Die Projektplanungsphase
Die Projektplanungsphase folgt direkt auf die Vorbereitungsphase. Basierend auf den bisher erarbeiteten Ergebnissen, die in der Projektskizze zusammengefasst dargestellt und freigegeben wurden wird nun in dieser Phase eine (möglichst) vollständige Planung des Projektes erarbeitet.
Das Ergebnis der Projektplanungsphase ist ein erster Basisplan, der vom Auftraggeber erneut freigegeben wird.
Darum geht es in der Projektplanungsphase
In der Vorbereitungsphase wird das Fundament für den zukünftigen Projekterfolg gelegt. Die Phase beginnt und er Regel mit einem Projektauftrag, der dann Stück für Stück vom (zukünftigen) Projektteam weiter ausgearbeitet wird.
Ziel der Projektplanungsphase
Ziel der Projektplanungsphase ist es eine möglichst vollständige Planung des Projektes zu erstellen. Dazu gehört zunächst die Planung der Arbeitspakete, also die zu erbringende Arbeitsleistung, die erforderlich ist um die Projektziele zu erreichen. Daraus lässt sich dann Schritt für Schritt eine Terminplanung, eine Ressourcenplanung und eine Kostenplanung erstellen.
Zusätzlich ist es wichtig in dieser Phase eine Risikoanalyse zu erstellen um möglichst gut auf negative Ereignisse vorbereitet zu sein. Auch die Projektkommunikation lässt sich anhand einer Kommunikationsstruktur planen.
Projektplanung und Freigabe
Die Arbeitsergebnisse der Projektplanungsphase ist die Projektplanung. Unter unter einer Projektplanung verstehen wir ein „Planungspaket“, das alle Aspekte der Projektplanung beinhaltet, die im Folgenden beschrieben werden.
Dieser Basisplan wird vom Auftraggeber freigegeben und dient dann als erster Basisplan als Grundlage für die Projektsteuerung.
Planung der Arbeitspakete mit Hilfe des Projektstrukturplans
Der erste Schritt in der Projektplanungsphase beinhaltet die Planung der Arbeitspaketes des Projektes. Dabei wird ausgehend von der Ausgangslage geschaut welche Arbeitsinhalte erforderlich sind um die Projektziele zu erreichen.
Hierfür wird ein Projektstruktruplan erstellt. Der Projektstrukturplan ist die strukturierte Darstellung aller Arbeitsinhalte im Projekte. Für mich bildet er die Grundlage aller weiteren Schritte in der Projektplanung.
In der Online-Bibliothek finden Sie Vorlagen für die Erarbeitung eines Projektstrukturplanes, die Sie einfach herunterladen können.
Die Risikoanalyse
Spätestens wenn die Arbeitsinhalte des Projektes vorliegen sollten Sie eine Risikoanalyse durchführen!
Welche Ereignisse könnten eintreten, die eine negative Auswirkung auf das Projekt haben? Welche Eintrittswahrscheinlichkeit haben sie und wie groß wird deren Auswirkung sein? All das sind Fragen, die Sie gemeinsam mit Ihrem Projektteam bearbeiten sollten.
Am Ende der Risikoanalyse sollten auch immer Maßnahmen für die schwerwiegenden Risiken stehen. Denn nur so sind Sie vorbereitet.
Terminplanung
Sobald die Arbeitspakete eines Projektes vorliegen können Sie eine Terminplanung für das Projekt erstellen.
Zunächst werden die Aktivitäten, die für die Erledigung der Arbeitspakete erforderlich sind identifiziert und dann in eine logische Reihenfolge gebracht. Als nächstes wird dann die Dauer der einzelnen Aktivitäten abgeschätzt. So entwickelt sich Schritt für Schritt der Terminplan.
Der Balkenplan bzw. das Gantt-Diagramm hat sich als bestes Werkzeug für die Darstellung von Terminplänen herausgestellt. Jede Aktivität ist ein Balken, die Länge des Balkens wird durch die Dauer bestimmt. So lassen sich Projektterminpläne sehr schön visualisieren und es ist sehr einfach im späteren Verlauf im Rahmen der Projektsteuerung Maßnahmen einzuleiten.
Ressourcenplanung und Kostenplanung
Ausgehend vom Projektstrukturplan und Terminplan lassen sich nun die für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen und Kosten planen.
Ressourcenplanung
Ressourcen, also zunächst die für die Umsetzung erforderlichen Personen, lassen sich aus den Arbeitsinhalten ableiten. Wer wird benötigt um das Arbeitspaket zu bearbeiten und wieviele Stunden braucht diese Person dafür? Ist diese Frage beantwortet, kann der Ressourcenbedarf mit Hilfe des Terminplanes einem Zeitraum zugeordnet werden. Ist dies für alle Arbeitspakete erfolgt, so liegt die Ressourcenplanung vor.
Im nächsten Schritt wird die Ressourcenplanung nun mit der verfügbaren Kapazität abgeglichen. Das stellt aus meiner Sicht eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement für ein Unternehmen dar. Passen Bedarf und Kapazität zusammen kann das Projekt zu umgesetzt werden.
Kostenplanung
Projekte kosten Geld in der Umsetzung. Wie viel Geld Ihr Projekt kosten wird können Sie sehen, wenn Sie eine Projektkostenplanung erstellt habe. Grundsätzlich werden dienenden folgenden Kostenarten unterschieden:
- Personalkosten
- Sachkosten
Personalkosten leiten sich ab aus dem Ressourcenbedarf (Anzahl Stunden) multipliziert mit dem Stundensatz. Sachkosten sind Kosten, die durch den Einsatz externer Dienstleiter oder durch den Einkauf von Material für Prototypen oder Muster entstehen.
Nimmt man Personalkosten und Sachkosten zusammen erhält man die Kostenplanung eines Projektes.
Die Kommunikationsstruktur
Auch die Kommunikation im Projekt lässt sich planen. Gerade bei größeren Projekten mit eher selbstständigen Teilprojekte oder vielen externen Partnern, die getrennt gesteuert werden sollen ist das erforderlich.
Mit einer Kommunikationsstruktur können Sie noch vor Beginn des Projektes festlegen, welche Kanäle der Regelkommunikation es geben soll.
Wer spricht mit wem wann zu welchen Thema? Wie sollen Informationen fließen? Wie wird sichergestellt, dass Informationen auch immer aktuell sind? All das können Sie mit einer Kommunikationsstruktur planen.