Frage geben:

Je näher, desto detaillierter

Vorgänge, die am Ende des Projektes stehen – also von heute aus in fernerer Zukunft liegen –, die plane ich eher grob. Vorgänge dagegen, die in den nächsten Monaten direkt anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase dran sind, die plane ich detaillierter. Mit dem Fortschritt innerhalb des Projekts werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Plane ergebnisorientiert

Wichtig ist mir, dass im Terminplan Vorgänge und nicht Arbeitspakete stehen! Ich plane auf der Vorgangsebene. Das gibt schon eine erste Detaillierung vor. Arbeitspakete in einer Terminplanung reichen meiner Erfahrung nach nicht aus. Ein Vorgang ist immer dann gut formuliert, wenn er ein Ergebnis beschreibt: Ein Dokument, eine Abnahme, eine Planung ist erstellt, irgendetwas ist freigegeben. Das meine ich mit ergebnisorientierter Planung.

Maximal 20 Tage lang

Meine Vorgänge dauern in der Regel nicht länger als 20 Tage. Ich habe meine Projekte gern an der kurzen Leine. Sonst ist mir das Risiko zu groß, dass in dieser Zeit etwas schief geht.

Je komplexer, desto detaillierter

Grundsätzlich ist die Detaillierung auch stark davon abhängig, wie komplex das Vorhaben ist. Je komplexer ein Projekt oder ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten. Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projektteam noch nie gemacht haben, die plane ich detaillierter. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich gröber.


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