Was Du über Projektphasen wissen solltest

Dieses Mal geht es ums Projektmanagement. Und noch genauer, um die Phasen im Projektmanagement. Vielleicht fragst du dich nun, „Phasen im Projektmanagement? Welche Phasen? Wir machen Projektmanagement und das ist gut.“

Ja, das ist schon richtig, ich glaube es ist aber vielleicht ein wenig zu kurz gesprungen. Projektmanagement lässt sich nämlich in unterschiedliche Phasen aufteilen und jede Phase hat ihren speziellen Schwerpunkt, ihre eigenen Fragestellungen und ihre eigenen Themen, die zu dem Zeitpunkt jeweils wichtig und relevant sind.

Also Phasen im Projektmanagement. Welche gibt es denn überhaupt?

Projektphasen

Im Projektmanagement gibt es die folgenden Projektphasen:

• Projektvorbereitungsphase
• Planungsphase
• Projektumsetzungsphase
• Projektabschlussphase

Also zunächst mal nichts wirklich Kompliziertes. Wichtig ist, glaube ich, mit diesen vier Phasen decken wir die komplette Laufzeit eines Projektes ab. Also von der aller ersten Idee, von der aller ersten Übergabe der Idee vom Auftraggeber an den Projektleiter bis zum vollständigen Abschluss des Projektes.

Jede Projektphase hat Ihre Berechtigung

Ja, du hast ja schon gemerkt, Vollständigkeit im Projekt ist mir sehr wichtig. Aus diesem Grund sind mir auch diese Phasen im Projektmanagement sehr wichtig, weil sie eben alle ihre Berechtigung haben und weil ich glaube, dass etwas fehlt, wenn man die eine oder andere Phase nicht so richtig durchläuft.

Ein Punkt ist mir noch ganz wichtig. Ja, du hast schon gemerkt, die Phasen bauen aufeinander auf. Sie bilden sozusagen eine logische Abfolge. Es macht eben keinen Sinn, zunächst in die Umsetzungsphase zu gehen und dann in die Startphase zu springen.

Alle vier Phasen oder diese vier Phasen bilden sozusagen einen logischen Ablauf, einen logischen Prozess ab, den man auch Schritt für Schritt durchlaufen kann.

Warum solltest Du Doch mit den Phasen beschäftigen?

Warum ist es denn nun so wichtig, sich mit diesen Phasen im Projektmanagement zu beschäftigen und warum solltest du das tun? Da möchte ich so eine kleine Erfahrung mit dir teilen und ich bin sehr gespannt, ob du da ähnliche Beobachtungen, ähnliche Erfahrungen gemacht hast?

Wenn ich in den Projekten, auf die ich so bei meiner Tätigkeit stoße, schaue, dann kann ich die Projektumsetzungsphase selbstverständlich in jedem Projekt beobachten. Das ist logisch. Sonst hätten wir ja kein Projekt. An den Projekten gearbeitet wird immer.

Manchmal ist keine Planungsphase zu erkennen

Wenn ich mir jetzt dann anschaue, wie stark die Projektplanungsphase ausgeprägt ist, wie gut das da gemacht wird und wie intensiv da gearbeitet wird, dann wird es schon schwieriger. In einigen Projekten gibt es nämlich gar keine klare Projektplanungsphase. Da wird nicht geplant, gemeinsam bewertet, durchdacht bis eine Projektplanung entsteht, sondern einfach direkt losgelegt.

Ja. Ja. Sehr oft verschwimmt natürlich die Planungsphase mit der Umsetzungsphase, was total okay ist und in ganz vielen Fällen auch richtig. Aber in vielen Projekten gibt es eben diese klare Planungsphase überhaupt nicht. Da wird einfach direkt losgelegt.

Da wird vielleicht parallel geplant, meistens dann aber auch doch nicht. Wir sind ja auch gerade mit Abarbeiten beschäftigt. So viel Zeit haben wir nun dann doch nicht.

Und die Beobachtung ist, in den meisten solcher Projekte geht dann irgendetwas mächtig schief. Also eine richtig gute Planungsphase zu beobachten, ist echt selten, was ich tatsächlich sehr schade finde.

Die Projektstartphase gibt es noch seltener

Die Startphase findet man noch seltener in den Projekten. Ich komme gleich noch dazu, was da eigentlich gemacht wird, aber so viel schon mal vorne weg, hier wird das Projekt vorbereitet, sozusagen der Grundstein gelegt. Und du kannst dir gut vorstellen, was passiert, wenn in Projekten der Grundstein nicht gelegt wird.

Häuser, wenn ich ein Haus baue ohne Grundstein, Häuser fallen um. Und bei Projekten ist es sehr oft nicht wirklich anders.

Der Projektabschluss kommt häufig zu kurz

Schaue ich mir den Projektabschluss an in den Projekten, auf die ich so stoße, dann findet er sehr oft statt, aber nicht wirklich richtig gut. Leider haben viele Projekte keinen richtigen Projektabschluss, was dazu führt, dass das Projekt nie wirklich endet. Die Teams bleiben weiterhin sozusagen in Amt und Würden, die bleiben Ansprechpartner, auch wenn die Kollegen eigentlich schon wieder in ganz anderen Projekten stecken.

Also kurz gesagt, wenn ich ein Projekt ordentlich starte, dann macht das, glaube ich, auch Sinn es ordentlich zu beenden. Und das mache ich in der Abschlussphase.

Keine Projektphase sollte weggelassen werden

Du merkst, jede dieser Phasen hat ihre Bedeutung und ihre Notwendigkeit. Und ich bin der Meinung, dass keine der Phasen davon wirklich weggelassen werden sollte, weil sonst etwas Wesentliches im Projekt fehlt. Das würde dann einfach zu Risiken und später zu echten Problemen führen. Und ich glaube, das kann keiner von uns wollen.

Also schaue bitte, dass du alle Phasen in deinem Projekt durchläufst, auch wenn es nur ganz kurz ist, denn jede Phase hat ihre Berechtigung.

Jetzt haben wir schon viel über die Phasen gesprochen, aber was ist denn das Ziel der einzelnen Phasen und was sind denn so die Dinge, die da passieren. Gehen wir sie mal von vorne nach hinten durch und starten mit der Projektstartphase.

Ziele der Projektvorbereitungsphase

Ich glaube, das Ziel, ich habe es eben schon so ein bisschen angerissen, das Ziel der Projektvorbereitungsphase ist für Klarheit zu sorgen, eine gute Basis zu legen und das Team aufzubauen, das später das Projekt bearbeiten soll.

Kurz gesagt: für Orientierung und Klarheit zu sorgen.

Die Fragen und die Themen, die in der Phase beantwortet werden dürfen, gehen so natürlich in die Richtung der Grundlagen. Also zunächst mal, was ist denn eigentlich die Zielsetzung? Was ist unser Auftrag? Was haben wir bekommen? Was ist das, was wir tun sollen?

Für Klarheit sorgen

Damit verbunden natürlich auch gleich die Frage, welche Priorität hat denn unser Auftrag und in unseren technischen Projekten in der Regel gibt es denn eigentlich schon ein Lastenheft? Und wie vollständig ist denn dieses Lastenheft? Sind denn alle Punkte schon abgedeckt oder ist das im Moment noch so ein halbvollständiger Draft-Entwurf? Im Idealfall habe ich zu diesem Zeitpunkt schon ein freigegebenes Lastenheft. Sehr, sehr oft aber leider nicht. Dennoch sollte das Lastenheft, glaube ich, in dieser Phase schon einen Stand haben, der so vollständig ist, dass wir ein sehr klares Bild über die Aufgabenstellung bekommen.

Wer ist Teil des Teams

Ein weiterer Punkt, der so wichtig in der Startphase ist, ist mal zu klären, wer denn im Projekt den eigentlich mitarbeiten sollte. Wer ist Projektleiter? Wer ist denn im Kernteam? Wer sind denn weitere Teammitglieder? Wer sind denn die Personen, die das Ding am Ende wuppen sollen? Und damit verbunden auch gleich wieder die Frage: wer ist denn eigentlich der Auftraggeber? Also wer ist der wirkliche Auftraggeber? Und was ist ihm oder ihr eben besonders wichtig? Was sind ihre Prioritäten und vielleicht auch was ist denn die Motivation, warum machen wir denn dieses Projekt? Was verbirgt sich eigentlich dahinter? Und worauf sollten wir da besonders achten?

Eng verbunden mit dem Auftraggeber ist sehr oft dann auch in dieser Phase schon die Frage nach dem Lenkungskreis. Also quasi so die strukturelle, organisatorische Frage zu stellen, an wen sollen wir denn berichten? Wie soll berichtet werden? In welchen Zyklen? Was sind dort die Erwartungen?

Alles Dinge, die ich in der Projektstartphase schon mal so ein bisschen klären kann.

Informationen zum Projekt beschaffen

Und dann versuche ich mir natürlich in dieser Phase auch möglichst viele Informationen zum Projekt selbst zu beschaffen. Also was wissen wir da bereits drüber? Was ist die Historie? Gibt es Vorprojekte? Haben wir Erfahrungen mit dem Kunden? Gibt es irgendwelche Spezialitäten, die ich berücksichtigen muss? Gibt es rechtliche Dinge, die da besonders berücksichtigt werden? Gibt es spezielle technische Anforderungen, die da relevant werden? Wenn ich ein Produkt zum Beispiel in eine spezielle Branche liefern möchte, mal so als Beispiel Medizintechnik oder Automobilindustrie, die da alle spezielle Anforderungen haben.

Da geht es im Prinzip auch sehr stark darum, die Ausgangslage zu klären. Werden wir in Zukunft auch noch mal eine Podcast-Episode dazu machen.

Erste organisatorische Klärungen

Und last but not least, glaube ich, in der Projektvorbereitungsphase ist es notwendig, auch so ein paar organisatorische Dinge mal gerade zu ziehen. Also wie wollen wir denn zunächst mal miteinander kommunizieren, so im nächsten Schritt? Wie oft wollen wir uns treffen? Wann soll das sein und wo? Wo legen wir unsere Dokumente ab? Haben wir ein gemeinsames Verzeichnis?

Und dann geht es auch um eher so formale Dinge, wie das Projekt in den verfügbaren und vorhandenen Systemen zu eröffnen, anzulegen. Also im SAP bekannt zu machen zum Beispiel oder in einem anderen ERP-System. Eine Kostenträgernummer zu erstellen. Eine Projektnummer anzulegen. Und so weiter und so fort.

Also du kannst dir vorstellen, eher so diese organisatorischen Dinge. All das sind Fragestellungen, Themen und Punkte, die es eben in dieser Projektstartphase zu klären gilt.

Ziele der Projektplanungsphase

Wenn das erledigt ist, kommen wir in die Projektplanungsphase und das Ziel der Projektplanungsphase ist im Extremfall, ein komplett aufgeplantes Projekt zu haben, an dem wir nun arbeiten können. Ich sage bewusst im Extremfall, es gibt immer wieder Situationen, die sind wahrscheinlich eher die Regel, dass ich eben nicht in der Lage bin das Projekt vollständig aufzuplanen. Aber ich sollte es so weit wie möglich tun. Also alles Wissen, das ich habe, sollte bitte in meiner Planung auch berücksichtigt sein.

Ein weiteres Ziel der Planungsphase ist, dass die Planung freigegeben wurde. Das heißt, vom Auftraggeber auch so akzeptiert wurde, sodass wir eine Planung haben, die wir als Projektteam als Basis für das Losarbeiten verwenden können. Das ist das Ziel.

Fragen und Themen, die in der Phase besonders wichtig sind, eben schon mal angesprochen, die Zielsetzung. Jetzt müssen wir es rund machen. Jetzt müssen wir sie vollständig machen. Jetzt müssen wir sie vor allem auch widerspruchsfrei machen und wir müssen eine Zieldefinition entwickeln, die auch vom Auftraggeber freigegeben wurde. Sonst kann es durchaus sein, dass wir an einem Ziel arbeiten, an einem Auftrag arbeiten, den wir vielleicht nicht vollständig so verstanden haben, wie unser Auftraggeber das im Kopf hatte und wir dann unsere ganze Planung sozusagen für die Tonne erstellen.

Und ich glaube, jetzt ist auch der Zeitpunkt gekommen, wo wir tatsächlich ein fertiges Lastenheft haben sollten. Und in vielen Fällen wird jetzt auch schon das Pflichtenheft erstellt, weil wir das, was wir für die nächsten Schritte benötigen, ganz oft eben aus dem Pflichtenheft ableiten müssen.

Mit der Projektstruktur beginnt alles

In der Planungsphase ist, glaube ich, so einer der ersten Schritte deine Projektstruktur zu erstellen. Darüber habe ich, glaube, hier auch schon in der Episode PMMB001 gesprochen, kannst du gerne mal nachhören. Eine möglichst vollständige Auflistung der Arbeitspakete zu erstellen, sozusagen als Grundlage für alle weiteren Schritte.

Und das Projekt oder die Arbeitspakete auch so weit zu strukturieren, dass sich Teilprojekte, Hauptarbeitspakete ergeben, denen ich nun auch schon Verantwortlichkeiten zuordnen kann.

Das Projektteam zusammen setzen

Und daraus leitet sich dann direkt auch im Prinzip schon das Projektteam ab. Das heißt, ein weiterer Punkt: eine Projektteamliste, eine Projektliste mit Kernthemen, mit erweiterten Projektthemen, einfach um die Frage zu beantworten, wen brauchen wir denn für das Projekt, um das Projekt abzuwickeln?

Terminplanung ableiten

Daran schließt dann direkt der nächste Schritt an: Eine Terminplanung. Dazu habe ich auch schon im Podcast besprochen in der Episode PMMB002, wie lange brauchen wir denn für die einzelnen Arbeitspakete? Wie hängen die Schritte und die Tätigkeiten zusammen? Um das noch mal zu wiederholen, der Terminplan sollte die Vorgehensweise klar darstellen und eine klare Aussage darüber liefern, wann denn im Verlauf des Projektes was fertig ist.

Ressourcenplanung erstellen

Nächster Schritt in der Planungsphase ist dann mit Sicherheit eine Ressourcenplanung. Auch wieder abgeleitet aus den Arbeitspaketen, der Terminplanung. Kann man nun ableiten, wie viel Stunden an Kapazität wir denn von einzelnen Personen oder auch Fachbereichen benötigen.

Und ich glaube auch, wenn wirklich gutes Ressourcenmanagement im Unternehmen aus meiner Sicht fast die Königsdisziplin im Projektmanagement ist und in vielen Unternehmen gar nicht beziehungsweise nur ganz rudimentär vorhanden ist, sollten wir trotzdem von unserem Auftraggeber und oder von unserem Lenkungskreis eine möglichst harte Zusage bekommen, dass wir die benötigten Ressourcen, also Personal, Prüfstands-Kapazitäten, Musterbaukapazitäten und so weiter, für unser Projekt auch wirklich, so wie wir es denn vorhaben, zur Verfügung stehen, weil sonst die Planung ganz oft das Papier nicht wert ist, auf dem sie steht.

Projektbudget ermitteln

Habe ich einen Terminplan, habe ich einen Ressourcenplan, kann ich nahezu direkt die Projektkosten und das Projektbudget ableiten. Um die Frage zu beantworten: Was kostet denn das Projekt?

Wann müssen wir denn wie viel ausgeben? In vielen Fällen ist es jetzt auch schon der Zeitpunkt gegeben, eine Vorkalkulation für mein Produkt zu starten, meistens eben noch auf Basis des Pflichtenhefts, so eine allererste Vorkalkulation.

Ich weiß wohl, dass diese Zahlen noch sehr, sehr ungenau sind und sich im Laufe des Projektes mit Sicherheit noch ein paar Mal ändern. Dennoch macht es Sinn, auch schon zu diesem frühen Zeitpunkt mal zu schauen, wie teuer unser Produkt denn wohl werden wird, um hier auch so ein erstes Gefühl zu kriegen.

Welches sind die Projektrisiken

Spätestens hier in der Planungsphase sollten wir auch mit der Risikoanalyse beginnen. Also ganz bewusst, ganz, ganz früh im Projekt, weil wir zu dem Zeitpunkt noch die Möglichkeit haben, einzugreifen. Darüber habe ich ja auch hier im Podcast schon in der Episode PMMB004 gesprochen. Wenn wir Risiken erst später erkennen, wenn sie uns später erst klarwerden, haben wir sehr oft kaum eine Möglichkeit, gegenzusteuern. Deswegen startet bitte mit der Risikoanalyse schon in der Planungsphase.

An die Kommunikation denken

Und um das ganze Paket noch so ein Stück weit rund zu machen, glaube ich, macht es Sinn, sich auch noch mal über Projektkommunikation Gedanken zu machen. Und mein Instrument dafür ist eine Kommunikationsstruktur. Auch da wird es noch mal eine Podcast-Episode dazu geben. Also in der Kommunikationsstruktur sollte dargestellt sein und eine klare Absprache getroffen werden, wer, wann, mit wem, wie oft, zu welchem Thema spricht.

Also Festlegung der Regeltermine und der Berichtswege und auch Regeln der Kommunikation. Wie wollen wir zusammenarbeiten? Wie gehen wir damit um, wenn Teile des Teams im Regelmeeting nicht dabei sind.Diese ganzen Dinge eben in einer frühen Phase auch schon festzulegen.

Freigabe herbeiführen

Abschließend darf diese Planung, dieses ganze Planungsbündel aus Arbeitspaketen, Terminen, Ressourcen, Kosten, Risiken, Kommunikation und so weiter, gerne vom Auftraggeber freigegeben werden, bevor es dann tatsächlich in die Umsetzung geht. Und ich gehe so weit, dass ich mir, wenn es denn geht, diese Planung per Unterschrift freigeben lasse.

Das ist aus meiner Sicht sozusagen die höchste Form des Commitments, dass man sich an der Stelle einholen kann. Und es sorgt natürlich auch dafür, dass mein Auftraggeber sich tatsächlich mit dem Projekt auseinandersetzt, weil am Ende setzt er seine Unterschrift darunter.

Ziele der Projektumsetzungsphase

Jetzt haben wir ein freigegebenes Projekt und kommen in die Umsetzungsphase.

Und hier ist das Ziel ganz klar: Das Projekt mit möglichst wenig Abweichung von der Zielsetzung umzusetzen.

Klar ist auch, es wird wohl kaum ein Projekt geben, bei dem es keine Abweichung gibt. Ich kenne zumindest keins. Projekte haben nämlich immer Risiken. Die sind sozusagen eingebaut. Und so sicher wie das Amen in der Kirche eines der Risiken wird mit Sicherheit eintreten.

Änderung ist der Normalzustand

Also was sind denn nun die Themenschwerpunkte in dieser Phase? Ganz plakativ gesagt, zunächst einmal Projektsteuerung, also Verfolgung von Terminen, Kosten, Aufwänden und Arbeitspaketen, also der inhaltlichen Arbeit und zu gucken, was passiert da und gegebenenfalls Maßnahmen abzuleiten, falls die Dinge eben nicht so funktionieren, nicht so eintreffen, wie wir uns das mal vorgenommen haben.

Und gleich an der Stelle noch mal: Änderung ist der Normalzusand!

Also gehe bitte nicht davon aus, dass deine erste Planung tatsächlich genauso eintreten wird. Wenn das der Fall wäre, würde ich dir raten, Lotto zu spielen, weil diese Chance ist sehr, sehr gering.

Ein weiterer Punkt, der hier deutlich mit dazu gehört, ist die permanente Risikoüberwachung. In der Planungsphase haben wir es schon begonnen, das wird nun fortgesetzt. Risiken werden verfolgt. Wir werden neue Risiken identifizieren. Andere werden sich in Luft auflösen. Und Maßnahmen werden eben eingeleitet.

Für Projektkommunikation sorgen

Das, was wir in der Kommunikationsstruktur festgelegt haben, muss jetzt umgesetzt werden. Das heißt, ein weiteres Thema, ein weiterer Schwerpunkt, in der Phase ist eben, für Projektkommunikation zu sorgen. Also dafür zu sorgen, dass die Regeltermine stattfinden, dass über das Projekt berichtet wird zum Beispiel an den Lenkungskreis oder den Auftraggeber und auch, dass erforderliche Entscheidungen getroffen werden.

In der Projektumsetzungsphase startet zudem auch noch das Änderungsmanagement. Und zwar genau ab dem Moment, ab dem ich ein freigegebenes Projekt habe. Jede Änderung am Auftrag, also technische oder organisatorische oder wirtschaftliche Änderungen haben nämlich meistens, Ausnahmen bestätigen die Regel, eine Rückwirkung auf unser Projekt. Und das darf ganz gerne im Änderungsmanagement berücksichtigt werden. Auch da mache ich mal noch eine Episode zum Änderungsmanagement. Also in der Umsetzungsphase alles Dinge, die du kennst, Themen, die wir ganz klassisch aus dem Projektmanagement zuordnen, die in den aller, aller meisten Projekten tatsächlich auch so gemacht werden.

Ziele der Projektabschlussphase

Wenn ein Projekt zu Ende ist, kommst du in die Projektabschlussphase.

Das Ziel ist hier ganz klar: Das Projekt sauber beenden, vollständig abschließen und auch das Team gut auseinandergehen zu lassen.

Dazu gehören natürlich so ein paar organisatorische Dinge. Also beende die Regeltermine in deinem, meistens Outlook, also in deinem Kalender. Schließe die Projektnummern ab. Sorge dafür, dass keiner mehr auf dein Projekt buchen kann, dass keine Kosten mehr entstehen.

Das Projekt strukturiert zu Ende bringen

Und aktualisiere deine Planung rückwirkend ein letztes Mal und schließe sie ab. Also speichere ein letztes Mal ab. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, auch einen Projektabschlussbericht zu erstellen. Also ein letztes Mal über das Projekt zu berichten.

Und da gehört sehr oft dazu auch so eine Art Lessons-Learned-Sicht zu erzeugen. Also was hat gut funktioniert? Was hat nicht so gut funktioniert? Und wie wollen wir im nächsten Projekt damit umgehen? Gehört alles, aus meiner Sicht, noch in den Projektabschlussbericht.

Sorge dafür, dass das Projektteam entlastet wird. Nicht entlassen, entlastet. Und zwar vom Auftraggeber oder vom Lenkungskreis. Ein formaler Abschluss des Projektes von denen, die es auch angestoßen haben. Das sorgt dafür, dass dein Team auch gut auseinandergehen kann.

Feier mit Deinem Team

Und wenn das Projekt beendet ist, darfst du, glaube ich, auch gerne mal mit deinem Projektteam feiern. Ein Glas Sekt oder eine kleine Wurst auf dem Grill sollten eigentlich immer drin sein.

Du siehst, eher formale Punkte, die auch in den meisten Projekten tatsächlich so erledigt werden. Die anderen Punkte, wie zum Beispiel der Projektabschlussbericht oder dafür zu sorgen, dass das Team gut auseinandergehen kann, beobachte ich leider in den Projekten viel zu selten.

Das hängt natürlich auch stark damit zusammen, dass die Unternehmen und die Fachbereiche extrem gestresst sind, die Mitarbeiter meistens schon wieder im nächsten Projekt versunken sind und eben da vermeintlich keine Zeit mehr dafür bleibt.

Was heisst das für Dich?

Okay, was heißt das denn jetzt für dich? Du siehst, es steckt eine Menge Inhalt in den einzelnen Phasen, den es, glaube ich, zu berücksichtigen gibt. Und wenn du nun einzelne Phasen gar nicht oder vielleicht auch nur sehr oberflächlich durchläufst und bearbeitest, wirst du wahrscheinlich eine Rückwirkung und eine Konsequenz auf dein Projekt haben.

Ganz wichtig: Ich sage nicht, du musst alle diese Themen und Punkte in den einzelnen Phasen unbedingt erledigen.

Es ist mir nur wichtig, dass du die Phasen und die Punkte kennst. Und dass du dann ganz bewusst entscheidest, wo du deine Schwerpunkte setzt. Was dir wichtig ist und was du vielleicht eher weglässt. Und ganz wichtig: welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Als Projektleiter darfst du gerne deine Projekte aktiv gestalten und da gehört auch dazu, zu wissen, was einem im Projekt wichtig ist und was eher nicht. Also entscheide dich an dieser Stelle ganz bewusst.