Projektphasen bilden den Rahmen für die Projektarbeit

Die Arbeiten die im Projektmanagement anfallen, lassen sich in mehrere Phasen unterteilen. Es gibt hierbei unterschiedliche Modelle, die sich in der Anzahl der einzelnen Phasen unterscheiden.

Jede Projektphase hat ihre eigenen Ziele und Aufgaben bzw. Arbeitsschritte, die durchgeführt werden sollten. Aus meiner Sicht macht es großen Sinn die Projektarbeit in diese unterschiedliche Phasen aufzuteilen, da so ganz klar wird woran das Projektteam gerade arbeitet und was erwartet werden darf.

Unterschiedliche Phasenmodelle im Projektmanagement

Es gibt unterschiedliche Phasenmodelle, die sich im wesentlichen durch die Anzahl ihrer Phasen unterscheiden.

5-Phasenmodell

Im 5-Phasenmodell werden die folgenden Projektphasen unterschieden:

  1. Vorbereitungsphase
  2. Initiierungsphase
  3. Planungsphase
  4. Steuerungsphase
  5. Abschlussphase

4-Phasenmodell

Das 4-Phasenmodell beinhaltet die folgenden Projektphasen:

  1. Vorbereitungsphase
  2. Planungsphase
  3. Umsetzungsphase
  4. Abschlussphase

Diese Aufgaben bzw. Arbeitsschritte sind in der jeweiligen Projektphase zu berücksichtigen:

Vorbereitungsphase

Vorbereitungsphase:

In dieser Phase wird untersucht, wo das Projekt herkommt, wie das Projektumfeld ist und wie ggf. der Businessplan des Projektes aussieht. Diese Phase endet mit einem Projektantrag.

Initiierungsphase

Initiierungsphase:

In dieser Phase wird das Projektziel beschrieben und schon eine erste Risikoanalyse durchgeführt. Weiter wird das Projektteam zusammen gestellt und die Projektorganisation ausgewählt. Die ersten Strukturen für das Projekt werden vereinbart.

Planungsphase

Planungsphase:

In dieser Phase wird das Projekt vollständig geplant. Arbeitsinhalte (Arbeitspakete) werden bestimmt, der zeitliche Ablauf, also der Terminplan, wird erarbeitet und die dafür erforderliche Ressourcen und Kosten werden ermittelt. Am Ende der Planungsphase steht die Freigabe der Projektplanung.

Steuerungsphase

Steuerungsphase:

In dieser Phase wird das Projekt inhaltlich umgesetzt und gesteuert. Hierbei werden Termine, Ressourcen und Kosten im Rahmen der Projektarbeit gesteuert. Zusätzlich werden regelmäßige Berichte (wie in der Kommunikationsstruktur festgelegt) abgegeben.

Abschlussphase

Abschlußphase:

Am Ende des Projekte wird das Projekt abgeschlossen. Die Arbeitsergebnisse werden abgenommen und die gesammelten Erfahrungen werden gesichert (Lessons Learned). Zudem wird das Projektteam entlastet.

Diese Aufgaben bzw. Arbeitsschritte sind in der jeweiligen Projektphase zu berücksichtigen:

Vorbereitungsphase

Vorbereitungsphase:

In dieser Phase wird untersucht, wo das Projekt herkommt, wie das Projektumfeld ist und wie ggf. der Businessplan des Projektes aussieht. Weiter werden die Projektziele beschrieben und erste Vereinbarungen hinsichtlich Projektorganisation getroffen. Diese Phase endet mit einem Projektantrag.

Planungsphase

Planungsphase:

In dieser Phase wird das Projekt vollständig geplant. Arbeitsinhalte (Arbeitspakete) werden bestimmt, der zeitliche Ablauf, also der Terminplan, wird erarbeitet und die dafür erforderliche Ressourcen und Kosten werden ermittelt. Am Ende der Planungsphase steht die Freigabe der Projektplanung.

Steuerungsphase

Steuerungsphase:

In dieser Phase wird das Projekt inhaltlich umgesetzt und gesteuert. Hierbei werden Termine, Ressourcen und Kosten im Rahmen der Projektarbeit gesteuert. Zusätzlich werden regelmäßige Berichte (wie in der Kommunikationsstruktur festgelegt) abgegeben.

Abschlussphase

Abschlußphase:

Am Ende des Projekte wird das Projekt abgeschlossen. Die Arbeitsergebnisse werden abgenommen und die gesammelten Erfahrungen werden gesichert (Lessons Learned). Zudem wird das Projektteam entlastet.

Sie sehen, die beiden Phasenmodelle unterscheiden sich nur geringfügig.

Für mich hat sich in der Praxis das 4-Phasenmodell bewährt, weil die Dauer der ersten beiden Phasen im 5-phasigen Modell sehr kurz ist (je nach Projekt nur ein paar Tage bis zu ganz wenigen Wochen), so dass ich keinen Mehrwert darin erkenne, diese Phasen noch weiter zu unterscheiden.

Wichtig ist mir jedoch folgendes:

Sie sollten unbedingt die Phasen im Projektmanagement kennen und unterscheiden um strukturiert und zielgerichtet zu arbeiten!

3 Gründe für die Anwendung von Phasen im Projektmanagement

Aus meiner Sicht ist es nahezu egal, welches Phasenmodell Sie verwenden (auch wenn ich persönlich das 4-Phasenmodell im Projektmanagement vorziehe). Wichtig ist mir eher, dass Sie in Projektphasen denken und das dahinter liegende Grundprinzip beherzigen.

Aus meiner Sicht gibt es dafür 3 gute Gründe:

  1. Fokussierung:
    Durch die Einhaltung der Projektphasen sind Sie “gezwungen” sich auf die zu diesem Zeitpunkt wichtigen Dinge für Ihr Projekt zu konzentrieren. Gerade in Produktentwicklungsprojekten im Maschinenbau neigen wir oft dazu einzelne Phasen zu überspringen, was sich dann in der Regel im weiteren Verlauf des Projektes negativ auswirkt.
  2. Qualität der Arbeit:
    Die einzelnen Phasen des Phasenmodells bauen aufeinander auf. Die Ergebnisse der einzelnen Phasen werden in der darauffolgenden Phase benötigt um gute Arbeit zu leisten (was nicht vorbereitet und abgestimmt wurde, kann später nicht verwendet werden). Wenn Sie also die einzelnen Phasen gewissenhaft durchlaufen legen Sie die Grundlagen für gute Arbeitsergebnisse
  3. Frontloading:
    Eines der Grundprinzipien in Produktentwicklungsprojekten ist das Frontloading, also das frühzeitige Durchdenken des Projektes um so besser auf spätere, meist unliebsame, Überraschungen vorbereitet zu sein. Die Einhaltung des Phasenmodells unterstützt das Frontloading und führt dazu, dass das Projekt von Beginn an strukturiert gestartet und dann auch umgesetzt wird.

Realitätscheck

Soweit die grundsätzlichen Überlegungen zu den Phasen im Projektmanagement. Aber wie sieht denn nun die Realität in den Projekten aus?

In meiner langjährigen Praxis als Interims-Projektleiter habe ich die Erfahrung gemacht, dass nur sehr wenige Unternehmen die einzelnen Phasen in ihren Projekten konsequent unterscheiden. Sehr oft kann man beobachten, dass die erste Phase – die Projektvorbereitungsphase – vollständig ausgelassen wird und die Planungsphase nur sehr rudimentär durchgeführt wird. Das führt dann in der Regel zu Komplikationen im weiteren Verlauf des Projektes.

Ich erlebe oft Aussagen, wie die folgenden.

Die sollen sich nicht so lange damit aufhalten bunte Bilder auf Flip-Charts zu malen. Ich will endlich die erste Konstruktion sehen!

Markus M.Entwicklungsleiter

Ich weiss garnicht was diese Vorbereitungsphase sein soll. Ich habe so etwas noch nie gemacht!

Michael S.Projektleiter

Wir haben gut ausgebildete Ingenieure. Die wissen schon was sie tun sollen!

Harald G.Geschäftsführer

Planung ist doch Quatsch! Es kommt eh immer anders!

Georg F.Ingenieur

Wenn wir uns am Anfang mit solchen Dingen aufhalten, werden wir nie fertig!

Tim M.Ingenieur

Sie sehen, die Wertschätzung für eine strukturierte Vorgehensweise im Projektmanagement ist oft nicht sehr weit verbreitet. Und dennoch bilden die Phasen im Projektmanagement aus meiner Sicht die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Es lohnt sich also, das immer im Hinterkopf zu behalten und anzuwenden. Ihr Projekt wird es Ihnen danken!