Kommunikation im Projekt: Das solltest Du wissen

Heute geht es um Kommunikation und ich höre dich schon sagen:

„Boah, jetzt geht es schon wieder um Kommunikation auf dieser Seite“.

„Kann er nicht mal darüber sprechen, wie ich endlich meine Leute dazu bekomme, dass sie tun, was ich mit ihnen vereinbare, oder wenigstens, wie ich meinen nervigen Auftraggeber endlich los werde?“

Ja, kann ich natürlich und das werde ich auch. Und weißt du was? Ich starte genau heute damit!

Ich werde heute beginnen mit dir nachzudenken, wie wir es hinbekommen, dass Arbeitspakete erledigt werden und uns unser Auftraggeber besser versteht (und uns dann vielleicht nicht so sehr auf den Wecker geht).

Um das hinzubekommen, darfst du nämlich einige Dinge wissen, die Du dann direkt in deinem Projekt anwenden kannst. Die Grundlage, damit viele Dinge in deinem Projekt funktionieren ist nämlich Kommunikation.

Und aus diesem Grund wirst du in dieser Episode erfahren

• Warum wir uns als Projektleiter mit Kommunikation beschäftigen sollten
• Was Kommunikation eigentlich ist
• Warum dein Gegenüber manchmal Dinge anders versteht als du sie meinst
• Worauf du achten solltest, damit das was du sagst am ende auch umgesetzt wird

Warum sollten wir uns mit Kommunikation beschäftigen

Lass uns doch mal damit beginnen, warum ich hier im Podcast so oft über Kommunikation spreche, warum mir das so wichtig ist und warum ich denke, dass jeder Projektleiter sich damit auskennen sollte.

Dazu möchte ich noch mal einen Schritt zur Seite machen und schauen, womit wir es eigentlich zu tun haben. Wir sprechen ja über Projekte. Und du erinnerst dich, vielleicht noch an meine Definition von Projekt.

Das sind zum einen die üblichen Eigenschaften wie

• Einmaligkeit
• zeitlich begrenzt
• eine gewisse Komplexität

Zu diesen Eigenschaften kommt noch eine weitere, aus meiner Sicht sehr gewichtige Eigenschaft hinzu:

• an einem Projekt sind IMMER Menschen beteiligt

Und diese Menschen sind sehr oft über verschiedene Bereiche im Unternehmen hinweg verteilt. Sie sitzen in verschiedenen Abteilungen und sollen am Ende ein gemeinsames Ergebnis abliefern.

An Projekten sind Menschen beteiligt

Die Schlussfolgerung ist: Wenn im Projekt Menschen beteiligt sind UND die Aufgabe eine gewisse Einmaligkeit hat, dann müssen wir immer wieder miteinander sprechen und uns abstimmen um ans Ziel zu kommen, weil der Weg zum Ziel eben nicht offensichtlich und klar beschrieben ist sondern erst gemeinsam gefunden werden soll.

Du siehst, Kommunikation ist einer der wesentlichen Bestandteile im Projekt. Ohne geht es nicht! Ohne wirst Du nicht erfolgreich sein, sprich: dein Projektziel erreichen!

Ich glaube, da sind wir uns einig. Und wenn du nun möchtest, dass die Kommunikation in deinem Projekt gut funktioniert, dann solltest du auch ein wenig Zeit und Aufwand investieren um zu verstehen, wie Kommunikation ganz grundsätzlich funktioniert und was das eigentlich ist.

Was ist Kommunikation

Und was ist nun Kommunikation?

Nun, Kommunikation ist zunächst mal die Übertragung, bzw. auch der Austausch von Information. Und Information ist Wissen, Erfahrung, Erkenntnisse oder auch z.B. Gefühle.

Bei Kommunikation werden also Wissen, Erfahrung und Erkenntnisse ausgetauscht. In der Kommunikation wird sehr viel mit Modellen gearbeitet. Modelle, die versuchen, bestimmte Dinge und Sachverhalte, die beobachtet werden können, abzubilden.

Sender-Empfänger-Modell

Eines dieser Modelle ist z.B. das Sender-Empfänger-Modell:

Beim Sender-Empfänger-Modell gehen wir davon aus, dass wir eine Information, vom Sender an den Empfänger übertragen.

Diese Übertragung benutzt nun sozusagen einen Kanal, ein Medium. Das kann das gesprochene Wort sein, kann aber auch etwas geschriebenes sein. Es gibt aber auch einen nonverbalen Kanal.

Zusätzlich sieht das Modell noch Rahmenbedingungen vor, in der die Informations-übertragung von statten geht.

Wir haben nun also einen Sende, einen Empfänger, ein Medium, eine Information und Rahmenbedingungen. Das hört sich ja zunächst mal ganz einfach an.

Aber nun wird es spannend: Wir stellen nämlich fest, dass es bei dieser Informations-übertragung zu Störungen kommen kann. Das Medium, das die Information ja überträgt wird gestört. Nun ja, das heißt, dass der Sender eine bestimmte Information abschickt, diese Information beim Übertragen auf irgendeine Art und Weise (da kommen wir noch drauf) gestört wird und verändert beim Empfänger ankommt.

Und nun beginnt es kompliziert zu werden. Beim Empfänger kommt etwas anderes an, als der Sender abgeschickt hat. Salopp gesagt, würden wir sagen „Die zwei verstehen sich nicht!“, oder „Der eine hat den anderen falsch verstanden“. Du kennst bestimmt das Kinderspiel „Stille Post“. Das Spiel beruht genau auf diesem Effekt.

Und wenn wir nun noch Mal zurück kommen auf unser Projekt, dann erkennen wir sehr schnell, dass es fatal ist, wenn wir uns im Projekt nicht richtig gut verstehen, wenn wir aneinander vorbei sprechen und nicht das gleiche meinen. Und im Projekt ist die Situation meistens etwas komplizierter als jetzt hier im Sender-Empfänger-Modell so einfach dargestellt.

Da haben wir nämlich mehrere Sender und mehrere Empfänger die miteinander Kommunizieren. Wir haben im Projekt also jede Menge Kommunikation und jede Menge Störungspotenziale.

Kommunikation im Projekt ist oft gestört

Wichtig ist mir an dieser Stelle etwas, das ich Dir gerne als Leitsatz mitgeben möchte:

Die Botschaft entsteht beim Empfänger!

Das bedeutet, dass was auch immer du sagst, wie auch immer du es sagst, am Ende die wirklich Information das ist, was bei deinem Empfänger ankommt. Und falls das etwas anderes ist, als das was du meintest, dann ist das oftmals fatal, aber einfach begründet durch Störungen beim Informationstransport.

Warum dein Gegenüber manchmal Dinge anders versteht als Du sie meinst

Und was ist nun der Grund dafür, dass wir manchmal die Dinge anders verstehen, als sie gemeint sind?

Damit wir uns dem Thema ein wenig nähern können, möchte ich Dir gerne das 4-Seiten-Modell vorstellen. Du siehst, auch hier arbeiten wir wieder mit einem Modell, weil es eben Dinge sehr gut erläutert.

Das 4 Seiten-Modell von Schultz von Thun

Das 4-Seiten Modell wurde von Friedemann Schultz von Thun entwickelt, einem deutschen Kommunikationswissenschaftler und Psychologen.

Die Grundlage des 4-Seitenmodells ist, dass jede Information, jede Äußerung von 4 Seiten interpretiert werden kann und zwar jeweils beim Sender UND beim Empfänger.

Welche Seiten sind das?

Sachseite/ Sachebene

Die Sachebene enthält die reinen Fakten der Information, es geht nur um sachliche Informationen.

Seite der Selbstoffenbarung

In dieser Ebene geht es um persönliche Dinge, Wünsche, Sachen die einem besonders wichtig sind.

Beziehungsseite

In dieser Ebene geht es um die Beziehung zwischen Sender und Empfänger, wie verhalten sich beide zueinander, in welcher Beziehung stehen sie.

Appellseite

In der Appelleben geht es darum, dass der Empfänger zu einer Handlung bewegt werden soll.

Das Modell sagt aus, dass es zu einer Störung in der Kommunikation kommen kann, weil Sender und Empfänger die einzelnen Ebenen der Nachricht unterschiedlich deuten und gewichten.

Schultz von Thun beschreibt in einem Buch sehr anschaulich was passieren kann:

Ein Mann und eine Frau sitzen gemeinsam in einem Auto an einer roten Ampel. Die Frau ist dabei am Steuer. Die Ampel schaltet um und der Mann sagt „Die Ampel ist grün.“. Darauf antwortet die Frau „Fährst du oder fahre ich?“

Kommt Dir das bekannt vor? Ich mag dieses Beispiel, weil wir alle so etwas ähnliches schon mal erlebt haben.

Schauen wir uns doch mal an, was da passiert ist. Wie kann die Äußerung „die Ampel ist grün“ verstanden werden?

Auf der Sachebene ganz einfach: die Ampel zeigt ein grünes Licht.

Auf der Ebene der Selbstoffenbarung: der Beifahrer ist ungeduldig und möchte nun losfahren.

Auf der Beziehungsebene: durchaus als Demonstration der Überlegenheit des Beifahrers über die Frau, oder aber als Hilfe und Unterstützung.

Und schließlich auf der Appellebene: als Aufforderung los zu fahren.

Du siehst, der einfache Satz „Die Ampel ist grün.“ kann auf viele unterschiedliche Arten verstanden werden (nämlich vom Empfänger) und er kann auch auf unterschiedliche Arten gemeint sein (vom Sender).

Und das macht es nun natürlich kompliziert, weil wir nie ganz sicher sein können, ob Sender und Empfänger die selben Dinge verstehen und meinen.

Worauf die achten solltest

Worauf solltest du nun achten, wenn Du in deinem Projekt Dinge besser verstanden und auch umgesetzt haben möchtest?

Ich möchte Dir dazu eine Idee an die Hand geben, die ich dir wiederum anhand eines Modells bzw. eines Leitspruches erläutern möchte.

Die folgenden Sätze stammen von Konrad Lorenz, einem österreichischen Verhaltensforscher.

Leitsätze von Konrad Lorenz

Konrad Lorenz sagt:

• gedacht ist noch nicht gesagt
• gesagt ist noch nicht gehört
• gehört ist noch nicht verstanden
• verstanden ist noch nicht akzeptiert
• akzeptiert ist noch nicht getan
• getan ist noch nicht beibehalten

Du merkst, jeder der Sätze baut auf dem Vorhergehenden auf und ich finde daran lässt sich sehr leicht ableiten, was Du im Projekt tun kannst, worauf du achten darfst, damit bestimmte Dinge passieren.

Gehen wir dazu die einzelnen Sätze mal Schritt für Schritt durch

Gedacht ist noch nicht gesagt

Nur weil du etwas in deinem Kopf hast, das geschehen soll wird nichts passieren.

Du darfst es aussprechen um zunächst mal die Information zu transportieren. Du darfst als Sender im Sender-Empfänger-Modell auftreten. Es wird nichts weiter passieren, wenn der Gedanke in deinem Kopf bleibt!

Gesagt ist noch nicht gehört

Nur weil du als Sender etwas gesagt, etwas ausgesprochen, etwas gesendet hast, heißt das noch lange nicht, dass der Empfänger diese Information auch bekommt, dass er sie hört.

Es gibt viele mögliche Störungen: Es ist zu laut, er hört schlecht, er hat einfach nicht aufgepasst und ist gedanklich woanders, usw.

Die siehst, als Sender solltest du auf diese Aspekte achten und sie weitest möglich aus dem Weg räumen um dorthin zu kommen, dass dein Gegenüber dich auch hört.

Gehört ist noch nicht verstanden

Nur weil dein Empfänger die Information bekommen hat, heißt es noch lange nicht, dass er sie auch verstanden hat.

Auch hier gibt es viele Möglichkeiten der Störung: Der Empfänger spricht die Sprache des Senders nicht, bzw. nicht gut genug, er hat nicht genügend Wissen um die Information zu verstehen, er bewertet und gewichtet sie auf einer ganz anderen ebene als der Sender. Hier kommt nun ein Stück weit das 4-Seiten-Modell ins Spiel.

Wie kannst du überprüfen, dass der Empfänger deine Botschaft auch verstanden hat? Du könntest ihn zum Beispiel bitten sie mit eigenen Worten zu wiederholen. So bekommst du eine Idee, ob und wie viel der Empfänger von dem verstanden hat, was du eigentlich sagen wolltest.

Verstehen kann man durch Nachfragen und Diskussion fördern!

Verstanden ist noch nicht akzeptiert

Nur weil dein Gegenüber verstanden hat, was du meinst, heißt das noch lange nicht, dass er das auch akzeptiert bzw. gut findet.

Er könnte anderer Meinung sein, ihm könnten andere Dinge wichtig sein usw.

Um Akzeptanz zu bekommen, darfst du diskutieren. Unterschiedliche Sichten werden ausgetauscht, unterschiedliche Prioritäten diskutiert. All das kann dazu führen, dass das gesagte auch akzeptiert wird.

Akzeptiert ist noch nicht getan

Nur weil ich akzeptiert habe, dass etwas gut, richtig und wichtig ist, heißt es noch lange nicht, dass ich es tue.

Bei mir ist es z.B. so, dass ich schon verstanden und akzeptiert habe, dass ich Sport machen sollte um gesund und fit zu bleiben. Ich habe aber, nun ja, tausend Ausreden, die mich immer wieder davon abhalten z.B. meine Laufschuhe anzuziehen und eine kleine Runde zu drehen.

Hier geht es für dich nun darum Vereinbarungen zu treffen, für Motivation zu sorgen und auch zu verfolgen, dass die Dinge geschehen.

Getan ist noch nicht beibehalten

Das gilt für Dinge, die grundsätzlich verändert werden sollen.

Nur weil ich nun 1 Mal laufen war heißt es nicht, dass ich das nun regelmäßig, 3 Mal pro Woche mache. Vielleicht bin ich dann doch zu faul, oder habe vermeintlich Wichtigeres zu tun.

Hier kannst du so ziemlich das Gleiche machen, wie zuvor. Du darfst dran bleiben, immer wieder verfolgen, ob Vereinbarungen auch eingehalten werden. Ob die Ziele noch stimmen und die Motivation noch da ist.

Du siehst, anhand dieses einfachen Lehrsatzes bekommst du schon ein ziemlich gutes Bild davon, was du tun kannst, damit in deinem Projekt Dinge auch wirklich umgesetzt werden.

Ich hoffe ich konnte dir in der heutigen Episode ein wenig näher bringen, warum es so wichtig ist etwas über Kommunikation zu wissen, zu verstehen, wie Kommunikation funktioniert und was Du tun kannst  damit sie ein wenig besser funktioniert.

In den kommenden Episoden wird es ebenfalls um Kommunikation gehen und ich werde dir in den kommenden Tagen ein kleines Ebook zu Kommunikation im Projektin der Online-Bibliothek zur Verfügung stellen.