Terminplanung im Projektmanagement: In 5 Schritten zum Terminplan

Gerade in technischen Projekten ist es das A und O, Termine einzuhalten – aus meiner Sicht ist das sogar wichtiger, als den Kostenrahmen einzuhalten. In der Praxis sehe ich aber viele Terminpläne, die nicht wirklich dazu geeignet sind, ein Projekt zu steuern und eine vernünftige Aussage über den Fertigstellungstermin zu machen. Grund genug, hier in meinem Blog das Thema Terminplan und Terminplanung anzugehen.

Was genau muss ein Terminplan im Projektmanagement leisten?

Ein guter Terminplan bildet ab, wie im Projekt vorgegangen werden soll: Welchen Lösungsweg hat das Projektteam gewählt, um den Projektauftrag zu erfüllen? Er muss die Frage beantworten, wann das Projekt beendet ist und welches Ergebnis stehen muss. Und er muss eine Aussage darüber leisten, wie lange die einzelnen Schritte dauern.

Wie sieht ein Terminplan aus?

Die bekannteste Form ist das Balken-Diagramm oder Gantt-Diagramm. Die letzte Bezeichnung ist abgeleitet von Henry Laurence Gantt, der diese Art der Darstellung um das Jahr 1900 entwickelt hat. In so einem Balkenplan wird jeder Vorgang, jede Tätigkeit, die im Projekt zu erledigen ist, mit einem farbigen Balken dargestellt.

Die Länge des Balkens gibt dabei die Dauer an, d. h. je länger ein Balken ist, desto länger dauert der Vorgang. Also ein Tag ist zum Beispiel einen Zentimeter lang. Fünf Tage sind fünf Zentimeter lang. Diese Balken sind miteinander verknüpft: Sie folgen aufeinander, so wie eben bestimmte Tätigkeiten im Projekt aufeinander folgen.

Das Gantt-Diagramm liefert eine visuelle Sicht auf den Ablauf des Projektes: Man kann sofort sehen, welche Zeit bestimmte Vorgänge in Anspruch nehmen.

Warum brauchst Du einen Terminplan?

Es gibt drei gute Gründe, warum jedem Projekt ein Terminplan zugrundeliegen sollte:

1. Ein Terminplan liefert eine qualifizierte Aussage über das Projektende.
   Dein Auftraggeber, dein Kunde, dein Projektteam: Sie alle wollen wissen, in welchen Schritten ein Projekt zeitlich verläuft und wann es abgeschlossen ist.

2. Der Terminplan erlaubt dir, dein Projekt zu steuern.
   Jeder von uns weiß, dass kein Projekt so abläuft, wie es im ersten Plan festgehalten wurde. Änderung ist der Normalzustand im Projekt. Dinge passieren. Sachen, die man vorgehabt habt, klappen nicht aufs erste Mal. Entwicklungsergebnisse sind nicht so, wie man sie haben möchte. Der Lieferant kommt später als geplant – usw. usw. Aber um mit dieser ständigen Änderung im Projekt umzugehen, brauche ich als Projektleiter eine Planung. Sonst kann ich nicht einordnen, ob das Risiko, das da eingetreten ist, überhaupt ein Problem darstellt und wie groß es ist. Und was ich als Gegenmaßnahme einleiten kann. Ohne einen Terminplan ist es aus meiner Sicht nahezu unmöglich, adäquat zu agieren.

3. Ein Terminplan ermöglicht Transparenz für Entscheidungen.
   Ohne eine Terminplanung ist nicht wirklich klar, wann ich einen Entwickler, einen Konstrukteur, einen Fertigungsplaner brauche. Um eine Ressourcen-Freigabe zu entscheiden, brauche ich die Information, wann ich wen für wie lange benötige. Das sind Fragen, auf die ein guter Terminplan eine Antwort hat.

In 5 Schritten zum Terminplan

Wie kann man nun einen Terminplan erstellen? Ich habe gehe dazu immer die folgenden 5 Schritte:

Schritt 1: Erstelle eine Projektstruktur

Wie genau man eine Projektstruktur erstellt, erfährst du ausführlich in diesen Artikeln. Um das Wichtigste zusammenzufassen: Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alle Aktivitäten und alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Die Projektstruktur ist die Ausgangslage für alle weiteren Planungsschritte und deshalb auch die Basis für die Terminplanung.

Schritt 2: Übertrage die Projektstruktur

Die Projektstruktur übertrage ich nun in ein Terminplanungs-Tool. So kann ich sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, im Terminplan enthalten ist. Die Projektstruktur hat eine Baumdarstellung, während der Terminplan in Zeilen abgebildet ist. Jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet.

Meiner Meinung nach kommst du ohne Tool an dieser Stelle nur begrenzt weiter. Über Tools werde ich bald einen eigenen Blogbeitrag posten.

Schritt 3: Brich die Arbeitspakete in Vorgänge herunter

Ein Arbeitspaket ist in der Regel objektorientiert gestaltet und nichts, was du tun kannst. Arbeitspakete sind zum Beispiel: eine Leistungslinie, die Fertigungsplanung usw. Dagegen organisiere ich in einem Terminplan Tätigkeiten, Aktivitäten. Also muss ich das Arbeitspaket auf diese runterbrechen. Ich muss mir überlegen, welche Dinge muss ich tun, welche Schritte muss ich nacheinander abarbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen.

Ich gehe nun Schritt für Schritt alle meine Arbeitspakete durch und definiere die entsprechenden Aktivitäten oder Vorgänge. Ob du das gut machst, erkennst du daran, dass du bei den Aktivitäten ein Verb benutzt: ein Lastenheft prüfen, eine Fertigungsplanung erstellen usw.

Schritt 4: Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander

Wir haben identifiziert, was wir alles tun wollen. Jetzt müssen wir überlegen, wie diese Dinge zusammenhängen. Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material der Prototyp sein soll. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung für das Teil habe.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich bestimmte Abläufe ergeben. Diese logischen Verknüpfungen gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein.

Schritt 5: Überlege dir, wie lange die Vorgänge dauern, und setze einen Start-Termin

Nun gehst du alle Vorgänge deines Projektes durch und schätzt ein, wie lange jeder einzelne Vorgang dauert. Und so ergibt sich – aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen – Stück für Stück dein Terminplan.

Ganz zum Schluss setzt du dann noch einen Start-Termin. Dann wirst du sehen, wie sich, ausgehend vom Start-Termin, aufgrund der logischen Verknüpfungen und Dauern, jedem einzelnen Vorgang ein Datum zusortiert.

Jetzt kannst du durchs Unternehmen gehen und sagen: „Ich brauche im Herbst einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April einen Konstrukteur.“ Und du kannst zuordnen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource benötigst.

Das sind die 5 Schritte, die ich gehe um einen Terminplan zu erstellen.

Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

In meinen Workshops taucht immer wieder die Frage auf, wie detailliert ein Terminplan sein sollte. Ich hatte ausgeführt, dass wir alle Arbeitspakete auf Vorgänge und Aktivitäten runterbrechen, um zu einem sinnvollen Terminplan zu kommen – und das ist mit Aufwand verbunden.

Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Aufwand: Wenn ich ein Projekt plane, das auf ein oder eineinhalb Jahr angelegt ist, dann habe ich in der Regel zwischen 300 und 500 Vorgänge in meinem Terminplan stehen. Das ist in etwa die Detailtiefe, mit der ich arbeite. Teilnehmer in meinen Seminaren, die ich nach ihrer Detailtiefe befrage, antworten oft: „So detailliert wie nötig und so grob wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht ganz falsch, aber es bringt einen in der Praxis nicht weiter.

Ich habe für mich ein paar Faustregeln zusammengestellt, die eine gute Orientierung in dieser Frage geben:

Je näher, desto detaillierter

Vorgänge, die am Ende des Projektes stehen – also von heute aus in fernerer Zukunft liegen –, die plane ich eher grob. Vorgänge dagegen, die in den nächsten Monaten direkt anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase dran sind, die plane ich detaillierter. Mit dem Fortschritt innerhalb des Projekts werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Plane ergebnisorientiert

Wichtig ist mir, dass im Terminplan Vorgänge und nicht Arbeitspakete stehen! Ich plane auf der Vorgangsebene. Das gibt schon eine erste Detaillierung vor. Arbeitspakete in einer Terminplanung reichen meiner Erfahrung nach nicht aus. Ein Vorgang ist immer dann gut formuliert, wenn er ein Ergebnis beschreibt: Ein Dokument, eine Abnahme, eine Planung ist erstellt, irgendetwas ist freigegeben. Das meine ich mit ergebnisorientierter Planung.

Maximal 20 Tage lang

Meine Vorgänge dauern in der Regel nicht länger als 20 Tage. Ich habe meine Projekte gern an der kurzen Leine. Sonst ist mir das Risiko zu groß, dass in dieser Zeit etwas schief geht.

Je komplexer, desto detaillierter

Grundsätzlich ist die Detaillierung auch stark davon abhängig, wie komplex das Vorhaben ist. Je komplexer ein Projekt oder ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten. Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projektteam noch nie gemacht haben, die plane ich detaillierter. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich gröber.

Aufwand und Akzeptanz der Terminplanung

Rund um das Thema Terminpläne im Projektmanagement kommen auch immer Fragen auf bezogen auf den Aufwand und die Akzeptanz im Team. Die Teilnehmer in meinen Seminaren sind oft der Meinung, dass es extrem aufwändig sei, einen Terminplan zu erstellen. Und sie zweifeln daran, dass sich dieser Aufwand auszahlt. Außerdem berichten sie mir, dass es schwierig sei, das Team vom Sinn und Nutzen eines detaillierten Terminplans zu überzeugen.

Aufwand reduzieren

Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie man den Aufwand reduzieren kann. Ich schaue mir bei den Arbeitspaketen genau an, welche sich sehr ähnlich sind bzw. bei welchen ähnliche Dinge getan werden. Für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse oder Prozessabläufe, die ich als Vorlage in meinem Terminplan immer wiederverwende.

Ein Beispiel: Wenn wir für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen müssen, die wir in einer Anlage verknüpfen, dann haben wir für jede dieser Maschinen das Arbeitspaket „Lastenheft“. Bricht man dieses auf einen Mini-Prozess herunter, lautet der: Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte hinein. Ich kann dann mit meinem Team effizient bewerten, wie lange sie jeweils dauern.

Ich reduziere meinen Aufwand also, indem ich mir kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder einsetze. Das mache ich zum einen innerhalb eines Projekts, aber auch projektübergreifend. So habe ich mir in den vergangenen Jahren eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen erstellt, die ich in meinen Terminplänen immer wieder verwende.

Akzeptanz schaffen

Viele sehen auch als Problem, dass manche Team-Mitglieder den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu erstellen. Da muss ich ganz klar sagen: Das sehe als Verantwortung und Pflicht des Projektleiters an! Den Terminplan in die Software zu übertragen, ihn zu führen und zu überwachen, ist ganz klar die Aufgabe des Projektleiters. Entsprechend reduziert sich der Aufwand für das Team, und das steigert die Akzeptanz.

Ich habe aber auch oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt: „Ich habe einen Terminplan gemacht, an dem saß ich drei Wochen dran. Der ist gut, der ist detailliert – aber mein Team akzeptiert ihn nicht.“ Das ist in der Tat ein großes Problem. Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan immer vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als die Art und Weise, wie das Team die Arbeitspakete abarbeitet, dann ist er nicht zielführend.

Mein Tipp wäre hier, den Terminplan gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. Setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete! Ähnlich habe ich das auch schon bei der Projektstruktur empfohlen. Das steigert die Akzeptanz. Um den Aufwand zu reduzieren, spricht nichts dagegen, Mini-Prozesse vorzudefinieren und andere Dinge vorzubereiten, sodass man sie im Team nur noch modifizieren muss. Aber es ist wichtig, mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, die Dauer abzuschätzen. Nur so kommst du dazu, dass dein Team von „unserem Terminplan“ spricht – und nicht von deinem Terminplan.

Ohne Tool macht es keinen Sinn!

Ein gutes Tool für die Terminplanung ist im Projektmanagement wichtig. Aus meiner Sicht kommt man hier ohne eine gutes Programm nicht aus. Ich werde oft gefragt: „Können wir das nicht einfach in Excel machen?“ Excel hat auch Zeilen und da kann man Balken machen, indem man einzelne Zellen farblich markiert. Das sieht dann auf den ersten Blick aus wie ein Balkenplan.

Excel ist aber kein wirklich geeignetes Tool, um einen Terminplan zu erstellen, geschweige denn, um später Projekte damit zu verfolgen. Dazu fehlt Excel ein wesentliches Feature, das ein Terminplanungs-Tool zur Verfügung stellt: das automatische Verknüpfen von Vorgängen. Das ist notwendig, um die Vorgänge logisch zu verbinden. In einem Terminplanungs-Tool löst man das über eine echte Verknüpfung. Wenn sich da ein Vorgang verschiebt, dann verschieben sich die nachfolgenden Vorgänge ebenfalls. Und das kann ein Instrument wie Excel nicht leisten.

Empfehlenswerte Tools

Der Standard am Markt ist Microsoft Project. Dieses Tool kann alles, was du brauchst – das ist der Vorteil. Es ist aber teuer und hat außerdem den Nachteil, dass es noch viel mehr kann, als du je wirklich brauchen wirst.

Es gibt eine kostenlose Open-Source-Alternative, die ich empfehle und auch selbst verwende. Diese nennt sich ProjectLibre. Auch dieses Tool kann das, was du brauchst, vor allem, wenn du damit beginnst, einen guten Terminplan zu machen. Project Libre ist an der einen oder anderen Stelle nicht ganz so benutzerfreundlich, wie es die Software von Microsoft wäre, aber es liefert alles, was du benötigst.

Im Netz gibt es selbstredend noch weitere, kostenlose Tools, die Ähnliches können. Ich persönlich habe mit ProjectLibre gute Erfahrungen gemacht habe und kann das empfehlen.