Das solltest Du über Projektmanagement wissen

Wenn wir auf Amazon schauen, wieviele Bücher es zum Thema Projektmanagement gibt, dann werden wir fast erschlagen (mehr als 40.000 Treffer, Stand Juni 2019). Zum Projektmanagement scheint schon alles geschrieben zu sein.

In der Tat. Es gibt wohl wenige Themen die so ausführlich und umfangreich durchdacht und ausgearbeitet sind. Und dennoch sieht die Praxis in den Unternehmen anders aus. Viele Projekte scheitern bzw. erreichen ihre Ziele nicht. Projektmanagement wird sehr oft als mühsam und anstrengend empfunden. Und in manchen Unternehmen wird es als Strafe empfunden zum Projektmanager gemacht zu werden.

Warum ist das so?

Nun, Projektmanagement ist etwas, das man nicht (nur) aus Büchern erlernen kann. Ein richtig guter Projektmanager wird man durch Tun, durch Umsetzen, durch ausprobieren. Projektmanagement ist eine sehr praktische Disziplin. Die Grundlagen des Projektmanagements sind wichtig und notwendig. Aus diesem Grund möchte ich Dir auch unbedingt nahe legen Projektmanagement von Grund auf zu erlernen. Aber gleichzeitig solltest Du möglichst schnell Deine ersten Projekte übernehmen. Nur so wirst Du ein erfolgreicher Projektmanager werden.

Was ist Projektmanagement?

Was ist eigentlich genau Projektmanagement? Wie grenzt sich Projektmanagement von anderen Dingen im Unternehmen ab? Um dieser Frage nachzugehen lohnt es sich unterschiedliche Definitionen anzuschauen.

Definition nach DIN 69901

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts.

Definition nach PMI

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Hilfsmitteln und Techniken auf die Aktivitäten eines Projektes um Projektanforderungen zu erreichen.

Definition nach IPMA ICB (GPM)

Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Werkzeugen, Techniken und Kompetenzen auf ein Projekt, einschließlich der Integration unterschiedlicher Phasen des Projektlebenszyklus.

Alle drei Definitionen sind wichtig und richtig. Ich bin jedoch der Meinung, dass sie etwas zu mechanistisch sind und einen wesentlichen Aspekt außen vor lassen: Die Menschen, die im Projekt mitarbeiten.

Aus diesem Grund arbeite ich mit einer angepassten und erweiterten Definition des PMI:

Erweiterte Definition

Projektmanagement ist die kreative Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken auf die Vorgänge eines Projekts. Es geht im Wesentlichen darum, alle am Projekt beteiligten Personen dazu zu bringen, die Ziele des Projektes zu erreichen. Dabei sind alle betroffenen Personen zu berücksichtigen und entsprechend einzubinden.

Es gibt zwei Vorgehensmodelle im Projektmanagement

Aktuell werden zwei unterschiedliche Vorgehensmodell im Projektmanagement unterschieden:
Klassisches Projektmanagement und Agiles Projektmanagement.

Klassisches Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell mit Projektphasen und Meilensteinen. In der Regel sind die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt oder die Dienstleistung zu Beginn bekannt und beschrieben. Änderungen an den Anforderungen wird mit Änderungsmanagement begegnet.

Die Planung erfolgt zu Beginn des Projektes (möglichst vollständig) und wird dann im Laufe des Projektes im Rahmen der Projektsteuerung regelmäßig überarbeitet und angepasst.

Klassisches Projektmanagement eignet sich besonders gut für komplizierte Aufgabenstellungen in eher stabilem Umfeld, was wir sehr oft in der Produktentwicklung im Maschinenbau vorfinden.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist Oberbegriff für unterschiedliche Projektmanagementmodelle. Diese Vorgehensmodell kommen aus der Softwareentwicklung und basieren auf den Prinzipien des agilen Manifests (2001).

Das agile Projektmanagement ist gekennzeichnet durch interaktives Vorgehen. Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung müssen zu Beginn nicht festgeschrieben sein. Sie dürfen sich im Laufe des Projektes entwickeln. Das Projekt ist zum Start nicht vollständig geplant. Die Planung entwickelt sich im Laufe des Projektes.

Agiles Projektmanagement eignet sich besonders gut für komplexe Probleme in einem dynamischen Umfeld, wie wir es in der Softwareentwicklung sehr oft haben.

Ich erlebe es sehr oft, dass beide Vorgehensmodell in Konkurrenz zueinander gestellt werden. Agiles Projektmanagement wird oft als “schneller” und damit “besser” angesehen. Für mich ist das ein Trugschluss. Beide Vorgehensmodell haben ihre Stärken und Schwächen – funktionieren in machen Situationen mal besser und mal weniger gut.

Ich bin der Meinung, dass es grundsätzlich Sinn macht sich jeweils aus beiden Angeboten zu bedienen und das herauszupicken was im jeweiligen Anwendungsfall am besten funktioniert.

Projektmanagement für technische Projekte im Maschinenbau

Projekte im Maschinen- und Anlagenbau haben spezielle Rahmenbedingungen und Anforderungen. Grundsätzlich unterscheiden wir 2 unterschiedliche Projekttypen:

  • Serienprodukte (große Stückzahl, wird immer wieder reproduziert)
  • Auftragsprodukt (1 Stück, wird nur einmalig produziert)

Beide Projekttypen haben unterschiedliche Dinge, auf die es zu achten gilt.

Der Projektmanager ist die treibende Kraft

Der Projektmanager (oder Projektleiter) ist für Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projektes verantwortlich. Er hat dabei gemeinsam mit seinem Projektteam die Projektziele zu erreichen.

Aufgaben des Projektmanagers

Zu den Aufgaben des Projektmanagers zählen die folgenden Tätigkeiten:

  • Projektvorbereitung
  • Projektplanung
  • Projektumsetzung und -verfolgung
  • Projektkommunikation (vertikal und horizontal)
  • Führung des Projektteams

Fähigkeiten eines Projektmanagers

Ein Projektmanager sollte eine Vielzahl an Fähigkeiten mitbringen. Dazu zählen:

  • Beherrschung von Projektmanagement
  • Kommunikationsstärke
  • Strukturiertheit
  • Organisationsstärke
  • Belastbarkeit

Projektmanagement und Programmmanagement

Sehr oft werden die Begriffe Projektmanagement und Programmmanagement durcheinander geworfen oder verwechselt. Aus diesem Grund möchte ich hier noch mal die Unterschiede herausarbeiten.

Projektmanagement

Projektmanagement bezieht sich auf ein einzelnes Vorhaben – auf ein einzelnes Projekt. Es gibt keine inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten zu anderen Projekten.

Projektmanagement ist zeitlich begrenzt (auf die Dauer des Projektes).

Programmmanagement

Programmmanagement kümmert sich um ein Bündel inhaltlich zusammenhängender Projekte. Es geht dabei darum die einzelnen Projekte inhaltlich und zeitlich so zu koordinieren, dass ein zusätzliches Ziel erreicht wird.

Programmmanagement ist zeitlich begrenzt (auf die Dauer der zum Programm gehörenden Projekte).