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Tools für die Terminplanung

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Ein gutes Tool für die Terminplanung ist im Projektmanagement wichtig. Aus meiner Sicht kommt man hier ohne eine gutes Programm nicht aus. Ich werde oft gefragt: „Können wir das nicht einfach in Excel machen?“ Excel hat auch Zeilen und da kann man Balken machen, indem man einzelne Zellen farblich markiert. Das sieht dann auf den ersten Blick aus wie ein Balkenplan.

Excel ist aber kein wirklich geeignetes Tool, um einen Terminplan zu erstellen, geschweige denn, um später Projekte damit zu verfolgen. Dazu fehlt Excel ein wesentliches Feature, das ein Terminplanungs-Tool zur Verfügung stellt: das automatische Verknüpfen von Vorgängen. Das ist notwendig, um die Vorgänge logisch zu verbinden. In einem Terminplanungs-Tool löst man das über eine echte Verknüpfung. Wenn sich da ein Vorgang verschiebt, dann verschieben sich die nachfolgenden Vorgänge ebenfalls. Und das kann ein Instrument wie Excel nicht leisten.

Empfehlenswerte Tools

Der Standard am Markt ist Microsoft Project. Dieses Tool kann alles, was du brauchst – das ist der Vorteil. Es ist aber teuer und hat außerdem den Nachteil, dass es noch viel mehr kann, als du je wirklich brauchen wirst.

Es gibt eine kostenlose Open-Source-Alternative, die ich empfehle und auch selbst verwende. Diese nennt sich ProjectLibre. Auch dieses Tool kann das, was du brauchst, vor allem, wenn du damit beginnst, einen guten Terminplan zu machen. Project Libre ist an der einen oder anderen Stelle nicht ganz so benutzerfreundlich, wie es die Software von Microsoft wäre, aber es liefert alles, was du benötigst.

Im Netz gibt es selbstredend noch weitere, kostenlose Tools, die Ähnliches können. Ich persönlich habe mit Project Libre gute Erfahrungen gemacht habe und kann das empfehlen.


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Aufwand und Akzeptanz der Terminplanung

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Rund um das Thema Terminpläne im Projektmanagement kommen auch immer Fragen auf bezogen auf den Aufwand und die Akzeptanz im Team. Die Teilnehmer in meinen Seminaren sind oft der Meinung, dass es extrem aufwändig sei, einen Terminplan zu erstellen. Und sie zweifeln daran, dass sich dieser Aufwand auszahlt. Außerdem berichten sie mir, dass es schwierig sei, das Team vom Sinn und Nutzen eines detaillierten Terminplans zu überzeugen.

Aufwand reduzieren

Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie man den Aufwand reduzieren kann. Ich schaue mir bei den Arbeitspaketen genau an, welche sich sehr ähnlich sind bzw. bei welchen ähnliche Dinge getan werden. Für diese Arbeitspakete definiere ich mir kleine Prozesse oder Prozessabläufe, die ich als Vorlage in meinem Terminplan immer wiederverwende.

Ein Beispiel: Wenn wir für ein Projekt mehrere Maschinen beschaffen müssen, die wir in einer Anlage verknüpfen, dann haben wir für jede dieser Maschinen das Arbeitspaket „Lastenheft“. Bricht man dieses auf einen Mini-Prozess herunter, lautet der: Lastenheft erstellen, Lastenheft prüfen, Lastenheft überarbeiten, Lastenheft freigeben. Wenn ich diesen Mini-Prozess habe, dann kann ich ihn in meinem Terminplan immer wieder an die entsprechenden Stellen kopieren. Das heißt, jedes Mal, wenn ein Lastenheft zu erstellen ist, kopiere ich einfach diese vier Schritte hinein. Ich kann dann mit meinem Team effizient bewerten, wie lange sie jeweils dauern.

Ich reduziere meinen Aufwand also, indem ich mir kleine Vorlagen schaffe, die ich immer wieder einsetze. Das mache ich zum einen innerhalb eines Projekts, aber auch projektübergreifend. So habe ich mir in den vergangenen Jahren eine kleine Sammlung an Mini-Prozessen erstellt, die ich in meinen Terminplänen immer wieder verwende.

Akzeptanz schaffen

Viele sehen auch als Problem, dass manche Team-Mitglieder den Aufwand scheuen, den Terminplan selbst zu erstellen. Da muss ich ganz klar sagen: Das sehe als Verantwortung und Pflicht des Projektleiters an! Den Terminplan in die Software zu übertragen, ihn zu führen und zu überwachen, ist ganz klar die Aufgabe des Projektleiters. Entsprechend reduziert sich der Aufwand für das Team, und das steigert die Akzeptanz.

Ich habe aber auch oft die Situation, dass ein Projektleiter auf mich zukommt und sagt: „Ich habe einen Terminplan gemacht, an dem saß ich drei Wochen dran. Der ist gut, der ist detailliert – aber mein Team akzeptiert ihn nicht.“ Das ist in der Tat ein großes Problem. Aus meiner Sicht sollte ein Terminplan immer vom gesamten Team getragen werden, weil er die gemeinsam gewählte Vorgehensweise im Projekt widerspiegelt. Wenn der Terminplan etwas anderes darstellt, als die Art und Weise, wie das Team die Arbeitspakete abarbeitet, dann ist er nicht zielführend.

Mein Tipp wäre hier, den Terminplan gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. Setzt euch gemeinsam hin und diskutiert gemeinsam die Arbeitspakete! Ähnlich habe ich das auch schon bei der Projektstruktur empfohlen. Das steigert die Akzeptanz. Um den Aufwand zu reduzieren, spricht nichts dagegen, Mini-Prozesse vorzudefinieren und andere Dinge vorzubereiten, sodass man sie im Team nur noch modifizieren muss. Aber es ist wichtig, mit demjenigen, der ein Arbeitspaket oder einen Vorgang später tun muss, die Dauer abzuschätzen. Nur so kommst du dazu, dass dein Team von „unserem Terminplan“ spricht – und nicht von deinem Terminplan.


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Wie detailliert sollte ein Terminplan sein?

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Der Terminplan ist im Projektmanagement ein elementares Werkzeug, um Projekte gut steuern zu können. Was ein Terminplan ist und wie man einen Terminplan erstellt, habe ich in dieser Serie ja bereits erläutert.

In meinen Workshops taucht immer wieder die Frage auf, wie detailliert ein Terminplan sein sollte. Ich hatte ausgeführt, dass wir alle Arbeitspakete auf Vorgänge und Aktivitäten runterbrechen, um zu einem sinnvollen Terminplan zu kommen – und das ist mit Aufwand verbunden.

Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Aufwand: Wenn ich ein Projekt plane, das auf ein oder eineinhalb Jahr angelegt ist, dann habe ich in der Regel zwischen 300 und 500 Vorgänge in meinem Terminplan stehen. Das ist in etwa die Detailtiefe, mit der ich arbeite. Teilnehmer in meinen Seminaren, die ich nach ihrer Detailtiefe befrage, antworten oft: „So detailliert wie nötig und so grob wie möglich.“ Das ist bestimmt nicht ganz falsch, aber es bringt einen in der Praxis nicht weiter.

Ich habe für mich ein paar Faustregeln zusammengestellt, die eine gute Orientierung in dieser Frage geben:

Je näher, desto detaillierter

Vorgänge, die am Ende des Projektes stehen – also von heute aus in fernerer Zukunft liegen –, die plane ich eher grob. Vorgänge dagegen, die in den nächsten Monaten direkt anstehen, die in der nächsten Projektphase und vielleicht auch noch in der übernächsten Projektphase dran sind, die plane ich detaillierter. Mit dem Fortschritt innerhalb des Projekts werde ich Stück für Stück auch detaillierter mit meiner Planung im Terminplan.

Plane ergebnisorientiert

Wichtig ist mir, dass im Terminplan Vorgänge und nicht Arbeitspakete stehen! Ich plane auf der Vorgangsebene. Das gibt schon eine erste Detaillierung vor. Arbeitspakete in einer Terminplanung reichen meiner Erfahrung nach nicht aus. Ein Vorgang ist immer dann gut formuliert, wenn er ein Ergebnis beschreibt: Ein Dokument, eine Abnahme, eine Planung ist erstellt, irgendetwas ist freigegeben. Das meine ich mit ergebnisorientierter Planung.

Maximal 20 Tage lang

Meine Vorgänge dauern in der Regel nicht länger als 20 Tage. Ich habe meine Projekte gern an der kurzen Leine. Sonst ist mir das Risiko zu groß, dass in dieser Zeit etwas schief geht.

Je komplexer, desto detaillierter

Grundsätzlich ist die Detaillierung auch stark davon abhängig, wie komplex das Vorhaben ist. Je komplexer ein Projekt oder ein Arbeitspaket, desto detaillierter ist in der Regel die Planung der Vorgänge und der Aktivitäten. Dinge, die mir unbekannt sind, die wir im Projektteam noch nie gemacht haben, die plane ich detaillierter. Dinge, die wir gut kennen, die wir in jedem Projekt haben, die wir auch gut abschätzen können, die plane ich gröber.


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5 Schritte zum Terminplan

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Vom Sinn und Nutzen eines ausführlichen Terminplans habe ich im letzten Artikel der Serie geschrieen. Hier geht es nun ganz konkret darum, wie man im Projektmanagement einen sinnvollen Terminplan erstellt. Ich gehe dabei immer in diesen fünf Schritten vor:

1. Erstelle eine Projektstruktur

Wie genau man eine Projektstruktur erstellt, erfährst du ausführlich in diesen Artikeln. Um das Wichtigste zusammenzufassen: Die Projektstruktur sollte vollständig sein. Sie sollte alle Aktivitäten und alle Arbeitspakete abbilden, die wir in einem Projekt zu erledigen haben. Die Projektstruktur ist die Ausgangslage für alle weiteren Planungsschritte und deshalb auch die Basis für die Terminplanung.

2. Übertrage die Projektstruktur

Die Projektstruktur übertrage ich nun in ein Terminplanungs-Tool. So kann ich sicherstellen, dass alles, was im Projekt getan werden soll, im Terminplan enthalten ist. Die Projektstruktur hat eine Baumdarstellung, während der Terminplan in Zeilen abgebildet ist. Jeder Vorgang ist eine Zeile und jeder Zeile ist ein Balken zugeordnet.

Meiner Meinung nach kommst du ohne Tool an dieser Stelle nur begrenzt weiter. Über Tools werde ich bald einen eigenen Blogbeitrag posten.

3. Brich die Arbeitspakete in Vorgänge herunter

Ein Arbeitspaket ist in der Regel objektorientiert gestaltet und nichts, was du tun kannst. Arbeitspakete sind zum Beispiel: eine Leistungslinie, die Fertigungsplanung usw. Dagegen organisiere ich in einem Terminplan Tätigkeiten, Aktivitäten. Also muss ich das Arbeitspaket auf diese runterbrechen. Ich muss mir überlegen, welche Dinge muss ich tun, welche Schritte muss ich nacheinander abarbeiten, um dieses Arbeitspaket zu erledigen.

Ich gehe nun Schritt für Schritt alle meine Arbeitspakete durch und definiere die entsprechenden Aktivitäten oder Vorgänge. Ob du das gut machst, erkennst du daran, dass du bei den Aktivitäten ein Verb benutzt: ein Lastenheft prüfen, eine Fertigungsplanung erstellen usw.

4. Bring die Vorgänge in eine logische Beziehung zueinander

Wir haben identifiziert, was wir alles tun wollen. Jetzt müssen wir überlegen, wie diese Dinge zusammenhängen. Ich kann zum Beispiel kein Material für Prototypen bestellen, wenn ich noch nicht festgelegt habe, aus welchem Material der Prototyp sein soll. Ich kann nicht bei einem Lieferanten ein Spritzguss-Werkzeug in Auftrag geben, wenn ich noch keine Zeichnung für das Teil habe.

Es gibt in unseren Projekten immer logische Beziehungen, logische Verknüpfungen, aus denen sich bestimmte Abläufe ergeben. Diese logischen Verknüpfungen gibst du nun wieder in dein Terminplanungs-Tool ein.

5. Überlege dir, wie lange die Vorgänge dauern, und setze einen Start-Termin

Nun gehst du alle Vorgänge deines Projektes durch und schätzt ein, wie lange jeder einzelne Vorgang dauert. Und so ergibt sich – aus den logischen Beziehungen, aus den Dauern, aus den Arbeitspaketen – Stück für Stück dein Terminplan.

Ganz zum Schluss setzt du dann noch einen Start-Termin. Dann wirst du sehen, wie sich, ausgehend vom Start-Termin, aufgrund der logischen Verknüpfungen und Dauern, jedem einzelnen Vorgang ein Datum zusortiert.

Jetzt kannst du durchs Unternehmen gehen und sagen: „Ich brauche im Herbst einen Fertigungsplaner. Ich brauche im April einen Konstrukteur.“ Und du kannst zuordnen, für welchen Zeitraum du diese oder jene Ressource benötigst.

Das sind die 5 Schritte, die ich gehe um einen Terminplan zu erstellen


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Terminplanung im Projektmanagement

Dieser Artikel ist Teil 1 von 5 der Artikelserie Terminplanung |

Gerade in technischen Projekten ist es das A und O, Termine einzuhalten – aus meiner Sicht ist das sogar wichtiger, als den Kostenrahmen einzuhalten. In der Praxis sehe ich aber viele Terminpläne, die nicht wirklich dazu geeignet sind, ein Projekt zu steuern und eine vernünftige Aussage über den Fertigstellungstermin zu machen. Grund genug, hier in meinem Blog das Thema Terminplan und Terminplanung anzugehen.

Was genau muss ein Terminplan im Projektmanagement leisten?

Ein guter Terminplan bildet ab, wie im Projekt vorgegangen werden soll: Welchen Lösungsweg hat das Projektteam gewählt, um den Projektauftrag zu erfüllen? Er muss die Frage beantworten, wann das Projekt beendet ist und welches Ergebnis stehen muss. Und er muss eine Aussage darüber leisten, wie lange die einzelnen Schritte dauern.

Wie sieht ein Terminplan aus?

Die bekannteste Form ist das Balken-Diagramm oder Gantt-Diagramm. Die letzte Bezeichnung ist abgeleitet von Henry Laurence Gantt, der diese Art der Darstellung um das Jahr 1900 entwickelt hat. In so einem Balkenplan wird jeder Vorgang, jede Tätigkeit, die im Projekt zu erledigen ist, mit einem farbigen Balken dargestellt.

Die Länge des Balkens gibt dabei die Dauer an, d. h. je länger ein Balken ist, desto länger dauert der Vorgang. Also ein Tag ist zum Beispiel einen Zentimeter lang. Fünf Tage sind fünf Zentimeter lang. Diese Balken sind miteinander verknüpft: Sie folgen aufeinander, so wie eben bestimmte Tätigkeiten im Projekt aufeinander folgen.

Das Gantt-Diagramm liefert eine visuelle Sicht auf den Ablauf des Projektes: Man kann sofort sehen, welche Zeit bestimmte Vorgänge in Anspruch nehmen.

Warum brauchst Du einen Terminplan?

Es gibt drei gute Gründe, warum jedem Projekt ein Terminplan zugrundeliegen sollte:

  1. Ein Terminplan liefert eine qualifizierte Aussage über das Projektende.
    Dein Auftraggeber, dein Kunde, dein Projektteam: Sie alle wollen wissen, in welchen Schritten ein Projekt zeitlich verläuft und wann es abgeschlossen ist.
  1. Der Terminplan erlaubt dir, dein Projekt zu steuern.
    Jeder von uns weiß, dass kein Projekt so abläuft, wie es im ersten Plan festgehalten wurde. Änderung ist der Normalzustand im Projekt. Dinge passieren. Sachen, die man vorgehabt habt, klappen nicht aufs erste Mal. Entwicklungsergebnisse sind nicht so, wie man sie haben möchte. Der Lieferant kommt später als geplant – usw. usw. Aber um mit dieser ständigen Änderung im Projekt umzugehen, brauche ich als Projektleiter eine Planung. Sonst kann ich nicht einordnen, ob das Risiko, das da eingetreten ist, überhaupt ein Problem darstellt und wie groß es ist. Und was ich als Gegenmaßnahme einleiten kann. Ohne einen Terminplan ist es aus meiner Sicht nahezu unmöglich, adäquat zu agieren.
  1. Ein Terminplan ermöglicht Transparenz für Entscheidungen.
    Ohne eine Terminplanung ist nicht wirklich klar, wann ich einen Entwickler, einen Konstrukteur, einen Fertigungsplaner brauche. Um eine Ressourcen-Freigabe zu entscheiden, brauche ich die Information, wann ich wen für wie lange benötige. Das sind Fragen, auf die ein guter Terminplan eine Antwort hat.

Wie man einen Terminplan in fünf Schritten erstellt, erfährst du in meinem nächsten Teil der Serie.


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Episoden

PMMB063: Der Kampf um den Termin

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“Wir haben verlernt um den Termin zu kämpfen”. Dieser Satz ist vor einer Weile in einem Gespräch mit einem Kunden gefallen und ich muss gestehen, dass ich sehr ähnliches wahrnehme. Wir haben in unseren Projekten immer mehr die Situation, dass wir uns damit abfinden, dass vereinbarte Termine für Arbeitspakete, Aufgaben, Lieferungen, etc. nicht eingehalten werden. Wir halten das für normal und kämpfen nicht mehr um die Einhaltung. Ich halte das für sehr gefährlich und denke, dass wir einiges tun können um den “Kampf um den Termin” wieder aufzunehmen. Meine Ideen dazu erläutere ich Dir in dieser Episode.

In dieser Episode erfährst Du:

  • Was ich unter “Kampf um den Termin” verstehe
  • Warum der “Kampf um den Termin” so wichtig ist
  • Welche Haltung aus meiner Sicht dafür erforderlich ist
  • Was Du un deinem Projekt tun kannst, damit Termine eingehalten werden.

Dein Feedback

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PMMB062: Kleine Projekte managen – Wie geht das?

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Auch kleine Projekte haben eine Menge Besonderheiten und viele Unternehmen denken, dass sich der Aufwand für Projektmanagement für kleine Projekte nicht lohnt. Und tatsächlich sollte das Projektmanagement auf die Größe eines Projekt angepasst sein. Wie sieht also gutes Projektmanagement für kleine Projekte aus? Damit beschäftige ich mich in dieser Episode.

In dieser Episode erfährst Du:

  • Was verstehe ich unter kleinen Projekten
  • Was macht kleine Projekte aus Projektmanagementsicht so besonders
  • Was ist ein geeignetes Projektmanagement-Setup für kleine Projekte
  • Worauf bei kleinen Projekten zu achten ist

Themen, die ich in dieser Episode erwähne:

PMP002: Projekt oder kein Projekt?

PMMB001: Projektstruktur – Die Mutter aller Instrumente

PMMB002: In 5 Schritten zum Terminplan

PMMB036: Warum Du eine Zielsetzung brauchst und das genau geht

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PMMB056: 5 Wege Dein Projekt zu beschleunigen

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Projekte sind eigentlich immer zu langsam, oder?! Schließlich wollen wir mit Projekten bestimmte Ziele erreichen und die hätten wir sehr gerne schnell.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es einige Wege gibt, wie Du Dein Projekt beschleunigen kannst. Diese Wege möchte ich Dir in dieser Episode mit auf den Weg geben.

Du wirst in dieser Episode erfahren

  • Was Projekte langsam macht
  • Welches meine 5 Wege sind um Projekte zu beschleunigen
  • Worauf die dabei achten solltest

Dein Feedback

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PMMB053: So erstellst Du eine Meilensteintrendanalyse und behältst den Überblick

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Auch diese Episode dreht sich wieder um den Themenkomplex Projektreporting. Dieses Mal beschäftige ich mich mit der Meilensteintrendanalyse (MTA). Eine Meilensteintrendanalyse zu erstellen ist nicht schwer, wenn man mal verstanden hat, wie sie funktioniert. Und sie liefert einen großen Nutzen, gerade im Projektstatusbericht.

In dieser Episode erfährst Du

  • Was ein Meilenstein ist
  • Was eine Meilensteintrendanalyse ist
  • Welchen Nutzen eine Meilensteintrendanalyse hat
  • Wie Du eine Meilensteintrendanalyse für Dein Projekt erstellen kannst

Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse

Im Beispiel gehe ich davon aus, dass wir ein Projekt mit 4 Meilensteinen (M1 bis M4) haben und ein Mal pro Monat berichten.

Erster Berichtszeitpunkt

Wir dürfen am 01.07.2017 zum ersten Mal berichten und ermitteln aus unserem Terminplan die folgenden Meilensteintermine.

M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018

Damit ergibt sich dann das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - erster Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 1. Berichtszeitpunkt

Zweiter Berichtszeitpunkt

Am 01.08.2017 dürfen wir zum zweiten Mal berichten. Im Projekt verläuft alles nach Plan und die Meilensteintermine bleiben bestehen.

M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Zweiter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 2. Berichtszeitpunkt

Dritter Berichtszeitpunkt

Am 01.09.2017 findet der dritte Bericht statt. Leider sind wir nicht wie geplant vorangekommen, so dass sich bei den Meilensteinen die folgende Situation ergibt:

M1: verzögert sich auf den 15.12.2017
M2: verzögert sich auf den 20.03.2018
M3: bleibt am 02.05.2018
M4: kann schon früher erledigt werden, nämlich am 15.05.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Dritter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 3. Berichtszeitpunkt

Vierter Berichtszeitpunkt

Am 01.10.2017 dürfen wir erneut berichten und wieder hat es im Projekt Veränderungen gegeben, die wie folgt aussehen:

M1: kann nun doch schon am  20.11.2017 erledigt werden
M2: bleibt am 20.03.2018
M3: verzögert sich auf den 30.05.2018
M4: verzögert sich ebenfalls auf den 10.06.2018

Damit ergibt sich das folgende Diagramm:

Meilensteintrendanalyse - Vierter Berichtszeitpunkt

Meilensteintrendanalyse | 4. Berichtszeitpunkt

So erstellst Du eine Meilensteintrendanalyse und behältst den Überblick

Dieser Beitrag beschäftigt sich noch mal mit dem ganzen Themenkomplex Projektreporting. Beim letzten Mal habe ich dir ja meine Gedanken zum RYG-Status mitgegeben und dieses Mal soll es um etwas gehen, was ganze viele schon kennen oder zumindest einmal gehört haben, aber leider nicht so oft in ihren Projekten verwenden.

Die Meilensteintrendanalyse wird leider nicht sehr oft verwendet

Ich kann, ehrlich gesagt, nur vermuten, warum das so ist, denn eigentlich handelt es sich um ein sehr einfaches Instrument, zumindest dann, wenn man es einmal verstanden hat. Und zum anderen ist es irre nützlich. Es geht um die Meilensteintrendanalyse.

Und du wirst in diesem Beitrag erfahren, noch mal was ein Meilenstein ist und warum wir den brauchen? Was eine Meilensteintrendanalyse denn so genau ist? Welchen Nutzen sie hat? Und wie du für deine Projekte eine Meilensteintrendanalyse aufbauen kannst. Ich werde dir da eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben.

Was ist denn ein Meilenstein noch mal

Schauen wir uns doch noch mal an, was ein Meilenstein ist, bevor wir jetzt noch mal einsteigen in die Meilensteintrendanalyse. Ich glaube, es macht Sinn hier noch mal kurz über Meilensteine zu sprechen. Einfach damit auch klar ist, worüber wir überhaupt reden und womit wir es zu tun haben. Den Begriff Meilenstein, den kennst du mit Sicherheit und ich habe ihn auch schön öfter hier im Podcast verwendet.

Deshalb an dieser Stelle noch mal ganz kurz zusammengefasst:

Ein Meilenstein ist ein ganz besonders wichtiger Punkt im Projekt und in der Regel muss zu diesem Punkt ein bestimmtes, hoffentlich messbares, Ergebnis vorliegen.

Und der Meilenstein stellt damit so eine Art großen, wichtigen Checkpunkt im Projekt dar, an dem auch der Projektfortschritt überprüft werden kann und damit wird ein Meilenstein natürlich zu einem Schlüssel, um besser zu verstehen, ob ein Projekt, wie geplant, voranschreitet oder eben nicht.

Wie entstehen Meilensteine im Projekt?

Wie kommst du nun zu den Meilensteinen in deinem Projekt? Zum einen kannst du die Meilensteine direkt aus deinem Entwicklungsprozess oder beziehungsweise auch Produkt-Entstehungsprozess ableiten. Der Entwicklungsprozess beinhaltet ja mehrere Phasen und jede Phase wird durch ein Gate, so nennt man das da, oder eben auch durch einen Meilenstein getrennt. Und hinzu kommen dann manchmal noch weitere Meilensteine, die sich aus dem speziellen Verlauf deines Projektes herausgeben.

Es können dann zum Beispiel bestimmte Liefertermine von Mustern an Kunden sein oder ähnliche Dinge. In der Regel hast du dann irgendetwas zwischen fünf und acht Meilensteine für so ein Projekt. Ich würde vermeiden mehr als zehn Meilensteine für ein Projekt zu haben, weil dann einfach so ein Stück weit die Übersichtlichkeit leidet. Und das ist auch gleich einer der wesentlichen Nutzen der Meilensteine und auch der Meilensteintrendanalyse. Aber dazu vielleicht gleich noch mal ein bisschen mehr.

Was ist eine Meilensteintrendanalyse?

So, da wir jetzt nun besser verstanden haben, was ein Meilenstein ist und wie wir diese Meilensteine für unser Projekt bekommen können, wie wir da herankommen, möchte ich dir jetzt gern erklären, was eine Meilensteintrendanalyse ist. Den Begriff hast du bestimmt auch schon gehört und wahrscheinlich hast du auch schon mal eine gesehen. Also was ist denn nun eine Meilenstein-Trendanalyse oder kurz MTA?

Die MTA ist eine grafische Darstellung deiner Meilensteine im Projekt in einem Diagramm. Und zwar nicht nur deine Meilensteintermine zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern, und das ist das Besondere der Meilenstein-Trendanalyse, du kannst darin sehen, wie sich deine Meilensteintermine im Verlaufe deines Projektes verändern.

Diagramm mit zwei Achsen

Eine Meilensteintrendanalyse, die besteht eben aus einem Diagramm mit zwei Achsen.

Auf der Y-Achse, also der vertikalen, senkrechten Achse werden die Meilenstein-Termine eingetragen. Die Achse geht von unten nach oben. Unten stehen also die frühen Termine, oben die späteren. Das Ganze ist also ein Zeitstrahl von unten nach oben. Man nennt diese Achse übrigens Meilenstein-Termin-Achse.

Und dann gibt es noch die X-Achse, also die waagerechte, horizontale Achse und dort findest du die Berichtszeitpunkte. Auch diese Achse ist ein Zeitstrahl, der geht allerdings von links nach rechts. Links findest du eben die früheren Berichtstermine und weiter rechts die späteren. Und diese Achse nennt man Berichts-Achse.

Meilensteine sind Linien im Diagramm

Jeder Meilenstein ist nun eine Linie in diesem Diagramm. Hast du also zum Beispiel fünf Meilensteine, die dargestellt werden, hast du fünf Linien, fünf Trends in deiner Meilensteintrendanalyse. Ich habe dir in den Shownotes ein Bild und auch ein Beispiel eingefügt, auf dem du eine Meilenstein-Trendanalyse sehen kannst. Da werden dann auch gleich die Meilenstein-Terminachse und die Berichts-Achse klarer für dich. Schau hier einfach einmal hinein. Wie du zu diesen Linien kommst und wie man so einen Kurvenverlauf interpretiert, das erkläre ich dir jetzt gleich.

Also die Meilenstein-Trendanalyse ist also ein Instrument, das sehr gerne dann auch im Projekt-Statusbericht verwendet wird, weil ich damit eben eine gute und auch eine schnelle Aussage zur Terminsituation meiner Projekte bekomme. Jetzt denkst du vielleicht, das ist aber mächtig kompliziert, warum würde ich denn meine Meilensteine so darstellen wollen?

Eine Meilensteintrendanalyse hat einen ganz besonders hohen Nutzen

Es gibt einen ganz einfachen Grund, warum die Meilenstein-Trendanalyse so beliebt ist. Sie hat einen extrem hohen Nutzen. Und, by the way, so kompliziert ist es gar nicht, wie es sich jetzt vielleicht auf den ersten Blick anhört.

Okay, was ist denn nun also dieser Nutzen einer MTA? Ich habe es eben schon erwähnt, die Meilenstein-Trendanalyse ist sehr oft ein Element des Projektstatusberichtes. Sie hat den Vorteil, dass ich, als Betrachter dieses Berichtes, zum einen sofort einen Überblick über alle Meilensteine bekomme. Also welche Meilensteine sind geplant und wie sind die denn aktuell terminiert? Und zum anderen bekomme ich durch den Kurvenverlauf, jeder Meilenstein hat eine Kurve, eine Information, wie sich die Meilenstein-Termine im Laufe des Projektes entwickelt haben. Sind sie nach vorne gerutscht, also früher als ursprünglich geplant? Oder erwarten wir eine Verzögerung? Das heißt, die Meilenstein-Termine sind nach hinten gerutscht.

Sofort sichtbar: wie haben sich die Meilensteintermine entwickelt

Das kann ich dann grafisch aufbereitet in der Meilenstein-Trendanalyse sehen. Und das ist nämlich relativ einfach abzulesen. Das ist ganz einfach:

  • Waagerechte Linien, waagerechte Trends bedeuten, dass der Meilenstein-Termin, wie geplant, eingehalten wird.
  • Fallende Linien bedeuten ein früheres Erreichen des Meilenstein-Termins, also früher als vorher geplant.
  • Steigende Linien bedeuten demnach eben ein verzögertes, geplantes Erreichen des Meilenstein-Termins.

Und dann kommt noch hinzu, dass der Aufwand für einen Projektleiter, aus meiner Sicht, sehr gering ist diese Information auch zur Verfügung zu stellen. Ich erkläre dir gleich noch mal detaillierter in der Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht.

Also der Nutzen noch mal zusammengefasst: Ganz einfach, Transparenz und Übersicht. Einfache Analyse des Projektzustandes, was Termine angeht und auch aus meiner Sicht eine einfache Bedienung und Erfassung der Daten.

Wie erstellt man eine Meilensteintrendanalyse

Okay. Wie kannst du nun vorgehen, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu erstellen? Wie schon angekündigt, habe ich dir so eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit fünf Schritten zusammengestellt.

Erstelle das MTA-Diagramm

Der erste Schritt ist, erstelle dir ein Meilensteintrendanalyse-Diagramm. Also du brauchst ein Diagramm, in das du dann in den weiteren Schritten deine Meilenstein-Termine eintragen kannst. Hierzu darfst du dir einfach ein Diagramm aufbauen, wie ich es eben beschrieben habe. Schau einfach auch mal in den Shownotes nach, dann verstehst du schon, wie es gemeint ist. Und du kannst das Diagramm zum einen auf ein Flipchart malen, das ist der einfachste Weg, oder es auch in Excel oder zum Beispiel Power Point aufbauen.

Definiere Deine Meilensteine

Der zweite Schritt ist, definiere deine Meilensteine für dein Projekt. Du brauchst jetzt natürlich Meilenstein, die du im Rahmen der Meilenstein-Trendanalyse zum einen darstellen und zum anderen aber auch verfolgen möchtest. Wie eben schon beschrieben, sind das in der Regel die Gates aus deinem Produktentstehungsprozess oder eben halt die Meilensteine, die diese einzelnen Phasen trennen. Und manchmal kommen noch weitere für dich wichtige, für dein Projekt wichtige, kritische Projekte hinzu.

Noch mal die Empfehlung, bitte versuche weniger als zehn Meilensteine in der Meilenstein-Trendanalyse abzubilden. Es wird sonst tatsächlich so ein bisschen unübersichtlich.

Definiere Deine Berichtszeitpunkte

Der dritte Schritt ist, definiere deine Berichtszeitpunkte. Du darfst nun festlegen, wie oft du berichten möchtest, also in welchen zeitlichen Intervallen du deine Meilensteintermine in der MTA aktualisieren möchtest. Üblicherweise geschieht es immer zum Lenkungskreis eines Projektes, weil da möchte ich ja berichten und da sollten meine Daten natürlich einigermaßen aktuell sein. Meistens findet der eben einmal pro Monat statt und falls nicht, dann hat es sich dennoch bewährt einmal pro Monat die Meilenstein-Termine und damit auch die Meilenstein-Trendanalyse zu aktualisieren. So bekommst du einmal im Monat ein neues Ergebnis.

Meilensteintermine eintragen

Und jetzt kommen wir auch schon zum vierten Schritt. Trage jetzt zu jedem Berichtszeitpunkt, also einmal im Monat, deine Meilenstein-Termine ein. Das geht nun einfach so, dass du beim ersten Berichtszeitpunkt, also in der Regel zum ersten Lenkungskreis, das ist ganz links auf deiner Berichtsachse, die geplanten Termine deiner Meilensteine auf der Meilenstein-Terminachse, das ist die senkrechte Achse, aufträgst. Und da der Zeitstrahl ja von unten nach oben geht, ist der früheste, also der nächste Meilenstein ganz unten, der danach folgende darüber und so weiter und so fort. Und beim ersten Bericht hast du nichts anderes, als ein paar Punkte, die übereinander stehen eben ganz links auf der Achse.

Am nächsten Berichtszeitpunkt, also zum nächsten Lenkungskreis, gehst du eben genauso vor. Du gehst allerdings auf der X-Achse, also auf der Berichtsachse eine Einheit, einen Monat vielleicht nach rechts. Die bereits eingetragenen Termine aus dem letzten Berichtszeitpunkt, die bleiben natürlich bestehen. Die überschreibst du nicht, da radierst du auch nichts aus, die lässt du einfach, wo sie sind. Und jetzt kommen neue Punkte hinzu, die du eben quasi beim Auftragen deiner jetzt geplanten Meilensteintermine bekommst. Und jetzt kannst du die einzelnen, zusammengehörenden Punkte zu einer Linie verbinden, sodass sich ein Graph ergibt.

Und dieses Vorgehen wiederholst du zu jedem Berichtszeitpunkt. Das heißt, jede Linie pro Meilenstein wächst, wenn man so will, von links nach rechts. Und du erinnerst dich, waagerechte Linien bedeuten, dass der Meilenstein-Termin, wie geplant, eingehalten wird, fallende Linien bedeuten ein früheres Erreichen des Meilenstein-Termins und steigende Linien bedeuten demnach eben auch ein verzögertes Erreichen des Meilenstein-Termins.

Maßnahmen überlegen

Und jetzt sind wir schon beim fünften Schritt angekommen. Du musst dir nämlich Maßnahmen überlegen für das Ergebnis. Im letzten Schritt geht es eben darum zu überlegen, wie du mit diesem Verlauf der Kurven umgehen möchtest. Waagerechte Kurven, also gleich bleibende Meilenstein-Termine und fallende Linien, also Termine, die früher als geplant fertig werden, haben natürlich in der Regel keine besonderen Maßnahmen zur Folge. Verschieben sich allerdings Termine nach hinten, so darfst du dir überlegen, welche Maßnahmen du einleiten kannst. Und hier hilft dir natürlich ein Blick in dein Terminplan, denn hier sind ja alle Aktivitäten für dein Projekt dargestellt und abgebildet. Und natürlich auch alle Meilensteine. Und so kannst du nun schnell erkennen, welche Maßnahmen dazu führen können, die Termine wieder nach vorne zu holen.

Diese fünf Schritte versetzen dich ganz einfach in die Lage einen Überblick über deine Meilensteine und deren zeitliche Veränderung im Verlaufe des Projektes zu bekommen. Ich habe dir, um es dir vielleicht leichter zu machen, in der Online-Bibliothek noch eine Excel-Vorlage für eine Meilenstein-Trendanalyse hinterlegt. Also einfach auf bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de gehen, registrieren, falls noch nicht geschehen, einloggen, Vorlage herunter laden und einfach in deinem Projekt verwenden.

So das waren nun also die Schritte, die du gehen kannst, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu bekommen. Und wie gehabt, habe ich auch in dieses Beitrages wieder ein paar Fragen für dich zum Nach- und Weiterdenken:

  • Wie berichtest du denn heute deine Termin-Situation im Projekt?
  • Was funktioniert dabei richtig gut und was funktioniert weniger gut?
  • Welches sind denn für dich die Hauptvorteile der Meilenstein-Trendanalyse?

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PMMB028: Was mache ich als Projektleiter eigentlich die ganze Zeit?

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Shownotes

Bestimmte Dinge erledigen wir als Projektleiter immer wieder. In dieser Episode erfährst Du, welche Aktivitäten ich täglich, wöchentlich, monatlich und ein Mal pro Quartal erledige.

Dazu habe ich natürlich auch eine Checkliste, die Du Dir in der Online-Binliothek herunterladen kannst: bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de

In dieser Episode lernst Du

  1. Warum ich eine Liste mit regelmäßigen Aktivitäten habe
  2. Was mache ich
    • täglich
    • wöchentlich
    • monatlich
    • pro Quartal

Episode, die ich im Podcast erwähne:

PMMB027: Experteninterview mit Ivan Blatter – So kannst Du Deine Zeit besser organisieren

PMMB002: In 5 Schritten zum Terminplan

PMMB001: Projektstruktur – Die Mutter aller Instrumente

PMB022: Wie ich mit der Musterroadmap meine Entwicklungsschritte plane

PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

PMMB004: Die Sache mit den Risiken

PMMB008: Das Projektumfeld im Griff behalten

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PMMB024: Das Geheimnis der Projektsteuerung – Meine 7 Fragen mit denen ich Projekte steuere

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Shownotes

Projekte werden nicht nur geplant, sondern auch gesteuert. Projektsteuerung nimmt sogar den größten Teil der Projektlaufzeit ein. Aus diesem Grund ist es sinnvoll sich klar zu machen, was Projektsteuerung eigentlich beutet und wie das geht. In dieser Episode erkläre ich Dir meine 7 Fragen, mit denen ich meine Projekte steuere. Zusätzlich erfährst Du was bei der Steuerung von Projekten noch wichtig ist.

So habe ich die Episode für Dich aufgebaut:

  • Was ist Projektsteuerung?
  • Wie geht Projektsteuerung? Meine 7 Fragen, mit denen ich Projekte steuere?
    1. Wo stehen wir heute?
    2. Wo müssten wir heute stehen?
    3. Was ist die Abweichung
    4. Was bedeutet die Abweichung?
    5. Was tun wir gegen diese Abweichung?
    6. Was bedeutet es, wenn wir das umsetzen?
    7. Setzen wir es um?
    8. Los gehts!
  • Was ist alles von Projektsteuerung betroffen?
  • Worauf Du achten solltest/ Tipps und Tricks
  • Meine Fragen zum Weiterdenken

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PMMB022: Wie ich mit der Musterroadmap meine Entwicklungsschritte plane

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Shownotes

In Produktentwicklungsprojekten macht es Sinn die Entwicklungsschritte schon während der Planungsphase festzulegen. Hierbei hilft die Musterroadmap die erforderlichen Musterstände, deren Verwendungszweck und Eigenschaften festzulegen. Was Musterstände sind und wie Du sie mit der Musterroadmap festlegen kannst erfährst Du in dieser Episode.

Vorlage Musterroadmap: projektmanagement-maschinenbau.de/musterroadmap

So habe ich die Episode für Dich aufgebaut:

  1. Was ist die Musterroadmap und wann kann ich sie verwenden?
  2. Was sind eigentlich Muster und Musterstände?
  3. Wie kannst du vorgehen um mit der Musterroadmap deine Entwicklungsschritte zu planen
  4. Auf was Du beim Erstellen achten darfst
  5. Meine Fragen zum weiter denken

Beschreibung der Musterstände:

Funktionsmuster (A-Muster)

  • Dienst dem Nachweis der Funktionen (der technischen Lösung) des Produktes oder von Teilen des Produkte
  • Darf in der Werkstatt oder im Musterbau hergestellt werden
  • Kein Anspruch an Dauerhaltbarkeit, Qualität und Herstellverfahren
  • Materialien dürfen abweichen

Prototyp (B-Muster)

  • Dient dem finalen Nachweis aller Funktionen eines Produktes
  • Nachweis der Dauerhaltbarkeit
  • Produkt bildet die finale technische Lösung ab
  • Materialien dürfen ggf. noch abweichen (nur wenn keine Rückwirkung auf den Funktionsnachweis existiert)
  • Einzelteile dürfen noch aus Hilfswerkzeugen/ Prototypenwerkzeugen stammen
  • Einzelne Teile (Lager, Dichtungen, etc.) dürfen ggf. noch abweichen (nur wenn keine Rückwirkung auf den Funktionsnachweis existiert)

Vorserie (C-Muster)

  • Dient der technischen Serienfreigabe (Produkt)
  • Einzelteile kommen aus seriennahen Werkzeugen
  • Materialien dürfen nichtmehr abweichen

Erstmuster (D-Muster)

  • Dient der Serienfreigabe (Produkt und Herstellprozess)
  • Muster sind mit Serienprozessen hergestellt
  • Die Qualität der Herstellprozesse ist nachgewiesen (ggf. statistisch abgesichert)

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PMMB021: 8 Punkte an denen Du eine gute Projektplanung erkennst

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Shownotes

Eine gute Projektplanung sollte vollständig, durchgängig und schlüssig sein. Wie Du schnell überprüfen kannst, ob eine Projektplanung gut und geeignet ist, erfährst Du in dieser Episode.

So habe ich die Episode für Dich aufgebaut:

  1. Was macht eine gute Projektplanung eigentlich aus?
  2. Meine 8-Punkte-Checkliste mit der ich mir Projektplanungen anschaue
  3. Wie kannst Du mir der Checkliste umgehen?
  4. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Links zu Episoden, die sich mit den Themen in der Episode beschäftigen:

Online-Bibliothek zum Projektmanagement im Maschinenbau

PMMB020: Schätzmethoden – So gehst du vor um Termine, Kosten und Ressourcen zu schätzen

PMMB019: Wie plant man eigentlich ein Projekt? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

PMMB013: Wie sprichst Du eigentlich mit mir? Was Du über Projektkommunikation wissen solltest

PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

PMMB004: Die Sache mit den Risiken

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PMMB020: Schätzmethoden – So gehst du vor um Termine, Kosten und Ressourcen zu schätzen

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Shownotes

Obwohl wir in Projekten gerade am Anfang, bei der Projektplanung, meistens eine sehr hohe Unsicherheit und Ungewissheit haben, müssen wir oft Aussagen zur Dauer, den Kosten oder dem erwarteten Ressourcenbedarf machen. Wir dürfen also die Aufwände, Dauern und Kosten im Projekt abschätzen. Wie das geht und was Du dabei beachten solltest erkläre ich Dir in dieser Episode.

So habe ich die Episode für Dich aufgebaut:

  1. Warum du etwas über Schätzung wissen solltest (und was eigentlich im Projekt geschätzt wird)
  2. Welche Schätzmethoden gibt es?
    1. Expertenschätzung
    2. Analogieschätzung
    3. parametrische Modellierung
  3. Wie kannst Du beim Schätzen genau vorgehen
    1. Einfache Schätzung
    2. Planning Poker
    3. 2-Punkt-Schätzung
    4. 3-Punkt-Schätzung
  4. Meine Tipps und Tricks für Dich!
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Weitere Informationen

In der Episode erkläre ich Dir, wie Du mit der 2-Punkt-Schätzung und der 3-Punkt-Schätzung ein Modell aufbauen kannst, mit dem Du zu nachvollziehbaren Endergebnissen bekommst.

Die Diagramme sollen Dir helfen, besser zu verstehen, was hinter den beiden Schätzmethoden steckt.

2-Punkt-Schätzung mit 50%-Wert und 75%-Wert

2-Punkt-Schätzung mit 50%-Wert und 75%-Wert

3-Punkt-Schätzung

3-Punkt-Schätzung

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PMMB019: Wie plant man eigentlich ein Projekt? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Shownotes

Projektplanung ist ein wesentlicher Bestandteil von Projektmanagement. In dieser Episode erkläre ich Dir was dabei wichtig ist und wie Du Schritt für Schritt vorgehen kannst um eine vollständige und schlüssige Projektplanung zu erstellen, die von Deinem Auftraggeber freigegeben werden kann.

Hierzu habe ich diese Episode wie folgt strukturiert:

  1. Wann findet die Projektplanung statt?
  2. Was gehört alles zur Projektplanung dazu?
  3. Wie kannst Du Schritt für Schritt vorgehen?
    1. Erstelle eine Projektstruktur
    2. Erstelle einen Terminplan
    3. Erstelle eine Ressourcenplanung
    4. Erstelle eine Kostenplanung
    5. Erstelle eine Risikoanalyse
    6. Erstelle eine Kommunikationsstruktur
  4. Meine Tipps und Tricks für Dich!
  5. Meine Fragen an Dich zum Weiterdenken

Weitere Episoden, auf die ich in dieser Episode verweise:

Episode PMMB006: Phasen im Projektmanagement

Episode PMMB001: Die Mutter aller Instrumente – Die Projektstruktur

Episode PMMB002: In 5 Schritte zum Terminplan

Episode PMMB011: Wieviel Aufwand benötigt Dein Projekt? – Ressourcenmanagement im Projekt

Episode PMMB018: So ermittelst Du die Kosten Deines Projektes

Episode PMMB004: Die Sache mit den Risiken

Episode PMMB013: Wie sprichst Du eigentlich mit mir? Was Du über Projektkommunikation wissen solltest

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