Projekt beschleunigen leicht gemacht – Meine 5 Tipps für schnelle Projekte

In diesem Blogbeitrag möchte ich mich mit etwas beschäftigen, was Dir als Projektleiter vermutlich permanent begegnet: die Frage nach der Geschwindigkeit eines Projektes, bzw. eher anders rum: die Frage warum dein Projekt so langsam ist.

Und sind wir mal ehrlich: Projekte sind eigentlich immer zu langsam. Das liegt ein wenig in der Natur der Sache. Wir setzten Projekte ja auf, weil wir bestimmt Dinge im Unternehmen erreichen wollen. Weil Projekte eben sehr gut geeignet sind um Strategie umzusetzen. Sei es nun ein neues Produkt zu entwickeln um einen neuen Markt zu erschließen, oder eben einen neuen Herstellprozess zu implementieren um die Herstellkosten zu senken oder die Produktionskapazität zu erweitern.

In beiden Fällen gilt: Wir wollen den Nutzen möglichst früh haben. Das Projekt soll möglichst früh abgeschlossen sein. Also: Projekte sollen schnell sein. Und in dieser Episode werde ich dir meine 5 Wege verraten, mit denen ich Projekte beschleunige.

Du wirst in dieser Episode erfahren

• Was aus meiner Sicht Projekte langsam macht
• Wie Du dein Projekt beschleunigen kannst
• Worauf die dabei achten solltest

Was macht Projekte denn so langsam

Bevor wir nun über die 5 Wege zu sprechen, mit denen ich Projekte beschleunige, macht es wohl Sinn sich erst mal Gedanken zu machen, was Projekte eigentlich langsam macht.

Warum dauern manche Projekte länger als ursprünglich geplant? Warum ist das eine Unternehmen in der Lage ein neues Produkt in 1 Jahr zu entwickeln und ein anderes braucht mehr als 2 Jahre? Warum starten viele Projekte mit richtig hoher Geschwindigkeit und werden dann immer langsamer?

All das sind Fragen, die wir uns stellen können um ein wenig Licht ins Dinkel zu bringen.

Ich habe in den vergangenen mehr als 15 Jahren hier so einige Beobachtungen und Erfahrungen gemacht, die ich wohl auf die folgenden Gründe, auf die folgenden Ursachen zusammenfassen kann. Ich denke, dass es ein Bündel an Gründe gibt, die Projekte so langsam machen

Projekte warten auf Entscheidungen

Das ist, meiner Erfahrung nach, die größte, bedeutendste Ursache für langsame Projekte. Warten auf Entscheidungen!

Und zwar: warten auf Entscheidungen auf den unterschiedlichsten Ebenen. Auf Entscheidungen vom Lenkungskreis bzw. vom Auftraggeber, auf Entscheidungen vom Projektleiter, auf Entscheidungen von demjenigen, der ein Arbeitspaket bearbeitet. Ich mache hier keinen Unterschied.

Ich erlebe es sehr oft, dass z.B. in Lenkungskreisen Entscheidungen, die dringend erforderlich sind, nicht getroffen werden, weil

• nicht (vielleicht auch nur vermeintlich) nicht genügend Informationen vorliegen
• nicht alle Personen anwesend sind, die man (vielleicht ebenfalls nur vermeintlich) benötigt

Ebenfalls erlebe ich es, dass Arbeitspakete irgendwann nicht mehr weiter getrieben werden, weil unklar ist, in welche Richtung es gehen soll. Und derjenige, der das Arbeitspaket bearbeitet, kann oder will diese Entscheidung nicht treffen, oder es ist noch nicht klar welche Entscheidungsmöglichkeiten es überhaupt gibt. Und aus diesem Grund wird einfach mal abgewartet.

Schauen wir uns doch mal an, was passiert, wenn keine Entscheidung getroffen wird. Das Projekt, oder zumindest das Arbeitspaket steht. Es geht nicht weiter, wir verlieren unnötig Zeit und das verlangsamt unser Projekt dramatisch.

Keine Entscheidungen: aus meiner Sicht der Hauptgrund für langsame Projekte.

Doppelarbeit

Auch das kennst Du vermutlich oder hast es in deinen Projekten schon erlebt. Da werden Arbeitspakete bearbeitet, alles läuft einigermaßen gut, die Ergebnisse werden vorgestellt und dann kommt auf einmal heraus, dass der Kunde vor 3 Wochen noch mal etwas an den Vorgaben verändert hat und aus diesem Grund das Arbeitspaket zu weiten Teilen noch mal bearbeitet werden muss.

Du darfst die Arbeit doppelt machen und das kostet natürlich viel Zeit im Projekt (von den Kosten mal ganz abgesehen).

Unklare Prozesse und Vorgehensweisen

Dieser Punkt ist etwas, das von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich ist.

Ich habe Kunden, die haben sehr klare und eingeübte Prozesse, die von den Mitarbeitern verstanden und beherrscht werden. Andere Kunden hingegen haben Prozesse, die eben nicht so gut beherrscht werden (die Gründe dafür sind übrigens vielfältig).

Mit Prozess meine ich zum Beispiel

• Beschaffungsprozesse
• Freigabeprozesse
• Auswahlprozesse
• Dokumentationsprozesse

Also Prozesse derer wir uns als Projektteam bedienen um Arbeitspakete zu bearbeiten.

Sind diese Prozesse unklar verlieren wir im Projekt Zeit, weil wir immer wieder aufs Neue klären müssen, wie vorgegangen werden soll.

Wer was macht und welche Informationen verfügbar sein müssen, damit es weiter geht? Das ist nicht nur nervig, sondern verlangsamt eben auch unsere Projekte.

Just-in-time-Absprachen

Und dieser Punkt schließt sich an den eben genannten direkt an. Was meine ich damit?

Ich erlebe es in vielen Projekten, dass das Projektteam immer wieder zusammen sitzt um den nächsten anstehenden Schritt zu besprechen. Wie wird das genau gemacht? Wer macht genau was?

Ich nenne das Just-in-time-Absprachen. Das sind Absprachen und naja, eigentlich Planung für den nächsten anstehenden Arbeitsschritt und das macht das ganze Projekt natürlich langsam, weil wir ja eigentlich schon an diesem nächsten Arbeitsschritt arbeiten und nicht darüber sprechen sollten.

Das kurzfristige, kleinteilige Abstimmen und Planen verlangst dein Projekt ungemein. Vor allem wenn es mit dem Punkt 3, den unklaren Prozesse und Vorgehensweisen zusammen kommt.

Fehlende Personen

Dieser Punkt ist offensichtlich, denke ich. Aus irgendeinem Grund ist die Person, die benötigt wird ein Arbeitspaket zu erledigen, nicht verfügbar. Das kann die unterschiedlichsten Gründe haben:

• die Person war überhaupt nicht für dein Projekt eingeplant
• sie ist kurzfristig anderweitig eingesetzt worden
• andere Dinge sind wichtiger oder haben länger gedauert als geplant

Einige dieser Dinge kannst du beeinflussen, andere nicht, aber da kommen wir gleich noch drauf.

Unsauberes Arbeiten

Und diesen Punkt magst du vielleicht gar nicht so gerne hören. Ich nennen ihn trotzdem beim Namen: unsauberes Arbeiten.

Was meine ich damit? Ich meine damit Fehler, die passieren, weil wir nicht aufpassen, weil wir unkonzentriert sind, weil wir es uns zu einfach machen, nicht achtsam genug sind oder zu oberflächlich. Eben weil wir unsauber gearbeitet haben.

Das kann jedem von uns passieren, da können wir keinen ausnehmen. Wir haben gute Tage und schlechte Tage. Wir sind mal besonders müde oder haben andere Dinge im Kopf und das führt dann dazu, dass wir eine Arbeit abliefern, die nicht so gut ist, wie sie sein könnte.

Und es ist natürlich offensichtlich, dass das unser Projekt behindert und es verlangsamt.

Unterschiedliche Sicht auf die Dinge

Das ist ein Punkt, den ich ebenfalls sehr häufig erlebe. Unterschiedliche Personen haben eine unterschiedliche Sicht auf das Projekt,  auf das was wichtig ist, auf das was getan werden soll.

Das kann zum Beispiel sein, dass dem Projekt von unterschiedlichen Personen eine unterschiedliche Priorität zugeordnet wird. Für den einen ist es DAS Mittel um ein ganz bestimmtes strategisches Ziel zu erreichen und für den anderen ist es nur ein zusätzlicher Klotz am Bein.

s kann aber auch sein, dass einzelne Teammitglieder ein unterschiedliches Verständnis haben, was z.B. dem Kunden oder Auftraggeber gerade besonders wichtig ist und das dann natürlich auch unterschiedlich umsetzen.

All das führt dazu, dass Dein Projekt langsam wird. Du siehst, es gibt eine Menge Dinge, die dein Projekt langsam machen können. Auf einige Punkte hast du direkten oder indirekten Einfluss, auf andere eher weniger. Da bist du dann als Projektleiter etwas ausgeliefert.

Was nicht heißen soll, dass du das immer akzeptieren musst

Wie Du dein Projekt beschleunigen kannst

So, dann kommen wir doch mal zu meinen 5 Tipps, meinen 5 Wegen, wie Du Dein Projekt beschleunigen kannst, oder zumindest davon abhalten kannst langsamer zu werden. Das wäre ja schon mal ein erster Schritt, oder?!

Für mich haben sich in den letzten Jahren 5-6 Interventionen herauskristallisiert, die ich versuche in meinen Projekten umzusetzen. Was sind nun also meine 5 Wege?

1. Sorge für Entscheidungen

Das ist glaube ich der offensichtlichste Punkte. Ich schaue, dass ich zeitnah, idealerweise SOFORT Entscheidungen herbeiführe. Und zwar dann wenn sie erforderlich sind.

Dazu gibt es aus meiner Sicht mehrere Dinge, die Du tun kannst und das hängt davon ab, was für eine Art Entscheidung das ist:

1. Entscheidungen, die jemand anderes Treffen muss (weil z.B. ich selbst die nicht Treffen darf)
2. Entscheidungen, die jemand selbst treffen darf und soll

Und hier beginnt es schon spannend zu werden. Sehr oft ist nämlich nicht geklärt, wer welche Entscheidungen treffen darf. Es ist schlichtweg nie festgehalten und meisten auch nicht festgeschrieben worden. Du darfst also zunächst mal dafür sorgen, dass klar ist wer welche Entscheidung treffen darf.

Unser Instrument im Projektmanagement ist dabei die Rollenbeschreibung. Hier ist nicht nur festgelegt wer welche Aufgabe und Verantwortung hat, sondern eben auch welche Entscheidungskompetenz damit einher geht. Wie das geht habe ich schon mal in der Episode 044 – Rollen beschreibengenauer erläutert.

Und dann darfst du dafür sorgen, dass Entscheidungen, die anstehen auch wirklich getroffen werden.

Bei Lenkungskreisen ist es wichtig eine Entscheidung über eine Entscheidungsvorlage gut und transparent vorzubereiten und dann auch für eine Entscheidung zu sorgen, also die Gruppe nicht ohne Entscheidung auseinander gehen zu lassen.

Bei Entscheidungen im Projektteam solltest du immer ein Auge darauf haben, wo wir in den einzelnen Arbeitspaketen stehen und ob da Entscheidungen erforderlich sind. Hier hilft es in den Projektteamsitzungen immer wieder konkret nach Entscheidungsbedarfen in den einzelnen Arbeitspakete zu fragen. „Was brauchst du um weiter zu kommen“ ist zum Beispiel eine Frage, mit der du einem Entscheidungsbedarf auf die Schliche kommen kannst.

Und dann ebenfalls: Entscheidung einfordern (notfalls bei der Entscheidungsfindung unterstützen) und dokumentieren.

Je besser du darin bist Entscheidungen herbei zu führen um so schneller wird auch dein Projekt werden.

2. Mache das Ziel klar (und die Rahmenbedingungen)

Dieser Punkt ist einer, den ich nicht müde werde zu wiederholen, weil er so wichtig und so nützlich ist. Kläre das Ziel (und die dazugehörigen Randbedingungen) UNDschaue, dass alle Projektbeteiligten (inkl. Auftraggeber und Lenkungskreis) das selbe Verständnis davon haben.

Das wird dann dazu führen, dass du in deinem Projekt sehr viel weniger Missverständnisse und Doppelarbeit hast. Ein weiterer Effekt ist, dass alle Projektbeteiligten viel besser in der Lage sind SELBSTEntscheidungen zu treffen.

3. Sorge für Informationsfluss

Dieser Punkt hängt sehr eng mit der Zielklärung zusammen. Projekte verändern sich ständen, es gibt neue Erkenntnisse und Prioritäten, auch innerhalb des Projektes verändern sich immer mal wieder.

Und wie kannst du damit umgehen? Richtig! In dem Du für einen guten Informationsfluss sorgst. Dazu gehört, dass du regelmäßige Teamsitzungen hast, aber auch regelmäßig an deinen Auftraggeber kommunizierst.

Ich persönlich mag es sehr quasi immer in Bewegung zu sein und an den Schreibtischen meiner Teammitglieder vorbei zuschauen um zu hören wie es geht, welche Themen gerade so anstehen und an welchen Problemen gerade gearbeitet wird. Neben der offiziellen, standardisierten Projektkommunikation hilft diese Art und Weise der Kommunikation immer dafür zu sorgen, dass jeder auf dem aktuellen Stand ist. Probiere es einfach mal aus.

4. Sorge dafür das VORHER klar ist, was zu tun ist

Dieser Tipp adressiert direkt das Problem der Just-in-Time-Abstimmungen. Eine deiner wesentlichen Aufgaben ist es vorab Vorgehensweisen zu klären und abzustimmen. Vorab zu klären welche Zwischenergebnisse erzeugt werden müssen und in welcher Form die Vorliegen sollen. Vorab zu klären wer beteiligt ist und ob er dann zu diesem Zeitpunkt auch verfügbar ist.

Und wie kannst due diese Klärung vorab machen? Naja, die Antwort ist relativ klar. Plane! Und zwar gemeinsam mit deinem Team. Denn eine Klärung vorab ist nichts anderes als eine Planung. Also das gedankliche vorwegnehmen des zukünftige Handelns. Das ist Planung und das ist eben auch Klärung vorab.

Wenn du dein Projekt am Anfang gut und vollständig durchdenkst (und damit planst) wirst du insgesamt schneller sein und du wirst von unvorhergesehenen Dingen nicht so sehr überrascht werden. Du wirst sehen: dein Projekt wird schneller

5. Sorge für das 4-Augenprinzip

Diese Vorgehensweise ist für Ingenieure und Menschen mit technischer Ausbildung eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Und wenn du das 4-Augenprinzip in deinem Projekt konsequent anwendest, wirst du feststellen, dass weniger Fehler passieren und ganz allgemein die Qualität der Arbeit steigt.

Was steckt hinter dem 4-Augenprinzip? Ganz einfach! Jedes Ergebnis, jede Leistung die von einer Person erbracht wird, wird von einer anderen Person noch mal angeschaut. Am besten ist es, du lässt denjenigen, der die Arbeit erledigt hat, der anderen Person erklären, was gemacht wurde. Die andere Person versucht nachzuvollziehen, wie gearbeitet wurde und ob das Ergebnis vollständig, gut und richtig ist.

Ja, ich Weiß, das ist Aufwand und manchmal erscheint es uns, als hätten wir nicht genügend verfügbare Ressourcen um das zu organisieren. Das mag wohl sein und ich mache auch oft die Erfahrung, dass wir nicht so viel Arbeit in das Überprüfen und das 4-Augenprinzip stecken wollen.

Am Ende lohnt es sich jedoch, weil wir ganz konsequent das Risiko von Doppelarbeit reduzieren können. Und gleichzeitig sinkt damit auch das Risiko, dass dein Projekt langsamer wird.

Das waren also meine 5 Wege, meine 5 Tipps mit denen du dein Projekt schneller machen kannst.

Noch mal zusammengefasst:

1. Sorge für Entscheidungen
2. Mache das Ziel klar (und die Randbedingungen auch)
3. Sorge für Informationsfluss
4. Sorge dafür, dass VORHER klar ist, was zu tun ist (und wie)
5. Sorge für das 4-Augenprinzip

Worauf du dabei achten solltest

Kommen wir mal zu der Frage, worauf du achten solltest, wenn du dein Projekt schneller machen möchtest.

Zunächst mal ist mir eines wichtig: übernimm Verantwortung

Denn eines ist klar: Nichts wird von alleine Laufen. Und du bist als Projektleiter in der Verantwortung zu überlegen welche Maßnahmen du umsetzen solltest.

Also noch mal: übernimm Verantwortung!

Es wird immer wieder Dinge in deinem Projekt und in deinem Projektumfeld geben auf die du nur sehr wenig oder garkeinen Einfluss hast. Das sind dann sehr oft die Dinge, die uns als engagierte Projektleiter am meisten behindern.

Alle Dinge, die wir beeinflussen können, haben wir mehr oder weniger im Griff. Dafür gibt es Maßnahmen, die gut funktionieren oder weniger gut. Aber selbst das ist besser als gar keine Maßnahme.

Aber Dinge, die wir nicht beeinflussen können sind dann für uns die schwierigen Sachen und auch hier möchte ich dir mitgeben Verantwortung zu übernehmen. Auch wenn du z.B. nicht direkt Entscheiden kannst ob ein bestimmter Mitarbeiter für die nächsten 10 Wochen für dein Projekt arbeiten kann. Das ist in der Regel außerhalb deiner Entscheidungskompetenz.

So kannst du doch zwei Dinge tun:

1. Mache Transparent was es bedeutet, wenn dieser Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht.
   Was ist die Konsequenz? Was macht das mit deinem Projekt? welche Termine verschieben sich? Etc.
2. Suche nach der zweitbesten Alternative. Wir glaube sehr oft, das s alles alternativlos ist. Aber aus meiner Sicht ist das schlichtweg falsch. Es gibt immer Alternativen, auch wenn sie manchmal nicht so attraktiv sind, mehr Geld kosten oder etwas länger dauern.

Aber, um in unserem Beispiel zu bleiben: ein externer Dienstleister, der ein paar Wochen braucht um sich einzuarbeiten und dann ein Ergebnis liefert ist vielleicht teurer und das Arbeitspaket wird später fertig als vorgesehen. Aber es wird fertig und bleibt nicht für ungewisse Zeit in der Luft hängen.

Das meine ich mit Verantwortung übernehmen!

Ich hoffe, ich konnte dir heute wieder ein paar gute Impulse geben. Projekte schneller zu machen ist manchmal ein wenig Sysiphos-Arbeit, Weil es eben nicht die eine goldene Idee gibt und alles ist gut. Vielmehr ist es die Summe vieler kleiner Dinge, die ans Ziel führen.