Mit der Projektergebnisrechnung die Wirtschaftlichkeit Deines Projektes bewerten

Ich hatte ja vor Kurzem im Podcast ein Gespräch mit Florian Kuhnke geführt.

Ein wesentlicher Punkt war ja zu wissen, wie wirtschaftlich ein Projekt ist, sprich: wie viel Geld verdienen wir damit? Wie hoch ist der Gewinn? Und hier ist dann der Begriff Projektergebnisrechnung gefallen, den ich dir in der heutigen Episode erläutern möchte.

In diesem Beitrag wirst Du lernen

• Was ist eine Projektergebnisrechnung
• Warum brauchst du eine Projektergebnisrechnung
• Was gehört alles in eine Projektergebnisrechnung
• Wie kannst Du eine Projektergebnisrechnung erstellen

Was ist eine Projektergebnisrechnung

Beginnen wir doch mal damit den Begriff Projektergebnisrechnung zu klären. Was ist das überhaupt?

Ich vermute mal, dass so etwas für Dein Projekt existiert, auch wenn du es vielleicht nicht unter diesem Namen, oder in dieser Form in deinem Unternehmen wiederfindest. Manchmal werden Begriffe wie Wirtschaftlichkeitsberechnung, Business Case oder ähnliche verwendet.

Im Grunde steckt hinter all diesen Begriffen etwas sehr Ähnliches, auch wenn ich mit einer Projektergebnisrechnung etwas ganz besonderes verbinde, aber dazu gleich noch etwas mehr.

All diese Instrumente (also die Wirtschaftlichkeitsberechnung, der Business Case oder die Projektergebnisrechnung) sind dazu da, herauszufinden, ob ein Projekt wirtschaftlich im unternehmerischen Sinn ist.

Es sollen Fragen beantwortet werden wie: Wird damit Geld verdient? Also: Erzielt dieses Projekt einen Gewinn und ist dieser Gewinn groß genug? Wie lange dauert es, bis ich das Geld, das mich das Projekt kostet wieder zurück bekomme? Welches wirtschaftliche Risiko steckt hinter diesem Projekt? Usw.

Die Projektergebnisrechnung betrachtet ein Projekt also aus wirtschaftlicher Sicht, aus der Sicht von Kosten, Umsätzen, Gewinn und Risiko.

Wenn ich an eine Projektergebnisrechnung denke, dann habe ich etwas ganz bestimmtes im Kopf, das sich oft von Instrumenten, wie einem Business Case unterscheidet.

Eine Projektergebnisrechnung betrachtet ein Unternehmen mit nur einem Projekt

In einer Projektergebnisrechnung wird ein  Projekt betrachtet wie ein Unternehmen oder besser gesagt, wie ein Unternehmen, das lediglich ein einziges Projekt hat. Das macht deshalb Sinn, weil mit dieser Sichtweise ALLE Faktoren, die auf die Wirtschaftlichkeit eines Projektes Einfluss haben berücksichtigt werden und nicht einige einfach vernachlässigt werden.

Welche Das sind, erkläre ich Dir, wenn ich gleich darüber spreche, was alles in eine Projektergebnisrechnung gehört.

Fassen wir also noch mal zusammen:

Eine Projektergebnisrechnung ist die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die Wirtschaftlichkeitsberechnung eines Projektes, die das Projekt so betrachtet, als wäre es ein Unternehmen mit nur einem einzigen Projekt

Warum brauchst du eine Projektergebnisrechnung

Das hört sich ja komplex an. Ein Projekt aus dieser Sicht zu betrachten. Ist es nicht, aber da komme ich gleich noch mal drauf.

Warum sollten wir das denn also tun? Warum brauchen wir eine Projektergebnisrechnung?

Um diese Frage zu beantworten zu können müssen wir noch ein Mal darüber nachdenken, warum wir Projekte machen.

Warum führen wir Projekte durch

Wir führen Projekte durch weil wir einen Nutzen erzeugen wollen. Wir führen Projekte durch, weil wir etwas Neues kreieren wollen. Ein neues Produkt entwickeln und auf den Markt bringen, einen neuen Produktionsprozess entwickeln, oder einen bestehenden verbessern.

Am Ende wollen wir immer etwas Neues erzeugen und damit, zumindest wenn wir Projekte im Unternehmen machen, auch einen wirtschaftlichen Erfolg haben, logisch, oder?!

Wir machen kein Projekt, damit unsere Mitarbeiter beschäftigt sind! Wir machen auch kein Projekt weil es so wundervoll ist Projekte zu machen.

Wir führen Projekte durch, weil wir wirtschaftlichen Erfolg haben wollen!

Sprich: Wir wollen Geld verdienen! Das Projekt soll zum Gewinn des Unternehmens beitragen!

Und um es hier noch mal klar zu machen: Ein Projekt soll nicht zum Umsatz des Unternehmens beitragen Es soll zum Gewinnbeitragen! Das ist etwas ganz anderes, wird aber leider sehr oft verwechselt.

Hierzu wird es in Zukunft auch noch mal eine extra Episode geben.

Also, um es noch mal auf den Punkt zu bringen: Das Ergebnis eines Projektes soll Gewinn machen und das ist der Grund, warum wir das Projekt durchführen.

Wenn also ein Projekt Gewinn machen soll, dann müssen wir ja im wissen, ob – und wenn ja – wie viel Gewinn ein Projekt erzielen wird. Und genau hier kommt die Projektergebnisrechnung ins Spiel.

Da die Projektergebnisrechnung ja eine wirtschaftliche Betrachtung des Projektes ist, also eine Bewertung, ob mit dem Projekt Gewinn erwirtschaftet werden kann ist sie das passende Instrument für genau diese Frage: Erwirtschaftet das Projekt Geld?

Die Projektergebnisrechnung ist zu zwei Zeitpunkten relevant

Wenn wir uns nun den Verlauf eines Projektes anschauen, also von der ersten Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung und zum Abschluss, dann gibt es zwei grundsätzliche Zeitpunkte, zu denen die Projektergebnisrechnung relevant ist.

1. Projektauswahl bzw. Projektentscheidung

Das ist der Zeitpunkt zu dem entschieden wird welches Projekt umgesetzt wird. ich gehe dabei davon aus, dass ein Unternehmen immer mehr Ideen für Projekte hat, als es umsetzen kann, so dass eine Entscheidung bzw. Priorisierung erforderlich ist.

Und die Projektergebnisrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Entscheidung, weil ich mit ihr bewerten kann, welches Projekt welchen Wirtschaftlichen Beitrag – sprich: Gewinn – liefern kann.

Die Projektergebnisrechnung ist also ein Entscheidungshilfsmittel.

Der zweite Zeitpunkt, oder besser gesagt die zweite Phase ist dann die

2. Projektumsetzung

Also die Phase in der das Projekt umgesetzt wird, wir nennen das ja immer Projektumsetzungsphase.

In dieser Phase ist die Projektergebnisrechnung ein Instrument, mit dem ich immer wieder schaue, wo mein Projekt in wirtschaftlicher Hinsicht steht. Welche Veränderungen haben sich ergeben und was bedeutet das für die Wirtschaftlichkeit eines Projektes?

In dieser Phase ist dann auch die Frage der Cost of Delay, wie ich sie in den letzten Episoden mit Florian diskutiert habe, beantwortbar.

Die Projektergebnisrechnung ist also ein Instrument, das mir bei der Auswahl der Projekte hilft und dann auch noch im weiteren Verlauf des Projektes ein Information gibt, wie sich die Wirtschaftlichkeit meines Projektes verändert.

Was gehört alles in eine Projektergebnisrechnung

Kommen wir mal zu der Frage, was denn alles so in eine Projektergebnisrechnung hineingehört.

ich hatte ja bereits beschrieben, dass eine Projektergebnisrechnung ein Projekt betrachtet, als wäre es ein Unternehmen und vor diesem Hintergrund ergibt sich nun auch die folgende Liste mit Eingangsinformationen, die für eine Projektergebnisrechnung wichtig sind:

• geplante Absatzmengen
  Also welche Stückzahlen sind denn in den kommenden Jahren geplant. Handelt es sich nur um die Stückzahl 1, wie wir es ja oft im Anlagenbau haben, dann ist diese Frage leicht zu beantworten
• Preise
  Welche Preise sind geplant zu erzielen und wie werden sich die Preise über den Lebenszyklus des Produktes entwickeln. Steigen sie an, oder fallen sie?
• Entwicklungskosten
  Welche Kosten entstehen, damit das Produkt, das Umsatz erzeugt soll, auch entsteht. Hier kannst du die Zahlen aus deinem Projektbudget nehmen.
  Wie du zu den Entwicklungskosten kommst habe ich Dir in der Episode 18 – So ermittelst du die Kosten deines Projektes beschrieben.
• Entwicklungserlöse
  In manchen Projekten gibt es Entwicklungserlöse wenn zum Beispiel Muster an Kunden verkauft werden, oder Förderungen in Anspruch genommen werden
• Herstellkosten
  Das sind die Kosten, die für die Herstellung der Produkte (oder des Produktes, wenn es nur eines ist) anfallen. Auch hier gibt es ja in der Regel eine Entwicklung über die Jahre. Die herstellkosten sollten bei einem Serienprodukt mit den Jahren geringer werden, da sich Mengeneffekte einstellen.
• Investitionen
  Für machen Projekte sind Investitionen erforderlich. Manchmal ist das ein Prüfstand oder es sind Investitionen, die für die Herstellung des Produktes erforderlich sind. Die sind in der Projektergebnisrechnung ebenfalls zu berücksichtigen
• Gemeinkostenzuschläge
  Nicht alle Kosten, die entstehen, werden im Projekt direkt geplant und verrechnet. Wir haben Gemeinkosten – in der Regel Zuschlagsätze – die Nebenkosten z.B. in der Fertigung oder auch in der Verwaltung abdecken. Diese Gemeinkostenzuschläge sollten ebenfalls verfügbar sein.

Wie kannst Du eine Projektergebnisrechnung erstellen

Wenn ich diese Informationen zu meinem Projekt habe, dann kann ich beginnen damit eine Projektergebnisrechnung aufzubauen.

Aus den Absatzzahlen und den Preisen kannst du die geplanten Umsätze ermitteln. Wenn du nun noch die geplanten Herstellkosten hinzunimmst, kannst du den Deckungsbeitrag für das Produkt errechnen. Das ist schon mal ein erster Indikator.

Im nächsten Schritt kannst du dann noch Entwicklungskosten und Entwicklungserlöse mit einbeziehen und so erhältst Du dann die nächste Deckungsbeitragsstufe.

Da in vielen Projekten jedoch noch Investitionen erforderlich sind, deren Höhe das Projekt ja erwirtschaften muss, darfst du das ebenfalls noch mit in die Betrachtung mit aufnehmen.

Der Cashflow ist wichtig

Diese Betrachtung machst du nun für einzelne Zeitscheiben deines Projektes und ermittelst damit den Cashflow in deinem Projekt.

Während der Phase der Entwicklung, hast du einen negativen Cashflow, das heißt das Geld verlässt dein Projekt, bzw. die Kosten sind höher als die Umsätze und Erlöse (logisch, es gibt zu diesem Zeitpunkt ja noch keine Umsätze und ggf. nur geringe Erlöse).

Ist das Projekt dann abgeschlossen, und die Umsätze stellen sich ein beginnt das Projekt einen positiven Cashflow zu haben. Die Umsätze – also das Geld, das in das virtuelle Unternehmen Projekt fließt – sind höher als das was rausfliest. Ebenfalls logisch, wir haben ja nur noch Herstellkosten zu diesem Zeitpunkt.

Return of Invest – Wie lange dauert es, bis das Geld zurückverdient ist

Irgendwann hat dann dein Projekt das ausgegeben Geld wieder erwirtschaftet. Wir nennen das den Zeitpunkt ROI – Return of Invest. Die Frage, die Du hier beantworten darfst lautet: wie lange dauert es, bis das investierte Geld wieder zurückverdient ist.

Ab jetzt haben wir einen positiven kumulierten Cashflow und wir können sehen, wie hoch dieser für den gesamten Produktlebenszyklus ist.

Du siehst, wenn du solch eine Projektergebnisrechnung aufgebaut hast, kannst du viele gute, aussagekräftige Kennzahlen ableiten, die eine Aussage zur Wirtschaftlichkeit Deines Projektes geben. Unter anderem auch die Cost of Delay, die Florian Kuhnke ja schon vorgestellt hat.

Ich erstelle eine Projektergebnisrechnung in der Regel in Excel, da ich hier viele gute zusätzliche Analysen und Auswertungen vornehmen kann.

Ich plädiere dafür, dass ein Unternehmen eine solche standardisierte Projektergebnisrechnung haben sollte, so dass der „Rechenweg“ nicht in jedem Projekt neu erfunden werden muss. Existiert solch eine Projektergebnisrechnung, sind wir auch in der Position echte Entscheidungen auf deren Basis zu treffen. Und das war ja einer der Gründe für eine Projektergebnisrechnung.