Mit der Kommunikationsstruktur den Informationsfluss im Projekt entwerfen

Ich werde ja immer durch irgendwelche Erlebnisse in meinen Projekten, die ich als Projektleiter begleite, zu einzelnen Beiträgen inspiriert. Und in diesem Beitrag ist das mal wieder der Fall.

Mein Erlebnis zur Projektkommunikation

Ich hatte vor einer Weile den Auftrag, einen Projektleiter bei seinem Projekt zu unterstützen und zu begleiten. Es war ein besonders großes Projekt und für den Projektleiter das erste Mal, dass er so etwas alleine stemmen sollte. Und also wurde ich als Coach hinzugezogen, um ihm ein wenig zur Seite zu stehen und ihn zu unterstützen.

Ich mache das dann in der Regel so, dass ich mich von meinen Coachy in das Projekt einführen lasse und ihn dann erstmal eine Weile begleite, um ja eher zu beobachten. Und im zweiten Schritt erarbeiten wir dann gemeinsam Ideen, wie man bestimmte Dinge angehen kann.

Ich saß also bei einer Projektteamsitzung dabei und beobachtete, was da so ablief. Ich fand das von Anfang an, ehrlich gesagt, schon etwas chaotisch. Einige Personen kamen zu spät und waren auch nicht wirklich interessiert an dem, was da irgendwie besprochen wurde. Und andere waren ganz offensichtlich nicht vorbereitet. Und das Ganze ist dann nach circa 15 Minuten ein klein wenig eskaliert, weil einer der Team-Mitglieder sehr unzufrieden war und auch laut wurde.

Und dann fiel der Satz,

Wir haben in diesem Projekt eine völlig unstrukturierte Kommunikation!

und weißt du was, ich musste ihm Recht geben. Die Diskussion und die Kommunikation war tatsächlich vollständig unstrukturiert.

Mit der Kommunikationsstruktur die Kommunikation im Projekt auf dem Reißbrett entwerfen

Dabei haben wir im Projektmanagement ein Instrument, mit dem wir unsere Kommunikation im Projekt sozusagen auf einem Reißbrett entwerfen können. Wir nennen das Kommunikationsstruktur.

Und so wirst du in diesem Beitrag erfahren:

• Was ist eine Kommunikationsstruktur
• Wie kannst Du eine Kommunikationsstruktur erstellen
• Worauf solltest Du dabei, aus meiner Sicht, achten

Kommunikationsstruktur – Was ist das überhaupt?

Beginnen wir doch zunächst mal mit dem Begriff Kommunikationsstruktur. Was ist das überhaupt?

Die Kommunikationsstruktur ist ein Plan, eine Darstellung der Kommunikation in deinem Projekt. Und dieser Plan umfasst zum einen alle Meetings und Besprechungen in deinem Projekt. Meistens sind das dann die Regel-Meetings und zum anderen die Wege, wie Information transportiert und aufbereitet wird und welche Hilfsmittel dazu verwendet werden.

Eine Kommunikationsstruktur ist also am Ende ein Blatt Papier, auf dem jeder sofort sehen kann, wie die Kommunikation im Projekt abläuft und wie sie aufgebaut ist. Du kannst damit die Kommunikationswege sozusagen designen, auf dem Reißbrett entwickeln.

Selbstverständlich bist du da in der Regel nicht vollständig frei. Du bist in einer Unternehmensstruktur und manchmal da eben auch in die entsprechenden Unternehmenszwänge eingebunden. Das ist schon klar. Aber dennoch hast du sehr viele Freiheitsgrade, die du nutzen kannst, um den Informationsfluss in deinem Projekt dramatisch zu verbessern. Denn darum geht es am Ende. Um gute und zielgerichtete Kommunikation. Darum, dass jeder Projektbeteiligte und auch Betroffene, die Information zur Verfügung hat, die er benötigt. Und dass er immer nur an den Besprechungen dabei ist, bei denen es nötig und sinnvoll ist.

Denn ich bin der Meinung,

Wir verbringen viel zu viel Zeit in Meetings, aus denen wir gar keinen Nutzen ziehen und bei denen unsere Anwesenheit eigentlich überhaupt nicht erforderlich ist.

Wie kannst Du eine Kommunikationsstruktur erstellen?

Die Projektkommunikation ist übrigens etwas, was wir in der Projektplanungsphase machen, weil wir die Kommunikation im Projekt ja planen wollen und sie eben nicht dem Zufall überlassen. Nun, wie kannst du denn nun eine solche Projektkommunikation erstellen?

Ich wähle in der Regel die folgende Vorgehensweise:

1. Projektteamsitzung festlegen

Ich beginne eigentlich immer mit der Projekt-Teamsitzung. Ich mache kein Projekt ohne ein regelmäßige Projektteamsitzung. Für mich gehört das zwingend zum guten Projektmanagement dazu, weil es der Kern der Projektsteuerung ist.  Wenn du magst, kannst du das gerne auch noch mal im Podcast in der Episode PMMB024 – Das Geheimnis der Projektsteuerung, nachhören.

2. Regeltermine für Teilprojekte festlegen

Wenn ich nun die Projekt-Teamsitzung habe, dann überlege ich mir im nächsten Schritt, ob es weitere Sitzungen zum Beispiel für einzelne Teilprojekte braucht. In größeren Projekten ist das in der Regel der Fall.

Es gibt dann zum Beispiel eine Teilprojekt-Sitzung, die sich mit der Serien-Vorbereitung und Einführung eines Produktes beschäftigt. Da werden dann Themen wie Prozessentwicklung, Arbeitsvorbereitung, Aufbau von Produktionslinien und so weiter besprochen.

Oder es gibt Teilprojekte wie Software, Hardware und Mechanik, die jeweils so groß sind, dass es sinnvoll ist, hier eigene Meetings, eigene Sitzungen durchzuführen. Es kommt hierbei auf die Größe des Projektes und der einzelnen Teilprojekte an. Und mit Größe meine ich Arbeitsumfang und auch Personen, die da jeweils beteiligt sind.

Gibt es also weitere Sitzungen, dann schreibe ich mir die eben auf.

3. Regelkommunikation mit Auftraggeber festlegen

Dann überlege ich mir, wie berichtet werden soll und an wen. Gibt es einen Lenkungskreis? Gibt es weitere Gremien, an die berichtet werden soll? Zum Beispiel, was es öfter mal gibt, sind so Vorstandsrunden oder ähnliches. Und diese Sitzungen nehme ich ebenfalls mit auf meine Kommunikationsstruktur.

4. Regelkommunikation mit externen Partnern festlegen

Und als nächstes schaue ich, ob Sitzungen und Meetings mit externen Partnern nötig und sinnvoll sind.

Haben wir einen Kunden und wie wollen wir den informieren beziehungsweise wie möchte er informiert werden? Haben wir große Zulieferer, die eine Schlüsselrolle spielen und die eng eingebunden werden sollten? Gibt es vielleicht Entwicklungspartner, mit denen wir ebenfalls regelmäßige Kommunikation haben sollten? Ist das der Fall, so nehme ich die ebenfalls alle in meine Kommunikationsstruktur mit auf.

5. Kommunikation zusammenfassen, wenn möglich

Ich habe nun auf meinem Blatt alle Regel-Meetings stehen, die im Rahmen meines Projektes stattfinden sollen. In großen Projekten ist das ganz schön viel. Und dann überlege ich noch mal, ob man nicht das ein oder andere Meeting vielleicht zusammenfassen kann. Aber dazu vielleicht gleich auch noch mal etwas mehr.

Bei kleinen Projekten ist das manchmal nur die Projekt-Teamsitzung und der Lenkungskreis beziehungsweise der Bericht an den Auftraggeber, der in meiner Kommunikationsstruktur steht. Das ist dann ganz schön übersichtlich.

6. Den Informationsfluss festlegen und synchronisieren

Diese Meetings sind bei mir sozusagen Kästchen auf einem Blatt. Und wenn ich das habe, dann überlege ich mir als nächstes, wie der Informationsfluss aufgebaut sein soll.

Welche Information brauche ich, um welches weitere Meeting gut und sinnvoll durchführen zu können? Meistens macht es Sinn in der Projekt-Teamsitzung die Informationen aus den Teilprojekt-Sitzungen zur Verfügung zu haben. Und vielleicht auch die Infos aus den Abstimmungen mit einem Lieferanten und unseren Entwicklungspartnern. Und für den Lenkungskreis brauche ich natürlich die konsolidierte Sicht aus der Projekt-Teamsitzung und für den Bericht an den Kunden vielleicht auch.

Du versuchst also in diesem Schritt zu durchdenken, wie die Information in deinem Projekt fließen soll. Und in der Kommunikationsstruktur stellst du diesen Fluss einfach durch Pfeile dar. Du verbindest deine Meetings, eben die Kästchen, mit einzelnen Pfeilen. Bei mir ist es dann oft so, dass ich ein wenig nachdenken muss und auch ausprobieren muss, bis ich einen Kommunikationsfluss habe, der gut und stimmig und sinnvoll ist.

7. Für jeden Regeltermin einen Steckbrief erstellen

Wenn du das hast, dann kannst du im letzten Schritt für jedes der Meetings, die du festgelegt hast einen, ich will es mal Steckbrief nennen, erstellen.

In diesem Steckbrief legst du fest:#

1. Worum geht es in diesem Meeting überhaupt? Warum gibt es das Meeting? Was ist der Nutzen? Was ist nach dem Meeting anders, als vorher?
   Und falls du hier keinen wirklich guten Grund findest, dann solltest du dir tatsächlich noch mal überlegen, warum du dieses Meeting eigentlich machen möchtest. Zweitens
2. Wie heißt das Meeting?
   Ein eindeutiger Name ist wichtig, damit wir immer alle vom selben sprechen.
3. Wann und wo findet das Meeting satt? Wie lange geht es?
   Also klassisch Datum beziehungsweise Wochentag und Uhrzeit und Dauer.
4. Wie oft findet das Meeting statt? Was ist der Rythmus des Regelmeetings?
   Wir sprechen ja hier meistens von Regelkommunikation.
5. Wer ist der Verantwortliche für das Meeting?. Wer lädt ein? Wer ist für die Dokumentation verantwortlich? Etc.
6. Wer sind die Teilnehmer des Meetings?
   Hier darfst du noch mal auf Punkt 1 schauen, der Nutzen, die Ursache, den Grund für dieses Meeting. Es sollten nur Personen eingeladen sein, die hier einen Beitrag haben beziehungsweise Nutznießer sind. Alle anderen brauchen tatsächlich nicht dabei zu sein.
7. Wie lautet die Standard-Agenda?
   Ich finde es hilfreich so eine Standard-Agenda zu haben, da es hilft sich zu orientieren und auch noch mal darstellt, wie im Meeting vorgegangen werden soll. Die Agenda bitte dann noch mal mit dem Grund für das Meeting abgleichen. Das muss nämlich tatsächlich auch wieder zusammenpassen.
8. Welche speziellen Regeln gelten?
   Also gibt es spezielle Regeln, an die sich bitte alle halten dürfen? Eine Regel könnte zum Beispiel sein, dass eine Aufgabenliste vor der Sitzung durch die Teilnehmer aktualisiert wird und dass Änderungen irgendwie gekennzeichnet werden sollen. Das wäre so ein Beispiel für eine spezielle Regel.
9. Welche Hilfsmittel und Tools sind zu verwenden?
   Im Lenkungskreis ist das oft der Projektstatusbericht, könnte aber auch eine Aufgabenliste oder ein spezielles Protokoll, ein fortlaufendes Protokoll sein, das verwendet werden soll. All sowas kannst du dann hier tatsächlich festhalten.

8. Auf Stimmigkeit überprüfen

Und wenn du das nun für alle deine Meetings gemacht hast, dann solltest du noch mal drüber schauen, ob alles stimmig ist, rund ist und zueinander passt. Ob es keine Überschneidungen und vor allem auch keine Lücken gibt. Und ob du nicht gegebenenfalls doch noch mal zwei Regel-Meetings zusammenlegen kannst, weil die Dinge sehr ähnlich sind, die besprochen werden, weil die Agenden sehr ähnlich sind und weil der Grund, die Ursache für das Meeting sehr ähnlich ist. Und am Ende hast du nun einen klar strukturierten Informationsfluss und Struktur aufgesetzt und Regel-Meetings für dein Projekt.

Darauf solltest Du beim Erstellen einer Kommunikationsstruktur achten

Ich habe noch ein paar Dinge, die ich dir mitgeben möchte, auf die du vielleicht achten magst.

1. Synchronisation

Wenn du die Termine und den Rhythmus für deine einzelnen Meetings festlegst, solltest du noch mal einen Blick auf deine Übersicht mit den einzelnen Regel-Terminen und dem Informationsfluss legen. Wie baut alles aufeinander auf? Und das solltest du dann bei der Wahl der Termine, also beim Wochentag und des Rhythmus berücksichtigen.

Es macht wohl wenig Sinn, einen regelmäßiges Meeting mit einem Kunden zu machen, um ihn über, sagen wir mal, den aktuellen Stand des Projektes zu informieren und deine letzte Projekt-Teamsitzung, die liegt zwei Wochen zurück. Aktualität ist hier gefragt. Sonst kommst du immer wieder in die Situation, dass du dich, ich sage mal, außerordentlich mit deinem Team zusammensetzen musst, um dich auf den aktuellen Stand zu bringen und das ist tatsächlich alles andere als effizient.

2. Flexibilität

Dein Projekt wird sich verändern und damit wird sich auch selbstverständlich dein Kommunikationsbedarf verändern. Das ist nichts Ungewöhnliches. Sei also bitte flexibel, was die Kommunikationsstruktur angeht. In heißen Phasen des Projektes macht es oft Sinn, dass zum Beispiel die Projekt-Teamsitzung, das Projekt-Team-Meeting häufiger stattfindet, als in anderen Phasen. Behalte also immer den Kommunikationsbedarf in deinem Projekt im Auge, passe eben deine Kommunikationsstruktur dann entsprechend an.

3. Vollständigkeit

Die Punkt habe ich eben schon mal so kurz angesprochen und ich möchte ihn noch mal wiederholen und vielleicht auch ein bisschen vertiefen, weil er mir besonders wichtig ist. Achte bei der Erstellung der Kommunikationsstruktur darauf, dass das Projekt vollständig abgebildet ist, dass die vollständig erforderliche Kommunikation abgebildet ist. Das heißt, dass alle Themen, die für das Projekt wichtig sind auch irgendwo angesprochen, besprochen und verfolgt werden.

Ich arbeite hier sehr oft mit der Projektstruktur, dass ja die gesamte Arbeit meines Projektes abbildet und damit überprüfe ich dann, ob alle Arbeitspakete überhaupt an der richtigen Stelle in der Kommunikationsstruktur auch zu finden sind. Achtest du nicht auf die Vollständigkeit, kann es sein, dass dir einzelne Themen aus dem Blickfeld geraten und eventuell dann mit Unangenehmem wieder aufwarten. Und das sollte in deinem Projekt eigentlich nicht sein.