Projektstruktur – Die Mutter aller Instrumente

In dieser Episode geht es also um die Projektstruktur bzw. um den Projektstrukturplan. Aus meiner Sicht eines der wichtigsten – auch wirkungsvollsten – Instrumente im Projektmanagement. Gleichzeitig aber auch am meisten unterschätzt.

Ich werde in meinen Seminaren immer wieder gefragt, „Jörg, was ist so DEIN wichtigstes Instrument im Projektmanagement? Wenn du alles andere weglassen müsstest – was würdest du behalten?“

Meine Antwort ist in der Regel,

„Die Projektstruktur.“

Ich mache KEINE Projekte, ohne dass ich eine Projektstruktur habe, und seien sie noch so klein. Und ich glaube auch, dass ist genau der Grund, warum ich mich entschieden habe, jetzt hier den „Projektmanagement im Maschinenbau“ Podcast zu beginnen mit dem Thema Projektstruktur.

Was erwartet dich in dieser Episode?

• Was ist eine Projektstruktur?
• Warum brauchst Du eine Projektstruktur?
• Wie kommst Du zu einer Projektstruktur?
• Was bedeutet das für Dich und meine Fragen zum Weiterdenken

Wir werden dann das Ganze wieder abschließen mit der Frage, was es für dich bedeutet und ich habe auch wieder so ein paar kleine Fragen für dich zum Weiterdenken, zum Weiterarbeiten dabei.

Dann steigen wir doch direkt einmal ein:

Was ist denn eigentlich eine Projektstruktur?

Vielleicht vorneweg einmal so eine kleine Definition:

Eine Projektstruktur ist aus meiner Sicht die vollständige Darstellung aller Aufgaben, aller Arbeiten in einem Projekt.

Du kannst dir denken, was mir bei dem Satz besonders wichtig ist: VOLLSTÄNDIG. Alle Arbeiten, alle Aufgaben im Projekt! Für mich bildet die Projektstruktur die Grundlage der Arbeit.

Deshalb: Alles, was hier nicht steht, was ich hier nicht stehen habe, das vergesse ich sehr wahrscheinlich, wenn ich später einen Terminplan erstelle, wenn ich Verantwortliche für Arbeitspakete suche, wenn ich Kosten ableite. Und aus dem Grund auch der Titel dieser Episode „Die Mutter aller Instrumente“. Für mich ist die Projektstruktur immer die Ausgangslage, das Allererste, was ich normalerweise mache, wenn ich ein Projekt aufplane.

Also, Tipp vorne weg: Auf Vollständigkeit achten.

Vielfache, verwirrende Verwendung des Begriffes

Ich beobachte sehr oft, dass der Begriff Projektstruktur ganz willkürlich in den Projekten oder auch in den Unternehmen verwendet wird. Gelegentlich verwendet man den Begriff für die Teamzusammensetzung, ähnlich wie bei einem Organigramm ist dann die Darstellung. Manchmal wird es auch für so etwas Ähnliches wie eine Multiprojektliste verwendet, also die Struktur unserer Projekte.

Ich habe da in den vergangenen Jahren schon so einiges gesehen und wirklich das wenigste hat etwas damit zu tun mit dem, was ich Projektstruktur nennen möchte.

Meistens wird eine Projektstruktur als sogenannter Projektstrukturplan dargestellt. Ja, die Abkürzung für Projektstrukturplan ist PSP und das kennst du vielleicht wenn ihr SAP bei euch im Unternehmen verwendet, dann hast du nämlich für deine Projekte ein sogenanntes PSP-Element anzulegen, und da kommt das auch her. PSP-Element steht für Projektstrukturplan-Element. Kommen wir auch gleich noch einmal bei der nächsten Frage „Wie kommst du denn zu einer Projektstruktur?“ darauf zurück, was das denn bedeutet.

Darstellungsform der Projektstruktur

Also, der Projektstrukturplan ist eine Darstellung, die du schon kennst, die auch verwendet wird, wenn im Unternehmen Organisation dargestellt wird, nämlich das Organigramm. Also der Projektstrukturplan ist in der Regel dann so eine Baumdarstellung, so ein umgedrehter Baum. Da ist dann der Stamm oben, das ist meistens das Unternehmen im Organigramm, und darunter sind dann die Abteilungen und so weiter.

Großer Unterschied – Achtung, Feuerfalle: Das Organigramm stellt dar, wie eine Organisation funktioniert. Also: Wer ist wessen Chef? Welche Abteilungen besitzen wir? Wie ist bei uns disziplinarische Weisungsbefugnis organisiert? Und in dem Kästchen im Organigramm stehen in der Regel Abteilungsbezeichnungen und Personen.

NICHT so im Projektstrukturplan. Im Projektstrukturplan steht dort Arbeit und nicht im ersten Schritt – später wahrscheinlich schon – aber im ersten Schritt stehen dort keine Personen. Es stehen auch keine Abteilungen, sondern es steht Arbeit darin. Das ist ein großer Unterschied, auch wenn die Darstellungsform die gleiche ist.

Weitere Darstellungsformen der Projektstruktur

Es gibt noch eine weitere Darstellung für die Projektstruktur, und das ist eine strukturierte Tabelle, eine tabellarische Darstellung. Hier wird quasi der Projektstrukturplan in einer eingerückten, strukturierten Tabellenform gebracht und dargestellt. Diese Darstellungsform verwenden wir ganz oft, wenn wir dann im nächsten Schritt einen Terminplan ableiten, Kosten planen wollen und so weiter. Da kommen wir aber später auch noch einmal darauf.

Also: Die Projektstruktur ist also ein Instrument, mit der du die gesamte Arbeit in einem Projekt – das sind dann später die Arbeitspakete – erfassen, darstellen und auch strukturieren kannst.

Eine Projektstruktur stellt also die ARBEIT in deinem Projekt dar.

Nutzen einer Projektstruktur

So, warum brauchst du unbedingt eine Projektstruktur? Für mich gibt es drei Gründe, warum ich in meinen Projekten IMMER eine Projektstruktur habe.

1. Vollständigkeit

Wenn ich sicher sein kann, dass ich alle Arbeiten eines Projektes erfasse habe, dann kann ich auch sicher sein, dass ich im Projekt keine oder zumindest nur ganz, ganz wenige Überraschungen erlebe. Wie oft habe ich es schon erlebt, dass Projekte deutlich länger dauern und teurer werden, als ursprünglich einmal geplant, als ursprünglich einmal vorgesehen, weil einfach Arbeitspakete schlicht und ergreifend vergessen oder naja, manchmal auch bewusst ignoriert wurden.

Erst vor kurzem habe ich wieder ein Projekt übernommen in einer kritischen Phase und wir haben dort festgestellt, dass einfach die komplette Qualifikation nicht in der Projektstruktur – die gab es zu dem Zeitpunkt eh noch nicht – aber auch nicht im Terminplan berücksichtigt war. Und es ist nun natürlich offensichtlich, dass bei einem neuen Produkt, das in Serie produziert werden soll, eine Qualifikation erforderlich ist und gemacht werden muss.

Und jeder, der das schon einmal gemacht hat, der kann sich natürlich vorstellen, dass da einige Wochen Arbeit, mehrere Mann-Tage darin stecken, ganz zu schweigen von den Kosten für Prüflingen und so weiter. Also: Vollständigkeit ist einer der großen Nutzen, nichts zu vergessen im Projekt.

2. Transparenz

Ich habe eine viel besser Transparenz und eine Diskussionsgrundlage. Wenn ich alle Arbeitspakete auf dem Tisch habe sozusagen, dann kann ich mit meinem Team – vor allem auch mit meinem Auftraggeber – viel besser über das Projekt sprechen, viel detaillierter, viel mehr auf den Punkt kommend. Ich kann Inhalte besser abgrenzen und ich kann diskutieren, was noch innerhalb des Projektes liegt und wofür ich dann natürlich auch verantwortlich bin und was nicht.

Wenn ich alle Arbeitspakete habe, dann habe ich es auch deutlich leichter in den Teambesprechungen meinen Fortschritt zu verfolgen. Ich habe dann nämlich sozusagen eine Liste an Themen, die ich regelmäßig ansprechen kann, um sicherzustellen, dass auch an allem gearbeitet wird. Und ich kann auch sicherstellen, dass ich zu all diesen Arbeitspaketen regelmäßig eine Rückmeldung kriege, weil ich einfach danach fragen kann.

3. Planungsgrundlage

Mein dritter Punkt, den habe ich vorhin glaube ich schon so ein bisschen anklingen lassen, ist die Planungsgrundlage. Ich habe gesagt die Projektstruktur ist die Mutter aller Instrumente.

Die Projektstruktur ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Planungsschritte

Wenn ich Arbeitspakete und Aufgaben habe, dann kann ich beginnen, die auch zu terminieren und damit einen Terminplan abzuleiten.

Wenn ich Arbeitspakete habe, dann kann ich mir daraus die Projektkosten und irgendwann auch das Projektbudget ableiten.

Wenn ich die Arbeitspakete habe, dann kann ich damit Kollegen suchen, die die erledigen können – und ich kann damit dann mein Projektteam zusammenstellen. Und ganz zu schweigen davon, dass ich viel besser in der Lage bin, mir das Team zu beschaffen, weil ich ganz genau weiß, für welche Aufgabe ich jemanden brauche und wie lange und mit welchem Aufwand.

Also ich habe eine deutlich bessere Grundlage, um eine Projektplanung zu machen, die stabil ist, die RICHTIG ist, die der Realität entspricht und naja, die ich auch nicht ständig ändern muss.

Du siehst also: Eine gute Projektstruktur bildet die Basis für die gesamte weitere Projektarbeit. Und naja, vielleicht höre ich mich an der Stelle etwas fanatisch an, aber das liegt einfach daran, dass ich bei meiner Arbeit immer feststelle, dass KAUM ein Projekt, kaum ein Projektleiter mit einer Projektstruktur arbeitet.

Leider zu wenig bekannt

Die meisten KENNEN das gar nicht, obwohl das eigentlich naja, jeder der sich einmal mit Projektmanagement beschäftigt hat spätestens auf Seite acht im Buch oder naja, in der zweiten Vorlesung an der Uni bei der Vorlesung Projektmanagement thematisiert wird. Und ganz oft höre ich solche Sätze wie: „Naja, wir kennen doch unsere Arbeit, wir wissen doch, was zu tun ist. Jeder muss halt einfach nur machen, was seine Aufgabe ist, und dann kommen wir schon ans Ziel.“ Am Ende bedeutet das aber, dass wir keinen Überblick über unsere Projekte haben.

Ganz viele Projekte leben von Monat zu Monat, das ist ungefähr die Sichtweite, die die meisten Projekte und die meisten Projektteams haben. Wenn ich frage, „Naja, was ist denn so als nächstes zu tun?“ Dann bekomme ich meistens so ganz gut die Aufgaben des nächsten Monats aufgelistet – aber darüber hinaus wird es dann dunkel. Und diese Teams wundern sich dann, wenn sie Monat für Monat auch den Fertigstellungstermin verschieben müssen – weil eben noch keiner über diese Grenze hinaus geschaut hat, weil keiner den Überblick über alle Arbeitspakete hat und somit auch keine verlässliche Aussage machen kann. Und ich glaube, das muss einfach nicht sein, weil es wirklich ein gutes Instrument gibt, um das Problem zu bearbeiten.

Vorgehensweise zum Erstellen einer Projektstruktur

Wie kommst du also nun zu so einer Projektstruktur? Also eines einmal vorne weg: Am Besten erstellst du die Projektstruktur mit deinem Team. Ja, ja, ich weiß, ich habe eben oben gesagt, „Naja, wenn ich eine Projektstruktur habe, fällt es mir leichter, mein Team zusammenzustellen.“, das ist mir schon bewusst. Aber meistens ist es ja schon so, dass du aufgrund der Aufgabenstellung eigentlich schon relativ klar hast, wer denn so grob in deinem Team dabei ist – und mit den Leuten erstellst du die Projektstruktur. Du kannst es auch alleine tun, mache ich gelegentlich auch einmal. Nichtsdestotrotz musst du irgendwann mit dem, was du erarbeitet hast, hinaus gehen und mit deinem Team, mit deinen Teamkollegen das einmal diskutieren, weil gehe einmal davon aus, dass das Ergebnis, das du in der Gruppe erarbeitest, deutlich besser ist als das, was du alleine an deinem Schreibtisch hinkriegst.

Ich gehe in der Regel dabei folgendermaßen vor – es gibt bestimmt noch andere Wege, aber das ist eben der, mit dem ich die besten Erfahrungen gemacht habe. Also: Ich erarbeite grundsätzlich zunächst einmal einen Projektstrukturplan, also die Baumdarstellung, weil sie eben sehr visuell ist und ich damit am besten diskutieren kann; in einer Tabelle verliere ich mich am Anfang sehr oft. Ja, und ich gehe dann einfach so vor, dass ich zunächst einmal den Namen des Projektes in das erste Kästchen ganz oben – also sozusagen in den Stamm des Baumes – schreibe. Und davon gehe ich dann weiter. Und dann sammle ich gemeinsam mit meinem Team die Themen, die im Projekt aufkommen werden, die Themen, die wir bearbeiten müssen.

Sammeln der Themen

Naja, wenn ich einmal etwas herausgreifen müsste, zum Beispiel von einem Projekt, das ein mechatronisches Produkt entwickelt, dann habe ich mit Sicherheit ein Thema das heißt „System“, ich muss ja mehrere Bereiche zusammenbringen. Dann habe ich ein Thema „Mechanik“. Ich habe ein Thema „Hardware“, also Elektronik. Ich habe einen Themenbereich, der heißt „Software“. Ich habe einen Themenbereich, der heißt vielleicht „Versuch und Qualifikation“, hatten wir eben glaube ich schon einmal angesprochen. Dann gibt es einen Themenbereich der heißt „Produktion“, das ganze Ding muss ja irgendwann auch hergestellt werden, wir brauchen Produktionsprozesse, Montageprozesse und so weiter. Und ich habe wahrscheinlich auch noch einen Themenbereich, der heißt „Markteinführung“, weil irgendwie muss das ganze Ding ja auch zu unseren Kunden kommen.

Und ganz zum Schluss – auf keinen Fall vergessen, das stelle ich meistens dann oben an – habe ich noch einen Themenbereich „Projektmanagement“. Weil du erinnerst dich, vorhin bei der Definition habe ich gesagt, „Die Projektstruktur stellt alle Arbeit dar, die im Projekt gemacht werden muss, gemacht werden soll.“, und naja, Projektmanagement ist Teil des Projektes, wird darin gemacht – also brauche ich auch einen Themenbereich.

Teilprojekte und Arbeitspakete

Und das ist sozusagen die erste Ebene in meinem Projekt, und diese Ebene – den Begriff kennst du schon – den nennen wir Teilprojekt, Teilprojekte. Das heißt wir haben ein Teilprojekt „System“, wir haben einen Teilprojekt „Mechanik“, wir haben ein Teilprojekt „Hardware“ und so weiter. Und meistens nummeriere ich die jetzt auch noch durch. Das heißt „Projektmanagement“ bekommt die Nummer null – damit steht es ganz oben, auch später, wenn ich eine Tabelle erzeuge – „System“ hat die Nummer eins, „Mechanik“ die Nummer zwei und so weiter und so fort.

Ja, und wenn ich das habe, wenn ich hier einmal so soweit stabil bin, dann beginne ich gemeinsam mit meinem Team, die einzelnen Themen, also die Teilprojekte, weiter runter zu brechen. Also immer mit der Frage: „Was steckt da darin? Woraus setzt sich das denn zusammen?“ Ja, und wenn wir das noch einmal machen, zum Beispiel für unsere Nummer fünf „Versuch und Qualifikation“, dann steckt da mit Sicherheit ein Prüfplan darin, das heißt irgendeiner muss sich hinsetzen und muss eine Planung machen: „Was wollen wir denn alles prüfen und untersuchen?“ Dann gibt es mit Sicherheit ein Arbeitspaket, das heißt „Prüflinge“, also irgendjemand muss sich überlegen: „Wie viele brauche ich und wie müssen die zusammengestellt sein? Welche Eigenschaften müssen die haben?“ und so weiter. „Prüfereinrichtungen“ ist vielleicht die Nummer drei. Wir brauchen quasi eine Planung, auf welchen Prüfständen das gemacht werden muss, Prüfmittel, wir brauchen natürlich Messgeräte, Messwellen, was weiß ich, hängt jetzt sehr stark von deinem Projekt ab. Und dann beginne ich meistens schon die einzelnen Prüfungen schon einmal grob aufzulisten, wie ich sie kenne. Also wir haben mit Sicherheit einen Dauerlauf und so weiter und so fort. Das wird hier nun alles aufgelistet. Diese Ebene – das ist jetzt die Ebene unter „Versuch und Qualifikation“ – die Ebene unter den Teilprojekten, die nennt man Arbeitspakete. Das sind nun also die Dinge, die ich auch gut einer Person zuordnen kann, und die auch sehr gut jemand anderem dann auch übergeben kann.

Große Projekte haben große Projektstrukturen

Ja, manchmal – vor allem auch bei großen Projekten – kommt man mit diesen zwei, drei Ebenen – also Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket – nicht zur Rande, da ist einfach viel mehr Struktur erforderlich, um die Arbeit vollständig und verständlich darzustellen. Das ist aber gar kein Problem, sondern hilft einfach der Transparenz. Ich behelfe mir dann ganz oft mit solchen Kunstwörtern wie „Hauptarbeitspaket“, „Teilarbeitspaket“, „Unterarbeitspaket“, einfach um quasi jeder Ebene im Projektstrukturplan, jeder Ebene im Baumdiagramm auch einen Namen geben zu können.

Und grundsätzlich gilt – und das ist mir ganz wichtig – komplexe Projekte werden nicht einfacher, wenn du die Augen zu machst, also etwas weg lässt und sagst, „Ja, da kümmern wir uns später darum.“ Es wird nicht weniger komplex. Das Projekt hat die Komplexität und deine Aufgabe ist es, dich dieser Komplexität zu stellen.

Moderationsmaterialien nutzen

Ich arbeite bei der Erstellung einer Projektstruktur am Anfang meist an Pinnwänden und Moderationskarten oder an Whiteboards oder so irgendetwas. Der Grund ist ganz einfach: Gerade beim Erstellen am Anfang, beim Erstellen einer Projektstruktur, gibt es noch ganz, ganz viele Änderungen. Da müssen Arbeitspakete umbenannt werden, die werden dann doch einem anderen Teilprojekt zugeordnet, sind doch nicht Teil des Projektes, müssen also wieder runter genommen werden – und du bist einfach bei der Arbeit an der Pinnwand flexibler. Du kannst mehr hin und her schieben, du kannst auch einmal etwas ausprobieren, du kannst einfach einmal drei Arbeitspakete umhängen und gucken, ob das damit irgendwie sich besser anfühlt, besser aussieht. Es gibt noch einen zweiten Grund: So eine gemeinsame Arbeit an einer Pinnwand, an einem Whiteboard, ist viel aktivierender. Ich glaube es gibt nichts schlimmeres, als wenn fünf Menschen gemeinsam in einem Raum sitzen und auf eine Leinwand starren, während einer mit einer Maus sich abmüht irgend so ein IT-Tool zu bedienen – da passiert einfach nichts in den Köpfen. Und ich bin einfach ein Freund von gemeinsamem Arbeiten an der Pinnwand, weil ich gemerkt habe, dass ich dort viel schneller viel bessere Ergebnisse erziele.

Und wenn ich das Ganze dann einmal stehen habe an der Pinnwand, es gibt dann so einen Moment, den wirst du dann auch feststellen, dann stehst du mit deinem Team vor der erarbeiteten Projektstruktur und alle beginnen so langsam zu nicken. Und jetzt weißt du, „Ja, super, jetzt haben wir eine Projektstruktur, die ist schon einmal RELATIV vollständig.“

Vorneweg:

Du wirst NIE 100 Prozent Vollständigkeit hinbekommen, dir wird immer irgendetwas durch die Lappen gehen.

Aber ich denke einmal so 90, 95 Prozent sind für den Anfang schon einmal ganz gut.

Tools zum digitalen Arbeiten

Und JETZT beginne ich das Ganze in eine Datei zu übertragen, also digital zu erfassen. Ich verwende in der Regel zwei Instrumente. Zum einen Powerpoint, das kennst du, da gibt es so eine Organigramm-Funktion, das dir eben quasi automatisch schon eine Baumdarstellung macht. Oder – was ich fast noch lieber verwende – ist eine Mindmapping-Software. Ich verwende hier auf Mac XMind, gibt aber auch andere Mindmapper, Mindmanager-Programme, die teilweise etwas kosten, die teilweise auch kostenlos sind. Im Wesentlichen aber alle die Funktion haben, dass sie auch solche Baumstrukturen darstellen können. Und das Ganze hat einfach den Vorteil, dass ich das nun digital habe, ich kann es auf meinem Projektverzeichnis anlegen, ich kann es verschicken, ich kann schnell Änderungen machen, ich kann es auch versionieren.

Also:

Ausarbeiten am Anfang am besten an Pinnwand, Moderationskarten, Whiteboard. Und wenn du dann einmal einen guten Stand hast übertrage das Ganze in eine digitale Datei.

Die Projektstruktur lebt

Wichtig ist mir dabei: Die Projektstruktur ist ein lebendes Dokument. AUCH wenn wir am Anfang hoffentlich schon die allermeisten Arbeitspakte aufgelistet haben, kommt in der Regel noch etwas dazu, es entfällt etwas oder es wird etwas umbenannt. Also deshalb keine Scheu, die Projektstruktur immer wieder anzupassen. Das Ziel der Projektstruktur ist, dass sie immer wieder den Arbeitsumfang deines Projektes wiedergibt. Und du kennst das: Projekte verändern sich, Projekte leben, und aus dem Grund wird sich auch die Projektstruktur damit verändern.

So, was bedeutet das nun für dich? Ja, ich bin der Meinung, dass es nahezu unmöglich ist, ein Projekt ohne Projektstruktur zu planen und zu steuern. Ich wüsste jedenfalls nicht, wie das gehen sollte. Gleichzeitig weiß ich aber, dass alle Projektleiter, die für ihre Projekte eine Projektstruktur haben, sich deutlich leichter tun, den Überblick zu bewahren, ihre Projekte zu steuern, zu planen, und am Ende erfolgreich abzuliefern. Und ja, ich beobachte aber auch immer wieder, dass die Projektstruktur in den wenigsten Fällen Anwendung findet.