Zu viele Projekte solltest Du vermeiden – Das sind die Ursachen

Ich sage es dir heute auf den Kopf zu: Du machst zu viele Projekte! Du machst zu viele Projekte gleichzeitig! Dein Unternehmen macht zu viele Projekte gleichzeitig! Und das ist wirklich schlecht!

Wie komme ich darauf? Nun, das ist einfach meine Beobachtung, meine Erfahrung der vergangenen Jahre. Die Unternehmen, die ich kennen lernen durfte machten in großer Anzahl zu viele Projekte gleichzeitig.

Bei dir ist das nicht so? Oh, das ist ja spannend, dann schreibe mir doch einfach mal eine
E-Mail an joerg.walter@projektmanagement-maschinenbau.de. Ich bin sehr gespannt, wie ihr das macht.

In diesem Beitrag wirst du erfahren

• Woran ich erkenne, dass ein Unternehmen zu viele Projekte macht
• Was aus meiner Sicht der Grund ist, dass so viele Unternehmen zu viele Projekte parallel machen
• Was die Konsequenz daraus ist

Woran erkenne ich, dass ein Unternehmen zu viele Projekte parallel macht

Dann beginnen wir doch mal mit der Frage, woran ich erkenne, dass ein Unternehmen zu viele Projekte parallel macht?

Das ist eigentlich ganz einfach: Die Projekte dauern zu lange! Die Projekte werden nicht fertig! Es gibt zu viele Projekte (wenn nicht alle), deren Fertigstellungstermin immer wieder nach hinten wandert!

Der zeitliche Faktor ist aus meiner Sicht der Hauptindikator für zu viele Projekte. Warum das so ist erkläre ich dir gleich noch mal genauer, wenn ich über die Gründe für zu viele Projekte spreche.

Und dabei gibt es noch mal zwei unterschiedliche Ausprägungen.

Das Projekt dauert zu lange

Das Projekt dauert zu lange und zu lange bedeutet, länger als es in einem Unternehmen dauern würde, das eben nicht zu viele Projekte hat. Mir ist wohl bewusst, dass diese Definition sehr schwammig ist. Zu lange bedeutet nämlich, dass der Wettbewerb schneller ist.

Wenn du also feststellt, dass deine Wettbewerber schneller mit ihren Produkten auf dem Markt sind, später mit der Entwicklung beginnen und früher verkaufen können, dann hast du einen starken Indikator, dass du zu langsam bist.

Ein weiterer Indikator ist, wenn deine Wettbewerber dir immer wieder Kunden wegschnappen. Und zwar nicht, weil sie ein besseres Produkt liefern können als du, sondern, weil sie es schneller liefern können.

Terminverschiebungen

Die zweite Ausprägung sind Terminverschiebungen, also das ständige Verschieben von Meilensteinen im Projekt.

Ursprünglich war die Projektdauer mal mit 1 Jahr angenommen, dann waren es 1 1/2 Jahre und am Ende hat es dann sogar mehr als 2 Jahre gedauert, bis das Projekt vollständig abgeschlossen war.

Beobachtest du diese Situation, dann hast du ebenfalls einen starken Indikator, dass in deinem Unternehmen zu viele Projekte gleichzeitig gemacht werden.

Was ist der Grund, dass zu viele Projekte gleichzeitig gemacht werden

Bevor wir nun aber gleich auf die Gründe für zu viele Projekte kommen, möchte ich noch auf einen anderen Punkt eingehen.

Ich bin der Meinung ein Unternehmen muss ganz grundsätzlich die Menge der Projekte kennen, die es in der Lage ist durchzuführen und es sollte natürlich auch in der Lage sein zu wissen, wie viele es denn nun im Moment auch sind.

Du denkst, das sei selbstverständlich? Mitnichten!

Die Multiprojektliste verschafft Übersicht

Denn um die Menge der eigenen Projekte zu kennen, brauche ich als Unternehmen eine Übersicht. Im einfachsten Fall ist das eine Multiprojektliste, also eine Liste, eine Übersicht, in der jedes Projekt aufgelistet hat, dort einen Namen bekommen, eine Nummer, usw.

Das ist die Voraussetzung um als Unternehmen zu wissen, wie viele Projekte es eigentlich gerade am Laufen hat und dann eben auch bewerten zu können ob es vielleicht zu viele sind.

Und leider finden wir das in vielen Unternehmen nicht. Es gibt eben keine Transparenz, wie viele Projekte im Unternehmen gerade laufen.

Und da sind wir auch schon beim ersten Grund gelandet, der aus meiner Sicht dafür verantwortlich ist, dass es im Unternehmen zu viele Projekte gibt.

Grund 1: keine Transparenz/ mangelnde Transparenz

Wenn ich als Unternehmen nicht weiß, wie viele Projekte denn gerade am Laufen sind, wie kann ich denn dann feststellen, ob es zu viele sind?

Wenn ich möchte, dass meine Projekte fristgerecht und in vernünftiger Zeit durchgeführt werden (du erinnerst dich, die Zeit war unser wesentlicher Indikator dafür ob es zu viele Projekt einem Unternehmen gibt), dann brauche ich Transparenz.

Ich sollte wissen (und jetzt zähle ich mal lose auf, was aus meiner Sicht dazu gehört):

• Wie viele Projekte habe ich gleichzeitig?
• Wie groß sind die Projekte?
• Wer ist der jeweilige Projektleiter, und wie viele Projekte hat jeder Projektleiter?
• Welche Personen sind in welchem Projekt verplant, und wann werden sie da jeweils benötigt?
• Kann ich mir die Projekte, die gerade laufen leisten, reicht also mein Geld um das Projekt abzuschließen?
• Wann werden die Projekte fertig?
• Wie oft hat sich dieser Termin denn schon verschoben

Du siehst, wenn ich die Menge meiner Projekte steuern möchte, dann brauche ich Transparenz in meiner Projektlandschaft. Ohne diese Transparenz ist es aus meiner Sicht fast unmöglich das ganze in den Griff zu bekommen.

Grund 2: kein Ressourcenmanagement

Also keine Übersicht über die benötigen Ressourcen. Was ist hier das Problem?

Wenn ich nicht weiß, welche Mitarbeiter ich wann für welches Projekt benötige, dann weiß ich auch nicht, ob ich genügend Mitarbeiter für alle Projekte zur Verfügung habe.

Für mich ist dieser Grund der am weitesten verbreitetet und das liegt daran, dass gutes Ressourcenmanagement wirklich schwer im Unternehmen umzusetzen ist.

Ich hatte dazu schon mal in der Episode 12 im Podcast gesprochen, als es um Ressourcenmanagement im Unternehmen ging.

Wenn ich also nicht wie?, ob ich noch genügend Mitarbeiter habe um ein weiteres Projekt zu starten, dann habe ich auch keine klare Entscheidungsgrundlage und die Erfahrung zeigt, dass wir dann aus dem Bauch heraus entscheiden.

„Das wird schon klappen!“ höre ich dann immer wieder und schon haben wir ein neues Projekt gestartet.

Grund 3: keine Strategie/ bzw. keine durchgängige Strategie/ bzw. eine sich immer wieder ändernde Strategie/ bzw. sich ändernde Prioritäten

Dieser Grund ist schwerwiegender und ich beobachte das in vielen Unternehmen. Was bedeutet das?

Es ist unklar

• Was im Unternehmen wichtig ist
• Wo das Unternehmen hin will
• Welche Projekte gemacht werden sollten um das Unternehmen in diese Richtung zu bringen

Das sind Fragen, die klar sein sollten, damit es rund läuft. Sind diese Fragen jedoch nicht klar, bzw. werden sie nicht von allen Entscheidern verstanden, akzeptiert und mitgetragen, dann haben wir eine Situation, in der heute so und morgen so entschieden wird.

Und was heißt das für Projekte? Nun ja, Projekte die vielleicht gar nicht zur Strategie passen, werden dennoch gemacht. Nur für den Fall, sicher ist ja bekanntlich sicher.

Und schon haben wir weitere Projekte, die eigentlich ja gar nicht so wichtig sind losgetreten.

Und nun gibt es einen weiteren Effekt:

Diese Projekte werden ja sehr oft auch nicht mehr gestoppt oder abgebrochen. Wenn ein Projekt einmal läuft, wird es auch durchgezogen. „Wir haben ja schließlich schon Geld ausgegeben.“.

Du siehst, eine fehlende, bzw. nicht von allen getragenen Strategie kann massiv dazu beitragen, dass sich zu viele  Projekte ansammeln.

Grund 4: sehr viele Projektideen und kein Projektfilter

Dieser vierte und letzte Grund reiht sich hier genau ein. Eigentlich ist das ja etwas Positives.

Je mehr Ideen für neue Projekte, Produkte und Prozesse ich habe, desto innovativer kann ich ja auch sein. Je mehr Ideen ich habe um so besser kann ich auswählen.

Wenn ich nun aber im Unternehmen keinen Entscheidungsprozess bzw. keinen guten Entscheidungsprozess habe, welche der vielen Ideen ich denn nun als Projekt umsetzen möchte, dann laufe ich Gefahr, dass ich zu viele Projekte starte.

Auch hier gilt: sicher ist sicher! Wir wollen ja nichts verpassen!

Dabei könnte ein guter Entscheidungsprozess (wir nennen das Projektfilter) dabei helfen, die richtigen, aber eben nur diese Projekte zu machen.

Wie so ein Projektfilter aufgebaut sein kann, erkläre ich dir in einer der nächsten Episoden.

Ich fasse dir noch mal die 4 Gründe zusammen, die die Ursache für zu viele Projekte im Unternehmen sind:

1. keine Transparenz
2. kein Ressourcenmanagement
3. keine Strategie/ bzw. eine nicht vollständig umgesetzte Strategie
4. viele Projektideen und kein Projektfilter

Du darfst dir nun aussuchen, welche Gründe in Deinem Unternehmen die Ursache für zu viele Projekte sind.

Was ist die Konsequenz daraus

Wir schauen uns so lange noch mal die Konsequenzen aus zu vielen Projekten an. Und dazu sollten wir noch mal kurz überlegen, warum wir eigentlich Projekte machen.

Ich weiß, dass wir das hier im Podcast schon ein paar Mal thematisiert haben. Ich halte es dennoch für essentiell, das wirklich zu verstehen.

Wir machen Projekte, weil wir den mit dem Projektziel verbundenen Nutzen haben wollen! Projekte haben keinen Selbstzweck!

Projekte haben den Zweck Ziele zu erreichen und deshalb nehmen wir die dafür erforderlichen Aufwände und Kosten in Kauf.

Dieser Zweck kann sein:

• Mehr Umsatz
• Höhere Deckungsbeiträge
• Erschließung neuer Branchen oder Märkte
• Verteidigung der Wettbewerbsposition
• Bessere, schnellere, kostengünstigere Prozesse

Ich habe mal willkürlich ein paar mögliche Zwecke herausgegriffen. All das sind Gründe warum wir Projekte machen.

Was passiert nun, wenn wir zu viele Projekte gleichzeitig durchführen? Naja, ich hatte dir ja eingangs gesagt, dass die wesentliche Folge ist, dass Projekte

1. zu lange dauern (also länger als notwendig)
2. sich verzögern (also länger dauern als ursprünglich geplant)

Und das führt nun dazu, dass wir den Nutzen aus dem Projekt erst später bekommen. Das ist aus meiner Sicht die wesentliche Konsequenz.

Wir bekommen den zusätzlichen Umsatz später, wir können erst später auf den kostengünstigeren Herstellprozess zu greifen, unser Wettbewerber erarbeitet sich einen Vorsprung, etc.

Und das bedeutet, dass sich unser Unternehmen nicht so schnell entwickeln kann, wie es möglich wäre.

Das zu verstehen, halte ich für besonders wichtig.

Das Projekt-Paradox

Wenn du zu viele Projekte startest und gleichzeitig durchführst, wird sich dein Unternehmen langsamer entwickeln. Und das ist ein Paradox, denn sehr oft starten wir neue Projekte, weil wir ja gerne den Nutzen schnell hätten.

Aber genau der umgekehrte Effekt gilt:

Je mehr Projekte du gleichzeitig hast, desto langsamer wird alles!

Natürlich gibt es da eine untere Grenze. Man könnte nun natürlich sagen, wir machen nun 1 Projekt und haben damit die größte Geschwindigkeit. Das stimmt natürlich ebenfalls nicht.

Viel mehr ist es wichtig zu verstehen, wie viele Projekte dein Unternehmen bei voller Geschwindigkeit gleichzeitig durchführen kann. Es gibt Mittel und Wege das zu ermitteln, aber dazu mehr in einer der nächsten Episoden.

Für heute ist mir nur wichtig, dass Du folgendes Verstehst:

Mehr Projekte führen irgendwann fast zwangsläufig zu einer langsameren Unternehmens-entwicklung, bis hin zum Stillstand. Also pass bitte auf, wie viele Projekte du gleichzeitig machst.

So, das war also der heutige Beitrag in dem ich dir erklärt habe, dass viele Unternehmen zu viele Projekte gleichzeitig am Laufen haben und warum das für dein Unternehmen sehr schlecht sein kann.

Ich hoffe, du hast einiges für deine Projektarbeit und dein Unternehmen mitgenommen.