Die Projektabschlussphase
Die Projektabschlussphase ist die letzte Phase im Projektmanagement
Die inhaltliche Arbeit im Projekt ist erledigt und es geht nun darum auch das Projekt vollständig und strukturiert abzuschließen.
Beendete aber noch nicht abgeschlossene sind ein großes Übel in Unternehmen, da sehr oft das Projektteam weiter Ansprechpartner für das Arbeitsergebnis bleibt. Schauen Sie, dass Ihnen das nicht passiert und dass Ihre Projekte wirklich abgeschlossen werden.
Darum geht es in der Projektabschlussphase
Nach Beendigung der inhaltlichen Arbeiten an den Arbeitspaketen wird das Projekt nun auch formal beendet. Hierzu sind einige Arbeitsschritte für den Projektmanager erforderlich.
Ziel der Projektabschlussphase ist es, das Projekt vollsten abgeschlossen zu haben. Wichtige Erkenntnisse, die im Laufe des Projektes gewonnen wurden, sind gesichert und es wurde ein Projektabschlussbericht erstellt. Das Projektteam wurde vom Auftraggeber entlastet und alle Kostenträger wurden geschlossen.
Lessons Learned – Erfahrungen sichern
In der Regel gibt es viele Lernerfahrungen im Laufe eines Projektes. Manchen Dinge haben sehr gut funktioniert – und sollen beibehalten werden – andere haben überhaupt nicht funktioniert – und sollen in Zukunft unbedingt vermieden werden. Diese Erfahrungen können im Rahmen eines Lessons Learned Workshops gesichert und aufbereitet werden.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es bestimmte Rahmenbedingungen braucht damit aasgut funktionieren kann. Besonders das Sichern der Erfahrungen, so dass sie für spätere Projekte genutzt werden können stellt einsgroße Hürde dar und kann meinet Meinung nur über den Erfahrungsschatz der einzelnen Mitarbeiter funktionieren.
Projektabschlussdokumentation und -präsentation
Für jedes Projekt sollte eine Projektabschlussdokumentation erstellt werden um den Projektverlauf zu sichern. Darin enthalten sein sollte die Planung, wie Sie zu Beginn des Projektes freigegeben wurde und dann abschließend die erreichten Ist-Werte. Welche Abweichungen gab es und wie kamen die zustande.
Die Dokumentation bietet eine gute Grundlage für eine Abschlußpräsentation in deren Rahmen auch das Projektteam durch den Auftraggeber entlastet werden kann.
Formaler Projektabschluss
Der formale Projektabschluß dient dazu das Projekt in der Organisation abzuschließen. Offene Buchungskonten und Kostenträger werden geschlossen, so dass keine weiteren Buchungen erfolgen können.
Im Anschluß ist das Projekt vollständig beendet und die Arbeitsergebnisse sind übergeben.