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PMMB016: Stell Dich der Realität!

Shownotes

Ich beobachte es immer wieder in meinen Projekten, dass sich Projektleiter, Projektteams oder Auftraggeber verhalten, als gäbe es bestimmte reale Bedingungen nicht. Da werden Best Case-Planungen erstellt und Entscheidungen getroffen ohne die Konsequenzen zu berücksichtigen. In dieser Episode spreche ich darüber, an welchen Stellen wir dazu neigen uns der Realität zu verweigern und was Du tun kannst um dem zu begegnen.

Hierzu habe ich diese Episode wie folgt strukturiert:

  1. Was meine ich genau mit „Stell Dich der Realität“?
  2. An welchen Stellen solltest Du besonders darauf achten?
  3. Was kannst Du tun, damit sich auch andere der Realität stellen?
  4. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Intro- und Outromusik

Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.

PMMB015: Interview mit Maik Pfingsten - Lastenhefte erstellen in 2 Wochen

Shownotes

Lastenhefte sind im Projekt sehr oft etwas, was vernachlässigt oder auch stiefmütterlich behandelt wird. Dabei sind sie einer der Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Projekte. Was ein Lastenheft eigentlich ist und wie man eines sehr effizient erstellen kann, habe ich im Experteninterview mit Maik Pfingsten diskutiert.

Maik ist System Ingenieur und ein erfahrener Troubleshooter und Projektleiter. Er beschäftigt sich schon viele Jahre mit dem Thema Anforderungsanalyse und Lastenheft erstellen.

Ich habe mich mit Maik im Interview zu den folgenden Themen unterhalten:

  • Was ist eigentlich ein Lastenheft und was nicht?
  • Wie ist heute die Situation in den Unternehmen?
  • Was ist ein effizienter Weg um ein Lastenheft erstellen?
  • Welche Tipps für Projektleiter gibt es?

Links aus der Episode:

Podcast Zukunftsarchitekten: Website | iTunes

Podcast Der Troubleshooter: Website

Buch Erfolgreich Lastenhefte schreiben (Affiliate Link zu Amazon)

Den System Footprint 4.0 auf lastenhefterstellen.de

Intro- und Outromusik

Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.

PMMB014: Podcasts und Internetseiten die Du als Projektleiter kennen solltest

Shownotes

Ich höre immer sehr viele Podcasts und lese regelmäßig Blogs und Internetseiten. Welche das sind und was mir dabei jeweils besonders gefällt und wichtig ist erfährst Du in dieser Episode.

Welches sind die Podcasts und Blogs, die Du hörst und liest?

Podcasts:

Projekte leicht gemacht von Andrea Windolph: Internetseite | iTunes

Projekt-Safari von Mario Neumann: Internetseite | iTunes

Zukunftsarchitekten-Podcast von Maik Pfingsten: Internetseite | iTunes

Mastering Embedded Systems von Georg Lohrer: Internetseite | iTunes

IT-Management Podcast von Robert Sieber: Internetseite | iTunes

Führung auf den Punkt gebracht von Bernd Geropp: Internetseite | iTunes

Leben Führen von Olaf Damann: Internetseite | iTunes

Zeitmanagement leicht gemacht von Ivan Blatter: Internetseite | iTunes

Internetseiten/ Blogs:

openPM: Internetseite

PMCamp: Internetseite

Projektmagazin: Internetseite

PM-Blog von Stefan Hagen: Internetseite

Lotsenblog von Olaf Hinz: Internetseite

Führung erfahren von Marcus Raitner: Internetseite

Intro- und Outromusik

Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.

PMMB010: BONUS-Episode - Die Online-Bibliothek

In den vergangenen Jahren haben sich bei mir viele Vorlagen, Checklisten und Wissen rund um Projektmanagement im Maschinenbau angesammelt.

Diese Vorlagen möchte ich Dir gerne zur Verfügung stellen, damit Deine Arbeit im Projekt ein wenig leichter wird.

Dazu habe ich ein kleines Projektmanagement-Starterpaket zusammengestellt, das folgendes enthält:

  • Checkliste Projektplanung für Auftraggeber
  • Vorlage Projektstrukturierung (für MS Powerpoint und XMind)
  • Kurz-Lernvideo Erstellung einer Projektstruktur
  • Vorlage Terminplanung (MS Project und ProjektLibre)
  • Kurz-Lernvideo Erstellung eines Terminplanes
  • eBooklet: Die Projektmanagement-Pyramide

Registriere Dich einfach in der Online-Bibliothek unter bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de mit Deiner E-Mail-Adresse und Deinem Namen und lade Dir das Starterpaket herunter.

Intro- und Outromusik

Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.

PMMB009: Meine Top-10-Projektsprüche - Da werde ich hellhörig

In den vergangenen 15 Jahren, in denen ich in Projekten arbeite, sind mir eine Menge Situationen und auch Sprüche begegnet, die bei mir hängen geblieben sind. Dabei sind einige Wahrheiten, aber auch einige Glaubenssätze, die nicht unbedingt geeignet sind um gutes Projektmanagement zu unterstützen.

In dieser Episode teile ich die 10 Projektsprüche mit Dir, die ich am besten finde und erkläre Dir, was ich dazu denke.

Meine Top-10-Projektsprüche:

10. „Probleme sind Rudeltiere.“

9. „Die wissen schon, was sie tun müssen.“

8. „Wenn jeder nur machen würde, was er soll…“

7. „Wir haben eine Software fürs Projektmanagement.“

6. „Wir sitzen hier zu viel in Meetings und arbeiten zu wenig.“

5. „Ich kann aber erst arbeiten, wenn xy fertig ist.“

4. „Wir planen hier nicht… das trifft eh nie ein.“

3. „Das planen wir nicht ein. Sonst wird das Projekt zu teuer/ dauert zu lange…“

2. „Das Arbeitspaket ist zu 70% erledigt“

1. „Ich habe keine Zeit meine Planung zu aktualisieren“

Meine Top-10-Projektsprüche – Da werde ich hellhörig

Du hast dich vielleicht etwas gewundert und dich gefragt, was kommt denn in dieser Episode auf mich zu? Der Titel ist ja vielleicht etwas merkwürdig, es geht um meine Top 10 Projektsprüche, bei denen ich hellhörig werde, wenn sie meinen Projekten begegnen.

Und ja, es wird auch ein Beitrag werden, der vielleicht etwas anders ist, als die, die wir die vergangenen Male hatten.

Ich habe neulich Abend beim Aufräumen etwas Zeit damit verbracht, mal durch meine alten Kunden und mal durch die Projekte zu blättern, die ich in den letzten 15 Jahren so alle machen durfte. Und da kommen natürlich ganz schön viele Erinnerungen hoch. Erinnerungen an Situationen, an Anekdoten, an Sachen, die gut funktioniert haben; an Sachen, an Situationen, wo wir auch einfach mal gescheitert sind.

Also viele spannende und manchmal auch lustige Situationen. Und natürlich sind mir in dieser Zeit auch ganz schön viele gute und manchmal auch weniger gute Sprüche, Sätze, begegnet, die ich mir irgendwann mal begonnen habe, einfach aufzuschreiben und die ich heute ganz gerne mit dir teilen möchte. Sozusagen meine ganz persönliche Top 10 der Projektsprüche.

Da sind schon einige Wahrheiten dabei. Aber natürlich auch der eine oder andere Glaubenssatz, der jetzt nicht unbedingt förderlich ist, der nicht unbedingt gutes Projektmanagement zu unterstützen. Das heißt, diese Episode ist zum einen so ein bisschen für mich gedacht, um mal so ein bisschen in der einen oder anderen Erinnerung zu schwelgen, zum anderen aber für dich. Weil ich ganz gerne diese Sätze nutzen möchte, um meine Sicht darauf mit dir zu teilen, wie denn gutes Projektmanagement sein sollte. Und ich glaube, das kann man ganz gut transparent machen, wenn man mal durch diese Sprüche durchgeht. Das ist eine tatsächliche Top 10. Das heißt, wir werden uns hoch hangeln. Wir starten mit meiner Nummer 10 und enden mit der Nummer 1.  Ja, es fiel mir sehr oft schwer jetzt, da tatsächlich eine Reihenfolge reinzubringen, aber am Ende des Tages ist es mir doch gelungen.

Probleme sind Rudeltiere

Also meine Nummer 10, die ist relativ jung und ist in einem Projekt entstanden, das ich noch gar nicht solange betreue. Der Satz zur Nummer 10 ist: Probleme sind Rudeltiere.

Was dahinter steckt, ist; wir waren einfach in der Situation, in einem Projekt und haben es aufgeplant. Hatten glaube ich, eine schöne Transparenz; sind gut vorangekommen, konnten die Arbeitspakete gut verfolgen. Und ja, es lief eben wie am Schnürchen. Und innerhalb von einer Woche sind dann zwei, drei relativ gravierende, schwerwiegende, technische Probleme auf den Tisch gekommen. Und das hat dann mein Systementwickler so zu diesem Satz veranlasst, zu sagen: „Probleme scheinen ja Rudeltiere zu sein“. Und da hat er ein Stück weit recht.

Ich habe mich dann mal so ein bisschen mit der Situation auseinandergesetzt, wie kam es denn dazu? Und es gibt so eine Beobachtung, dass ich denke – und da neigen wir als Projektleiter immer mal wieder dazu -, dass in Phasen im Projekt, in denen es gut läuft, in denen es rund läuft; in denen wir im Prinzip nur dabei sein müssen und das Team so am Arbeiten ist und die Themen im Prinzip nur Stück für Stück abarbeitet, wir gelegentlich mal im Kopf so ein klein wenig träge werden. Und die Risiken, die weiterhin im Projekt stecken – in dem Fall waren es technische Risiken – mal so ein bisschen außer Acht lassen, vielleicht ein kleines bisschen bequem werden.

Und dann Dinge die am Horizont hochkommen, die unser Projekt negativ beeinflussen können, nicht so sehr im Griff haben, wie wir es tun würden, wenn wir dann vielleicht etwas alarmierter werden. Und dann erscheint das tatsächlich so, dass Probleme zu Rudeltieren werden, weil dann tauchen sie nämlich auch geballt auf. Also meine Nummer 10: Probleme sind Rudeltiere.

Die wissen schon, was sie tun müssen

Kommen wir zur Nummer 9. Und den Satz höre ich ganz oft, wenn ich neu in Projekte reinkomme und mal so ein bisschen frage: Wo habt Ihr denn die Planung, welche Arbeitspakete gibt es denn? Wer muss denn was, bis wann machen? Und da höre ich ganz oft meine Nummer 9, da fällt dann so ein Satz, wie: Die wissen schon, was sie tun müssen, fatalerweise gelegentlich auch mal von Projektleitern.

Was steckt denn da dahinter? Sehr oft meint die Person die diesen Satz sagt: „Die wissen schon, was sie tun müssen“, verweigert damit im Prinzip die Planung. Der sagt: „Na ja, das ist deren Tagesgeschäft, die wissen schon alles, was sie tun müssen, das muss ich gar nicht aufschreiben. Das müssen wir gar nicht in einem Plan niederschreiben, das passt schon“. Das ist eine sehr gute Entschuldigung, eine sehr gute, ich würde fast sagen, Ausrede, eine Planung nicht tun zu müssen.

Selbstverständlich ist es so, dass meine Experten im Projekt sehr oft relativ genau wissen, was sie denn zu tun haben. Was sie aber nicht wissen und das können sie gar nicht wissen, weil das in jedem Projekt sehr oft anders ist; wie das, was sie zu tun haben, sich denn einbettet, in die anderen Arbeitspakete. Wie es zusammenhängt, mit anderen Dingen, die wir im Projekt machen müssen. Und um diese Zusammenhänge klarzumachen, macht das aus meiner Sicht Sinn, auch die Dinge die eh klar sind (vermeintlich eh klar sind), mal aufzuschreiben, runter zu planen und so in einen Kontext zu bringen.

Und ja, das ist jetzt so meine private, persönliche Erfahrung. Sehr oft stelle ich fest, wenn ich mit denen spreche, die eh wissen was sie tun müssen, dass es gar nicht so wirklich klar ist, was denn ihre nächsten Schritte im Projekt sind. Und sehr oft ist das dann tatsächlich auch ein Grund, warum Projekte so ein bisschen in der Sackgasse stecken.

Also bitte, liebe Projektleiter da draußen, bitte verschanzt euch nicht hinter dieser Behauptung, dass die anderen eh schon wissen würden, was sie zu tun haben und dass dann auch alles gut wird. Es ist eure Verantwortung, die Dinge klarzumachen, es ist eure Verantwortung, die Dinge zusammenzubringen und in einen Kontext zu bringen.

Wenn jeder nur machen würde, was er soll…

Und dann sind wir auch schon bei der Nummer 8, den ich auch sehr oft höre. Meistens in Projekten, in denen – wie soll ich sagen? – ja, die Stimmung vielleicht etwas angespannt ist. In Projekten, die etwas kritischer sind, die hinter ihren Zeitplan geraten sind und so weiter und so fort.

Die Nummer 8 heißt nämlich: Wenn einfach nur jeder mal machen würde, was er soll…  Ich ergänze den Satz: dann wird schon alles gut.

Wenn einfach nur jeder mal machen würde, was er soll. Das hat meistens so ein bisschen einen anklagenden Unterton; ich mache ja alles, aber die anderen tun es nicht. Wenn man dann mal guckt, was da so ein bisschen die Hintergründe sind, dann ist es sehr ähnlich wie mit der Nummer 9. Sehr oft weiß ich nämlich gar nicht was ich tun soll, als Teammitglied, weil wir das im Projekt noch gar nicht ausgehandelt haben. Ich kenne meine Arbeitspakete nicht oder ich kenne sie nur teilweise. Ich weiß gar nicht, wie denn so die Verbindungen zu anderen Arbeitspaketen sind und so weiter und so fort. Und deswegen kann ich das vielleicht gar nicht so wirklich tun, was denn da der Projektleiter oder andere von mir erwarten.

Ich glaube, es ist unsere Aufgabe als Projektleiter, hier für Klarheit, für Transparenz, für gemeinsames Wissen zu sorgen. Das heißt, dafür zu sorgen, dass jeder weiß, was er denn tun soll. Das auch mit ihm abzustimmen, dass er das tut, was wir da von ihm erwarten. Und dann auch nachzufolgen, dass er das tatsächlich tut. Also das sind diese drei Schritte, die da sehr oft fehlen. Und ja, es ist unsere Aufgabe als Projektleiter, dafür zu sorgen. Das war meine Nummer 8: Wenn jeder nur machen würde, was er soll.

Wir haben eine Software fürs Projektmanagement

Meine Nummer 7 hatte ich in der Vergangenheit sehr oft. Ich glaube, da hat sich so ein bisschen Wissen hinzu addiert in den vergangenen Jahren, die Nummer 7 ist: Wir haben hier eine Software für das Projektmanagement. Verbunden mit diesem Blick hinterher; ich weiß gar nicht, warum wir einen Projektleiter brauchen, wir haben doch eine Software.

Und diesen Satz höre ich in den letzten Jahren eher seltener, weil ich glaube, dass sich da einfach eine Erkenntnis breitgemacht hat. Ich glaube, das ist der größte Blödsinn, den man tatsächlich sagen kann.

Eine Software macht kein Projektmanagement, sondern eine Software unterstützt maximal das Projektmanagement; macht es effizient, macht es einfacher, Listen zu erstellen, Termine zu verfolgen, zu filtern, zu selektieren zuzuordnen und so weiter und so fort.

Projektmanagement ist aber eine Methode, ist eine Vorgehensweise, setzt sich aus verschiedenen Instrumenten zusammen, die die Software dann gerne unterstützen darf. Aber eine Software alleine, macht kein gutes Projektmanagement. Bitte behaltet das im Kopf. Die Software wird nicht euer Problem lösen, sondern sie wird nur euch unterstützen, die Probleme die ihr habt, effizient zu bearbeiten. Deswegen meine Nummer 7: Wir haben eine Software für Projektmanagement.

Wir sitzen hier zu viel in Meetings und arbeiten zu wenig

Nummer 6 hingegen, höre ich sehr, sehr oft und das ist so ein bisschen der Klassiker. Der Klassiker der Menschen, die zu viele Projekte haben. Nummer 6 heißt nämlich: Wir sitzen hier zu viel in Meetings und arbeiten zu wenig.

Da muss ich sagen; ja, da steckt viel Wahres drin. Ich nehme das auch sehr oft wahr, weil, wenn ich gerade frisch in Unternehmen komme, die Teammitglieder verbringen irre viel Zeit in, ja, ich würde mal fast sagen, sinnlosen Besprechungen; und haben diese Zeit natürlich nicht, um an ihren eigentlichen Arbeitspaketen zu arbeiten.

Gleichzeitig möchte ich an der Stelle eine kleine Einschränkung machen. Projektmanagement hat mit Personen zu tun und hat damit zu tun, dass wir gemeinsam ein Ergebnis abliefern. Und in dem Moment, in dem ich mit Personen zu tun habe, brauche ich Kommunikation. Und ich bin immer noch der Meinung, trotz digitaler Methoden, Chats, Video und so weiter und so fort, ist weiterhin die effizienteste Art miteinander zu kommunizieren, gemeinsam in einem Raum zu sitzen und Dinge zu besprechen. Also auf gut Deutsch; ein Meeting, eine Besprechung zu haben.

Das ist bei allem was ich kenne, weiterhin aus meiner Sicht, die beste Option. Dennoch würde ich unterschreiben, dass wir zu viel in Meetings sitzen. Und das liegt daran, dass unsere Meetings zu wenig zielgerichtet sind, dass wir zu viel Zeit in Meetings verbringen, bei denen wir eigentlich keinen wirklichen Beitrag haben, bei denen keine wirkliche Information für uns übrig bleibt. Und das gilt es tatsächlich zu verhindern.

Ich werde demnächst mal noch einen Beitrag machen zu dem ganzen Thema Projektkommunikation. Da gehe ich dann nochmal detaillierter drauf ein, aber vielleicht schon mal so ein klein wenig vorneweg; schaut, dass eure Meetings effizient sind, dass sie extrem themenbezogen sind. Ich glaube, wir sitzen zu lange in Meetings, aber in zu wenigen. Was ich damit genau meine, erkläre ich dir dann in diesem Beitrag. Das war meine Nummer 6: Wir sitzen hier zu viel in Meetings und arbeiten zu wenig.

Ich kann aber erst arbeiten, wenn xy fertig ist

Nummer 5 ist auch so ein kleiner Klassiker, meine Nummer 5 heißt: Ich kann aber erst los arbeiten, wenn XY geliefert hat oder fertig ist.

Also dieses Warten auf den anderen und damit verbunden, ein klein wenig auch die Entschuldigung: Du kannst mich noch gar nicht fragen, wo ich stehe und wann ich fertig bin, weil XY muss tatsächlich erst mal fertig sein. Ja, es gibt Fälle in denen das stimmt, in denen ich tatsächlich ein Arbeitsergebnis brauche, um mit meinem Arbeitspaket tatsächlich erst losgehen zu können.

Wir sind aber nun mal heute in einer Situation, dass wir kürzere Entwicklungszyklen haben, dass wir sehr enge Marktfenster haben, um mit unseren Technologien und mit unseren Produkten am Markt zu sein und wir es uns in der Regel nicht erlauben können, ich sage mal, sequenziell Dinge abzuarbeiten. Sondern wir sind mehr oder weniger gezwungen, in einen Arbeitsmodus zu gehen, in dem wir die Dinge parallel bearbeiten, indem wir Arbeitspakete parallel hochziehen. Indem wir es gewohnt sind, mit ersten Entwürfen weiterzuarbeiten, mit dem vollen Wissen, dass sich dieser Entwurf in einigen Stellen nochmal ändern wird und ich einen Teil meiner Arbeit wiederholen muss.

In der Summe wird es dadurch aber schneller werden. Das heißt; jawohl, manchmal gilt diese Nummer 5: Ich kann aber erst arbeiten, wenn XY fertig ist. In vielen Fällen gilt sie aber nicht. Und ich glaube, es ist unsere Aufgabe als Projektleiter, hier immer einen cleveren Weg und auch einen Mittelweg zu finden, Dinge parallel zu bearbeiten. An Arbeitspaketen parallel zu arbeiten, ohne jetzt hier zu sehr auf die sequenzielle Abarbeitung zu zielen. Auch dazu werde ich demnächst mal noch einen Beitrag machen, weil ich glaube, das ist ganz wichtig. Das ist einer der Kerndinge, wie ich meine Projekte beschleunigen kann. Also meine Nummer 5, wir sind genau in der Mitte: Ich kann aber erst arbeiten, wenn XY fertig ist.

Wir planen hier nicht… das trifft eh nie ein

Nummer 4 mag ich ganz besonders, auch wieder so ein Klassiker im Projektmanagement, Nummer 4 heißt: Wir planen hier nicht… das trifft eh nie ein.

Und das kann ich unterschreiben und zwar den zweiten Teil des Satzes: Das trifft eh nie ein. Korrekt. Ich kenne kein Projekt, in dem die Planung des Projektes, so wie wir sie am Anfang des Projektes mal aufgesetzt haben, eins zu eins, zu 100 Prozent so eingetreten ist. Das geht gar nicht.

Weil: Projekte beinhalten Risiken, Projekte verändern sich, Projekte haben eine gewisse Laufzeit, wir lernen Dinge hinzu; Anforderungen daran, ändern sich. Das heißt – und ich glaube, das ist etwas, was man als Projektleiter wirklich verinnerlichen muss -, Änderungen im Projekt ist der Normalzustand. Dass sich Dinge ändern, dass sich Anforderungen ändern, dass sich der Weg ans Ziel permanent ändert, das ist der Normalzustand im Projekt.

Und um damit solide umzugehen, brauche ich eine Planung. Weil, erst wenn ich mir überlegt habe, wie ich denn diesen Weg gehen möchte, kann ich erkennen, dass ich einen anderen brauche, weil sich vielleicht eine Anforderung geändert hat und ich kann viel besser diskutieren, an welcher Stelle ich etwas ändern muss. Und um diese Diskussion sauber führen zu können, brauche ich eine Planung.

Von daher meine Nummer 4: Wir planen hier eh nicht, das trifft eh nie ein. Kann ich unterschreiben. Den zweiten Teil, den ersten nicht. Weil, erst wenn ich wirklich gut plane, kann ich auf die Änderungen auch wirklich gut eingehen.

Das planen wir nicht ein. Sonst wird das Projekt zu teuer/ dauert zu lange…

Die Nummer 3 erlebe ich leider auch immer wieder und ich schiebe den Satz mal vorneweg und erkläre dann, was ich damit meine: Das planen wir mal nicht ein, sonst wird das Projekt zu teuer oder alternativ, dauert zu lange oder was weiß ich.

Also die aktive Aufforderung, bestimmte Inhalte im Projekt, Arbeitspakete, Teilprojekte, nicht zu berücksichtigen, die Kosten dafür nicht zu berücksichtigen, die erforderlichen Ressourcen damit nicht zu berücksichtigen; auch die damit einhergehende Dauer der Bearbeitung nicht zu berücksichtigen, damit ein Projekt bestimmte Vorgaben erfüllt, also unter einer bestimmten Budgetgrenze zum Beispiel bleibt.

Ich glaube, das ist eine der größten Lügen. Ja, ich würde fast sogar sagen, Management-Lügen, die wir im Projektgeschäft immer wieder, leider immer wieder finden.

Das heißt, das bewusste Verschließen der Augen vor Kosten, vor Dauern, auch vor Risiken, die damit natürlich einhergehen, um Projekte zu ermöglichen. Ich glaube, es ist unfair allen Beteiligten gegenüber. Wir sollten in unseren Projekten Transparenz haben, wir sollten wissen um was es geht, wir sollten am Anfang klar haben, was wir alles erledigen müssen, damit das Projekt auch zum Ziel kommt, damit es umgesetzt werden kann.

Und wir sollten auch Transparenz über die Konsequenz, über die Folgen haben. Das hat nämlich sonst etwas von – ja, ihr kennt das – duschen, aber nicht nass werden. Wenn ein Projekt eine bestimmte Zielsetzung hat, dann gehen damit ein paar Arbeitspakete einher, die kosten Geld. Dafür brauche ich Personal und die haben eine gewisse Dauer.

Und nur, weil ich sie nicht einplane, heißt es nicht, dass ich sie nicht brauche. Weil ich werde diese Arbeitspakete, wenn ich sie am Anfang nicht auf mein Blatt Papier schreibe, werde ich sie nicht machen müssen, sondern sie werden hochknallen sozusagen. Also bitte liebe Projektleiter, lasst euch nicht ins Bockshorn jagen, wenn ihr Sätze hört, wie meine Nummer 3: Das planen wir mal nicht ein, sonst wird das Projekt zu teuer oder dauert zu lange. Da dürft ihr aus meiner Sicht wirklich auf die Barrikaden gehen. Es ist unsere Aufgabe, unsere Verantwortung auch als Projektleiter, hier für Transparenz zu sorgen.

Das Arbeitspaket ist zu 70% erledigt

Meine Nummer 2 ist etwas, das ich auch immer wieder gerne höre, meine Nummer 2 lautet: Das Arbeitspaket oder die Aufgabe – darfst du ersetzen – ist zu 70 Prozent erledigt.

Ja, also solche Sätze lassen mich meistens etwas verloren zurück. Weil ich wirklich nicht weiß, was ich damit anfangen soll. Ist 70 Prozent viel oder wenig? Sind die verbleibenden 30 Prozent kritisch oder unkritisch? Ist der Großteil der Arbeit – und ich meine jetzt nicht die verstrichene Dauer, sondern den Großteil der geistigen Arbeit, ist der erledigt und fehlt nur noch ein kleines Fitzelchen oder wie ist das denn zu interpretieren?

Aus meiner Sicht sind Arbeitspakete entweder erledigt oder nicht erledigt.

Und wenn ich in meinen Projektteamsitzungen Arbeitspakete verfolge, versuche ich – es klappt nicht immer – versuche ich das aber genauso zu handhaben. Weil Sätze wie: Die Konstruktion ist zu 70 Prozent erledigt, helfen wirklich keinem weiter. Sondern ich möchte wissen, ist es erledigt; ja oder nein? Da bin ich sehr digital dann unterwegs.

Und die zweite Frage ist, wann wird es denn zu 100 Prozent erledigt sein? Und jetzt müssen wir natürlich diskutieren, was bedeutet 100 Prozent? Weil auch ihr kennt das Pareto-Prinzip; es muss nicht immer alles bis ins letzte erledigt sein, um weiter arbeiten zu können. Also diese Diskussion muss man natürlich führen. Aber wenn ich die geführt habe und meine 100 Prozent festgelegt habe, dann interessiert mich tatsächlich nur noch, ob das Arbeitspaket erledigt ist oder nicht. Und bis wann es denn erledigt ist.

Also deswegen hellhörig werden, bei der Nummer 2: Das Arbeitspaket ist zu 70 Prozent erledigt.

Ich habe keine Zeit meine Planung zu aktualisieren

So, und jetzt kommen wir zur Nummer 1. Und die kennt ihr wahrscheinlich, die habt ihr auch schon alle mal gehört. Und ich wette, ihr habt sie auch schon gesagt. Ich schließe mich da auch nicht aus, auch mir ist das schon passiert. Meine Nummer 1 ist: Ich habe keine Zeit, meine Planung zu aktualisieren.

Und jetzt grinst ihr euch wahrscheinlich  in euch rein, weil euch dieser Satz auch schon begegnet ist und weil ihr ihn tatsächlich schon gesagt habt. Sehr oft zu hören in Projekten die kritisch sind, in denen echt viel los ist; in denen Zeit Mangelware ist, Geld keins mehr übrig ist. Der Kunde vor der Tür steht, teilweise mit eigenen Teams schon da ist und wir dann einfach sagen: Ja, wir müssen arbeiten, wir haben keine Zeit um zu planen beziehungsweise unsere Planung zu aktualisieren.

Ich halte das an der Stelle für fatal und ich glaube, dass wir als Projektleiter hier die Aufgabe haben, auch wenn uns der Satz tatsächlich mal rausrutscht, so ein bisschen gedanklich auf die Seite zu treten und zu überlegen; was tun wir denn da eigentlich?

Einer der wesentlichen Dinge, damit Projekte vorangehen, dass sie schnell vorangehen, ist; dass alle Teammitglieder an den richtigen Dingen arbeiten. Und um das sicherzustellen, brauche ich eine Planung. Und gerade in kritischen Projekten, in denen Zeit Mangelware ist, ist es meine Erfahrungen, dass leider sehr, sehr viel Energie, sehr viel Zeit, sehr viel Leistung auf Dinge verbracht wird, die vermeintlich wichtig sind.

Wenn ich mir aber mal meine Planung, meinen Weg ans Ziel angucken würde, stelle ich fest, dass es nicht notwendig ist. Das heißt, wenn ich eine gute Planung habe, die aktuell ist, auf die ich mich verlassen kann, die meinen jetzigen Stand des Projektes widerspiegelt, kann ich deutlich bessere Entscheidungen treffen. Ich kann deutlich schnellere Entscheidungen treffen und ich kann viel besser entscheiden, an was gearbeitet werden soll und was nicht.

Und aus diesem Grund – bitte hier, da rede ich euch jetzt so ein bisschen ins Gewissen – schaut, dass wenn euch dieser Satz über die Lippen geht: „Ich habe keine Zeit, meine Planung zu aktualisieren“, diesen halben Schritt auf die Seite geht, vielleicht abends eine Stunde extra investiert. Ihr werdet sie in den folgenden Wochen mehrfach ausgezahlt bekommen. Das war meine Nummer 1: Ich habe keine Zeit, meine Planung zu aktualisieren.

So, das war jetzt so ein kleiner Ausschnitt der Sprüche, die ich da auf meiner Liste hatte. Ich gehe davon aus, du hast dich in der einen oder anderen Situation, in der einen oder anderen Geschichte wiedergefunden. Ich auch, im Übrigen.

Meine Fragen zum Nach- und Weiterdenken

Und ja, vielleicht zum Abschluss auch hier nochmal meine Fragen an dich zum Weiterdenken:

  • Welchen dieser Sätze hast du denn schon mal verwendet und in welcher Situation?
  • Und was hast du daraus gemacht?

Intro- und Outromusik

Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.