Die Projektvorbereitungsphase

Die Projektvorbereitungsphase ist die wohl kürzeste aller Phasen im Projektmanagement. Und dennoch halte ich sie für fast am wichtigsten.

In dieser Phase werden die Grundlagen für den späteren Projekterfolg gelegt. Ich gebe Ihnen auf dieser Seite eine Überblick über die Ziele der Projektvorbereitungsphase und welche Arbeitsschritte erforderlich sind.

Darum geht es in der Projektvorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase wird das Fundament für den zukünftigen Projekterfolg gelegt. Die Phase beginnt und er Regel mit einem Projektauftrag, der dann Stück für Stück vom (zukünftigen) Projektteam weiter ausgearbeitet wird.

Ziel der Projektvorbreitungsphase

Ziel der Projektvorbereitungsphase ist es, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu bekommen und die Grundlagen für die Planungsphase zu legen. Hierzu gehört es die Ausgangslage des Projektes zu analysieren und zu verstehen, wie unterschiedliche Personen im Unternehmen zum Projektvorhaben stehen. Ganz wesentlich ist, eine Zielformulierung zu erarbeiten. Zudem werden schon mal erste teamorganisatorische Festlegungen getroffen.

Projektauftrag

Die Vorbereitungsphase beginnt in der Regel mit einem Projektauftrag. Idealerweise ist das ein schriftlicher Projektauftrag, sehr oft erlebe ich jedoch, dass Projektvorhaben nur mündlich beauftragt werden.

Im Projektauftrag sollten die wesentlichen Informationen zum Projekt enthalten sein: Was soll umgesetzt werden? Warum soll es umgesetzt werden? Was ist schon über das Projekt bekannt?

Achtung: Der Projektauftrag enthält meistens kein Projektziel, sondern eher eine grobe Aufgabenbeschreibung. Die Zielsetzung muss durch das Projektteam meistens selbst erarbeitet werden.

Projektskizze und Freigabe

Die Arbeitsergebnisse der Vorbereitungsphase lassen sich sehr gut in einer Projektskizze zusammen fassen. Die Projektskizze ist ein Dokument, das gemeinsam vom (zukünftigen) Projektteam erarbeitet wird.

Diese Projektskizze sollte dann vom Auftraggeber freigegeben werden. So wird sicher gestellt, dass das Projektteam den Auftrag richtig verstanden hat und mit der Planungsphase fortfahren kann.

Mit der Projektumfeldanalyse die Ausgangslage erfassen

Im ersten Schritt der Projektvorbereitungsphase geht es darum mit der Projektumfeldanalyse die Ausgangslage des Projektes genauer anzuschauen. Einige Informationen sind sicherlich schon im Projektauftrag verfügbar, andere müssen erst erarbeitet und zusammengetragen werden.

In der Regel gibt es schon einiges an Wissen in den Köpfen des Projektteams. Das gilt es zusammenzutragen, aufzuschreiben und zu systematisieren. Ich arbeite hier sehr gerne mit einer Checkliste an Fragen, die ich gemeinsam mit meinem Team durchgehe. So stelle ich sicher, dass kein Bereich bei der Analyse der Ausgangslage außen vor bleibt. Sie können sich die Checkliste einfach aus der Online-Bibliothek herunterladen.

Die Stakeholderanalyse

Mit der Stakeholderanalyse lässt sich nun zusätzlich auch noch das Umfeld des Projektes in Bezug auf Organisation und Menschen betrachtet. Das bildet eine wesentliche Ergänzung zur eher sachorientierten Projektumfeldanalyse.

Zunächst werden in der Stakeholderanalyse alle wesentlichen Beteiligten und Betroffenen identifiziert und dann hinsichtlich ihrer Einstellung zum Projekt und ihrer Möglichkeit zur Einflussnahme analysiert. Mit diesem Wissen können Sie nun konkret Maßnahmen ableiten und den Projekterfolg beeinflussen.

Projektziele

Projektziele werden sehr oft nicht durch den Auftraggeber vorgegeben, sondern sind durch das Projektteam zu erarbeiten. Dabei ist es wichtig den Soll-Zustand nach Ende des Projektes zu beschrieben. Grundsätzlich beinhaltet eine Zielformulierung auch die Nicht-Ziele eines Projektes.

Ziele sind dabei immer von den Faktor Zeit, Kosten, Qualität und Funktionen/ Umfang/ Inhalt beeinflusst. Diese Faktoren konkurrieren sehr oft miteinander, so dass eine Priorisierung erforderlich wird.

Das magische Dreieck

Im magischen Dreieck des Projektmanagements werden die Faktoren

  • Zeit
  • Kosten
  • Qualität

dargestellt.

Es gilt hier eine Priorisierung herauszuarbeiten. Darf das Projekt beschleunigt werden, wenn dabei die Kosten steigen? Darf es früher zu Ende sein, wenn dabei die Qualität sinkt? Diese Fragen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Das Teufelsquadrat

Das Teufelsquadrat ergänzt die Faktoren des magischen Dreiecks nun noch um den Aspekt des Inhalts/ der Funktion/ des Umfangs, so dass die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

  • Zeit
  • Kosten
  • Qualität
  • Funktion/ Umfang/ Inhalt

Auch das Teufelsquadrat dient als Modell zur Festlegung einer Priorisierung der Faktoren innerhalb eines Projektes.

Vorbereitungsworkshop

Die Projektvorbereitungsphase lässt sich sehr gut im Rahmen eines mehrstufigen Vorbereitungsworkshopskonzeptes umsetzen. ich habe sehr gute Erfahrungen mit einem zweigeteilten Workshop gemacht. Zwischen beiden Workshopteilen liegen dabei meist ca. 5-7 Tage.

  1. Vorbereitungsworkshop
    • Projektumfeldanalyse
    • Stakeholderanalyse
    • Skizze der Zielformulierung
    • Identifikation offener Punkte und Klärungsbedarfe (Verteilung von Aufgaben an die Teilnehmer)
  2. Vorbereitungsworkshop
    • Finalisierung Projektumfeldanalyse
    • Finalisierung Zielformulierung
    • Erarbeitung einer ersten Grobplanung (grobe Arbeitspakete, grober Ablauf, grobe Dauer, grobe Kosten, etc.)
    • Fertigstellung Projektskizze
    • Festlegung erster teamorganisatorischer Regeln und Konventionen (Projektname, Projektablage, Grundlagen der Kommunikation, etc.)

Zwischen den Workshopteilen erfolgt die Klärung offener Fragen und Unklarheiten mit dem Auftraggeber oder anderen beteiligten Personen.