Der Projektmanager
Der Projektmanager ist die zentrale Rolle im Projektmanagement und im Projekt. Ein guter Projektmanager kann in schwierigen Projekten den Unterschied ausmachen.
Die Aufgaben eines Projektmanagers sind umfangreich und benötigen in der Regel eine große Bandbreite an Fähigkeiten.
Projektmanager zu sein ist ein eigener Beruf, den man lernen muss. Aus diesem Grund kommt der Ausbildung von Projektmanagern eine so hohe Bedeutung zu. Hier spielen die Zertifizierungen der GPM und der IPMA eine wichtige Rolle.
Projektmanager oder Projektleiter oder Projektkoordinator?
Sehr oft wird die Frage nach dem Unterschied zwischen einem Projektmanager, einem Projektleiter und einem Projektkoordinator gestellt. Wie unterscheiden sich Aufgaben, Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten?
In der Praxis gibt es hier keine eindeutige Definition. Die Bezeichnung werden sehr oft synonym verwendet, was den Projektmanager und den Projektleiter angeht. Meistens haben sich die Bezeichnungen in den Unternehmen über lange Zeit hinweg eingebürgert und es gibt viele Überschneidungen in den Rollen. Beim Projektkoordinator sieht es etwas anders aus. Hier ist eine klare Abstufung hinsichtlich Verantwortlichkeit und Entscheidungskompetenz sichtbar.
Das Kriterium, das am besten für die Unterscheidung der Begriffe herangezogen werden kann ist die Projektorganisation, die im Unternehmen verwendet wird.
Projektkoordinator
Die Bezeichnung Projektkorrdinator wird meistens in Unternehmen verwendet, in der Projekte in einer starken Linienorganisation umgesetzt werden.
Die Komplette Umsetzungsverantwortung verbleibt in der Linie und die Aufgaben des Projektkoordinators sind eher vermittelnd und koordinierend. Die Verantwortung für den Projekterfolg verbleibt bei den Linienverantwortlichen.
Projektleiter
Den Projektleiter finden wir meistens in Matrixorganisationen. Hier sind die Projektleiter in der Regel separat organisiert und leiten die Projekte in dem ihnen Mitarbeiter aus den Fachbereichen meist temporär für das Projekt zur Verfügung stehen.
Der Projektleiter hat eine zunehmende Führungsverantwortung und weiterreichende Aufgaben und Verantwortung als der Projektkoordinator. Sehr oft wird in der Matrixorganisation aber auch der Begriff Projektmanager verwendet.
Projektmanager
Während die Bezeichnung Projektmanager in der Matrixorganisation oft synonym mit dem Projektleiter verwendet wird, ist er in der reinen Projektorganisation ausschließlich zu finden.
Der Projektmanager ist hier nicht nur Führungskraft auf Zeit, sondern hat ihm vollständig zugeordnete Mitarbeiter, für die er auch disziplinarisch verantwortlich ist. Je nach Organisation entspricht der Projektmanager in diesem Fall dann einem Team-, Abteilung- oder Bereichsleiter.
Die Aufgaben eines Projektmanagers
Die grundsätzliche Aufgaben eines Projektmanagers ist es, das Projekt vorzubereiten, gemeinsam mit dem designierten Projektteam zu planen, es umzusetzen und dann am Ende strukturiert abzuschließen.
Der Projektmanager ist somit über den gesamten Lebenszyklus eines Projektes dafür verantwortlich, dass an alles gedacht wurde und dass bei Abweichungen adäquate Maßnahmen eingeleitet wurden.
Die detaillierten Aufgaben eines Projektmanagers lassen sich am besten anhand der Projektphasen darstellen.
Projektvorbereitungsphase
- Klärung der Ausgangslage
- Erarbeitung der Projektziele
- Klärung der Erwartungen an das Projekt
(Stakeholderanalyse) - Erstellung einer ersten Grobplanung
- Abstimmung der Ergebnisse mit dem Auftraggeber
- Erreichen einer Freigabe durch den Auftraggeber
Projektplanungsphase
- Planung der Arbeitspakete
- Risikoanalyse und Ableitung von Maßnahmen
- Terminplanung
- Ressourcenplanung
- Kostenplanung
- Teamorganisation
- Freigabe der Projektplanung durch den Auftraggeber
Projektumsetzungsphase
- Verfolgung der Arbeitspakete
- Einleitung von Maßnahmen bei Abweichungen
- Verfolgung der Projektplanung und ggf. Anpassung
- Teamkommunikation
- Projektreporting
- Kundenkommunikation
- Projektdokumentatuion
- Änderungsmanagement
Projektabschlussphase
- Formaler Abschluss des Projektes
- Übergabe der Ergebnisse
- Lessons Learned erarbeiten und sichern
- Projektabschlussdokumentation
Fähigkeiten eines Projektmanagers
Die Rolle des Projektmanagers ist sehr speziell und so sind auch die Fähigkeiten, die ein guter Projektmanager mitbringen sollte weit gefächert.
Ich habe die Fähigkeiten bzw. Skills eines Projektmanagers in meinem Ebook Die Projektmanagement-Pyramide in drei Bereiche eingeteilt:
Basisfähigkeiten
Diese Fähigkeiten bilden die Grundlage. Hierzu gehört es das Handwerkszeug des Projektmanagements zu beherrschen, aber auch die technischen Grundlage der jeweiligen Branche zu verstehen. Zusätzlich sollten Tools wie MS Project, MS Excel oder andere projektrelevante Softwareanwendungen fundiert bedient werden können. Ohne diese Basisfähigkeiten wird es schwer ein guter Projektmanager zu werden.
Zusammenarbeitsfähigkeiten
Projekte zu managen bedeutet Zusammenarbeit zu organisieren. Hierzu sollte ein Projektmanager Dinge wie Moderation und Präsentation beherrschen, wissen wie Führung von Team und Kommunikation funktioniert. Zusätzlich sollte er in der Lage sein z.B. Entscheidungen herbei zu führen. All diese Fähigkeiten zielen darauf ab, gemeinsam mit einem Team Projektziele zu erreichen
Reflexionsfähigkeiten
Da die Rolle des Projektmanagers oft sehr exponiert ist und vor allem in großen Projekten auch stark im Fokus steht braucht der Projektmanager ein klares Selbstbild und Rollenverständnis, das er auch kommunizieren kann. Zusätzlich hilft es, Klarheit über die eigenen Werte und Glaubenssätze zu haben. Die Reflexionsfähigkeiten beschäftigen sich sehr stark mit dem Projektmanager selbst und helfen ihm sich selbst weiter zu entwickeln.
Ausbildung zum Projektmanager
Projektmanagement lernt man durch Anwendung von Projektmanagement. Projektmanager wird man in dem anfängt Projekte zu managen!
Dennoch sollte die Ausbildung zum Projektmanager damit beginnen die Grundlagen, wie sie in den Basisfähigkeiten beschrieben wurden, zu erlernen. Hierzu zahlt zu allererst das Handwerkszeug des Projektmanagements zu lernen.
Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten.
Projektmanagementausbildung bei der GPM
Die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) bitte eine Zertifikats-Ausbildung für Projektmanager in 5 Stufen an:
- Basiszertifikat – Dieses Zertifikat richtet sich an Einsteiger und Studenten und vermittelt die grundlegenden Begriffe des Projektmanagements
- IPMA Level D – Dieses Zertifikat richtet sich ebenfalls an Einsteiger und Projektteammitglieder und vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements
- IPMA Level C – Dieses Zertifikat ist gedacht für Projektmanager, die eigene Projekte übernehmen und diese aktiv gestalten
- IPMA Level B – Dieses Zertifikat richtet sich an Senior-Projektmanager, die große und wichtige Projekte übernehmen
- IPMA Level A – Dieses Zertifikat ist für Projektmanager, die strategische Projekte und damit auch unternehmerische Verantwortung übernehmen
Projektmanagementausbildung beim PMI
Das PMI (Projekt Management Institute) bittet ebenfalls eine Zertifikats-Ausbildung mit 4 verschiedenen Fokussierungen an:
- Certified Associate in Project Management (CAPM) – Für Projektteammitglieder
- Project Management Professional (PMP) – Für Projektmanager
- Program Management Professional (PgMP) – Für Programmmanager
- Portfolio Management Professional (PfMP) – Für Portfoliomanager
Projektmanagementausbildung durch Experten
Alternativ zu den gängigen Zertifikatsausbildungen bietet sich eine Ausbildung durch offene Seminare an.
Vorteilhaft ist, dass sich die Ausbildungsschwerpunkte selbst zusammen gestellt werden können, und nicht abhängig vom Curriculum der GPM oder des IPM sind. Das bedeutet jedoch auch ein großes Maß an Eigenverantwortung. Seminare können sowohl als Präsenzseminar, als auch als Online-Kurs besucht werden.
Ich habe für die Ausbildung von Projektmanagern die Projektmanagement-Plattform entwickelt, in der ich die Grundlagen des Projektmanagements im Rahmen eines Online-Kurses vermittle. Inhaltlich deckt sich das Online-Seminar mit meinem beliebten Projektmanagement-Basissmeinar.