Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 2

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Artikelserie Projektstruktur |

Als Fortsetzung zu meinem ersten Blogbeitrag zum Thema „Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1“ will ich heute auf das praktische Erstellen der Projektstruktur kommen: Mit welchen Mitteln oder Hilfsmitteln erarbeitet man sich eine Projektstruktur?

Schritt 1: Visuelles Erarbeiten

Am Anfang einer Projekstruktur arbeite ich meist an Pinnwänden mit Moderationskarten oder an Whiteboards oder Ähnlichem. Denn gerade beim ersten Erstellen einer Projektstruktur gibt es noch ganz viele Änderungen: Da müssen Arbeitspakete umbenannt oder einem anderen Teilprojekt zugeordnet werden usw., da ist man an der Pinnwand flexibler. Außerdem ist eine gemeinsame Arbeit an einer Pinnwand, an einem Whiteboard, viel aktivierender. Es gibt für mich nichts Schlimmeres, als wenn fünf Menschen gemeinsam in einem Raum sitzen und auf eine Leinwand starren, während einer mit einer Maus sich abmüht, ein IT-Tool zu bedienen – da passiert einfach nichts in den Köpfen. Ich bin ein Freund von gemeinsamem Arbeiten an der Pinnwand, weil ich gemerkt habe, dass ich dort viel schneller viel bessere Ergebnisse erziele.

An der Pinnwand entsteht also die erste Projektstruktur im Team, und dann gibt es den Punkt, an dem alle nicken. Dann weißt du, dass du eine relativ vollständige Projektstruktur hast. Vorneweg: Du wirst nie 100 Prozent Vollständigkeit erreichen. Aber 90 oder 95 Prozent sind für den Anfang schon einmal gut.

Schritt 2: Digitales Erfassen

An diesem Punkt beginne ich, alles digital zu erfassen. Dafür gibt es zwei brauchbare Instrumente. Zum einen Powerpoint. Da gibt es eine Organigramm-Funktion, die automatisch eine Baumdarstellung erstellt. Zum anderen kann man auch eine Mindmapping-Software verwenden, z. B. XMind (für Mac), es gibt aber auch andere Mindmapper, Mindmanager-Programme. Alle von ihnen können Baumstrukturen darstellen. Die Vorteile der digitalen Erfassung liegen auf der Hand: Ich kann ein Projektverzeichnis anlegen, ich kann die Projektstruktur verschicken, ich kann schnell Änderungen machen, ich kann es auch versionieren.

Wichtig ist mir dabei: Die Projektstruktur ist ein lebendes Dokument. Man darf keine Scheu haben, die Projektstruktur immer wieder anzupassen. Das Ziel der Projektstruktur ist, immer aktuell den Arbeitsumfang deines Projektes wiederzugeben. Und du kennst das: Projekte verändern sich, Projekte leben, und aus dem Grund wird sich auch die Projektstruktur mit verändern.

Series Navigation<< Wie man eine Projektstruktur erstellt – Teil 1
0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Spam-Schutz *